吉克輛亮
摘 要:物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)了物與物、人與物之間的信息交流。將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理中,簡化了檔案借閱手續(xù)、優(yōu)化了檔案庫房的環(huán)境、保證了檔案存儲(chǔ)的安全性,實(shí)現(xiàn)了檔案管理智能化發(fā)展。
關(guān)鍵詞:物聯(lián)網(wǎng);檔案管理;應(yīng)用策略
引言
大部分檔案館都存在管理效率低下、安全保證工作不到位等問題,為了更好了解決這些問題,在檔案管理中引入了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。
一、物聯(lián)網(wǎng)的定義與特點(diǎn)
物聯(lián)網(wǎng)是通過紅外感應(yīng)器、射頻識(shí)別、定位系統(tǒng)等信息傳感設(shè)備,將各種物品與信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)系,并對其進(jìn)行信息通信和交換,從而達(dá)到對物品進(jìn)行跟蹤定位與管理的目的。目前,物聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)在生活、交通、軍事、環(huán)境等方面得到了充分的應(yīng)用,并取得了顯著的效果。
物聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)是智能性與互通性。其中智能性是指使用物聯(lián)網(wǎng)可以自動(dòng)對大量的信息進(jìn)行歸納與分析,通過分析出來的數(shù)據(jù)對物品實(shí)行智能化管理,最終實(shí)現(xiàn)人與物品之間的信息交流?;ネㄐ允侵缚梢晕锫?lián)網(wǎng)技術(shù)可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)人與物品之間的信息交流。
二、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中具體的應(yīng)用
(一)應(yīng)用于檔案庫房管理
檔案庫房管理最初依賴于工作人員對檔案進(jìn)行存放與查閱,需要工作人員非常了解檔案存放的位置,檔案管理效率低下,并且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,檔案庫房管理使用條碼系統(tǒng),操作方法是利用掃描器掃檔案上面的條碼,之后就可以在計(jì)算機(jī)上看到檔案的館藏位置、檔案的內(nèi)容等信息。條碼系統(tǒng)雖然不容易出現(xiàn)錯(cuò)漏,但其管理效率未能得到明顯的提高。所以,出現(xiàn)了第三代檔案庫房管理方式。它是利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進(jìn)行跟蹤定位,并且可以在任何地點(diǎn)任何時(shí)間查閱檔案內(nèi)容。
物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以對庫房環(huán)境進(jìn)行智能調(diào)節(jié),為檔案提供最好的保存環(huán)境。在檔案庫房中安裝各種感知芯片,一旦庫房環(huán)境不符合芯片指標(biāo),則會(huì)自動(dòng)調(diào)節(jié),情況嚴(yán)重的就會(huì)發(fā)出警報(bào)。比如在庫房內(nèi)安裝溫濕度傳感器,實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房內(nèi)的溫度與濕度。一旦庫房內(nèi)的溫度或濕度不符合要求,溫濕度傳感器就會(huì)聯(lián)動(dòng)空調(diào)或者加濕器進(jìn)行調(diào)節(jié),從而保證庫房內(nèi)溫度與濕度處于一個(gè)穩(wěn)定的環(huán)境中。再比如在庫房內(nèi)安裝火災(zāi)報(bào)警器,在發(fā)生火災(zāi)時(shí)可以自動(dòng)滅火與報(bào)警,從而在最大程度上減少損失。
(二)應(yīng)用于檔案借閱
物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案借閱中,可以大大提高借閱檔案的效率,降低工作人員的工作量。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以自動(dòng)對借閱者的個(gè)人信息進(jìn)行識(shí)別與登錄,在借閱完成之后,打印機(jī)會(huì)自動(dòng)生成借閱清單,并且借閱者還可以登錄網(wǎng)站查詢借閱情況[1]。當(dāng)借閱者需要?dú)w還檔案時(shí),只需要將檔案放在相應(yīng)的設(shè)備上,就可以對檔案自動(dòng)進(jìn)行掃描,從而生成檔案的館藏位置,大大提高工作效率。此外,借閱者還可以通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查詢需要借閱檔案的館藏位置、館藏書本、是否可以借閱等情況,從而提高借閱效率。
(三)應(yīng)用于檔案安全保障系統(tǒng)
檔案安全保障系統(tǒng)主要分為門禁系統(tǒng)和監(jiān)控安防報(bào)警系統(tǒng)兩個(gè)方面。為了保證檔案庫房的安全,可以借助于物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),利用射頻識(shí)別技術(shù),要求工作人員進(jìn)出檔案庫房都需要刷門禁卡,從而限制外來人員的進(jìn)入。監(jiān)控安防系統(tǒng)主要是利用監(jiān)控?cái)z像頭對庫房內(nèi)外重要區(qū)域監(jiān)控,并且安裝紅外線探測儀,在非法人員闖入時(shí)發(fā)出警報(bào)。
三、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用策略
(一)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
物聯(lián)網(wǎng)作為一種新型技術(shù),在應(yīng)用過程中對管理人員提出了更高的要求。首先,檔案管理人員要積極接受先進(jìn)的技術(shù),并且能夠主動(dòng)去學(xué)習(xí)物聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù),提高自身的專業(yè)技能。其次,檔案管理人員本身要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)與能力,能夠?qū)W(xué)過的知識(shí)與管理結(jié)合起來[2]。此外,檔案管理人員還需要具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與操作技能,便于迅速引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。最后,當(dāng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)出現(xiàn)問題時(shí),檔案管理人員需要迅速找出問題并對其進(jìn)行維修,所以,對檔案管理人員在維修網(wǎng)絡(luò)方面提出了更高的要求??傊锫?lián)網(wǎng)在檔案管理中的有效應(yīng)用依靠于檔案管理人員的綜合水平,只有管理著綜合素質(zhì)達(dá)到要求,才能解決物聯(lián)網(wǎng)使用中出現(xiàn)的各種問題,最終促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。
(二)制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范
對于一項(xiàng)新型技術(shù)的應(yīng)用,必須要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,一方面可以引導(dǎo)管理人員開展工作,另一方面也可以限制管理人員的行為。統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范有物聯(lián)網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備操作規(guī)范等,最終保證檔案管理工作有序的開展。
(三)加強(qiáng)檔案安全保護(hù)工作
物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以使借閱者無論何時(shí)何地都可以借閱到資料,但是其中存在檔案內(nèi)容泄露的問題,檔案一旦泄露出去,會(huì)造成巨大的損失。所以,利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理,需要加強(qiáng)檔案安全保護(hù)工作[3]。首先,技術(shù)人員可以建立防火墻系統(tǒng),在傳輸過程中一旦發(fā)現(xiàn)異常立即停止傳輸檔案,從而保證檔案的安全性。然后,技術(shù)人員要加強(qiáng)對館內(nèi)檔案的定位與追蹤,一旦出現(xiàn)泄漏情況,立即將其找回。最后,對于一些貴重檔案的保護(hù),需要對其進(jìn)行加密處理,在傳輸過程中需要借閱者聯(lián)系管理人員輸入密碼后才能借閱這篇檔案。對于一些非常重要的檔案可以采取隔離處理的方式,最終達(dá)到保證檔案安全的要求。
結(jié)束語
隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,其逐漸被應(yīng)用于檔案管理中,但其中還存在著一些問題,需要物聯(lián)網(wǎng)研發(fā)者與檔案管理人員共同努力,著重解決應(yīng)用成本以及安全防控方面的問題,讓檔案管理的發(fā)展更加智能化。
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