論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

何厚瑾

摘 要：隨著科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)開始逐步取代人工操作，一種新興的技術(shù)產(chǎn)業(yè)在逐步興起，這種現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用范圍比較廣泛，而事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化更需要一套完整的管理體系，這樣才能使事業(yè)單位人事檔案得以完善以及完整的保存，更便利了人們對于檔案的需要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;制度化的管理

1 人事檔案在事業(yè)單位的信息化管理

1.1 人事檔案在事業(yè)單位的信息化管理中存在的問題

首先，人事檔案在管理的過程中信息會出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，之所以會出現(xiàn)泄露的問題，是因為以前的人事檔案全都是紙質(zhì)版的，再掉用某個人的個人檔案時，必須將所有的檔案都翻出來進(jìn)行查找，在查找的過程中就會出現(xiàn)個人檔案信息的紕漏，所以在以前事業(yè)單位檔案的管理模式中，就會出現(xiàn)人事檔案信息的泄露現(xiàn)象;其次，人事檔案保存的不夠完整， 在基層事業(yè)單位檔案管理中，沒有完善的管理制度，檔案號與個人信息編號以及組卷號不一致等一系列問題，這個現(xiàn)象也在間接的反應(yīng)檔案管理制度不夠完善，而且檔案管理員對于檔案的整理工作不夠重視，經(jīng)常不會認(rèn)真、仔細(xì)的核對，從而導(dǎo)致檔案丟失、檔案錯亂等，對日后調(diào)取檔案也設(shè)立了一個難題，所以說，人工管理檔案，沒有完善的檔案制度，是沒有辦法將檔案整理的安全、可靠;最后，管理檔案的人員不嚴(yán)謹(jǐn)，工作人員日復(fù)一日的重復(fù)一件工作，人們心中難免會存在一絲懈怠，就是因為對于工作態(tài)度的不認(rèn)真，對于人事檔案管理的疏忽從而導(dǎo)致在管理中出現(xiàn)一系列的問題。

1.2 檔案管理的現(xiàn)代化要求

要做好基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化，首先各個部門必須做到有一套完整的現(xiàn)代化管理檔案的設(shè)備，因為設(shè)備的健全是展現(xiàn)基層單位對于現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的一種重視程度，從而也是對工作人員的工作態(tài)度的一種調(diào)動;其次，培養(yǎng)相關(guān)方面的人才，因為對于老的檔案管理員來說，讓其接受一套完備的新的現(xiàn)代化技術(shù)是一種挑戰(zhàn)同時也面臨著各方面的困難，而且對于現(xiàn)代化技術(shù)來說是不能出現(xiàn)漏洞以及不能再任何過程中出現(xiàn)銜接問題，所以，培養(yǎng)關(guān)于事業(yè)單位基層檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)人員是無可厚非的;再次，要做好工作人員積極性的調(diào)動，日復(fù)一日的重復(fù)類似甚至一樣的工作，難免會讓工作人員產(chǎn)生視覺疲勞以及工作積極性的松懈，在推行現(xiàn)代化技術(shù)的過程中，要充分調(diào)動工作人員的積極性，對于工作的態(tài)度要抱有嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度，切勿蒙混、不認(rèn)真對待工作。最后，要制定完善的工作制度，沒有規(guī)矩不成方圓，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，一方面可以對于工作人員起到相應(yīng)的制約作用，另一方面也可以逐步完善在規(guī)章制度這一方面的嚴(yán)重漏洞，從制度上也能相應(yīng)的體現(xiàn)出，我國對于基層事業(yè)單位實現(xiàn)整理檔案現(xiàn)代化的一種重視，也能做到有制度可遵，有制度可循的最佳狀態(tài)，如若想做好基層事業(yè)單位現(xiàn)代化的工作，必須符合上述要求。

1.3 加強(qiáng)檔案管理的安全意識

事業(yè)單位在檔案的管理的過程中，一定要注意保護(hù)檔案信息的安全性，因為這些信息都關(guān)乎到每個人，是至關(guān)重要的，同時加強(qiáng)對于有效信息的合理保護(hù)也是我國法律一直要求的，要在可控的范圍內(nèi)，保護(hù)每個公民的合法信息不得泄露，對于安全意識是每個檔案管理員需要牢記在心的一項職業(yè)準(zhǔn)則，對于安全意識，需要定期的進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，增加工作人員的安全意識，提高工作人員的警惕性，這對于保護(hù)每個人的個人檔案有著積極的作用。

2 事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

目前就標(biāo)準(zhǔn)化管理的方法來說，6S管理被廣泛應(yīng)用于企業(yè)。為了更好的將事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)，參考并整理了適合事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。

2.1 整理

這是6S管理的第一個環(huán)節(jié)，其主要目的在于分別現(xiàn)場“要”和“不要”的東西，并將“不要”的東西清理出現(xiàn)場。在我們整理檔案的過程中，也可以將這種管理模式應(yīng)用在其中，整理出哪些檔案是必要的，哪些檔案是可以不要的，對于要的檔案放在比較明顯的位置，對于不要的可以放置在檔案儲藏室中。

2.2 整頓

整頓的主要工作是對經(jīng)過整理留下來的“要”的物品進(jìn)行進(jìn)一步處理，主要包括物品的定位、物品的標(biāo)示、物品擺放的位置等等。整頓的主要作用在于幫助檔案人員迅速找到所需物品和放回物品，減少時間上的浪費，提高工作效率。

2.3 清潔

清潔是指將前面的三項工作固定化，是對前期工作的鞏固和維護(hù)。整理、整頓、清掃是三項不斷循環(huán)的工作，清潔的重點在于使檔案管理工作建立起規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，將三項工作推進(jìn)到底。同時要求工作人員的著裝，不會影響事業(yè)單位部門的整體形象。

3 提高人事檔案質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)

人事檔案信息的真實性與有效性也是提高人事檔案質(zhì)量的有效途徑之一，檔案的建立與保存是需要經(jīng)過相關(guān)的途徑并且通過有效的措施來保證個人檔案的質(zhì)量，每個人的檔案都記錄了這個人一生的經(jīng)歷，對于個人的發(fā)展來說是至關(guān)重要的，保證人事檔案的質(zhì)量也是在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，國家是非常重視個人信息的保護(hù)這一項主要工作，不經(jīng)本人同意是不得私自更改人員信息的經(jīng)歷，而且在事業(yè)單位人事檔案的管理中對于個人信息都是采用保密性等工作方式進(jìn)行處理，為確保人員信息的安全性，特意推行事業(yè)單位工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，利用計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對于信息進(jìn)行監(jiān)控，從而使個人信息得到有效的保護(hù)，在一定的時間內(nèi)進(jìn)行定期的網(wǎng)絡(luò)管理與維護(hù)，以確保人事檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化有效實施。

4 結(jié)束語

在事業(yè)單位中，對于檔案管理實現(xiàn)信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理還是比較容易的，因為各部門分工相對于企業(yè)單位來說比較明確，而且執(zhí)行力度比較強(qiáng)，對于上級下達(dá)的命令能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成，而且，事業(yè)單位的工作人員在工作上對于必須要完成的工作是不會怠慢的，都是積極并且主動地配合上級領(lǐng)導(dǎo)部門盡自己所能完成所需要做的工作，這種工作態(tài)度也為推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程起到了一個積極的帶頭作用。

參考文獻(xiàn)

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