基層社保檔案管理工作現(xiàn)狀與規(guī)范化管理對策

王標(biāo)?韓晴晴

摘 要：在基層社保檔案中如實(shí)記錄了社會保險(xiǎn)登記、繳納和統(tǒng)計(jì)等信息，可以將參保單位與員工的獲保權(quán)益反映出來，是保障其權(quán)益的重要依據(jù)。通過加強(qiáng)基層社保檔案管理工作，能夠?yàn)槲覈绫I(yè)務(wù)的良性發(fā)展奠定有利基礎(chǔ)，并在保障投保人員權(quán)益上發(fā)揮著重要作用。但是從基層社保檔案管理工作現(xiàn)狀來看，也存在很多問題，需要采取規(guī)范化管理措施，確保社保檔案的價(jià)值真正得到體現(xiàn)。本文通過分析基層社保檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了檔案規(guī)范化管理對策。

關(guān)鍵詞：社保檔案;管理;規(guī)范化

隨著我國逐步加快了和諧社會建設(shè)，社會保障在維護(hù)社會穩(wěn)定、促進(jìn)社會和諧發(fā)展上發(fā)揮著重要作用。在社會保障體系建設(shè)過程中，基層社保檔案是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對實(shí)現(xiàn)我國社會保障體系的整體化、共享化、信息化發(fā)展具有推動(dòng)作用。對此我們要重視這項(xiàng)工作，采取規(guī)范化管理措施，保證基層社保檔案管理工作效率與質(zhì)量實(shí)現(xiàn)提升。

1 基層社保檔案管理的重要性

社會保險(xiǎn)一般由國家與社會團(tuán)體、企業(yè)等為員工繳納，社保檔案中主要包括繳納記錄、保險(xiǎn)險(xiǎn)種、時(shí)間與費(fèi)用等內(nèi)容。社保檔案可以反映保險(xiǎn)關(guān)系，體現(xiàn)個(gè)人職業(yè)生涯，與個(gè)人職業(yè)變更與待遇變動(dòng)等密切相關(guān)。社保檔案在促進(jìn)社會發(fā)展上發(fā)揮著重要作用，并非局限于社會保險(xiǎn)制度中，在其他研究領(lǐng)域也能應(yīng)用[1]。對社保檔案采取規(guī)范化管理方法，有利于維護(hù)其真實(shí)性、完整性和安全性，促進(jìn)新型社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作正常進(jìn)行，讓參保個(gè)人與社會等享受優(yōu)質(zhì)服務(wù)。當(dāng)前社保檔案主要由文字、圖表、聲像等形式的資料構(gòu)成，可以將參保人員履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社會保險(xiǎn)待遇等情況體現(xiàn)出來，也在國家檔案資源中占有關(guān)鍵地位，加強(qiáng)社保檔案管理工作意義重大。

2 基層社保檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）檔案管理思想認(rèn)識不到位。在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，基層社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)受到了越來越多人的重視，參保人數(shù)也逐年增加，在此背景下大幅度增加了基層社會保險(xiǎn)檔案管理工作量，對檔案管理人員提出了更加嚴(yán)格的要求。然而從很多社會保險(xiǎn)單位實(shí)際情況來看，檔案管理人員普遍對這項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識不到位，自身素質(zhì)與能力不能滿足崗位要求。同時(shí)也存在檔案管理制度不完善，檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較少，部門領(lǐng)導(dǎo)思想重視不足等問題，為基層社保檔案管理工作的順利開展帶來了阻礙。

2）社保檔案管理水平不高。當(dāng)前我國也有很多社會保險(xiǎn)單位購置了現(xiàn)代化電子檔案管理系統(tǒng)，然而在社會保險(xiǎn)檔案電子軟件開發(fā)流程上不夠成熟，這樣長時(shí)間社會保險(xiǎn)檔案仍然以紙質(zhì)檔案位置，電子檔案數(shù)量非常稀少。從而不能將電子檔案管理系統(tǒng)的作用真正體現(xiàn)出來，也導(dǎo)致基層社會保險(xiǎn)檔案管理成本大幅度提升，無法有效保障檔案管理工作質(zhì)量與效率[2]。對部分社會保險(xiǎn)檔案管理人員來說，由于思想觀念轉(zhuǎn)變不及時(shí)，很少主動(dòng)嘗試新的檔案管理方法，這也不能保證基層社會保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化水平的提升。

3）檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不明確。從我國現(xiàn)行法律法規(guī)來看，對基層社會保險(xiǎn)檔案有一定規(guī)范性作用，然而卻未在社會保險(xiǎn)管理具體工程流程上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化統(tǒng)一，主要反映在社會保險(xiǎn)檔案收集與整理等環(huán)節(jié)。從基層社會保險(xiǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀來看，因?yàn)樯鲜鰡栴}的存在，將導(dǎo)致出現(xiàn)檔案分類不明、保存期限不當(dāng)、檔案處置不到位、檔案管理體制不規(guī)范等問題。長期下來基層社會保險(xiǎn)檔案管理工作流程將變得混亂，管理體制運(yùn)行效率始終處于低下狀態(tài)。

3 基層社保檔案規(guī)范化管理措施

1）加強(qiáng)宣傳社保障工作。為了提升基層社會保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化水平，應(yīng)該對社會保險(xiǎn)檔案管理的重要性有正確的認(rèn)識。第一，各級黨委與政府領(lǐng)導(dǎo)要對社保檔案管理有準(zhǔn)確理解，從而為基層社保檔案管理工作提供更多支持與幫助，將社保檔案管理納入政府日常工作中。第二，要做好宣傳工作，促使社會保險(xiǎn)單位對檔案管理的價(jià)值有充分的認(rèn)識，從而不斷增強(qiáng)自身的檔案管理意識，督促檔案管理人員履職盡職，保證基層社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范管理工作正常進(jìn)行[3]。第三，要在基層社保檔案管理中增加資金投入。在我國社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，基層社保檔案管理難度、強(qiáng)度和復(fù)雜性均有了大幅度提升，需要注重人力、物力和財(cái)力的投入，促使基層社保檔案管理質(zhì)量實(shí)現(xiàn)提升。

2）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案工作流程。社會保險(xiǎn)單位要將統(tǒng)一的社會保險(xiǎn)檔案管理辦法明確下來，并在年終目標(biāo)管理考核中納入檔案工作。要對基層社保檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，保證有章可循，有法可依，對各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說，也要把社保檔案作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作狠抓落實(shí)，不斷對社會保險(xiǎn)檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、鑒定及銷毀等制度進(jìn)行完善。當(dāng)前基層社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量不斷增加，檔案類型也日益增多，并與人民群眾的利益密切相關(guān)，需要在檔案管理工作上做到規(guī)范化，不能出現(xiàn)安全問題?；鶎由鐣ｋU(xiǎn)單位要結(jié)合各險(xiǎn)種業(yè)務(wù)情況，對檔案整理細(xì)則等進(jìn)行明確，主要涵蓋檔案分類、立卷標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，將檔案格式統(tǒng)一下來。當(dāng)然也要應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，在基層社保檔案管理中發(fā)揮出信息化、現(xiàn)代化手段的作用，在檔案案卷目錄、卷內(nèi)目標(biāo)等方面完成電子化，為今后查詢和檢索創(chuàng)造有利條件，保證檔案利用效率得到提升。

3）數(shù)字化建設(shè)社保檔案管理。在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，人們思想意識水平也逐步提升，在新事物、新方法接受能力上也不斷增強(qiáng)。在網(wǎng)絡(luò)科技快速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息技術(shù)在各行各業(yè)都發(fā)揮著重要作用，為生產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營等創(chuàng)造了良好條件，不僅生產(chǎn)效率實(shí)現(xiàn)提升，管理也更為便捷。在此背景下基層社保檔案管理工作也要加快信息化建設(shè)步伐，這樣能夠讓管理工作變得簡化，讓雜亂的紙質(zhì)信息檔案轉(zhuǎn)換為電子資源，為檢索與訪問創(chuàng)造良好條件。通過打造這樣的宏觀三維平臺，有利于所有網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)共享，保證效率得到提升[4]。對此基層社保管理人員要關(guān)注信息化建設(shè)，積極引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓大量文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ瑢?shí)現(xiàn)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)處理。在電子信息管理模式下，將為社保業(yè)務(wù)的開展提供更加高效與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4）加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。為了提升基層社保檔案規(guī)范化管理水平，要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓他們熟悉與了解最新的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)新的管理知識與經(jīng)營技術(shù)，不斷提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)。社保單位要制定科學(xué)的人才引進(jìn)方案，提高人才準(zhǔn)入門檻，安排掌握扎實(shí)專業(yè)知識、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，打造高素質(zhì)、復(fù)合型管理隊(duì)伍。管理者也要關(guān)注自身修養(yǎng)，形成較強(qiáng)責(zé)任意識，提高對檔案管理的認(rèn)知度，要在日常檔案管理工作中形成終身學(xué)習(xí)理念，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，為做好基層社保檔案規(guī)范化管理工作打牢基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

總之，社保檔案在社會保障事業(yè)中占有重要地位，其發(fā)揮的作用需要我們引起足夠的重視。近年來我國社保體系越來越完善，社保檔案的價(jià)值也逐步得到了提升，需要加強(qiáng)社保檔案管理工作，采取規(guī)范管理措施，保證其社會價(jià)值得到提升。我們要在思想上認(rèn)識到社保檔案的重要性，將已有宣傳工具利用起來，讓更多人了解到社保檔案的作用，增強(qiáng)自身的社保意識。同時(shí)檔案管理人員要轉(zhuǎn)變實(shí)思想認(rèn)識，主動(dòng)運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)管理社保檔案，這樣也能保證基層社保檔案管理規(guī)范化水平實(shí)現(xiàn)提升。

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