檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

王智涵

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)改變了各行各業(yè)的運(yùn)作方式，企業(yè)檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢，因而促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)尤為重要。本文筆者將根據(jù)自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，從檔案信息化建設(shè)的背景出發(fā)，提出幾點(diǎn)推進(jìn)檔案信息建設(shè)與管理的有效措施，以期為新時(shí)代企業(yè)的檔案管理工作提供一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);措施

檔案的信息化是在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)學(xué)化技術(shù)的協(xié)同發(fā)展背景下產(chǎn)生的，新時(shí)期的檔案管理人員需要利用這些先進(jìn)的技術(shù)對檔案進(jìn)行更深層次的了解和分析，檔案管理本身是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，而要促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化管理也是一個(gè)相對漫長的過程，在此過程中會出現(xiàn)各式各樣的問題，為了保障檔案管理工作的順利有效進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)該做好必要的準(zhǔn)備，結(jié)合實(shí)際情況，制定出有效的策略。本文筆者將重點(diǎn)闡述企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略。

1 檔案信息化建設(shè)的背景

隨著社會的發(fā)展，檔案保存的方式也在不斷發(fā)生著變化，過去是由人工保存和管理企業(yè)重要的文件，其缺點(diǎn)相當(dāng)明顯，需要耗費(fèi)檔案管理人員很多精力，并且查找起來非常不方便，而且紙質(zhì)材料一旦丟失或者損壞就無法復(fù)原，而信息化的發(fā)展，為建立數(shù)字化檔案提供了可能性。檔案信息化建設(shè)對國家的信息化建設(shè)有著重要的影響，是順應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展需要的重要舉措，發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提升檔案信息的服務(wù)水平對促進(jìn)企業(yè)的健康長足發(fā)展有積極的作用。企業(yè)的檔案管理是以企業(yè)的發(fā)展需要為導(dǎo)向，依托檔案管理平臺，重點(diǎn)是做好檔案的數(shù)字化以及對電子文件的保存，是一項(xiàng)促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源共享的系統(tǒng)性任務(wù)。

2 檔案信息化建設(shè)與管理的有效措施

2.1 更新觀念，提高對檔案信息化的認(rèn)識

要促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)與管理，首先就是在思想上進(jìn)行改變，要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，讓檔案管理工作人員從原來的管理方法和理念中解放出來，充分認(rèn)識到促進(jìn)檔案信息化的重要性，并將其作為企業(yè)生存和發(fā)展過程中的大事，這一方面與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步息息相關(guān)，另一方面也與企業(yè)的人才培養(yǎng)密不可分。因此，我國的企業(yè)需要意識到自身在檔案管理上存在的不足，由于我國的檔案管理事業(yè)的起步較晚，基礎(chǔ)比較薄弱，因而更需要主動學(xué)習(xí)，踏實(shí)地走好每一步，將劣勢轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢，不斷推進(jìn)我國檔案信息化的進(jìn)程。而企業(yè)的其他部門及領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視檔案管理工作，積極配合檔案管理人員的工作。

2.2 制定檔案信息化的總體規(guī)劃和規(guī)章制度

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，要做到檔案的信息化需要耗費(fèi)相當(dāng)大的人力、物力和財(cái)力，所以企業(yè)的管理者首先是需要轉(zhuǎn)變觀念，利用現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，明確企業(yè)的發(fā)展方向，制定檔案信息化的總體規(guī)劃和規(guī)章制度，這能有效降低企業(yè)人才檔案以及其他重要文件存儲和傳輸過程中的風(fēng)險(xiǎn)，用規(guī)則引導(dǎo)工作，規(guī)范檔案信息化過程中的行為。規(guī)章中必須明確科研管理人員的權(quán)利和義務(wù)，針對傳輸和保存過程中可能存在的數(shù)據(jù)丟失和泄露等方面的風(fēng)險(xiǎn)建立責(zé)任追溯體系和第三方監(jiān)督，在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，務(wù)必做好備份工作，對重要材料還應(yīng)有紙質(zhì)材料的備份，并且要將備份的過程通過音頻或者視頻的形式保存下來，在掃描和復(fù)印時(shí)要做好必要的刪除和銷毀工作。

2.3 加大檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備投入

企業(yè)要做好信息化建設(shè)工作，需要根據(jù)國家對相關(guān)行業(yè)的規(guī)定，選用符合標(biāo)準(zhǔn)的硬件和軟件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫和通信方式的科學(xué)化。當(dāng)前，我國的企業(yè)在檔案信息化方面水平參差不齊，從整體上看，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化的企業(yè)比例較小，并沒有形成規(guī)模效應(yīng)，究其原因，與企業(yè)管理者的重視程度以及對設(shè)備投入的多少直接相關(guān)。針對這樣的情況，企業(yè)需要加快建立和完善人才檔案和其他重要檔案信息化的體制機(jī)制，爭取在一定時(shí)間內(nèi)做到意識和行動上面都跟上來，達(dá)到通力合作和協(xié)調(diào)發(fā)展的目標(biāo)，讓國內(nèi)大部分企業(yè)的信息化水平得到相當(dāng)程度的提升，為未來企業(yè)間信息連接和共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，促進(jìn)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的根本目的在于降低檔案管理工作的難度，著力提高對檔案信息的利用效率，增加其使用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理工作任務(wù)非常繁重，企業(yè)急需先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備來改善這一現(xiàn)狀，比如通過掃描儀和智能識別技術(shù)將文字、圖片以及音頻資料轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)信息，利用統(tǒng)計(jì)分析軟件對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理。在對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和更新時(shí)，云計(jì)算技術(shù)為降低管理成本提供了支持，借助云技術(shù)檔案平臺可以快速實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的存儲、查找和傳輸，并且能夠最大程度保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。面對信息化的諸多優(yōu)勢，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)在這方面的設(shè)備投入，以滿足日益增加的發(fā)展

需要。

2.4 保障信息管理的安全性

除了要依靠先進(jìn)技術(shù)的輔助以外，對高端人才的配備也是必不可少的，高素質(zhì)的檔案管理人才可以為企業(yè)檔案信息化提供有力的加持。檔案的信息化管理需要將檔案的收集、存儲、查找和統(tǒng)計(jì)等過去完全依靠人工完成的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊墓芾砟Ｊ?，這背后需要有一支與之相匹配的人才隊(duì)伍提供支持。首先企業(yè)需要著力引進(jìn)一批高素養(yǎng)、強(qiáng)技能的檔案專門管理人才，他們具備較強(qiáng)理論知識的同時(shí)還擁有一定的工作實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，可以很快適應(yīng)企業(yè)的工作，其次是要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，要求他們學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提升計(jì)算機(jī)的操作能力和水平，再次企業(yè)需要完善相關(guān)的獎勵(lì)機(jī)制，留住人才，因?yàn)楣芾砉ぷ魍苋菀妆缓鲆?，但卻很重要，所以領(lǐng)導(dǎo)需要意識到檔案管理人員也需要關(guān)懷和照顧，讓他們能夠以飽滿的熱情投入到工作

當(dāng)中。

2.5 實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案信息化的重要目標(biāo)之一就是實(shí)現(xiàn)資源的共享，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)要求不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的客戶群體提供專業(yè)的服務(wù)，還能為其他的網(wǎng)絡(luò)用戶提供必要的信息服務(wù)，有些企業(yè)還會為特定用戶提供專門的信息咨詢，這就要求在建立檔案時(shí)進(jìn)行認(rèn)真的加工、提煉和開發(fā)，通過搭建完善的數(shù)據(jù)庫資源分享平臺，讓電子化的信息檔案不再局限于企業(yè)自身這個(gè)狹小的范圍，而是能夠更大范圍、更高程度地為社會上所有可能服務(wù)到的人員提供全方位的信息資源共享服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，要改變其管理方式也需要經(jīng)歷一個(gè)比較漫長的進(jìn)程，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作對企業(yè)的生存和發(fā)展有著重要的意義。企業(yè)的管理者需要從意識上改變對檔案管理工作的成見，更新觀念，提高檔案的現(xiàn)代化水平，加快制定和完善相關(guān)的管理制度，加大在設(shè)備方面的投入，做好硬件設(shè)施準(zhǔn)備，還應(yīng)該重視對人才的儲備，引進(jìn)高水平的人才，組織針對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，保證檔案信息的安全性和完整性，搭建企業(yè)信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)資源的共享，做好企業(yè)信息服務(wù)工作，在推動企業(yè)自身可持續(xù)發(fā)展的同時(shí)也為促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展不懈努力。

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