信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策探討

摘 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理已不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)登記、電子檔案等，而是基于信息網(wǎng)絡(luò)不斷延伸，在企業(yè)的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)工作的指導(dǎo)影響，從而優(yōu)化信息資源、便捷管理，提高檔案服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;主要問題;優(yōu)化策略

在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，檔案工作信息化凸顯了快速檢索、按權(quán)使用等優(yōu)點(diǎn)，被眾多企業(yè)所采納。檔案是企業(yè)管理、開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的必需產(chǎn)物，也是反映企業(yè)在一段時(shí)間內(nèi)真實(shí)面貌的原始記錄，具有時(shí)效性、真實(shí)性的特點(diǎn)，它是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)、是考察職工效能的憑證，是科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等的可靠資料，具有重復(fù)利用、總結(jié)借鑒、加強(qiáng)創(chuàng)新的重要材料。

1 檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理的更新是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等高效手段，把傳統(tǒng)以紙質(zhì)、音像為主要載體的文件、文檔系統(tǒng)化、有組織地建構(gòu)成電子檔案信息庫，再按照資料的用途和功能進(jìn)行劃分、整合，將若干個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)集成在一起使用，體現(xiàn)了信息資源的科學(xué)化、自動(dòng)化管理。檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了資源實(shí)時(shí)接收、快速傳遞、大量存儲(chǔ)于便捷利用的一體化。以往檔案接收都是在檔案部門內(nèi)部進(jìn)行，不管是接收還是傳遞都存在很大的局限性，而信息化則能借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程接收，并且可以在系統(tǒng)內(nèi)部處理存儲(chǔ)，還可以傳遞給多部門使用。除此之外，網(wǎng)絡(luò)管理讓檔案信息高度共享，打破了傳統(tǒng)檔案在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)只能被同一人利用的局面。數(shù)字化的檔案信息往往可以在同一時(shí)間向檔案需求者提供無限多與原件完全相同的復(fù)制品，這種高度共享的優(yōu)勢便是需求者只需使用已連接網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備便能在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間全方位地訪問檔案信息資源庫。

檔案信息化管理必然會(huì)對(duì)傳統(tǒng)管理模式和工作程序產(chǎn)生著巨大影響，甚至?xí)p少或取消一些繁瑣的流程，增加部門之間的協(xié)同與交流，這不僅有利于提高企業(yè)的管理效率，對(duì)于促進(jìn)產(chǎn)業(yè)技術(shù)升級(jí)也有重要意義。在信息技術(shù)普及之前，企業(yè)所涉及的檔案數(shù)量是非常龐大的，因此要全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的難度，也是一項(xiàng)浩大的工程。企業(yè)在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫以供查詢的基礎(chǔ)上，可以采取以下幾種方式逐步推動(dòng)檔案數(shù)字化。

一是重要檔案與永久性檔案的優(yōu)先處理。在檔案信息化的過程中，為加快信息的利用效率，避免重復(fù)記錄，把重要檔案與永久性檔案采取掃描的方式數(shù)字化存儲(chǔ)，納入管理系統(tǒng)和企業(yè)網(wǎng)站提供利用。二是按需處理。首先要分析檔案的查閱率和需求者信息，確定將利用率大的檔案優(yōu)先數(shù)字化，并與電子目錄相關(guān)聯(lián)實(shí)現(xiàn)線上全文查詢。

2 信息時(shí)代下檔案管理面臨的主要問題及對(duì)策

2.1 信息化意識(shí)不足

檔案管理涉及企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展、企業(yè)決策等多項(xiàng)內(nèi)容，關(guān)乎著未來的可持續(xù)發(fā)展，是一項(xiàng)重要的管理工作。然而受經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的影響，一些單位并未重視檔案的管理工作，沒有真正凸顯檔案的利用價(jià)值，致使檔案管理信息化程度嚴(yán)重不足。首先，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)較為模糊，認(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)過期資料的收集，主要形式也停留在紙質(zhì)、電子錄入層面;還有部分人認(rèn)為檔案管理工作并不能突出政績，也不能帶來直觀效益，技術(shù)升級(jí)和模式更新只會(huì)加重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，因此也不愿把過多的資金、人力投入到檔案信息化平臺(tái)建設(shè)中來。因此造成檔案管理員身兼數(shù)職或分散在其他部門整收資料，把檔案管理工作帶到一個(gè)微妙的局面。對(duì)于大型企業(yè)來說，檔案文件的內(nèi)容和數(shù)量都是極其多的，不僅需要具備較高的責(zé)任心，還要有耐心、細(xì)心，能夠與其他部門人員積極配合。同時(shí)也需要單位領(lǐng)導(dǎo)引起重視，才能確保檔案管理工作的正常開展，才能在信息時(shí)代中占據(jù)資源優(yōu)勢，成為市場領(lǐng)頭者。最后，檔案管理者對(duì)檔案科學(xué)整理的意識(shí)不夠，缺乏主動(dòng)性，只是為了完成上級(jí)任務(wù)，在工作上毫無創(chuàng)新，檔案管理質(zhì)量不佳，讓檔案管理進(jìn)入困境。

2.2 管理模式落后

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都沒有一個(gè)健全、有效的管控制度。很多單位都未專門設(shè)置檔案管理部門，沒有專職檔案管理員，缺乏相應(yīng)的檔案管理工作清單和責(zé)任制度，在文件資料的收集、整理和歸檔個(gè)工作中經(jīng)常出現(xiàn)不完整、不規(guī)范的問題，例如檔案收發(fā)、借閱無登記造冊(cè)，最終造成歸檔材料不齊全、檢驗(yàn)不合格，在后期的利用上也存在很大的不便。還有一些單位仍然沿用手工管理的模式，譬如檔案的接收、整理和編目等流程，無法跟進(jìn)時(shí)代進(jìn)程，致使檔案查閱困難、效率低下。檔案資料的收集、整理和存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)實(shí)行集中管理制，由專職管理人員負(fù)責(zé)，由領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查，確保檔案管理有章可循、規(guī)范開展。檔案管理工作之所以存在如此多的問題，歸根結(jié)底還是制度與流程尚未完善，或者制度執(zhí)行不嚴(yán)，導(dǎo)致工作效率低下，文件檔案質(zhì)量差。目前檔案管理工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不斷出臺(tái)，而人員專業(yè)技術(shù)的缺乏又使得局面混亂。通過建設(shè)合理的規(guī)章制度能夠有效避免這種情況，形成有力約束。對(duì)此，企業(yè)要明確職責(zé)分工，使其呈現(xiàn)出井然有序的工作秩序，嚴(yán)格實(shí)行獎(jiǎng)懲機(jī)制，推動(dòng)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，提高檔案資源的質(zhì)量和利用價(jià)值。要立足時(shí)代前沿，結(jié)合單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，構(gòu)建長期有效的檔案管理機(jī)制，促使檔案管理朝著信息化、自動(dòng)化方向蓬勃發(fā)展。

2.3 資金投入不到位

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)全面進(jìn)入到各行各業(yè)中，得到了廣泛應(yīng)用。檔案管理要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，就要利用好現(xiàn)代科技，加大數(shù)字化科研與基礎(chǔ)設(shè)施的投入，完善配套。雖然大部分企業(yè)都不同程度地打通了信息化管理渠道，但檔案管理軟件仍處于簡單的編目、排序和檢索方面，尚未使其全部數(shù)字化。這些功能的實(shí)現(xiàn)要依靠效能高的硬件配套，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)等，對(duì)此還需在技術(shù)設(shè)備與硬件設(shè)施上進(jìn)行加強(qiáng)。 完整的檔案信息管理要滿足網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)傳輸、網(wǎng)上資源共享等功能。在投入硬件設(shè)備時(shí)要考慮對(duì)數(shù)據(jù)庫的建立，引入先進(jìn)設(shè)備，加大經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理工作的環(huán)境。

在分析上述主要問題之后，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面入手：一是管理機(jī)制的協(xié)調(diào)與創(chuàng)新。信息化時(shí)代要以機(jī)制創(chuàng)新為基礎(chǔ)，積極探索并掌握信息技術(shù)的核心與建構(gòu)策略。建設(shè)有利于檔案資源開發(fā)與監(jiān)管的機(jī)制，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)所有必要數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整理，協(xié)調(diào)各部門力量，形成檔案管理的協(xié)調(diào)互動(dòng)形勢。以安全、標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)為基本準(zhǔn)則，努力探索一套適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的工作機(jī)制。二是管理模式的創(chuàng)新。在創(chuàng)新工作機(jī)制的同時(shí)，要制定高效的管理模式，以理論指導(dǎo)實(shí)踐，使其向著精細(xì)化的方向轉(zhuǎn)變。三是技術(shù)平臺(tái)的創(chuàng)新。要切實(shí)提高檔案信息化管理的服務(wù)水平，就要立足技術(shù)研究，以資源共享為最終目標(biāo)，不斷推進(jìn)開放式、全天候、交互性的信息共享平臺(tái)建設(shè)，簡化工作流程，這也是檔案管理跨越式發(fā)展的重要途徑。檔案網(wǎng)絡(luò)化后要不斷拓寬利用領(lǐng)域，簡化查閱步驟、細(xì)化分類標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地縮短檔案收集、整理、存儲(chǔ)與共享的周期。

3 結(jié)論

以往的檔案管理工作都是以任務(wù)為中心，計(jì)算機(jī)管理多是面向業(yè)務(wù)流程。因此在推進(jìn)信息化管理的過程中，為了有效提升效率，必然要重構(gòu)傳統(tǒng)管理流程。企業(yè)要及時(shí)精簡分散的工序，優(yōu)化職能作用，在執(zhí)行上刪除冗余的環(huán)節(jié)，整合部門，增強(qiáng)管理幅度，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢處理好資源分散與集中的矛盾。

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作者簡介

吳巧玲（1978-），女，河北承德，大學(xué)本科管理學(xué)學(xué)士學(xué)位，檔案館員，研究方向：檔案管理。