論高校院（系）資料室（分館）設(shè)置的合理性與管理

陳可

摘 要：文章簡述了我國的高校院（系）資料室的研究和我校院（系）資料室發(fā)展變化，分析了影響院系資料室設(shè)置因素，并論證了院系資料室設(shè)置的合理性，指出圖書館對院系資料室管理中出現(xiàn)的問題。

關(guān)鍵詞：高校;圖書館;院系;資料室;管理

1 我國的高校院（系）資料室的研究

高校院（系）資料室由來已久，對高校院（系）資料室的研究與討論也一直延續(xù)了幾十年。目前，可見的研究與討論文章最早可追溯到20世紀(jì)50年代。1956年《圖書館工作》第二期發(fā)表了“華中師范學(xué)院圖書館與資料室工作分工的情況”一文，并加了編者按。認(rèn)為圖書館與資料室怎樣分工配合為教學(xué)與科研服務(wù)是高校內(nèi)較為普遍問題，希望針對這一問題展開討論[1]。隨后在第六期發(fā)表“我對大學(xué)圖書館與資料室分工的看法”，同樣加了編者按。認(rèn)為這篇文章對大學(xué)圖書館與資料室的分工提出了不同意見，但如何配合避免重復(fù)等談的不夠，希望各高校圖書館人能就此問題進(jìn)一步討論[2]。同時(shí)《教學(xué)與研究》、《高等教育》也發(fā)表有關(guān)文章，雖未參與討論但也涉及了相關(guān)問題。1957-58年《圖書館學(xué)通訊》發(fā)表了“我對高等學(xué)校圖書館、分館、資料室如何分工、配合的意見”、“論高等學(xué)校資料室工作與圖書館工作的關(guān)系”等四篇文章都涉及了上述討論。1959年武漢大學(xué)學(xué)報(bào)（人文科學(xué)版）第三期發(fā)表了“關(guān)于改進(jìn)專業(yè)圖書管理的意見”，為武漢大學(xué)提供了一個(gè)完整的方案。原院（系）資料室保留可以保持資料信息服務(wù)，另外由圖書館負(fù)責(zé)將相關(guān)學(xué)科合并成五個(gè)閱覽室，將閱覽室設(shè)置在相關(guān)學(xué)科教學(xué)樓內(nèi)[3]。

自此之后直至1978年是一個(gè)研究空白期，1978年教育部發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校圖書資料工作的意見》之后，1979年開始有了相關(guān)文章發(fā)表。1980年《資料工作通訊》首先發(fā)起關(guān)于“ 高校資料室建設(shè)”的討論[4]，并于第二期發(fā)表了“中國人民大學(xué)系、所資料室工作條例（試行草案）”，“條例”明確了圖書館對院（系）資料室業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并根據(jù)館藏調(diào)撥相關(guān)專業(yè)文獻(xiàn)供資料室使用[5]。1984年又開辟了“高校系資料室建設(shè)”專欄，從多層次、多側(cè)面充分闡述了資料室建設(shè)。同時(shí)其他刊物也刊登了許多對高校院（系）資料室的研究與討論的文章。利用檢索式（高等學(xué)校OR高校OR大學(xué)）AND（資料室OR分館）檢索《中國學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫（CNKI）》，1979-89年國內(nèi)發(fā)表76篇有關(guān)高校院（系）資料室探討文章，1990-98年發(fā)表480篇，這說明探討文章在逐年增加。1999年在高校圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)改革與重組的背景下，《大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)》發(fā)表了兩篇對普通高校是否設(shè)置院（系）資料室截然相反的文章，并加編者按，“以期引起大家對這一問題的重視和討論”[6]。此后各期刊發(fā)表相關(guān)文章驟然增加，1999-2008年發(fā)表文章達(dá)1010篇。2001年《大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)》第四期發(fā)表“資料室的分館化改造：廈門大學(xué)的經(jīng)驗(yàn)”說明廈門大學(xué)已經(jīng)對院系資料室已經(jīng)改造完畢。盡管如此，實(shí)際對院（系）資料室各個(gè)方面的探討仍在進(jìn)行，從2009-18年仍發(fā)表文章714，但已經(jīng)是逐年遞減。

縱觀高校院（系）資料室研究與探討文章，筆者發(fā)現(xiàn)有一個(gè)重要的特點(diǎn)，這就是文章作者有很多在高校圖書館，他們對院（系）資料室了解并不深，對其歷史發(fā)展脈絡(luò)不知曉，由此而產(chǎn)生許多問題。其一很多文章只強(qiáng)調(diào)院（系）資料室問題與缺點(diǎn)，看不到其優(yōu)勢在何處;其二忽略學(xué)科研究特點(diǎn)所形成的對于文獻(xiàn)的需求程度和依賴程度的不同;其三模糊了因多校區(qū)而建立的分館和將院（系）資料室確定為分館，這個(gè)同一名稱卻性質(zhì)不同的概念。其實(shí)“分館”概念在上一世紀(jì)1949年以前就有，專指院（系）資料室，如北京大學(xué)圖書館1940年出版的《國立北京大學(xué)圖書館暨各學(xué)院圖書分館概況》一書;其四對于現(xiàn)代管理知之甚少，對高校院（系）資料室過分的強(qiáng)調(diào)圖書館行政上的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理，忽略了圖書館在其中的協(xié)調(diào)協(xié)作與服務(wù)。

2 我校院（系）資料室發(fā)展

我校早期的院（系）資料室工作共分為兩部分：一是文獻(xiàn)資料的收集、管理與服務(wù)。正式出版物的收集由圖書館統(tǒng)一采購，分類編目以后分配給院（系）資料室，并且每一冊圖書要為院（系）資料室提供兩張目錄卡片，供其編排卡片式書名目錄和分類目錄。非購入文獻(xiàn)則自己負(fù)責(zé)，需要付費(fèi)的內(nèi)部出版物則由他們采購以后交圖書館統(tǒng)一分類編目，其它則整理后進(jìn)行閱覽;二是文獻(xiàn)資料工作。則主要是編制專題文獻(xiàn)目錄、索引、文摘或?qū)ｎ}剪報(bào)，并且還要幫助教師查詢其所引語句出處，研究項(xiàng)目有時(shí)還需要以資料室名義到圖書館臨時(shí)批量借閱圖書達(dá)幾十冊，這種現(xiàn)象一直延續(xù)到網(wǎng)絡(luò)以及文獻(xiàn)載體電子化普及。隨著各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)，檢索各個(gè)專題文獻(xiàn)更為方便快捷，資料室的專題文獻(xiàn)信息服務(wù)的作用被弱化了。而圖書館在這期間的作用除了文獻(xiàn)收集，還包括資料室圖書的批量借閱與調(diào)撥、業(yè)務(wù)辦公用品提供等等。

20世紀(jì)80年代、90年代是高校圖書館經(jīng)費(fèi)最為緊張的時(shí)候，在這期間我校圖書館為各院（系）資料室所提供的圖書越來越少，已無法滿足教師需要，資料室開始自籌資金購圖書。外文期刊因來源渠道的問題，還是由圖書館負(fù)責(zé)訂購。圖書館已經(jīng)無法完全滿足他們的要求，便確定了各資料室資金額度，如果超出，則需要根據(jù)自己訂購需求提供資金。盡管圖書館參加全國高校外文期刊協(xié)調(diào)網(wǎng)協(xié)調(diào)了較貴的外刊，但有的院（系）資料室所補(bǔ)充資金還是超過圖書館的分配額。2001年中國加入WTO以后外刊經(jīng)費(fèi)驟增，圖書館支撐沒幾年，便徹底斷絕了為院（系）資料室提供文獻(xiàn)。

我校院（系）資料室在這幾十年的變化，一網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，文獻(xiàn)載體的電子化，弱化資料室信息服務(wù)功能，再加上資料員的轉(zhuǎn)行和老化，目前已徹底成為淪為只有文獻(xiàn)收集與服務(wù)專業(yè)圖書館;二資料室服務(wù)更加開放了，現(xiàn)在服務(wù)主要對象不僅僅是教師，還包括研究生，同時(shí)對于非本院的老師也沒有限制了，并且不再拒絕為圖書館的遠(yuǎn)程文獻(xiàn)服務(wù)提供文獻(xiàn);三有的資料室已經(jīng)形成了本學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)特點(diǎn)，甚至形成了一定程度的完整性，有大量的專業(yè)文獻(xiàn)是圖書館沒有收藏的;四文獻(xiàn)費(fèi)用的自理使圖書館對資料室的影響力下降，控制力減弱;五圖書館為資料室提供的幫助越來越少，甚至至目前有很多資料室所藏書刊數(shù)據(jù)尚未進(jìn)入館藏?cái)?shù)據(jù)庫，圖書館的OPAC無法檢索到;六因?qū)W科不同，院（系）資料室建設(shè)形成兩極分化。有的院（系）對資料室的投入資金越來越多甚至達(dá)上百萬元，有的則完全停止投入已經(jīng)停擺。

3 影響高校院（系）資料室設(shè)置的因素

影響院（系）資料室設(shè)置的因素很多，第一個(gè)因素，對文獻(xiàn)的依賴程度是最重要的一個(gè)因素。自然科學(xué)和人文社會科學(xué)的教學(xué)與研究都離不開文獻(xiàn)信息，但不同的學(xué)科對文獻(xiàn)的依賴程度不同。在高校中文科院（系）重視資料室的建設(shè)，理科院（系）則更重視實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)?！白匀豢茖W(xué)研究通過實(shí)驗(yàn)設(shè)備進(jìn)行，需要的信息有時(shí)就是一條關(guān)鍵的數(shù)據(jù)、一種關(guān)鍵的材料或一些關(guān)鍵技術(shù)問題的解決。而社會科學(xué)研究主要通過邏輯思維、理性分析，需要作文獻(xiàn)調(diào)研，廣泛閱讀參考文獻(xiàn)，進(jìn)行比較分析。因此，社會科學(xué)研究者需要了解歷史和現(xiàn)實(shí)發(fā)展的全過程，全面系統(tǒng)地掌握有關(guān)信息”[7]。因此，人文社會科學(xué)學(xué)科的對文獻(xiàn)的依賴程度很高。因此這些學(xué)科的院系更注重文獻(xiàn)資源搜集的完整性，更重視資料室的建設(shè)。不僅僅是文科，包括理科的一些學(xué)科同文科特點(diǎn)也相似，如數(shù)學(xué)學(xué)科。所以傳統(tǒng)理工院校大多各院（系）不設(shè)資料室，而綜合性院校大多各院（系）設(shè)置資料室也是如此。即便是同一學(xué)校內(nèi)，不同院系對資料室的關(guān)注度也有所不同。如我校有的應(yīng)用學(xué)科院（系）自圖書館不再提供文獻(xiàn)以后，其學(xué)院也不為資料室提供資金。

第二個(gè)因素就是文獻(xiàn)資源的專業(yè)性和完整性。圖書館難以滿足很多學(xué)科教師的文獻(xiàn)需求，無法保證教師對本學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)完整性的要求。這并不是圖書館的問題，而是圖書館工作運(yùn)作所天生具有缺陷。首先圖書館采訪人員有限無法熟悉本校的所有學(xué)科專業(yè)，在文獻(xiàn)收集時(shí)只能注意面上的需求，無法顧及到學(xué)科專業(yè)點(diǎn)上的完整性;其二圖書館從文獻(xiàn)收集到讀者使用周期過長，讀者無法及時(shí)獲得相關(guān)文獻(xiàn);其三圖書館文獻(xiàn)收集來源渠道只能批量處理，無法就讀者單一需求進(jìn)行采購;其四教師通過學(xué)術(shù)會議和同行交流可以獲取相關(guān)學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)信息，能及時(shí)跟資料室溝通，而圖書館采訪人員則做不到。

第三個(gè)因素就是文獻(xiàn)資源使利用的方便性。首先，空間距離的方便性。盡管網(wǎng)絡(luò)化拉近了圖書館與讀者之間的距離，但在多類型的文獻(xiàn)載體背景下，只能說解決了部分問題，空間距離的方便性永遠(yuǎn)是圖書館與資料室差距。很多情況下教師是利用講課或院（系）開會期間抽空到資料室查文獻(xiàn)，到圖書館則需專門的時(shí)間。因此，就空間距離的方便性來說，圖書館是不如資料室;其二，文獻(xiàn)借閱的方便性。在文獻(xiàn)借閱方面圖書館有許多文獻(xiàn)只能在圖書館閱覽，如期刊、大部頭叢書等等，而資料室則不存在這一問題;其三，文獻(xiàn)補(bǔ)充的及時(shí)性。教師反應(yīng)了資料室所缺少的文獻(xiàn)后，資料室能夠及時(shí)補(bǔ)配到。

第四個(gè)因素就是經(jīng)費(fèi)來源。經(jīng)費(fèi)來源始終影響著資料室設(shè)置與否，實(shí)際主要是一個(gè)心態(tài)問題。不同的高校經(jīng)費(fèi)來源形式不同，主要包括：院（系）自付自購、圖書館統(tǒng)一采購文獻(xiàn)、自購但費(fèi)用由圖書館支出等。當(dāng)資料室文獻(xiàn)收集費(fèi)用自付自購時(shí)，從全校整體上看容易產(chǎn)生文獻(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象，這也是圖書館指責(zé)資料室設(shè)置不合理的依據(jù)，但如果資料室沒有了，各院（系）能把他們的文獻(xiàn)購置費(fèi)給圖書館嗎？實(shí)際上從學(xué)校文獻(xiàn)資源體系整體上看，院（系）的自購自付是為學(xué)校整個(gè)文獻(xiàn)資源建設(shè)增加了經(jīng)費(fèi)，但需要圖書館進(jìn)行協(xié)調(diào)才能起到好的效果。

4 高校院（系）資料室設(shè)置的合理性與圖書館管理

4.1 資料室設(shè)置的合理性

高校院（系）資料室早已有之，歷經(jīng)數(shù)十年的爭論，盡管目前已經(jīng)物是人非，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、電子時(shí)代但它仍在很多高校頑強(qiáng)的生存著。這一現(xiàn)象需要圖書館人深思，需要透過現(xiàn)象去看本質(zhì)，不要人云亦云。如果僅僅從表層去觀察這一現(xiàn)象，片面的作出結(jié)論，將給高校圖書館體系建設(shè)造成巨大的傷害，不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)也影響了本校的教學(xué)與科研。從其歷史發(fā)展來看，盡管資料室文獻(xiàn)信息服務(wù)已不在，但作為服務(wù)于學(xué)院的學(xué)科專業(yè)圖書館，其文獻(xiàn)服務(wù)功能仍然勝于圖書館。當(dāng)然，如果認(rèn)為高校院（系）資料室的設(shè)置是合理的，我們必須要給出一個(gè)理由，這就是高校院（系）資料室是圖書館所不能替代理由。

首先，高校院（系）資料室是全校圖書館體系中的重要組成部分，是全校圖書館網(wǎng)絡(luò)體系中末端神經(jīng)元，它直接深入到學(xué)校正在進(jìn)行地教學(xué)科研中，與教師和研究生面對面，能夠深層次的熟悉各學(xué)科與教學(xué)科研狀況，了解讀者對文獻(xiàn)的需求。

其次，學(xué)科文獻(xiàn)的完整性是院系教學(xué)與科研的重要支柱，尤其在文科院系更是不可或缺。保障學(xué)科文獻(xiàn)收集的完整性只有兩個(gè)條件，其一熟悉學(xué)科專業(yè)，其二完全掌握學(xué)科文獻(xiàn)出版信息。從熟悉學(xué)科專業(yè)方面來看，圖書館文獻(xiàn)采訪人員有限，沒有精力熟悉學(xué)校那么多的學(xué)科專業(yè)，而資料室人員需要熟悉只是本院系學(xué)科專業(yè)，同時(shí)作為本院系人員對于本院系的教學(xué)計(jì)劃和科研項(xiàng)目，以及重點(diǎn)專業(yè)熟悉程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于圖書館采訪人員。資料室人員還直接服務(wù)于本院（系）師生，也更加熟悉他們的文獻(xiàn)需求。從專業(yè)文獻(xiàn)出版信息的掌握來看，圖書館采訪人員一般依靠《科技新書目》、《社科新書目》等有關(guān)出版信息工具來了解文獻(xiàn)出版的大概，即便參加書展一個(gè)人幾天能了解多少。出版信息工具中還有很多文獻(xiàn)出版信息并沒有包括其中，恰恰是這一部分文獻(xiàn)參考價(jià)值相對較高。例如文獻(xiàn)出版機(jī)構(gòu)所出版的文獻(xiàn)大多是發(fā)行量較高的文獻(xiàn)，沒有名氣的學(xué)者著作、小的學(xué)科，適用較窄的專業(yè)被排除在外。這部分文獻(xiàn)往往學(xué)術(shù)單位或個(gè)人自己出版，通過學(xué)術(shù)會議或同行進(jìn)行交流。同時(shí)有一些地方性出版社出版的文獻(xiàn)信息圖書館采訪人員也難于掌握。這些文獻(xiàn)如果參考價(jià)值高的話，其信息就會在相同學(xué)科專業(yè)研究人員之間、學(xué)術(shù)研討會中間交流，教師獲得信息后會告知資料室人員購買，這樣的事在院系資料室中比比

皆是。

其三，圖書館服務(wù)最重要的就是讀者利用文獻(xiàn)的方便性，資料室在空間距離、文獻(xiàn)借閱方便等方方面面是圖書館無法比擬的。例如圖書開架借閱，資料室從一開始就開架，而圖書館則是幾十年后才有。另外圖書館各種各樣的規(guī)定，期刊不借閱、叢書不借閱等等，至今仍未改變。

其四，資料室是圖書館深入學(xué)科教學(xué)與科研服務(wù)的支點(diǎn)。圖書館服務(wù)已經(jīng)從文獻(xiàn)服務(wù)發(fā)展到深入學(xué)科的信息服務(wù)，但盡管在圖書館網(wǎng)站上發(fā)出宣傳通知，但很少有教師主動來圖書館要求幫助，以至這項(xiàng)工作僅僅是流于表面形式而無法展開，圖書館的學(xué)科館員沒有起到相應(yīng)的作用。其原因就是教師對圖書館人不熟悉，另外就是他們需要抽出專門的時(shí)間到圖書館，如果以資料室為支點(diǎn)進(jìn)行宣傳，就能找到真正需要或者感興趣的教師。實(shí)際上資料室還能幫圖書館做很多事情，如圖書館將館際互借的權(quán)限下放的資料室，就能方便教師和圖書館。再如圖書館將查收查引的權(quán)限下放到資料室，方便了教師減輕了圖書館參考咨詢部門的負(fù)擔(dān)。實(shí)際上資料室還能幫圖書館做更多的事情，如學(xué)科調(diào)查、讀者調(diào)查等等。