淺談物業(yè)檔案管理的重要性

劉長寶

摘 要：隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)也迅猛發(fā)展，物業(yè)管理作為房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)的延續(xù)和完善，其以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨，也正逐漸發(fā)展壯大。但是，目前在物業(yè)管理中出現(xiàn)了許多矛盾問題，這使得物業(yè)檔案管理的重要性越來越突顯。對此，本文就物業(yè)檔案管理的重要性進行分析，并針對物業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，提出一些管理建議，希望能夠進一步提升物業(yè)企業(yè)物業(yè)管理的水平。

關(guān)鍵詞：物業(yè);檔案管理;重要性

在物業(yè)企業(yè)日常管理工作中，物業(yè)檔案管理是一項重要的工作，其貫穿于整個物業(yè)管理過程，且對物業(yè)企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。高效的物業(yè)檔案管理，不僅能夠有效提升物業(yè)企業(yè)的市場競爭力，而且能夠有效提高物業(yè)企業(yè)的經(jīng)濟效益水平。因此，物業(yè)企業(yè)要充分認(rèn)識物業(yè)檔案管理的重要性，加強物業(yè)檔案管理，并在實際的工作中加大檔案管理精神上與物質(zhì)上的投入和支持，確保物業(yè)檔案管理水平的提升，從而更進一步提升物業(yè)管理的整體水平。

1 物業(yè)檔案管理的重要性分析

假如物業(yè)企業(yè)是一家生產(chǎn)企業(yè)，那么物業(yè)管理服務(wù)就好比生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品，而物業(yè)檔案管理則是生產(chǎn)產(chǎn)品的說明書。物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)進行管理服務(wù)活動的真實記錄，并且通過物業(yè)檔案可以反映出物業(yè)企業(yè)管理服務(wù)的工作水平?？梢姡飿I(yè)檔案管理對物業(yè)企業(yè)管理服務(wù)工作的重要性。但是從目前物業(yè)企業(yè)的檔案管理情況來看，大多數(shù)企業(yè)在進行物業(yè)檔案管理時，較注重物業(yè)建設(shè)及具體建設(shè)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料管理，包括與業(yè)主簽訂的合同、房屋與物業(yè)配套設(shè)備設(shè)施資料、設(shè)備與場地養(yǎng)護管理的資料、小區(qū)環(huán)境建設(shè)資料等等。但是忽視了在物業(yè)管理中具體實施和開展的工作情況的記錄，以致于許多原始數(shù)據(jù)缺失，尤其是在經(jīng)過長時間管理及人員調(diào)動之后，要想查詢到管理記錄更是難上加難，這給物業(yè)企業(yè)造成了許多不必要的損失，而且還會給物業(yè)管理帶來安全隱患?？偟膩碚f，物業(yè)檔案管理非常重要，物業(yè)管理企業(yè)如果在管理過程中不能夠提供相應(yīng)的管理檔案信息，那么很有可能會給物業(yè)管理工作留下安全隱患，甚至造成巨大的經(jīng)濟損失。而概況出物業(yè)檔案管理的重要性，基本包括以下三個方面：一是完善的物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)管理服務(wù)全過程的全面真實的記錄和反映;二是物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)與業(yè)主之間良性互動的記錄和佐證資料;三是完善規(guī)范的物業(yè)檔案資料，是物業(yè)企業(yè)及業(yè)主合法權(quán)益和積極利益的重要保證。

2 物業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏規(guī)范的管理制度

缺乏規(guī)范的檔案管理制度是目前許多企業(yè)普遍存在的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案資料收集不及時，往往在管理過程中存在口頭指令的行為，較少的進行情況的記錄，以致于原始數(shù)據(jù)有遺漏、缺失等情況;第二，檔案管理人員在實際的檔案管理過程中，不能夠嚴(yán)格按照檔案規(guī)范的要求進行檔案文件的排序和組卷，所整理出的文件也與卷內(nèi)目錄不相符，并且卷內(nèi)資料存在遺漏現(xiàn)象，這不僅不符合檔案規(guī)范的要求，也不利于后續(xù)檔案資料的查詢與使用;第三，檔案借閱隨意性較強，存在內(nèi)松外緊的現(xiàn)象，檔案管理人員在管理過程中，不能夠嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，督促借出的檔案按期歸還，也沒有在檔案目錄中記載，導(dǎo)致后續(xù)無法有效追蹤相關(guān)的責(zé)任人。

2.2 管理制度執(zhí)行力度不足

雖然部分物業(yè)企業(yè)制定的了檔案管理制度，但是制度執(zhí)行過程中并沒有落實到位，使管理制度流于形式，難以有效實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與制度化。具體表現(xiàn)為：第一，物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層并不重視物業(yè)檔案管理，缺乏物業(yè)檔案管理重要性的認(rèn)識，因此在日常的物業(yè)管理中，往往只注重物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量，忽視了物業(yè)檔案的管理，對物業(yè)檔案管理的投入也較少，沒有專門的檔案資料庫，配套的檔案設(shè)施設(shè)備也不齊全，也無法有效運用檔案信息資源;第二，物業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，由于物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不重視物業(yè)檔案管理，所以在設(shè)置物業(yè)檔案管理崗位上也存在隨意性，存在一人多職的現(xiàn)象，即使配備的專門的檔案管理人員，但是其并沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，相關(guān)的檔案管理流程與步驟不清楚，并且對檔案工作的重要性和責(zé)任心認(rèn)識不足，所以導(dǎo)致物業(yè)檔案管理水平嚴(yán)重滯后，物業(yè)檔案管理人員創(chuàng)新能力不足，在管理工作中也只停留于以往的經(jīng)

驗上。

2.3 檔案數(shù)據(jù)缺失

物業(yè)檔案資料的收集工作，需要通過有效的收集方法，并且物業(yè)檔案需要經(jīng)過長時間的整理與歸檔而來。但是，目前許多物業(yè)企業(yè)在檔案資料收集方面存在許多不足的地方，由于其主要為自行管理，所以在檔案借閱和調(diào)動過程中容易出現(xiàn)檔案遺漏、丟失等現(xiàn)象，還會影響后續(xù)檔案資料的利用，這給物業(yè)管理工作帶來了巨大的安全隱患，直接影響物業(yè)管理的經(jīng)濟效益。

3 物業(yè)檔案管理的建議

物業(yè)檔案管理水平直接影響物業(yè)企業(yè)物業(yè)管理工作的水平，同時物業(yè)檔案管理也是物業(yè)管理重要的考評指標(biāo)。因此，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視物業(yè)檔案管理，將物業(yè)檔案管理工作列為部門工作的目標(biāo)及內(nèi)容，完善物業(yè)檔案管理制度，從而有效促進物業(yè)檔案管理工作的開展。

3.1 遵循物業(yè)檔案管理的原則

物業(yè)企業(yè)要想進一步提升物業(yè)檔案管理水平，需要在具體的管理工作中遵循以下幾個方面的管理原則：第一，安全原則。在物業(yè)檔案管理過程中，要切實保護物業(yè)檔案的安全，加強物業(yè)檔案場所的安全方案，配備相應(yīng)的防火防盜設(shè)施和專人復(fù)雜，并建立起相應(yīng)的安全管理制度，保證物業(yè)檔案的安全;第二，規(guī)范原則。物業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是在符合相關(guān)的法律法規(guī)以及部門行業(yè)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上進行，確保物業(yè)檔案管理的規(guī)范性。因此，在物業(yè)檔案管理過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用科學(xué)的管理方式，保證檔案的完整性及有效利用;第三，評價指標(biāo)原則。物業(yè)檔案管理的質(zhì)量直接影響物業(yè)管理工作的成效，因此物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)將物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理的重要考評指標(biāo)，落實部門工作的目標(biāo)以及明確考核內(nèi)容，并建立起相應(yīng)的管理制度和考評制度，有效推進物業(yè)檔案管理工作的開展。

3.2 建立健全物業(yè)檔案管理制度

物業(yè)企業(yè)在物業(yè)檔案管理工作中，除了要遵循一定的管理原則之外，還需要落實相應(yīng)檔案管理制度的建立，結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，建立起相關(guān)的檔案管理制度，包括檔案的歸檔、保管、利用等各項制度，落實檔案管理人員的工作責(zé)任，并建立起動態(tài)管理的集中，加強管理全過程的實時監(jiān)管，保證各個作業(yè)流程、工作記錄都能夠按照制度規(guī)定進行，為物業(yè)檔案管理工作提供制度保障，從而有效促進物業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化與制度化。

3.3 嚴(yán)格執(zhí)行物業(yè)檔案管理制度

在建立健全物業(yè)檔案管理制度之后，物業(yè)企業(yè)還需要嚴(yán)格執(zhí)行物業(yè)檔案管理制度，切實發(fā)揮制度的作用，提升物業(yè)檔案管理的水平。具體而言，需要從以下幾個方面進行：第一，物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要重視物業(yè)檔案管理工作，充分認(rèn)識物業(yè)檔案管理的重要性，并組織人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律知識與實施辦法，落實檔案管理的宣傳工作及責(zé)任，強化全體人員的檔案管理意識，促進檔案管理工作的順利進行;第二，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強化檔案管理人員的管理意識，將檔案管理作為首要任務(wù)，實施動態(tài)管理的機制，要求檔案管理人員都要掌握檔案的收集、分類、整理、保管及借閱等工作的流程與方法，并積極進行工作經(jīng)驗交流與學(xué)習(xí)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì);第三，確保檔案管理嚴(yán)格按照規(guī)章制度進行，建立檔案資料檢查制度，保證檔案資料的完整，并加強檔案管理考核工作，及時解決檔案管理過程中的問題，促使檔案管理水平的提升。

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