對人事檔案管理信息化建設(shè)的探討

張丕榮

摘 要：社會的進步帶動了各級部門的穩(wěn)定發(fā)展，在各單位發(fā)展中，人力資源在其中發(fā)揮著重要的作用，而人事檔案管理則是保證人力資源管理工作順利進行的依據(jù)。隨著社會深入改革，傳統(tǒng)式人事檔案管理方式已經(jīng)無法迎合現(xiàn)代化單位運營管理要求，通過加強人事檔案管理信息化建設(shè)，可以給單位運營發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。本文就結(jié)合人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，重點對人事檔案管理中存在的問題進行解析，并根據(jù)不同的問題，提出人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

在開展人事檔案管理工作中，核心目標在于人力資源信息的統(tǒng)一管理，隨著我國信息技術(shù)水平的逐漸提升，我國社會經(jīng)濟出現(xiàn)了全面改革，人事檔案管理內(nèi)涵也發(fā)生了變化，在新形勢背景下，只有迎合時代發(fā)展要求，全面落實科學(xué)發(fā)展觀，對人事檔案管理工作模式進行深入改革，加強人事檔案管理信息化建設(shè)，才能有效提升人事檔案管理水平及效率，讓人事檔案管理工作得以更好發(fā)展。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

近幾年來，隨著信息化建設(shè)力度的加快，信息資源成為人類社會經(jīng)濟活動開展的重要因素，而人事檔案作為單位職員成長的主要載體，在人力資源管理中占據(jù)重要地位，再加上信息技術(shù)的快速發(fā)展與人事檔案管理信息化和開放化，給人事檔案管理信息化建設(shè)提供了可能，這也是時代發(fā)展的必然趨勢。要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該把計算機等技術(shù)當作支持，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)承載信息的方式，檔案信息通過電子文件等保存在計算機內(nèi)部，這樣不僅可以給人事管理工作的開展提供數(shù)據(jù)支持，還能防止重要信息的丟失[1]。由此可以得知，通過加強人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效保障人事檔案信息的安全性，對提升檔案資源應(yīng)用效率有著重要的意義。

2 人事檔案管理存在的問題

1）思想意識問題。人事檔案管理作為各級單位重要工作之一，直接可以給單位創(chuàng)造理想的效益，在單位運營發(fā)展中占據(jù)重要位置。但是從目前情況來說，部分單位在進行人事檔案管理中，往往沒有給予人事檔案管理信息化建設(shè)工作高度重視，只是停留在表面，沒有將其深入落實，導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)水平較低，影響其作用的發(fā)揮。由于思想意識的淡薄，對人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注力度不高，沒有將大量資源投放于人事檔案管理信息化建設(shè)中，使得相關(guān)設(shè)施比較落后，缺少完善的管理體系，不利于人事檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行。

2）信息化水平問題。導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)水平偏低的主要因素有兩點，一個是管理手段落后，另一個是缺少完善的人事檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)。首先，當前部分單位在進行人事檔案管理過程中，采取的管理方式依然以紙質(zhì)檔案為主，管理重心放置在實體檔案上，雖然在應(yīng)用范疇上較為廣泛，但是沒有迎合時代發(fā)展實現(xiàn)電子化檔案管理，檔案使用效率相對偏低。并且，檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)采集、管理及應(yīng)用整個環(huán)節(jié)只采取人工操作方式，這樣不但增加工作量，同時也無法保障人事檔案信息的精準性[2]。其次，即便部分單位已經(jīng)配置了相關(guān)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，但是依然無法滿足單位人事制度改革要求。從目前情況來看，部分單位主要采取自行開發(fā)人事檔案管理軟件，沒有形成統(tǒng)一的管理標準，并且在管理內(nèi)容上也只是實現(xiàn)了對人員基本信息的信息化管理，整體的現(xiàn)代化管理水平相對偏低，不利于人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

3）基礎(chǔ)設(shè)施問題。要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，需要配備一定的基礎(chǔ)設(shè)施，也就是需要計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施作為技術(shù)支撐，保證人事檔案信息的順利傳遞。但是現(xiàn)階段部分單位的基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善，在某種程度上嚴重影響了人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施

1）轉(zhuǎn)變思想意識。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念是，促進人事檔案管理信息化建設(shè)工作的重要因素，加強單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，引導(dǎo)各級部門高度配合人事檔案管理信息化建設(shè)工作開展，從而全面提升單位人事檔案信息化管理水平。在進行人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，一方面，需要保障單位各級人員均給予人事檔案管理信息化建設(shè)高度重視，加強信息化建設(shè)扶持，協(xié)調(diào)各級部門，積極配合，調(diào)動各方力量，給人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展奠定扎實的基礎(chǔ)[3]。另一方面，應(yīng)該做好單位內(nèi)部宣傳工作，全面提升各級部門人事檔案管理意識，從思想意識上引導(dǎo)職工對人事檔案管理重要性有深入了解，樹立正確的建設(shè)意識和服務(wù)意識，將人事檔案管理信息化建設(shè)工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐豁椌哂袑I(yè)性和綜合性服務(wù)的管理工作，給單位今后運營和發(fā)展提供檔案參考。

2）加強信息化建設(shè)。俗話說得好：“兵馬未動，糧草先行”，只有加強各方投放，才能有效確保人事檔案管理信息化建設(shè)工作有序落實。在此過程中，資金的提供是保證該工作順利進行的依據(jù)。通過采取各種方式，籌集人事檔案管理信息化建設(shè)所需的資金，可以有效提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平。例如在條件允許的情況下，各級單位可以通過配備相應(yīng)的建設(shè)設(shè)施，如計算機、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等實現(xiàn)計算機操作，提升檔案信息開發(fā)及應(yīng)用效率。此外，可以結(jié)合單位自身實際情況及研發(fā)成果，增加人事檔案管理信息領(lǐng)域經(jīng)濟增長效率，通過合理應(yīng)用科技人才給單位人事檔案管理信息化建設(shè)提供服務(wù)。與此同時，在開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作時，實現(xiàn)資源傳遞和共享是非常必要的，在資源傳遞過程中應(yīng)該加強檔案信息安全管理，防止因為檔案信息外泄給單位造成不良后果。單位檔案管理部門應(yīng)該采取嚴格的安全管理措施將其落實到位，保證人事檔案信息的安全性和完整性。并且，還要全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平，及時對人事檔案信息進行備份處理，明確檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用權(quán)限，真正做到嚴格按照要求操作，給實現(xiàn)人事檔案信息安全保護提供良好

條件。

3）引進現(xiàn)代化設(shè)施。人事檔案管理信息化建設(shè)工作開展需要得到充足技術(shù)設(shè)施的支持，這也是保證信息化建設(shè)工作有序進行的重要因素。在新形勢背景下，各級單位在進行人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該加強資金投放，引進更多新型設(shè)備，實現(xiàn)技術(shù)設(shè)備更新，建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，有效提升人事檔案信息化管理水平[4]。與此同時，在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要構(gòu)建計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息化環(huán)境，利用計算機設(shè)備開展網(wǎng)絡(luò)采購、網(wǎng)絡(luò)組建、軟件調(diào)配等工作。在此工作中，需要得到充足的資金支持，這就要求單位做好規(guī)劃工作，由專人負責，以保證人事檔案管理信息化軟件及了硬件設(shè)施建設(shè)工作順利完成。并且，單位需要保證資金到位，積極采購現(xiàn)代化信息設(shè)備，將落后的設(shè)備及時淘汰，以更好滿足信息化發(fā)展要求。

4 結(jié)束語

總而言之，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的環(huán)境下，計算機信息技術(shù)已經(jīng)深入到我們實際生活及工作中，給我們生活、工作提供便利條件。在人事檔案管理過程中，計算機技術(shù)也實現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，由之前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸朝著電子檔案模式轉(zhuǎn)變，讓人事檔案管理工作效率和水平得到了全面提高。但是因為當前我國計算機安全技術(shù)方面有待完善，所以在進行人事檔案管理信息化建設(shè)中，需要迎合時代發(fā)展，做好趨利避害工作，以保證人事檔案管理安全。

參考文獻

[1]顧珂.大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)探析[J].檔案管理，2019（02）：86-87.

[2]閆晨煜.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].中國管理信息化，2019，22（12）：163-164.

[3]劉艷輝.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（08）：299-300.

[4]馮小芳.探討人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].智庫時代，2019（35）：274+277.