基于財務共享模式的電子會計檔案管理研究

吳文濤

摘 要：在現(xiàn)代化市場經(jīng)濟背景下，由于近些年來社會經(jīng)濟市場中大型企業(yè)集團的數(shù)量正在逐漸增加，對當前我國社會經(jīng)濟市場資金渠道資源造成了一定的影響。與此同時從企業(yè)自身經(jīng)營角度出發(fā)，在短時間內(nèi)進行快速發(fā)展，對企業(yè)內(nèi)部財務管理活動同樣造成了影響?；诖吮尘跋拢鐣袌鎏岢隽似髽I(yè)集團財務共享服務中心建設的理論構思。一方面財務共享中心的建設能有效強化企業(yè)內(nèi)部財務監(jiān)督管理工作效果，減少財務人員的重復性投入;另一方面，根據(jù)企業(yè)自身情況，有利于降低日常經(jīng)營成本，提高整體企業(yè)市場競爭力。本文通過結合本企業(yè)集團財務共享服務中心建設的實際情況進行分析，期望通過本篇文章的撰寫能為國有企業(yè)未來財務共享模式的發(fā)展做出貢獻。

關鍵詞：財務共享;會計檔案管理

隨著經(jīng)濟的發(fā)展、科學技術水平的提升，市場競爭越發(fā)激烈，企業(yè)對會計與財務管理的要求也充滿了機遇與挑戰(zhàn)。一方面，不少市場面臨著產(chǎn)業(yè)內(nèi)規(guī)模過剩的局面。勞動力成本、土地廠房租賃成本、財務成本等的日益提高，迫使企業(yè)有著強烈的降低成本、提高效率的欲望。另一方面，跨地區(qū)跨國經(jīng)營的增加、兼并收購的不斷涌現(xiàn)，又使企業(yè)需要擁有更強有力的管理能力與手段。正是在這一背景下，財務共享中心模式在中國開始日益流行，并幫助很多中國企業(yè)開始了新一輪的財務轉型。

1 財務共享服務的目標

首先，財務共享服務模式可以有效降低財務管理成本。財務共享服務中心的組建的最基本目標就是降低財務管理成本，通過辦公場所、人力成本、優(yōu)化流程等方式，使會計業(yè)務集中化處理，在提升工作效率的同時降低集團企業(yè)財務管理的成本。其次，通過標準化和簡化財務管理流程，以實現(xiàn)財務核算效率的持續(xù)提升。依靠組織和崗位的統(tǒng)一設置，憑借信息化系統(tǒng)的深度建設及系統(tǒng)間的集成，更好地提升交易處理效率。再其次，提升財務信息管理的有效性和準確性，能夠逐步提升企業(yè)集團的風險管控能力。針對業(yè)務流程進行創(chuàng)新和設計，不僅可以有效地滿足各項管理需求，還可以減少風險可能發(fā)生的環(huán)節(jié)，從而提升風險管控能力。最后，采用財務共享服務將較為繁瑣的基礎性工作交由共享服務中心統(tǒng)一處理，將財務分析和成本核算交由集團內(nèi)各組織機構進行安排，從而使得集團內(nèi)各基層組織的財務和業(yè)務聯(lián)系更加緊密。各項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)展與企業(yè)集團管理水平的發(fā)展是密切相關的，財務共享服務的運用不僅使各組織機構的財務分析能力得到有效提升，還為企業(yè)集團的正確經(jīng)營決策提供了依據(jù)，進而實現(xiàn)了提升可持續(xù)經(jīng)營發(fā)展的目的[1]。

2 財務共享服務中心建立存在的問題

2.1 財務人員崗位安排方案

在財務共享應用之前，財務人員一直保持高強度的工作量，應用財務共享之后，財務人員的工作強度大幅度降低，不僅提高了工作效率，也使企業(yè)財務部門的業(yè)務量大幅度降低，保證了財務工作的成功轉型。在此基礎上，部分財務人員面臨著崗位的更新，甚至被企業(yè)裁掉，失去工作機會。

2.2 系統(tǒng)兼容和新流程應用時可能遇到的問題

公司在職能管理以及財務控制方面會引進大量專業(yè)軟件，這些軟件類型差異較大，兼容性也不完善，系統(tǒng)運行時可能會與共享平臺的運行沖突，導致數(shù)據(jù)處理時出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤，誤差增大，主要體現(xiàn)在企業(yè)財務和國家稅務、各大銀行、客戶及供應商之間的聯(lián)系上。若聯(lián)系出現(xiàn)偏差，就可能引起共享平臺的不合理應用。財務共享服務中心存在的意義是改善過去財務管理制度的不足和財務工作流程的煩瑣，但是改善的過程不確定性因素太多，無法掌控便會產(chǎn)生各種問題，如在報銷費用過程中，類型的復雜會導致員工選擇錯誤而發(fā)生報銷難的問題。各種流程的煩瑣使票據(jù)壓積在一起得不到及時處理，降低了企業(yè)的工作效率[2]。

3 企業(yè)集團財務共享服務中心檔案管理措施

3.1 規(guī)范財務管理制度以發(fā)揮財務決策職能

眾多事業(yè)單位應當積極學習財務共享理論，結合自身現(xiàn)存的財務管理制度進行充分調(diào)整，不僅要能夠根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的業(yè)務主體與社會效益服務職能特點制定科學規(guī)范的財務管理目標，更要針對這些財務管理目標進行分化，將龐大的財務管理目標以月度或季度、年度為標準，充分細化財務管理目標的職能效益，明確財務管理人員的職責、各司其職，以標準化制度流程嚴格開展財務管理工作。尤其在財務管理中應有的預測分析、決策指導作用，必須要結合財務共享服務中心來提高分析質量，充分為事業(yè)單位的決策提供指導性意見，發(fā)揮出全部的財務管理決策智能，以長遠規(guī)劃的目光去促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展[3]。

3.2 分類處理會計檔案

企業(yè)原來都是利用人工形式處理各項原始資料，利用新型的財務共享模式，會計管理工作可以利用云共享平臺處理相關工作。各分支向核心服務器上傳數(shù)據(jù)，利用服務器歸檔處理不同的類目，對于不同文件進行編號，使財務的管理處理水平不斷提高。會計憑證當中具有不同的基本要素，此外會計憑證具有唯一性特征，云平臺可以建立該憑證，聯(lián)系相關的會計信息，使會計檔案管理效率不斷提升。企業(yè)開展會計檔案管理工作，需要融合自身的ERP系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)等，結合各種數(shù)據(jù)庫技術，統(tǒng)一接收和管理各個部門的信息數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫當中分類數(shù)據(jù)內(nèi)容，這也是會計檔案信息的管理依據(jù)。

3.3 推進流程再造試點工作

數(shù)據(jù)流程優(yōu)化應該把重心放在系統(tǒng)試運過程中，檢測企業(yè)的真實業(yè)務水平和業(yè)務流程，解決業(yè)務中的各項問題，防止系統(tǒng)運行后出現(xiàn)無法更改的錯誤，對企業(yè)造成不可挽回的損失。構建共享中心是一個逐漸完善的過程，在真正運行之前需要多次進行檢測，對出現(xiàn)的不足及時更正，優(yōu)化系統(tǒng)漏洞，體現(xiàn)出共享平臺的實際價值。檢測企業(yè)內(nèi)部業(yè)務運行流程的制度也是必不可少的，規(guī)范的制度可一定程度地減緩系統(tǒng)的漏洞。共享服務中心運營的過程就是不斷完善和優(yōu)化各種業(yè)務流程，恢復財務數(shù)據(jù)的完整性和規(guī)范性[4]。

3.4 不斷完善管理會計的制度，全面保障財務信息安全

現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)與云計算的發(fā)展，促進了越來越多企業(yè)的管理會計工作得以迅速發(fā)展，財務信息安全也有了充足的保障機制。因此，為了能夠確保企業(yè)管理會計轉型的順利性，必須要結合我國現(xiàn)如今的管理會計方面的政策，在整體衡量與企業(yè)發(fā)展環(huán)境的考察之下構建一套全新的管理會計制度，整套制度必須要滿足我國社會發(fā)展國情，同時在財務共享服務下不斷使會計信息化與管理會計得到充分融合，促進我國會計市場在管理會計轉型中的長遠發(fā)展。在此期間，政府也應當大力支持建設財務共享服務平臺，促進更多企業(yè)在管理會計轉型中的步伐，使更多會計人員能夠在企業(yè)戰(zhàn)略決策中提供應有的建議作用，不斷促進企業(yè)管理會計轉型工作的進一步完善。財政部已經(jīng)發(fā)布了結合我國國情的管理會計體系，為我國管理會計的轉型發(fā)展提供了后盾[5]。

4 結束語

綜上所述，實施財務共享服務對于規(guī)?；蛧H化的企業(yè)集團提升可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營管理水平是至關重要的。財務共享服務建設不僅是財務人員自身角色轉變，更重要的是財務業(yè)務流程和工作效率的重大的革新。通過對于業(yè)務和組織進行分析了解，企業(yè)的財務共享服務中心要依據(jù)基本的戰(zhàn)略職能進行及時地調(diào)整和優(yōu)化，緊隨時代發(fā)展的步伐。

參考文獻

[1]熊盛平.高速公路行業(yè)財務共享服務下財務人員的轉型出路分析[J].財會學習，2019（27）：32-33.

[2]侯巖偉.試論財務共享服務中心對建筑施工企業(yè)項目管理的提升[J].財會學習，2019（27）：76+78.

[3]張燕.集團型企業(yè)財務共享中心的構建實踐——以H集團為例[J].中國商論，2019（18）：181-182.

[4]高彬.傳統(tǒng)財務共享服務中心發(fā)展趨勢研究[J].中國商論，2019（18）：141-142.

[5]韓曉燕.集團企業(yè)財務基礎管理對財務共享服務的影響分析[J].中國商論，2019（18）：189-190.