淺析事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題

孫毅然

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化管理已廣泛應(yīng)用于我國事業(yè)單位人事資料檔案管理工作中。選擇性使用數(shù)字信息化的人事檔案資料管理方式，創(chuàng)建滿足當(dāng)前時(shí)代要求的信息化檔案管理平臺(tái)具有重要積極作用。本文通過分析事業(yè)單位在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的背景下，如何更好的開展人事檔案資料管理工作，從根本上解決事業(yè)單位人力資源資料信息管理存在的問題，為其工作開展提出相關(guān)應(yīng)用策略措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案資料;信息化管理

一、信息化人事檔案管理綜合論述

目前，傳統(tǒng)陳舊的以紙質(zhì)資料作為檔案管理的模式已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的綜合要求，存在一定的發(fā)展局限性。而選擇使用互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理方式，研究開發(fā)出相應(yīng)的人事資料檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建相應(yīng)的電子人事檔案管理體系，從而有效的優(yōu)化人事檔案資源的信息共享，在很大程度上有助于轉(zhuǎn)變當(dāng)前人事檔案信息管理方式混亂的現(xiàn)象。人事檔案管理信息系統(tǒng)主要是在電子計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，從而進(jìn)一步完成人事檔案信息數(shù)據(jù)收集、整合、分析、查詢等多重功能，確保人事檔案信息資源的真實(shí)準(zhǔn)確。通過在人事檔案管理方式選擇上，使用電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上增強(qiáng)人事檔案信息文件的完整性和長久性，簡化檔案資料信息的查詢過程，更具有實(shí)踐應(yīng)用意義。

信息化人事檔案管理系統(tǒng)本身具有較強(qiáng)的時(shí)代特點(diǎn)，在很大程度上充分滿足當(dāng)前數(shù)字信息化時(shí)代的發(fā)展要求。電子信息化檔案管理系統(tǒng)本身具有可操作性的特點(diǎn)，將原有紙質(zhì)版本的人事檔案資料在管理模式上進(jìn)行優(yōu)化，盡可能的減少信息資料搜索、查詢的工作量，實(shí)現(xiàn)電子信息化的人事檔案資料查閱。對(duì)于數(shù)字信息化人事檔案管理平臺(tái)的媒體集合性特征，形成了多重檔案資料信息管理形式，包括文字、圖像等。與此同時(shí)，電子信息化的人事檔案管理方式本身具有較強(qiáng)的可變性。通過進(jìn)一步有效應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，完成事業(yè)單位內(nèi)人力資源檔案信息的集中處理整合，有助于彌補(bǔ)人事檔案管理工作開展過程中存在的各項(xiàng)疏漏，增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案資料的安全性。

二、事業(yè)單位人事檔案的信息化管理存在的局限性

1.重視程度不夠，有待增加專業(yè)人才數(shù)量

對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作開展過程中，為從根本上有效的推行信息化的人事檔案管理，確保其維持良好的管理形態(tài)，必須對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作給予相應(yīng)的重視，從而更好的展現(xiàn)出專業(yè)信息化人事檔案管理工作人才的重要作用。但是通過對(duì)目前我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作實(shí)踐過程進(jìn)行分析，對(duì)于人事檔案資料的信息化管理過程缺乏相應(yīng)的重視，從而在很大程度上制約事業(yè)單位的人事資料檔案管理工作開展。事業(yè)單位人事檔案資料管理的工作人員依然存在使用傳統(tǒng)繁雜的檔案管理方式，致使人事檔案資料管理人員工作熱情匱乏，抑制了他們的工作積極性。

除此之外，由于事業(yè)單位人力資源管理部門忽視人事資料檔案的信息化管理，從而嚴(yán)重影響專業(yè)管理人才的數(shù)量，相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)組織形式相對(duì)較少。在制約人事檔案資料管理的高效性的同時(shí)，不利于提升事業(yè)單位人事檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率水平。

2.設(shè)備更新速度慢，缺乏技術(shù)創(chuàng)新

在目前數(shù)字信息化的時(shí)代背景下，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍相應(yīng)有所擴(kuò)張，從根本上有利于推進(jìn)我國事業(yè)單位綜合發(fā)展，提升同行業(yè)內(nèi)的核心競爭力水平。但是，對(duì)于很多事業(yè)單位的人事檔案資料管理工作開展過程中，由于缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)支持，人事資料管理系統(tǒng)設(shè)備不能滿足當(dāng)前的數(shù)字信息化發(fā)展需求，對(duì)事業(yè)單位的人事資料檔案信息化管理工作開展存在局限性。事業(yè)單位的人力資源管理部門在獲取單位內(nèi)人事檔案信息時(shí)，具體的查詢流程較為復(fù)雜繁瑣，相關(guān)信息獲取精準(zhǔn)程度不夠，存在人事檔案資料管理的時(shí)間以及空間弊端。由于事業(yè)單位本身未能很好的借助電子計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支持，致使人事資料檔案管理設(shè)備相對(duì)落后，同時(shí)，人事資料管理技術(shù)的創(chuàng)新性效果薄弱，整體人事檔案信息化管理水平存在滯后性，人事檔案信息化管理流程問題較為突出，存在較大的人事資料檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.管理制度不完善，管理系統(tǒng)構(gòu)建不及時(shí)

在事業(yè)單位落實(shí)人事檔案信息化管理工作過程中，為從根本上展現(xiàn)管理工作的平穩(wěn)持續(xù)運(yùn)行，盡可能的控制出現(xiàn)的各類風(fēng)險(xiǎn)問題，需要完善健全的事業(yè)單位人事檔案資料信息化管理制度來約束，從而有助于提升人事檔案資料信息化管理工作的規(guī)范化。對(duì)于當(dāng)前很多事業(yè)單位在人事檔案資料管理過程中，有些檔案文件信息本身的數(shù)據(jù)內(nèi)容都具有一定的保密性特點(diǎn)，由于涉及范圍較為寬廣，包含各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)，所以需要相關(guān)的制度機(jī)制進(jìn)行綜合性管理來保證其安全性。對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全方位的綜合評(píng)估分析，其表現(xiàn)出的具體實(shí)踐應(yīng)用，未能按照科學(xué)合理的電子計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)指導(dǎo)，人事檔案信息文件的安全防護(hù)效果較差，引發(fā)的人事檔案資料安全問題未能及時(shí)有效的處理，從而很大程度上制約了事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的措施分析

1.重視人事檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)專業(yè)人才有效培養(yǎng)

為進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作開展的高效性，充分展現(xiàn)專業(yè)管理人才的綜合工作效用，事業(yè)單位需要確保人事檔案管理方式的多樣化，從而逐步推進(jìn)人事檔案信息化管理的專業(yè)人才培育進(jìn)程。在人事檔案信息化管理工作開展過程中，事業(yè)單位及相關(guān)部門必須從思想觀念層面給予相應(yīng)的動(dòng)力支持，要求工作人員本身的專業(yè)管理能力必須滿足時(shí)代發(fā)展進(jìn)步特點(diǎn)，注重培訓(xùn)活動(dòng)開展頻率，拓展人事檔案信息化管理培訓(xùn)內(nèi)容的深度和寬度，促使相關(guān)專業(yè)人事檔案管理人才能夠更好的完成檔案管理工作。事業(yè)單位選擇性使用科學(xué)合理的人才招聘方式，從根本上重視人才激勵(lì)制度的優(yōu)化完善，促使事業(yè)單位人事檔案管理水平顯著提升，從而在很大程度上增強(qiáng)人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平和職業(yè)技能素養(yǎng)，進(jìn)一步有效的展現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的實(shí)踐應(yīng)用價(jià)值。

2.及時(shí)更新人事檔案管理系統(tǒng)，從根本上落實(shí)好技術(shù)創(chuàng)新

事業(yè)單位需要充分應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從根本上推進(jìn)數(shù)字信息化人事檔案文件管理系統(tǒng)平臺(tái)的升級(jí)過程，制定明確的事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)方案，增強(qiáng)必要的資源投入，有效提高人事檔案管理的信息化建設(shè)水平具有重要作用。通過應(yīng)用事業(yè)單位的資金技術(shù)支持，完成人事檔案信息化管理相關(guān)設(shè)備、設(shè)施的更新升級(jí)，提升整體的信息化人事檔案管理過程。在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢的影響下，從根本上注重大數(shù)據(jù)云計(jì)算的技術(shù)創(chuàng)新，更好的發(fā)揮電子化的人事資料檔案管理工作，優(yōu)化人事檔案資料信息查詢路徑，及時(shí)有效的解決存在的風(fēng)險(xiǎn)問題。事業(yè)單位應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前社會(huì)整體的發(fā)展形勢變化，應(yīng)用創(chuàng)新性人事檔案管理理念，增強(qiáng)其核心的高效智能化水平，在更大程度上實(shí)現(xiàn)單位人事檔案管理方式的創(chuàng)新優(yōu)化。

3.建立完善健全的人事檔案資料管理制度，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案的信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)實(shí)施階段，逐步建立健全數(shù)字信息化的人事檔案管理制度框架體系，充分滿足當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步要求，提供高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案制度管理保證，在很大程度上有助于提升整體的事業(yè)單位人事檔案信息化管理效率。人事檔案管理人員必須充分發(fā)揮管理作用，應(yīng)用卓越的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)人事檔案信息化管理的問題風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督，對(duì)人事檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行全方位綜合評(píng)估判斷，有助于從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)高效的事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作開展，盡可能的減少管理問題發(fā)生的可能，增強(qiáng)人事管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。通過進(jìn)一步完善事業(yè)單位人事檔案資料信息化管理的相關(guān)制度規(guī)定，建立高效健全的數(shù)字檔案管理體系，以現(xiàn)代數(shù)字化的人事檔案管理工作方式作為主要研究對(duì)象，確保其整體工作開展的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料信息化管理工作進(jìn)程。

四、總結(jié)

隨著當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于持續(xù)發(fā)展進(jìn)步的全新時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理工作開展要求相應(yīng)的數(shù)字信息化管理系統(tǒng)作為技術(shù)支持，選擇性使用高效率、信息化的人事資料檔案文件管理方式，在很大程度上有助于推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案的信息化管理效益水平達(dá)到最大值。

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（作者單位：高密市人力資源和社會(huì)保障局）