“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理現(xiàn)代化

鄭平

摘 要：近年來，檔案管理工作重要性越來越得到各個機關(guān)、行業(yè)的高度重視，各個行業(yè)都對檔案管理的現(xiàn)代化進行了探索和研究。隨著信息化時代的到來，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)和我們的工作與生活緊密的結(jié)合起來，這給我們帶來了較大便利的同時，其中存在的問題也是不容忽視的。檔案管理工作也不例外，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展的步伐，本文針對互聯(lián)網(wǎng)普及的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理改革進行了論述，希望能夠把檔案管理的效能進一步發(fā)揮出來。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案管理;結(jié)合

檔案管理工作歷史悠久，對歷史研究、科學(xué)技術(shù)的進步和文學(xué)藝術(shù)的傳播具有重大意義。目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在檔案管理中得到了廣泛運用，檔案管理的內(nèi)涵得到新的拓展的同時，也對檔案管理的發(fā)展提出了更高的要求。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理概述

1）“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的內(nèi)涵。所謂檔案管理，指的是借助一定的手段和方法，對檔案實施分類、匯總、完善和傳遞等工作，是一個把檔案的價值與作用發(fā)揮出來的過程。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理必須與計算機技術(shù)緊密結(jié)合，促使檔案管理向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在“互聯(lián)網(wǎng)+”條件下，檔案管理效率得到了明顯的提升，紛繁復(fù)雜的信息資源也得到了很好的利用。我們借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，可以把海量的檔案信息和數(shù)據(jù)儲存起來，并使得不同檔案之間的聯(lián)系變得更加科學(xué)，也可以使檔案查詢變得更加方便快捷。共享性是互聯(lián)網(wǎng)的突出特點之一，因此互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理的融合，也讓檔案信息的共享性得到了顯著的提高，從而大大拓展了公眾的信息視野。

2）“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理的結(jié)合。所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”，一般是指不同行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)之間互相融合的過程，傳統(tǒng)的檔案管理是一種簡單而重復(fù)性較大的工作。我們把檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合起來，檔案管理人員就可以從重復(fù)簡單的勞動中解放出來，而互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的結(jié)合，必然牽涉到先進的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，這就對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，他們必須具備從海量的信息數(shù)據(jù)挖掘有用數(shù)據(jù)的能力，再根據(jù)檔案的種類，在它們之間構(gòu)建出一定的邏輯關(guān)系，從而實現(xiàn)檔案自動歸類的目的。

2 目前“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理存在的問題

1）加大了檔案管理的安全隱患。在檔案管理中充分運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，給檔案管理工作帶來極大的便利的同時，檔案管理的不安全性風(fēng)險也同時存在。不同單位的檔案都涉及了自身的機密，而網(wǎng)絡(luò)黑客借助高超技術(shù)手段，非法竊取大量網(wǎng)絡(luò)機密，破解計算機安全系統(tǒng)盜取機密文件。機密流失將會給單位造成巨大的損失。這就需要檔案管理人員把自己的安全意識提高上去，采取嚴密的措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

2）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。目前，檔案管理人員作為檔案管理的行為主體，還存在著工作經(jīng)驗不夠豐富的現(xiàn)象。專業(yè)性管理技能比較欠缺，在理論素養(yǎng)、責(zé)任意識和工作技能方面依然有待提升，檔案工作不規(guī)范問題時有出現(xiàn)，這不利于互聯(lián)網(wǎng)條件下檔案管理的進一步發(fā)展。另外，檔案管理的性質(zhì)是非營利性的，因此缺乏完善的監(jiān)督激勵機制，部分工作人員工作缺乏積極性和主動性，對于使用檔案的需求往往無法滿足，從而嚴重影響了檔案管理信息化工作的開展。

3）海量數(shù)據(jù)造成檔案管理難度增加。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，我們整個社會已經(jīng)開始進入大數(shù)據(jù)時代。檔案管理工作也因此變得更加復(fù)雜化，挖掘數(shù)據(jù)的潛在價值已經(jīng)成為新時期檔案管理工作的重點。在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理人員接觸到的數(shù)據(jù)和信息是海量的，而從中挖掘有價值的信息等于大海撈針，檔案管理人員不僅要統(tǒng)計整理大量的數(shù)據(jù)，還要掌握數(shù)據(jù)背后的邏輯關(guān)系，使得檔案的二次開發(fā)成為可能。因此，檔案管理部門首先要重視硬件設(shè)施的建設(shè)，同時還要把檔案管理人員挖掘、分析數(shù)據(jù)的能力提高上去，從而促進檔案管理工作的進一步可持續(xù)發(fā)展。

4）檔案管理的單位公眾的參與度不高。隨著互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)的普及，信息的傳播速度得到了前所未有的提高，對于任何一個單位的檔案來說，絕大多數(shù)員工都有權(quán)利查閱和使用單位的檔案，但是一個單位的人員素質(zhì)往往存在較大差異，而且人員相互之間存在著比較復(fù)雜的關(guān)系，如果檔案管理的規(guī)章制度不完善，容易造成檔案被破壞的情況出現(xiàn)。與此同時，各類檔案具有的保密使用方法也是不盡相同的，這就造成了使用檔案也不是統(tǒng)一的，一旦使用不慎出現(xiàn)信息泄露，必將造成嚴重的損失與后果。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”條件下檔案管理現(xiàn)代化的意見和建議

1）樹立檔案管理信息化觀念。一直以來，檔案管理工作都沿用的是傳統(tǒng)的工作模式，并由此產(chǎn)生了一定的思維定勢。為做好互聯(lián)網(wǎng)+”條件下的檔案管理工作，轉(zhuǎn)變觀念是非常必要的，也就是說，我們必須首先樹立檔案管理信息化觀念。目前，檔案管理已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助，因此，檔案管理人員在具體工作中要學(xué)會運用信息化技術(shù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”條件下，檔案管理已經(jīng)不再是簡單的信息和數(shù)據(jù)的匯總，而是要求工作人員從信息資源中挖掘有價值的數(shù)據(jù)信息，進而在檔案工作中變被動為主動，取得更好的管理效果。

2）強化檔案管理的安全性。由于網(wǎng)絡(luò)存在很多安全隱患，在檔案管理中利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在較大的不安全性，所以我們必須采取有效措施來加強互聯(lián)網(wǎng)檔案管理?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”條件下的檔案管理，涉及了硬件、軟件以及網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的影響，為了加強當電子檔案的管理和控制，采取一定的安全措施是非常必要的。第一是保密性，互聯(lián)網(wǎng)最大的特點之一就是具備開放性，正好與檔案的保密性形成了沖突，因此加強檔案內(nèi)部管理的保密性是十分關(guān)鍵的;第二是注重網(wǎng)絡(luò)安全，目前網(wǎng)絡(luò)病毒數(shù)量眾多，破壞性較強，這就要求我們時刻關(guān)注計算機病毒的新情況，有針對性的實施防毒殺毒工作，保證信息化檔案安全不被破壞;第三，要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，針對不同檔案的機密程度，按照查閱人員的身份級別，對檔案的查閱取用權(quán)限進行設(shè)置，加強化內(nèi)部人員對檔案的使用，嚴防泄密的情況出現(xiàn)。

3）注重檔案的二次開發(fā)利用?，F(xiàn)代化的檔案管理，要求我們做好檔案的二次開發(fā)利用工作，這就要求我們在檔案管理中建立健全檔案開發(fā)利用機制，進而把檔案資源的價值充分挖掘出來。要立足現(xiàn)有檔案，加大挖掘開發(fā)力度，把功能齊備的數(shù)據(jù)庫建立起來，提供全面的信息服務(wù)給檔案查閱人員。此外，檔案管理的目的也不僅僅局限于存儲，檔案利用成為新的工作重點，工作人員通過挖掘處理大量的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有效地參照。此外，電子文件歸檔也要引起高度的重視，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在保存困難容易丟失的弊端，所以我們要盡量使用電子版檔案取代紙質(zhì)版檔案，并存儲在計算機數(shù)據(jù)庫中。電子檔案歸檔后，我們還應(yīng)當對檔案庫進行分類，把檔案分為一般和機密兩個類型，并借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，設(shè)定檔案的查閱權(quán)限，使得檔案的參照作用可以充分發(fā)揮出來。

4 總結(jié)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中開始得到普遍運用，因此把互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理融合起來，是目前檔案管理工作的開展方向。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理人員可以擺脫重復(fù)簡單的勞動，這也對他們的專業(yè)能力提出了更高的要求。所以，在檔案信息化管理中，我們必須更新觀念，把檔案資源充分整合起來，挖掘其價值實現(xiàn)開發(fā)利用，并進一步加強內(nèi)部控制工作，把信息化條件下的檔案管理安全性提升上去，同時實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是一項系統(tǒng)工程，工作人員不能有畏難情緒，必須樹立信心，把自己的綜合素質(zhì)提升上去，為實現(xiàn)信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化做出自己應(yīng)有的貢獻。

參考文獻

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