街道辦事處檔案管理存在的問題及對策研究

宋尚方

摘 要：在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，信息化逐漸成為推動社會經(jīng)濟良好運行的主要因素。而街道辦事處的檔案管理工作屬于街道辦事處工作中不可缺少的一方面，伴隨著以人為本理念的深入落實以及嚴峻形勢，大力提升街道辦事檔案管理工作效率是很有必要的。街道辦事處屬于一項基層民眾組織，其處于社會經(jīng)濟運行期間有著極高的作用。在本篇文章中，主要從街道辦事處檔案管理存在的相關(guān)問題入手，進行了重點分析，結(jié)合實際情況提出了完善的措施。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;存在的問題;完善對策

在社區(qū)服務(wù)期間，街道辦事處是非常重要的組成部分，其對于社區(qū)服務(wù)工作穩(wěn)定開展有著極高的作用，在整項工作中占據(jù)著極高的地位。不過從實際情況來看，街道辦事處檔案管理工作在開展期間還有著諸多的問題，這些問題完全阻礙了街道辦事處服務(wù)效率的提升。所以本文全面分析了街道辦事處檔案管理中存在的問題以及不足之處結(jié)合這些問題提出了完善的建議，希望以此能夠促進街道辦事處檔案管理工作的穩(wěn)定開展。

1 街道辦事處檔案管理具備的職能

在新時期背景下，經(jīng)濟體系和政治體系得到了全面的改革，以往單一的單位體系逐漸被瓦解。而伴隨著城市運行進程的加快，社區(qū)發(fā)展成為人們賴以生存的生活中心，并且也成為推動城市穩(wěn)定運行和保障人民正常生活的重要組成結(jié)構(gòu)。對于街道辦事處來講，其屬于非常重要的一項政府派出機關(guān)，本身承擔(dān)的職責(zé)是非常重要的，除了可以加深市轄區(qū)人民政府和社區(qū)之間的溝通以及交流之外，還有利于城市化建設(shè)工作的進一步實施。除此之外，街道辦事處檔案管理產(chǎn)生的重要性也越來越明顯，其除了可以將街道以及社區(qū)的實際情況有效體現(xiàn)出來，同時為街道辦事處和黨工委相關(guān)部門的實施提供一定的決策

依據(jù)。

2 對于街道辦事處檔案管理存在問題和相關(guān)現(xiàn)狀的分析

在街道辦事處檔案管理工作開展期間，還存在著諸多的問題，通過相關(guān)分析來看這些問題主要表現(xiàn)在以下幾點：

1）檔案管理的規(guī)范性有待增強?，F(xiàn)階段，在街道辦事處檔案管理工作開展期間，存在著一系列的問題，最為明顯的一方面表現(xiàn)為檔案管理人員管理意識不強，工作松懈，街道辦事處管理層沒有結(jié)合實際情況來制定相應(yīng)的管理體系，同時也沒有加大對人員的監(jiān)督管理力度，大多數(shù)檔案管理體系過于形式化，產(chǎn)生的作用不明顯。比如當對檔案進行整理和收集以及儲存期間規(guī)范性缺失。再者，在對檔案進行管理的過程中，沒有對相關(guān)人員的工作進行明確分工，有關(guān)目標設(shè)置不清晰，檔案管理不具備嚴格性，并沒有遵循規(guī)范性的管理流程實施管理工作，存在著大多數(shù)檔案在外借后，無從查找檔案實際流向的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案確實不具備完善性。我國街道辦事處雖然已經(jīng)成立了有關(guān)的檔案管理部門，但是在具體執(zhí)行期間，由于執(zhí)行力度不足，所以檔案管理工作的具體效果并沒有發(fā)揮出來，檔案管理效率隨之降低，質(zhì)量得不到保障，工作難以有效開展。

2）沒有加大對檔案信息化建設(shè)工作的關(guān)注度。因為檔案管理是對工作起著一定的輔助作用，因此大多數(shù)街道對于檔案管理的關(guān)注度并不是特別高，存在著重視收集整合和忽略使用的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)為街道過于關(guān)注信息整體統(tǒng)計環(huán)節(jié)，但是在信息統(tǒng)計完成之后就覺得工作已經(jīng)結(jié)束。除此之外，對于檔案開發(fā)和使用發(fā)展緩慢。

3）沒有全面的對檔案進行收集和整理。街道辦事處與人民日常生活有著密切的聯(lián)系性。其包含的工作內(nèi)容比較多，相對而言有著一定的復(fù)雜性。當前存在著部門管理不重視的現(xiàn)象，有的人員為了應(yīng)付上級檢查而隨意修改和捏造居民的生活數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案收集管理工作趨于形式化，難以將本身的效果體現(xiàn)出來。部分街道辦事處人員的積極性較弱，整理出來的數(shù)據(jù)不具備準確性。

4）檔案管理人員的專業(yè)性有待增強。對于街道辦事處辦案管理工作來講，其有著一定的綜合性特征，對于管理人員提出的要求是非常高的，可是從街道辦事處辦案管理人員實際工作情況來看，自身的專業(yè)性較低，技術(shù)水平不高，難以熟練的操作，檔案管理流程，沒有掌握充足的檔案管理知識點。另外有的檔案管理人員屬于兼職，所以存在的較大的流動性，從一定程度上加劇了檔案管理工作開展的難度和復(fù)雜性。

3 強化街道辦事處檔案管理工作的相關(guān)對策

1）制定健全的檔案工作體系，加大對檔案管理工作的關(guān)注度。在街道辦事處檔案管理工作開展期間，相關(guān)人員需要以實際工作情況為主合理安排，統(tǒng)一規(guī)劃，并且認真分析和探究街道辦事處檔案管理工作中存在的諸多問題，制定健全的管理體系，從根本上提高檔案管理工作水平和效率。其次，落實檔案管理崗位責(zé)任體系，增強檔案管理人員自身的崗位責(zé)任意識，使其明確了解到自身的職責(zé)，從而樹立正確的事業(yè)心。再者，還必須加大對街道辦事處檔案管理工作的關(guān)注度，這是因為該項工作質(zhì)量對于街道辦事處后期發(fā)展和運行有著直接性的影響，所以就要求街道辦事處必須加大對檔案管理工作的重視程度，強化管理工作，構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境和氛圍。最后多加宣傳檔案管理工作，嚴格管理員工，以此推動檔案管理工作得到穩(wěn)定運行。

2）全面管理檔案管理工作費用，準確收集檔案材料，確保完善性。要想促使檔案管理工作高效的開展，就是要為檔案設(shè)計環(huán)境和工作儲存環(huán)境制定相應(yīng)的標準要求。首先對于紙質(zhì)的檔案管理來講。要將大通風(fēng)通氣和防火等問題放在首位，定期維護和保養(yǎng)檔案，增強紙質(zhì)檔案的規(guī)范性。而面對于電子類型的檔案來講，則是構(gòu)建完善的硬件設(shè)備和規(guī)范性的數(shù)據(jù)庫，做好硬件設(shè)備的改善工作，以免數(shù)據(jù)丟失。從中看出，加大對當然管理的重視程度是很有必要的，對檔案儲存環(huán)境進行有效的改善，全面管理檔案管理費用，有利于提升檔案管理工作質(zhì)量。

3）培養(yǎng)專業(yè)性的檔案管理團隊，增強檔案管理工作的規(guī)范性。當前階段，提升街道辦事處辦案管理效率，促使該項工作穩(wěn)定開展的關(guān)鍵是構(gòu)建專業(yè)性的人才團隊。首先從社會方面入手，招聘專業(yè)性的檔案管理人員，以人員的業(yè)務(wù)能力、素養(yǎng)和職責(zé)等方面為主進行判斷，培養(yǎng)專業(yè)性的檔案管理團隊。其次，做好人員方面的培訓(xùn)工作，可以適當?shù)拈_展職業(yè)講座或者是經(jīng)驗交流等多方面活動，采取集中學(xué)習(xí)的方式來增強人員的業(yè)務(wù)能力，以此達到崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)共同發(fā)展的目的，從而高效率的建設(shè)出檔案管理人才團隊。需要明確認識到的一方面是，要想將檔案管理人員團隊的凝聚性體現(xiàn)出來，還可以制定完善的激勵體系，借助獎懲措施的方式來激發(fā)工作人員的檔案管理工作積極性，增強人員的職責(zé)意識，從而促使街道辦事處檔案工作高質(zhì)量實施。

4）落實檔案信息化管理建設(shè)工作。自從進入到信息化時代以后，以往單一的檔案管理模式顯然已經(jīng)不符合檔案管理提出的高要求，基于此，就要求街道辦事處加大對檔案管理工作的正確了解，從檔案管理具體開展現(xiàn)狀入手實施檔案信息化管理建設(shè)工作，加快各項工作的穩(wěn)定運行，對檔案信息化建設(shè)方面的基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，以此為后期檔案管理工作開展提供良好的依據(jù)，然后結(jié)合檔案類型和性質(zhì)等進行規(guī)劃和管理，優(yōu)化檔案管理流程，全方面控制檔案收集和儲存等多項環(huán)節(jié)，從而提升管理質(zhì)量。

4 結(jié)語

從以上論述來看，街道檔案管理工作還存在著諸多的問題，這些問題完全阻礙了該項工作的穩(wěn)定開展。基于此，就要求制定出相關(guān)的措施來解決這些問題，制定健全完善的檔案管理體系，加大資金投入力度，從根本上確保街道辦事處檔案的安全性。

參考文獻

[1]蘇麗華.分析街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J].智庫時代，2019（35）：156+159.

[2]鄧蕾.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：96.

[3]馬秀娟.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：102.