如何提升民辦高校行政管理工作效能

陳均婷

摘? ? 要： 民辦高校發(fā)揮基本職能離不開行政管理部門提供的支撐與保障，因此提升行政管理工作效能具有重要的意義。但目前行政管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、建設(shè)機制不完善等問題制約著行政管理工作效能的提升，為此民辦高校應從健全培訓體系、完善激勵與考核機制、科學合理設(shè)置行政組織機構(gòu)等方面著手解決問題。

關(guān)鍵詞： 民辦高校? ? 行政管理? ? 工作效能

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展與教育改革的不斷深化，新時期對高等院校提出了更高的要求。行政管理部門作為高等院校的重要組成部分，承擔著人事管理、學生管理、教學管理、財務(wù)管理等一系列綜合服務(wù)工作，為高等院校全面發(fā)展提供強有力的支撐與保障。提升行政管理工作效能有利于高等院校發(fā)揮人才培養(yǎng)、發(fā)展科學、服務(wù)社會、文化與創(chuàng)新等基本職能和正常運轉(zhuǎn)[1]。就目前看，民辦高校因辦學歷史短、辦學資金來源單一、身份定位不清晰等原因，相比起公辦高校，一直處于弱勢地位。因此，研究如何提升民辦高校的行政管理工作效能，對于增強其核心競爭力，具有現(xiàn)實意義。民辦高校的行政管理工作主要體現(xiàn)在中層干部的統(tǒng)籌、決策和基層行政管理人員的執(zhí)行、服務(wù)層面上，本文將從后一角度出發(fā)，從多方面入手分析民辦高校行政管理工作效能的制約因素，并提出有效的提升策略。

一、民辦高校行政管理工作效能的制約因素

（一）個人層面。

1.行政管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

一方面，因為一些民辦高校在招聘行政管理崗位時門檻較低，所以行政管理人員的學歷水平與專任教師相比存在較大的差距，而且專業(yè)學科背景各異，具有非管理、教育類背景的人員占相當大的比重，通常不具備專業(yè)的管理知識與能力[2]。另一方面，對于部分行政管理人員而言，他們?nèi)菀妆桓咝Ｏ鄬Π惨莺头€(wěn)定的環(huán)境迷惑，受惰性思想支配，欠缺競爭意識與學習精神，處于故步自封的狀態(tài)，導致管理方法和理念跟不上時代的步伐，辦業(yè)務(wù)全靠經(jīng)驗和“吃老本”。

2.行政管理人員建設(shè)機制不完善

（1）培訓體系不健全。一些民辦高?！爸亟虒W科研，輕管理”，各種進修、培訓學習、職業(yè)發(fā)展方面的政策支持明顯傾斜于教學科研人員，而行政管理人員往往處于被邊緣化的地帶。首先，因高校行政管理工作較為繁雜，具有重復性、單一性、機械性等特點，所以培訓內(nèi)容多數(shù)集中在淺層次的技能培訓，忽略深層次的專業(yè)知識培訓[3]。其次，受職務(wù)、職稱、資歷等因素限制，培訓學習的受眾面有限，效果不盡如人意。大到參加境外進修，小到組織校內(nèi)專題培訓，往往要求參加人須具備中級以上職稱、科級以上干部、入職本校滿幾年等條件，使有意增長見識的行政管理人員望而卻步。再次，與教師崗位的彈性工作制不同，行政管理崗位實行的是坐班制，工作時間與培訓時間的沖突需要多方協(xié)調(diào)。因缺乏培訓的機會和學習的平臺，導致部分行政管理人員難以與前沿接軌，掌握先進的管理知識與方法，專業(yè)水平明顯不足。

（2）激勵機制不足。激勵分為物質(zhì)激勵與精神激勵，物質(zhì)層面的激勵最直接地體現(xiàn)為個人的薪酬待遇。合理的薪酬待遇是對行政管理人員的認可與肯定，可以提高他們的滿意度與幸福感，激發(fā)他們的工作熱情，促使他們?nèi)硇牡赝度胧聵I(yè)發(fā)展，有效提升行政管理工作效能。但現(xiàn)實是，民辦高校普遍存在行政管理人員的薪酬設(shè)計不合理、待遇偏低、社會福利得不到保障等問題，無疑給行政管理人員帶來消極影響，進而挫傷工作積極性。

（3）考核體系不完善?？己擞兄鴱姶蟮闹谱饔?，可以幫助行政管理人員對過往的工作進行總結(jié)與反思，充分認識工作上取得的成效與存在的短板，做到揚長避短，達到自我提升的目的。但目前，部分民辦高?？己梭w系存在不同程度的缺陷，挫傷行政管理人員的積極性，制約行政管理工作效能的提升。具體表現(xiàn)在以下幾方面：一是不同的行政管理崗位，工作量與工作難易程度存在一定的差異，卻用“同一把尺子”衡量他們的工作表現(xiàn)。二是考核標準欠缺可操作性，難以量化，流于形式。三是考核方式單一，以部門領(lǐng)導考核為主，經(jīng)常出現(xiàn)一錘子拍板的現(xiàn)象。四是考核結(jié)果未得到有效運用，發(fā)揮不出激勵與約束的雙重作用。五是評優(yōu)名額實行等額分配，難免有的部門“從矮個子中挑高個子”，有的部門“好中選優(yōu)”，有的部門通過“輪流坐莊”的方式選出最優(yōu)者，這些都難以真正衡量行政管理人員的工作價值。

（二）學校層面。

1.行政組織機構(gòu)設(shè)置不合理

由于民辦高校行政組織機構(gòu)龐雜，架構(gòu)混亂，多頭管理，部門間職責重疊，導致在實際工作中，人人都以本部門利益為最大化，缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)意識，出現(xiàn)互相扯皮、推諉責任的現(xiàn)象。

2.行政管理制度建設(shè)不到位

主要體現(xiàn)在三方面：其一，制定制度時，欠缺長遠的規(guī)劃，內(nèi)容過于籠統(tǒng)、粗糙，隨意性大，穩(wěn)定性差，指導性低，重制定輕執(zhí)行，往往成為一紙空文;其二，制度出臺后，抱著一勞永逸的心態(tài)，在明知與現(xiàn)實相悖的情況下，未及時做出調(diào)整或宣布廢止;其三，長期存在制度缺失、制度空白的問題，致使處理起工作來無章可循、無據(jù)可依。

3.行政審批流程煩瑣

大量的日常事務(wù)需要層層請示與審批，諸如調(diào)課申請、費用的報銷、公務(wù)車的使用、資產(chǎn)的處置、零星辦公物資的采購等，周期十分漫長，導致基層行政管理人員疲于應付，上級領(lǐng)導也在“文山會?！敝挟a(chǎn)生巨大的時間成本。

4.行政辦公系統(tǒng)落后

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機通信技術(shù)快速發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)等眾多理念被多次提起的新時代背景下，行政辦公系統(tǒng)成為高校行政管理工作的主要依托工具，發(fā)揮著提升工作效能、改進工作質(zhì)量、減少工作差錯的重要作用。現(xiàn)階段，高校的辦公信息化系統(tǒng)大致分為教務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，但縱觀民辦高校的系統(tǒng)建設(shè)情況卻不容樂觀：各系統(tǒng)獨立存在，系統(tǒng)間關(guān)聯(lián)性低，帶來調(diào)取數(shù)據(jù)、查詢信息的困難;相關(guān)系統(tǒng)未建設(shè)與投入使用，全依賴人工操作業(yè)務(wù)，容易出現(xiàn)錯誤;已有系統(tǒng)處于“年久失修”的狀態(tài)，存在一些漏洞與弊端，難以滿足日益增長的工作需求，如多方面的數(shù)據(jù)仍需人工匹配、人工排查，耗費大量的時間與精力。

二、民辦高校行政管理工作效能的提升策略

（一）健全培訓體系，提升行政管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

打造“走出去與引進來相結(jié)合”的培訓模式，為行政管理人員外出培訓提供政策與資金上的支持，針對不同的崗位類型，邀請相關(guān)領(lǐng)域的權(quán)威專家進校授課與經(jīng)驗分享。設(shè)立專門的機構(gòu)負責落實行政管理人員的培訓工作，包括制訂計劃、組織實施、跟蹤與評估等。擴寬培訓受眾面，減少條件限制。實施“老人帶新人”的導師制管理辦法，充分發(fā)揮老人的“幫、傳、帶”作用。加大中青年管理骨干的培養(yǎng)力度，努力完成行政管理隊伍的梯隊建設(shè)。實行輪崗交流制度，通過熟悉不同的崗位內(nèi)容與流程，拓寬工作思路，促進交流互動，避免因長期處于同一工作崗位而帶來的職業(yè)倦怠與思維固化。

（二）完善激勵機制與考核體系。

1.完善激勵機制

建立與當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展相適應的薪酬制度。一方面，參照當?shù)厝肆Y源市場同級管理人才的薪酬水平，努力提高行政管理人員的薪酬待遇，定期調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)與標準[4]。另一方面，實行按績分配的原則，將行政管理人員的工作能力、業(yè)績水平納入薪酬層級劃分的考量因素，打破現(xiàn)有的“唯任職年限論、唯學歷職稱論”，促使低層級的行政管理人員為了實現(xiàn)層級的跨越獲得高報酬而不斷提升工作效能，不斷提高貢獻產(chǎn)出。

2.完善考核體系

根據(jù)不同的崗位特點，制定的考核標準要有所側(cè)重，如黨政部門的考核應以政策水平、工作作風、工作實績?yōu)橹?，專業(yè)技術(shù)部門的考核應以業(yè)務(wù)操作水平、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等為重。在具體操作過程中，以日常考核為主，定期考核為輔，將定性與定量考核相結(jié)合，采取部門領(lǐng)導、部門同事、服務(wù)對象全方位測評的方式，并將測評結(jié)果運用到評優(yōu)方面，進行全校性的綜合排名，選出真正的優(yōu)秀者。最后，根據(jù)獎勤罰懶的原則，將考核結(jié)果與干部選拔、評優(yōu)評先、職稱評審等多項工作掛鉤，激勵真抓實干的行政管理人員繼續(xù)施展本領(lǐng)，給“不求有功，但求無過”的人員敲響警鐘。

（三）科學合理設(shè)置行政組織機構(gòu)。

根據(jù)本校工作實際，科學合理地設(shè)置行政組織機構(gòu)，對不必要的部門進行削減或合并，以加強整體管理。通過制定工作流程圖，落實工作責任清單，梳理工作任務(wù)書，進一步明確劃分各行政管理部門的責任權(quán)利范圍，使部門內(nèi)分工明確，人人都能各司其職，部門間的關(guān)系得以理順，強化協(xié)同聯(lián)絡(luò)合作。

（四）建立健全行政管理制度。

本著“有制可依，有章可循”的原則，結(jié)合本校的發(fā)展需求，建立健全教務(wù)、學生、人事、后勤等各類行政管理制度，并貫徹落細落實，做到規(guī)范化運行。同時，隨著不同階段的工作變化，及時對不合理、不科學的部分進行修訂和完善。

（五）重新構(gòu)建行政審批流。

圍繞“精簡、效能”的中心，減少行政審批事項，簡化行政審批流程，領(lǐng)導下放審批權(quán)限，創(chuàng)新行政審批模式，解決“出差難、報銷難、采購難、調(diào)課難”等一系列煩瑣問題和“一表跑多個部門”的現(xiàn)象。

（六）加強建設(shè)行政辦公系統(tǒng)。

加強建設(shè)行政辦公系統(tǒng)，促進信息技術(shù)與行政管理工作的深度融合。深入國內(nèi)其他高校進行調(diào)研學習，了解辦公系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)全過程，借鑒寶貴的經(jīng)驗，為本校相關(guān)系統(tǒng)的研發(fā)與應用提供指導意見。定期開展需求分析工作，為已有系統(tǒng)的維護與更新和個性化業(yè)務(wù)定制提供依據(jù)。探索構(gòu)建公共數(shù)據(jù)庫平臺，打破信息孤島，實現(xiàn)各辦公系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換與信息資源共享，從而將行政管理人員從大量的日常數(shù)據(jù)處理工作中解放出來。

三、結(jié)語

深入分析行政管理工作效能的制約因素，才能從多方面提出有效的解決措施，突破現(xiàn)有的工作瓶頸，推動行政管理工作的階段性發(fā)展，進而為民辦高校職能的發(fā)揮及正常運轉(zhuǎn)奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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[2]石磊.中職學校行政人員管理效能研究[D].福州：福建師范大學，2015.

[3]陳武元，胡科.“雙一流”建設(shè)背景下的高校行政管理人員能力提升研究[J].現(xiàn)代大學教育，2018（3）：79-85.

[4]尹虔頎，陳菲，黎紅中，等.我國高校行政管理隊伍建設(shè)機制構(gòu)建-以新加坡南洋理工大學為例[J].江淮論壇，2017（6）：49-53.