大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作強(qiáng)化分析

摘 要：人力資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中必須要參考人事檔案，才能確保用人的公平性、科學(xué)性，確保每一個(gè)人才價(jià)值的發(fā)揮。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)進(jìn)一步豐富人事檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理化、科學(xué)化的處理與分析，能夠進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，使其能夠更好地為相關(guān)主體服務(wù)。文章主要就大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作予以概述，指出大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作中存在的不足，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)提出自己關(guān)于人事檔案管理工作的建議，旨在進(jìn)一步幫助相關(guān)單位構(gòu)建科學(xué)智能的認(rèn)識(shí)檔案管理平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：挑戰(zhàn);大數(shù)據(jù)技術(shù);人事檔案;強(qiáng)化;工作

繼物聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算之后，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸出現(xiàn)在人們視野當(dāng)中，深刻影響著社會(huì)個(gè)體接收以及利用信息資源的方式。具體到人事檔案管理領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)技術(shù)主要集中應(yīng)用于信息搜集、信息檢索以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)當(dāng)中。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，尚未真正將大數(shù)據(jù)技術(shù)的功效發(fā)揮出來(lái)。因此，如何構(gòu)建大數(shù)據(jù)背景下的認(rèn)識(shí)檔案管理平臺(tái)，是值得我們研究并思考的全新課題。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作概述

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作的概念

大數(shù)據(jù)主要是一種通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)以及數(shù)據(jù)工具對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、篩選的高新技術(shù)，它使得各個(gè)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度不斷加強(qiáng)[1]。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，社會(huì)個(gè)體可以很容易地檢索出相應(yīng)的信息資源，并對(duì)這些信息資源進(jìn)行多元化整理。大數(shù)據(jù)時(shí)代的人事檔案管理工作，則主要是指將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理領(lǐng)域，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理平臺(tái)，豐富人事檔案的內(nèi)容的一項(xiàng)工作。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的不同，有其特性所在。具體表現(xiàn)如下：第一，人事檔案內(nèi)容的豐富化。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以及時(shí)檢索與人事工作相關(guān)的信息資源，并將其錄入到人事檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)而使得人事檔案中的內(nèi)容更為豐富。第二，人事檔案內(nèi)容檢索的精準(zhǔn)性。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案中內(nèi)容的精準(zhǔn)檢索，提升檢索效率和質(zhì)量，幫助相關(guān)主體更好地利用相關(guān)人事檔案[2]。同時(shí)，具備條件的單位還可以通過(guò)設(shè)置相應(yīng)的算法以及篩選條件對(duì)人事檔案進(jìn)行篩選，快速篩選到一批具有關(guān)聯(lián)性的單位。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作中存在的不足

2.1 忽視對(duì)人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性進(jìn)行把控

大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然能夠極為高效在某一特定領(lǐng)域內(nèi)檢索出相應(yīng)的信息資源，但這些信息資源是否權(quán)威真實(shí)，則存有一定的疑問(wèn)。相較于其他檔案，人事檔案更側(cè)重于真實(shí)性、準(zhǔn)確性。這是因?yàn)槿耸聶n案往往關(guān)系選人用人的公平性，一旦真實(shí)性、準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑，則會(huì)導(dǎo)致人事檔案的價(jià)值大打折扣，甚至影響整個(gè)社會(huì)的用人環(huán)境。部分單位在應(yīng)用大數(shù)據(jù)過(guò)程中，忽視數(shù)據(jù)信息資料的來(lái)源，影響了人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種基于互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)而產(chǎn)生的信息技術(shù)，其在檢索、傳輸檔案過(guò)程中容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，進(jìn)而可能發(fā)生檔案被篡改、檔案損毀、檔案被非法加密以及檔案遺失等問(wèn)題[3]。當(dāng)前，部分單位并沒(méi)有制定嚴(yán)格的風(fēng)控體系，尚未將數(shù)字安全領(lǐng)域的高新技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作當(dāng)中，仍然是通過(guò)傳統(tǒng)的殺毒、防火墻等方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展潮流。

2.2 缺乏大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念

總體而言，相較于國(guó)外而言，我國(guó)大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案的融合水平較低，大量的單位管理者以及檔案管理人員尚未認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于人事檔案管理的意義，也沒(méi)有將該項(xiàng)工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)基礎(chǔ)工作來(lái)抓。一是培訓(xùn)工作與宣傳工作滯后，既沒(méi)有開(kāi)展以“大數(shù)據(jù)應(yīng)用”為專題的培訓(xùn)活動(dòng)，也沒(méi)有做好相應(yīng)的宣傳，導(dǎo)致單位內(nèi)部員工不僅對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有充分參與到該項(xiàng)工作當(dāng)中。二是大數(shù)據(jù)意識(shí)不強(qiáng)，尚未與高校、相關(guān)行政機(jī)關(guān)、相關(guān)事業(yè)單位建立緊密的合作體系，導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)程緩慢，難以從源頭上把控人事檔案的質(zhì)量。

2.3 管理不規(guī)范，缺乏制度性建設(shè)

現(xiàn)階段，部分單位并沒(méi)有結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求建立相應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致該項(xiàng)工作難以展開(kāi)。一是職責(zé)分工不明。部分單位沒(méi)有理清技術(shù)部門(mén)、人事檔案管理部門(mén)以及其他業(yè)務(wù)部門(mén)之間的職責(zé)，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中受到阻礙。二是缺乏統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。部分單位沒(méi)有對(duì)音像、影像、電子文件的格式進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，影響后期的檢索利用工作，難以提升人事檔案管理工作的規(guī)范性。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作強(qiáng)化對(duì)策

3.1 嚴(yán)格把控人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性以及完整性

為了更好地確保人事檔案的價(jià)值，營(yíng)造公平的選人用人環(huán)境，單位在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)過(guò)程中要優(yōu)先考慮人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性以及完整性。一是要嚴(yán)格把控?cái)?shù)據(jù)信息的來(lái)源，盡可能從行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等相關(guān)的權(quán)威單位中獲取、檢索以及手機(jī)相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)。為此，單位要探索信息數(shù)據(jù)共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源共享。二是要重點(diǎn)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險(xiǎn)防控，綜合利用新型的數(shù)字安全技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行加密，避免發(fā)生檔案被篡改、檔案損毀、檔案被非法加密以及檔案遺失等問(wèn)題。

3.2 樹(shù)立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念

未來(lái)，人事檔案的數(shù)量會(huì)增加，內(nèi)容會(huì)更為豐富。為了更好地應(yīng)對(duì)時(shí)代挑戰(zhàn)，強(qiáng)化人事檔案管理工作的同時(shí)，推動(dòng)人事檔案管理朝著現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的方向發(fā)展，必須要樹(shù)立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念。一是要做好培訓(xùn)工作與宣傳工作。一方面，要進(jìn)一步圍繞“大數(shù)據(jù)應(yīng)用”進(jìn)行專題培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)，提升其應(yīng)用能力。另一方面，要做好相應(yīng)的宣傳工作，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，形成部門(mén)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，確保大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中能夠被加以應(yīng)用。三是要深化大數(shù)據(jù)理念，進(jìn)一步加強(qiáng)與相關(guān)行政機(jī)關(guān)、相關(guān)事業(yè)單位的聯(lián)系。例如，相關(guān)單位可以與高校進(jìn)行重點(diǎn)合作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理、交接的無(wú)縫對(duì)接，建立相應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從源頭上加強(qiáng)人事檔案質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)制度性建設(shè)，確保人事檔案管理的規(guī)范性

單位要進(jìn)一步加強(qiáng)制度性建設(shè)，為工作的開(kāi)展提供指引。一是要根據(jù)單位內(nèi)部組織架構(gòu)以及大數(shù)據(jù)的相關(guān)要求，界定技術(shù)部門(mén)、人事檔案管理部門(mén)以及其他業(yè)務(wù)部門(mén)之間的職責(zé)，確保各個(gè)部門(mén)之間能夠相互配合，避免實(shí)際工作當(dāng)中出現(xiàn)推諉扯皮等問(wèn)題。二是要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于音像、影像、電子文件以及其他類別的檔案資源，要明確相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免檔案數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一的狀況，為后期數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及檔案檢索工作提供幫助。

4 結(jié)束語(yǔ)

歸根到底，人事檔案管理工作就是一項(xiàng)對(duì)人事信息資料、人事信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、開(kāi)發(fā)和利用的工作。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，人事檔案中的內(nèi)容變得更為豐富，其本身的價(jià)值也隨之提升。但是，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)性強(qiáng)且較為復(fù)雜，所以很多單位對(duì)該項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用仍然停留在表面。未來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)將會(huì)進(jìn)一步發(fā)展，人事檔案管理工作也會(huì)面臨新的挑戰(zhàn)。為此，單位一是要嚴(yán)格把控人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性以及完整性;二是要樹(shù)立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念;三是要加強(qiáng)制度性建設(shè)，確保人事檔案管理的規(guī)范性。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

汪蓓（1983-），女，江蘇省句容人，本科，畢業(yè)于江蘇大學(xué)，助理管理員，研究方向：檔案管理。