提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略2

呂玉英

摘 要：在信息化、科技化時代之下，各種現(xiàn)代教育策略以及管理手段備受關(guān)注，為了實現(xiàn)管理資源的合理配置及利用，許多事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程之中，以信息化建設(shè)為依據(jù)，積極加強不同管理環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系和互動，著眼于社會發(fā)展的大趨勢以及背景充分實現(xiàn)信息化建設(shè)。本文以事業(yè)單位檔案管理為分析對象，了解信息化建設(shè)的相關(guān)策略及方法，以期為推動事業(yè)單位的穩(wěn)定建設(shè)和發(fā)展提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);方法策略

檔案具有較為明顯的歷史性以及真實性，通過對檔案內(nèi)容的分析以及研究可以了解一個單位以及社會經(jīng)濟(jì)組織的發(fā)展，因此對于事業(yè)單位來說必須要關(guān)注檔案管理工作的大力落實，了解新時代改革背景之下檔案管理的新內(nèi)容、新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，堅持信息化建設(shè)的重要方向，積極結(jié)合世界經(jīng)濟(jì)以及社會發(fā)展的大趨勢重新調(diào)整管理內(nèi)容，以此來更好的體現(xiàn)信息化建設(shè)的作用以及優(yōu)勢。其中現(xiàn)在信息技術(shù)所涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，檔案管理工作人員需要做好充分的準(zhǔn)備工作，充分利用這一技術(shù)來改造傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，保障管理質(zhì)量和服務(wù)效率的綜合提升。

1 規(guī)范檔案管理

與其他工作內(nèi)容和工作形式相比，事業(yè)單位的檔案管理工作存在一定的實踐性，所涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，包括不同的工作內(nèi)容以及工作環(huán)節(jié)，因此在信息化不斷發(fā)展的今天，我國事業(yè)單位需要重新調(diào)整黨員管理的思路，不再以簡單的管理保護(hù)為依據(jù)，積極實現(xiàn)實體模式向檔案信息利用與共享的有效轉(zhuǎn)化，充分利用現(xiàn)有的檔案信息，發(fā)揮這一信息技術(shù)的重要服務(wù)功能并構(gòu)建完善的管理體系。結(jié)合相關(guān)實踐調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，在檔案管理信息化的過程之中，我國嚴(yán)格圍繞信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提出了相關(guān)的要求，事業(yè)單位必須要根據(jù)這一重要的策略以及管理標(biāo)準(zhǔn)，重新篩選管理形式，結(jié)合自身的特點以及未來發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，以此來更好的規(guī)范檔案管理的工作內(nèi)容以及工作形式，實現(xiàn)管理質(zhì)量及管理水平的綜合提升。從微觀的角度上來看，在錄入檔案的過程之中，管理工作人員需要嚴(yán)格圍繞國家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，通過對文字、格式、方法的分析以及研究來體現(xiàn)后期檔案管理的統(tǒng)一性以及標(biāo)準(zhǔn)化。另外管理工作人員還需要進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，根據(jù)前期的管理目標(biāo)以及管理要求實現(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范，只有這樣才能夠保障檔案數(shù)據(jù)的共享以及利用，不斷實現(xiàn)管理資源的合理配置及利用。

2 完善服務(wù)設(shè)施

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個長期性的過程，不可能一蹴而就，為了保障不同管理環(huán)節(jié)的大力落實，管理工作人員必須要積極地完善后期的服務(wù)設(shè)施，了解單位檔案管理服務(wù)的核心內(nèi)容及要求。其中信息化建設(shè)離不開計算機以及各類現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備，管理人員需要積極利用不同的網(wǎng)絡(luò)工具以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息的有效搜集、加工、使用以及傳輸，積極體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的核心要求。需要注意的是，事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容及形式存在一定的特殊性，因此管理工作人員自身必須要注重實際需求的分析，了解復(fù)印機、掃描儀以及打印機等設(shè)備的使用要求并積極配備好最新最全的設(shè)備，盡量避免后期工作的過程中出現(xiàn)各類矛盾以及困難。另外，管理工作人員還需要設(shè)置專門的部門，對現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的使用以及管理，有效延長設(shè)備的使用壽命，從而管理資源的合理配置。在對目前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析和研究時不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案管理軟件利用率不高，管理工作人員忽略了對軟件兼容性的分析以及研究，無法實現(xiàn)后期的有效使用以及升級。對此，工作人員必須要學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識，了解這些現(xiàn)代信息技術(shù)的操作標(biāo)準(zhǔn)及要求，分析軟件與硬件的使用以及升級標(biāo)準(zhǔn)，以此來實現(xiàn)有的放矢，積極豐富管理內(nèi)容和管理形式，提高管理工作質(zhì)量。

3 促進(jìn)安全建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)時代背景之下許多的資源以及信息能夠突破時空的限制，實現(xiàn)大范圍的共享，這一點盡管能夠便利人們的生活、提高管理質(zhì)量和效率，但是也存在許多的安全隱患。因此事業(yè)單位在落實檔案管理工作的過程之中需要堅持信息化建設(shè)的大方向，積極落實安全建設(shè)工作，著眼于目前管理工作的具體內(nèi)容及形式樹立信息化安全意識，積極的加強對這一管理環(huán)節(jié)的安全建設(shè)以及管理，了解新時代改革背景之下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的新內(nèi)容、新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，以此來更好的實現(xiàn)有的放矢，保障各項工作的有效推廣。首先，網(wǎng)絡(luò)具有一定的共享性，因此在檔案管理的過程之中有一部分檔案內(nèi)容非常容易被篡改和竊取，大部分事業(yè)單位之中所涉及的檔案信息存在性的機密性，如果泄漏就會導(dǎo)致嚴(yán)重的損失，對此為了盡量避免這一矛盾，在落實檔案管理工作之前管理工作人員需要做好充分的準(zhǔn)備工作，積極促進(jìn)安全建設(shè)工作的大力落實，做好相應(yīng)的身份識別以及安全措施，其中訪問權(quán)限、加密設(shè)置在實踐應(yīng)用的過程中備受好評。其次，管理工作人員還需要了解系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的安全性，嚴(yán)格把控上網(wǎng)檔案信息內(nèi)容，防火墻的設(shè)置必不可少。管理工作人員需要及時更新殺毒軟件，充分發(fā)揮保護(hù)作用以及預(yù)防作用。如果文件的精密性以及管理要求較高，那么事業(yè)單位的管理工作人員還需要配備專門的檔案室以及檔案柜，完善防護(hù)器、防盜門窗等后期的安全設(shè)備，從整體上提高整個檔案信息管理的安全性，盡量避免檔案損毀。除此之外，檔案管理工作人員自身需要注重專業(yè)技能的提升，抓住自主學(xué)習(xí)以及提升的機會，學(xué)習(xí)和借鑒同行的優(yōu)秀做法和經(jīng)驗，在不斷實踐以及動手的過程之中提高個人的管理能力以及管理水平，以此來更好的避免外部不確定性因素所帶來的負(fù)面影響，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)速度的穩(wěn)定提升。

4 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)所涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，要想提高管理工作質(zhì)量以及管理效率，相關(guān)工作人員必須要注重檔案管理的有效規(guī)范，明確不同管理環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，以此來實現(xiàn)有的放矢，保障管理資源使用效率的有效提升。

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