試論科技檔案的數(shù)字化管理及發(fā)展方向

冉緋

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的不斷普及以及在科技檔案的數(shù)字化進(jìn)程不斷加速，給科技檔案的管理工作帶來了效率的提高和便利，但是依然存在一些問題，本文通過對(duì)科技檔案的數(shù)字化管理探討來解決其中的問題，并且探索科技檔案數(shù)字化管理未來的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;信息安全;防護(hù)策略

數(shù)字化管理對(duì)于科技檔案的管理來說極為重要，數(shù)字化管理在一定程度上提高了科技檔案管理的效率和有序性，但是也在一定程度上加大了科技檔案外泄和其他風(fēng)險(xiǎn)的可能，而在面向未來科技檔案數(shù)據(jù)越來越大的問題，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理方式也面臨著巨大的變革。

1 科技檔案的數(shù)字化管理中的問題分析

1.1 科技檔案的數(shù)字化管理機(jī)制建設(shè)不完善

科技檔案的數(shù)字化管理中的問題其一表現(xiàn)在沒有建立合理完善的科技檔案數(shù)字化管理機(jī)制。事實(shí)上科技檔案的數(shù)字化管理也就是近些年不斷的推進(jìn)，許多單位在實(shí)行數(shù)字化管理簡(jiǎn)單的認(rèn)為將科技檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化存入存儲(chǔ)設(shè)備就算完成數(shù)字化管理，這就進(jìn)入了一個(gè)巨大的誤區(qū)[1]。數(shù)字化管理包括了從檔案數(shù)據(jù)的收集、處理、存儲(chǔ)、調(diào)取的整個(gè)過程，每個(gè)環(huán)節(jié)都要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和處理，而沒有建立完善的數(shù)字化管理機(jī)制很容易導(dǎo)致由于工作的不規(guī)范而造成科技檔案信息數(shù)據(jù)的丟失和破壞，更嚴(yán)重的造成數(shù)據(jù)的泄露引發(fā)其他嚴(yán)重后果，因此首要點(diǎn)任務(wù)就是進(jìn)行科技檔案數(shù)字化管理的機(jī)制建設(shè)。

1.2 科技檔案數(shù)字化管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)眾多

科技檔案數(shù)字化管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)眾多， 不僅存在于技術(shù)上的問題，還存在于安全的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)榭萍紮n案本身的保密性要求其具有一定的安全保密等級(jí)[2]。從這兩個(gè)方面來分析科技檔案的數(shù)字化管理風(fēng)險(xiǎn)：1）技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)可以分成數(shù)字化技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和硬件風(fēng)險(xiǎn)，目前數(shù)字化技術(shù)正在朝著云存儲(chǔ)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的方向發(fā)展，在這個(gè)階段科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作和其他配套工作都有局限性。其次硬件風(fēng)險(xiǎn)包括了存儲(chǔ)科技檔案數(shù)據(jù)的硬件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備等一旦出現(xiàn)損壞就會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的破壞，另一方面，工作人員的操作不當(dāng)也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失和破壞，工作人員的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能嚴(yán)重影響了數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。2）保密性風(fēng)險(xiǎn)?？萍紮n案根據(jù)其重要性具有不同的保密等級(jí)，而將其數(shù)字化之后天然具有共享性，如何平衡科學(xué)檔案的共享性和保密性是一個(gè)挑戰(zhàn)，而當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊和系統(tǒng)漏洞也是可能造成科技檔案信息丟失的重要因素之一，因此要重視數(shù)據(jù)的安全性。

2 科技檔案的數(shù)字化管理的完善策略

2.1 構(gòu)建完善科技檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)

我國目前實(shí)行的科技檔案管理工作已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)化科技檔案管理工作已經(jīng)有了明顯的效率提高和有序化，但是在數(shù)字化管理實(shí)行的過程中也體現(xiàn)出了一些問題，這些問題是伴隨著科技當(dāng)數(shù)字化管理發(fā)展過程中所產(chǎn)生的，構(gòu)建科技檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠提高科技檔案數(shù)字化管理效率[3]。構(gòu)建完善的科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠標(biāo)準(zhǔn)化檔案格式，有利于進(jìn)行統(tǒng)一的信息錄入和存儲(chǔ)，當(dāng)前的額信息數(shù)據(jù)主要是電腦主機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)圖片文字等信息，標(biāo)準(zhǔn)化格式有利于信息的存儲(chǔ)和處理，對(duì)后期工作人員的維護(hù)和調(diào)取也提供了一定的便利。

2.2 構(gòu)建安全域和網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警機(jī)制

我國信息技術(shù)的不斷普及以及在科技檔案的數(shù)字化進(jìn)程不斷加速，給網(wǎng)絡(luò)攻擊和黑客有了發(fā)展的機(jī)會(huì)，而數(shù)據(jù)的安全對(duì)于科技檔案數(shù)字化管理至關(guān)重要，因此要確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息安全首先要構(gòu)建安全域。構(gòu)建一個(gè)符合安全和高信任的區(qū)域用于存儲(chǔ)云數(shù)據(jù)，并且要利用基于LDAR和PKI用于強(qiáng)化病毒防御，以此建立一個(gè)足夠安全的安全域[4]。其次是網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警機(jī)制，能夠自動(dòng)對(duì)侵略行為進(jìn)行偵測(cè)并對(duì)有風(fēng)險(xiǎn)的行為進(jìn)行預(yù)測(cè)和報(bào)警，這樣能夠及時(shí)的進(jìn)行防御具體方法是建立網(wǎng)絡(luò)預(yù)警行為模型，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流進(jìn)行實(shí)施監(jiān)控和分析，確保能夠及時(shí)掃描到系統(tǒng)漏洞和隱藏性網(wǎng)絡(luò)進(jìn)攻手段。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，使得工作人員掌握與數(shù)字化管理相匹配的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗(yàn)，使得他們?cè)诠ぷ髦袦p少人為因素帶來的數(shù)據(jù)損壞風(fēng)險(xiǎn)和硬件設(shè)備損壞風(fēng)險(xiǎn)，其次要建立日常維護(hù)機(jī)制，讓工作人員對(duì)數(shù)據(jù)信息經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)科技檔案數(shù)據(jù)的丟失和破壞，以便讓專業(yè)人員進(jìn)行處理。

3 科技檔案數(shù)字化管理的發(fā)展方向

科技檔案的數(shù)字化管理的發(fā)展方向必然是融入最新的科學(xué)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的，當(dāng)年最熱門的技術(shù)方向是人工智能技術(shù)、5G技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，而將先進(jìn)技術(shù)融入科技檔案的數(shù)字化管理不僅能夠提高數(shù)字化管理的效率，還能夠降低工作人員的工作強(qiáng)度，進(jìn)一步提升科技檔案管理工作的科技性[5]。比如融入人工智能技術(shù)能夠提高科技檔案信息檢索的速度和相關(guān)性，傳統(tǒng)科技檔案數(shù)據(jù)收集和處理需要依靠工作人員操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，不但浪費(fèi)時(shí)間工作效率也很低，檢索的資料還需要進(jìn)一步進(jìn)行處理和篩選才能利用，而融入人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)輸入關(guān)鍵詞聯(lián)想功能，快速的將所需的科技檔案資料進(jìn)行相關(guān)性檢索，提高數(shù)據(jù)的調(diào)取和處理速度，因此我們可以看出科技檔案的數(shù)字化管理未來發(fā)展之路一定是融入越來越多先進(jìn)的技術(shù)和管理手段，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)化檔案到數(shù)字化檔案再到云端檔案的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步方便工作人員隨時(shí)進(jìn)行調(diào)取和處理。

4 結(jié)論

科技檔案的數(shù)字化管理在近些年得到了長足的發(fā)展，從紙質(zhì)化過渡到數(shù)據(jù)化使得科技檔案管理的效率得到了進(jìn)步，而面向未來海量數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，目前的數(shù)字化管理技術(shù)已經(jīng)不能夠滿足了，因此云端科技檔案必然是未來發(fā)展的方向。

參考文獻(xiàn)

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