論機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

田增光

摘 要：本文從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性展開分析，并以此為依據(jù)，提出建立完善的管理體制，提升管理效率、構(gòu)建健全的信息化管理體系，創(chuàng)設(shè)良好檔案管理環(huán)境、強(qiáng)化檔案管理服務(wù)，提高利用價(jià)值、推進(jìn)檔案管理數(shù)字化改革，建立數(shù)據(jù)庫的有效措施，旨在機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際的檔案管理過程中，立足于實(shí)際情況，合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;重要性;數(shù)字化改革

檔案管理是一項(xiàng)重點(diǎn)工作，具有周期性長且技術(shù)性很強(qiáng)的特點(diǎn)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的重點(diǎn)工作內(nèi)容。在全新的歷史發(fā)展時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)的發(fā)展迎來了更多的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理工作不斷深化。基于此背景下，要想從根本上促進(jìn)改革工作的創(chuàng)新，就要在一定程度上推動(dòng)檔案管理信息建設(shè)工作，但就實(shí)際情況進(jìn)行分析，機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理中具有信息化程度落后的情況，相關(guān)的管理人員沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。因此，單位應(yīng)當(dāng)建立完善的管控制度，保證各項(xiàng)管理工作的順利落實(shí)，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.1 為日常工作提供重要依據(jù)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展過程中，合理的開展日常工作都需要將檔案信息管理作為基礎(chǔ)依據(jù)。也就是說，檔案管理能夠在一定程度上為機(jī)構(gòu)單位的執(zhí)行提供重要依據(jù)，在管理中含括著單位內(nèi)部管控體制、人事管理記錄與發(fā)展。做好檔案信息管理工作，能夠?yàn)閱挝坏闹卮蠼?jīng)營決策提供相應(yīng)的依據(jù)，還能夠深化內(nèi)部改革體制。與此同時(shí)，在檔案信息中，含括著許多單位組織實(shí)踐工作，例如將實(shí)踐工作的信息反饋出來。例如，執(zhí)行效果與執(zhí)行要求，對于各項(xiàng)管理工作的開展具有重要的價(jià)值?；诖耍軌?qū)挝粌?nèi)部體制中存在的缺陷表現(xiàn)出來，并進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化與調(diào)整[1]。

1.2 是促進(jìn)內(nèi)部控制制度改革的重要內(nèi)容

要想從根本上順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展腳步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位就要將重心放在內(nèi)控制度的建設(shè)過程中。而檔案管理工作是促進(jìn)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要內(nèi)容，與單位內(nèi)控制度的改革與發(fā)展有著直接的關(guān)系。首先，檔案中含括的信息比較豐富，能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)單位實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度的改革提供重要依據(jù)。與此同時(shí)，還能夠記載以往改革項(xiàng)目中的成果，管理人員可以從中積累經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合實(shí)際發(fā)展目標(biāo)，制定明確的改革措施。

1.3 為文書資料管理工作創(chuàng)造內(nèi)在條件

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際管理過程中，文書工作是最重要的組成部分，其實(shí)際的工作質(zhì)量會(huì)受到檔案信息管理的影響，相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部的各項(xiàng)工作信息進(jìn)行整合，并逐步形成文書資料，逐步建立完善的檔案系統(tǒng)，對內(nèi)部的數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行整合，還能夠開展系統(tǒng)性的管理工作。相互合作方式能夠保證檔案管理工作的高效性，還能夠有效提高機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作效率，進(jìn)而推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)。

2 強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效措施

2.1 建立完善的管理體制，提升管理效率

要想從根本上做好檔案管理工作，建立完善的內(nèi)部控制制度，機(jī)關(guān)事業(yè)單位就要將管理體制的建設(shè)作為基礎(chǔ)目標(biāo)，結(jié)合檔案管理的基本要求，建立完善的管控體制。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，將管理責(zé)任細(xì)化到每位員工中，逐步開展精細(xì)化管理。利用這種方式能夠從根本上端正檔案管理人員的工作態(tài)度，還能夠使全員都積極的參與到檔案信息管理中[2]。其次，單位應(yīng)當(dāng)逐步規(guī)范化各項(xiàng)經(jīng)營管理工作，加強(qiáng)對工作的監(jiān)督與約束，并將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)際的工作中。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管控模式，定期對內(nèi)部檔案管理情況進(jìn)行分析，立足于實(shí)際情況，創(chuàng)新管理方式，有效提高檔案管理的效率。

2.2 構(gòu)建健全的信息化管理體系，創(chuàng)設(shè)良好檔案管理環(huán)境

基于新時(shí)期背景下，信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，并逐漸應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中。基于此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)更加注重檔案管控工作，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，與檔案管理工作的基本要求進(jìn)行結(jié)合，在單位內(nèi)部建立完善的信息化管理體系。其次，加強(qiáng)信息化管理軟件的研發(fā)工作，不僅能夠創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理環(huán)境，還能夠有效提高檔案管理的效率。與此同時(shí)，在構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)的過程中，相關(guān)的管理人員要合理的借鑒企業(yè)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合內(nèi)部檔案管理的實(shí)際要求，制定完善的信息化管理體系。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的管理過程中，要結(jié)合市場環(huán)境的變化因素，定期更新與完善信息化管理體系，進(jìn)而保證檔案管理工作的高效性與安全性[3]。

2.3 強(qiáng)化檔案管理服務(wù)，提高利用價(jià)值

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理的過程中，要將提高服務(wù)效率作為核心內(nèi)容，相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)逐漸加大重視程度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在一定程度上轉(zhuǎn)變服務(wù)功能，并不斷更新檔案信息，還能夠保證檔案管理工作的全面性。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的安全性，對檔案信息進(jìn)行全面的進(jìn)度跟蹤，避免因檔案管理工作出現(xiàn)問題，而出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)更加注重檔案資源的開發(fā)，結(jié)合內(nèi)部的服務(wù)工作，保證檔案信息數(shù)據(jù)資料能夠得到合理的利用。在實(shí)際的管理過程中，加強(qiáng)各個(gè)部門工作人員之間的交流與溝通，在加快信息數(shù)據(jù)傳遞速度的基礎(chǔ)上，將檔案信息的服務(wù)價(jià)值發(fā)揮到最大化。

2.4 推進(jìn)檔案管理數(shù)字化改革，建立數(shù)據(jù)庫

在公路事業(yè)單位的實(shí)際管理過程中，應(yīng)當(dāng)建立數(shù)字化的管控平臺(tái)，其中常見的數(shù)字化技術(shù)含括了掃描技術(shù)、指紋認(rèn)證技術(shù)數(shù)字加密技術(shù)等。在進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息形式。首先，在內(nèi)部建立自動(dòng)化檔案管理模式，不斷更新單位的檔案管理信息化工作。其中比較常見的數(shù)字化技術(shù)包括了電子標(biāo)簽、自動(dòng)檢索等方面的內(nèi)容。而開展檔案管理自動(dòng)化，主要含括了輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行自動(dòng)搜索、自動(dòng)篩選詞條的以及自動(dòng)收集等方面的內(nèi)容。只有從根本上構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理模式。才能夠利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行單位的檔案管理工作，進(jìn)而在一定程度上減少工作人員的工作壓力。建立數(shù)字化的檔案管理模式與傳統(tǒng)的管理模式存在較大差異，主要就是體系化的管理流程，其中含括了部門銜接一體化、文檔管理一體化等[4]。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在建立檔案數(shù)據(jù)管理庫的過程中，相關(guān)的管理人員要根據(jù)循序漸進(jìn)的工作模式，從低級到高級進(jìn)行設(shè)置，并對檔案目錄及綜合數(shù)據(jù)庫進(jìn)行集合形成?；诖?，建立完善的檔案管理模式。將數(shù)據(jù)集成技術(shù)作為基礎(chǔ)內(nèi)容，不僅僅將檔案管理模式作為基礎(chǔ)內(nèi)容，而是提高檔案信息的互動(dòng)性，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，基于新時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步建立完善的內(nèi)部管控制度，加強(qiáng)檔案管理工作，相關(guān)的工作人員要給予相應(yīng)的重視，立足于實(shí)際情況，創(chuàng)新管控模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化、專業(yè)化檔案管理工作。另外，做好檔案管理工作，能夠逐步深化機(jī)關(guān)單位的改革，還能夠有效優(yōu)化內(nèi)部的管理環(huán)境，規(guī)范化各個(gè)環(huán)節(jié)的管控工作，進(jìn)而有效提高檔案的管理價(jià)值。通過這種方式為機(jī)關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，在激烈的市場競爭中占據(jù)有力地位。

參考文獻(xiàn)

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[3]李峰.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（24）：139.

[4]高鈺瑩.機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：82.