基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

王暢達(dá)

摘 要：隨著科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)開始逐步取代人工操作，一種新興的技術(shù)產(chǎn)業(yè)在逐步興起，這種現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用范圍比較廣泛，就目前的形勢(shì)來(lái)看，基層事業(yè)單位也開始利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)替代傳統(tǒng)的人工技術(shù)，但是實(shí)現(xiàn)的并不是特別完善，需要改良與提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;實(shí)現(xiàn)途徑

1 前言

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案的管理是尤為重要的，因?yàn)檫@些檔案是記載著當(dāng)?shù)厝巳旱囊恍┲饕论E，是一個(gè)人功勞與過(guò)錯(cuò)的主要表現(xiàn)，同時(shí)也是能否被某個(gè)單位所接納的重要核定依據(jù)，但是檔案的管理卻是事業(yè)單位的工作人員所苦惱的一項(xiàng)工作，因?yàn)闄n案的數(shù)目比較宏大，整理起來(lái)也相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較困難的，而且需要經(jīng)歷的時(shí)間也是非常之長(zhǎng)，這不僅是對(duì)人力資源的浪費(fèi)，也是對(duì)時(shí)間的不尊重，所以，需要一些現(xiàn)代化的技術(shù)融入到事業(yè)單位整理檔案的工作中來(lái)。

2 事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化面臨的困難

2.1 技術(shù)設(shè)備不夠健全

事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化面臨的困難之一就是技術(shù)設(shè)備的不夠健全，因?yàn)槿绻雽?shí)現(xiàn)現(xiàn)在化，必須在硬件設(shè)備上進(jìn)行投入，而且所需要的設(shè)備必須是完善的，只有設(shè)備完善才能在各個(gè)環(huán)節(jié)上去的完美的銜接，如若在某個(gè)環(huán)節(jié)上缺少硬件設(shè)備或者硬件設(shè)備不符合現(xiàn)代化技術(shù)所需要的，那么就會(huì)出現(xiàn)整理不準(zhǔn)確，檔案錯(cuò)亂，或者出現(xiàn)更復(fù)雜的事情，而且后續(xù)的工作是沒(méi)有辦法正常進(jìn)行的，如果要想事業(yè)單位檔案管理步入現(xiàn)代化最為重要的工作之一就是要擁有一套完整的技術(shù)設(shè)備，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在化技術(shù)的重要前提，也是必備的條件。

2.2 管理人員操作不規(guī)范

在檔案管理中，工作人員都是按照以往常有的習(xí)慣進(jìn)行操作，對(duì)于一些現(xiàn)代化技術(shù)了解的并不是很透徹，并不能完全的采用現(xiàn)代化的技術(shù)對(duì)于所需要整理的檔案進(jìn)行操作，由于在事業(yè)單位工作人員的年齡隨著工齡在逐漸增大，對(duì)于新的知識(shí)的理解能力和接受能力相對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)較為慢一些，而且對(duì)于現(xiàn)代化操作所需要的設(shè)備應(yīng)用的操作技能不能完全掌握，缺乏關(guān)于現(xiàn)代化技術(shù)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于重復(fù)的工作缺乏工作興趣以及工作的積極性，這也成為事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化面臨的又一大困難。

3 基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理制度不完善

在基層事業(yè)單位檔案管理中，沒(méi)有完善的管理制度，檔案號(hào)與個(gè)人信息編號(hào)以及組卷號(hào)不一致等一系列問(wèn)題，這個(gè)現(xiàn)象也在間接的反應(yīng)檔案管理制度不夠完善，而且檔案管理員對(duì)于檔案的整理工作不夠重視，經(jīng)常不會(huì)認(rèn)真、仔細(xì)的核對(duì)，從而導(dǎo)致檔案丟失、檔案錯(cuò)亂等，對(duì)日后調(diào)取檔案也設(shè)立了一個(gè)難題，所以說(shuō)，人工管理檔案，沒(méi)有完善的檔案制度，是沒(méi)有辦法將檔案整理的安全、可靠。

3.2 整理檔案的工作效率較低

對(duì)于繁多的檔案，人們的工作效率也會(huì)隨之降低，因?yàn)閷?duì)于每一份檔案都必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真、仔細(xì)的核查，反復(fù)的比對(duì)，以確保檔案的完整性以及檔案的可信度，雖然現(xiàn)代化技術(shù)在逐漸普及到各個(gè)單位之中，但是單位人員還在堅(jiān)持用純手工操作，一方面是對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)不能熟練操作，另一方面覺(jué)得人工操作比較方便，因?yàn)楣ぷ魅藛T的這種心理，從而導(dǎo)致了整理檔案的工作效率降低。

3.3 工作人員的積極性低

對(duì)于日復(fù)一日的重復(fù)工作，從而導(dǎo)致工作人員的積極性極大的降低，對(duì)于一些檔案資料的管理工作人員不能夠認(rèn)真仔細(xì)的對(duì)待，隨著時(shí)間的推移，在一個(gè)崗位上連續(xù)工作十幾年甚至是幾十年，從而會(huì)產(chǎn)生疏忽、大意等一些現(xiàn)象的出現(xiàn)，這些問(wèn)題的出現(xiàn)也在從側(cè)面的反應(yīng)整理檔案的工作人員的積極性相對(duì)來(lái)說(shuō)比較低，責(zé)任感與工作榮譽(yù)感的整體意識(shí)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較薄弱，這個(gè)問(wèn)題也是基層單位檔案管理中相對(duì)來(lái)說(shuō)比較嚴(yán)重的問(wèn)題。從而導(dǎo)致不良的工作作風(fēng)的出現(xiàn)。

4 如何解決檔案現(xiàn)代化存在的問(wèn)題和困難

4.1 統(tǒng)一管理文檔的標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)對(duì)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的問(wèn)題。文件通過(guò)文檔口時(shí)，會(huì)將文件的前面兩個(gè)階段當(dāng)作文件，后面兩個(gè)階段當(dāng)做檔案，導(dǎo)致文檔操作各個(gè)階段相互獨(dú)立，致使文檔分離。在日后的管理過(guò)程中，事業(yè)單位要統(tǒng)一檔案管理文檔的標(biāo)準(zhǔn)，并且制定出相關(guān)準(zhǔn)則，對(duì)于檔案管理部門做到有準(zhǔn)則可遵循，這樣以便于解決檔案制度的不完整性的缺憾與漏洞。

4.2 提高管理人員對(duì)于現(xiàn)代化的技術(shù)操作

由于管理檔案人員本身存在著對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的操作不夠規(guī)范與熟練，各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定時(shí)組織專門的技術(shù)人員對(duì)于職員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)操作的培訓(xùn)與訓(xùn)練，一方面可以提高職員的技術(shù)操作的熟練程度，另一方面也可以提高工作效率，在有效的時(shí)間內(nèi)做一些有效的工作，避免做一些無(wú)用工作也浪費(fèi)時(shí)間。

4.3 各檔案整理部門配置完善的技術(shù)操作設(shè)備

如果要想基層單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)的操作，擁有一套完善的技術(shù)操作設(shè)備是必備的，在無(wú)紙化的操作過(guò)程中，技術(shù)操作設(shè)備起著至關(guān)重要的作用，因?yàn)樗沁M(jìn)行無(wú)紙化操作的敲門磚，同時(shí)也是基層單位實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，如若想盡快使基層單位擺脫紙質(zhì)化操作，加入到現(xiàn)代化的進(jìn)程中，一定要置辦一套優(yōu)質(zhì)的技術(shù)操作設(shè)備，一方面可以起到有效保護(hù)檔案信息的作用，另一方面也可以使職員能夠盡快掌握現(xiàn)代化技術(shù)，從而能夠盡快實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的相關(guān)工作。

4.4 構(gòu)建專業(yè)人才隊(duì)伍

培養(yǎng)相關(guān)方面的人才，因?yàn)閷?duì)于老的檔案管理員來(lái)說(shuō)，讓其接受一套完備的新的現(xiàn)代化技術(shù)是一種挑戰(zhàn)同時(shí)也面臨著各方面的困難，而且對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)說(shuō)是不能出現(xiàn)漏洞以及不能再任何過(guò)程中出現(xiàn)銜接問(wèn)題，所以，培養(yǎng)關(guān)于事業(yè)單位基層檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)人員是無(wú)可厚非的。

5 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于基層事業(yè)單位檔案管理工作，必須全力推行現(xiàn)代化技術(shù)，一方面節(jié)省了工作人員耗費(fèi)的時(shí)間，另一方面也保證了檔案的完整性與可靠性，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)是對(duì)于個(gè)人信息的一種有效保護(hù)手段，在必要時(shí)調(diào)用檔案，也極大地便利了人們對(duì)于合理運(yùn)用信息的調(diào)動(dòng)性，同時(shí)，各事業(yè)單位部門一定要注重現(xiàn)代化技術(shù)人才的培養(yǎng)，以便利現(xiàn)在化技術(shù)的順利推行。

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