關(guān)于醫(yī)院電子文件長期保存發(fā)展戰(zhàn)略的思考

董婉婷

摘 要：怎樣做好醫(yī)院電子文件的長期保存工作，成為醫(yī)院電子文件工作當(dāng)前急需解決的問題。本文詳細(xì)的分析和研究醫(yī)院電子文件長期保存工作中存在的問題，如電子文件流失相對嚴(yán)重、儲存載體不安全、思想認(rèn)識不足、管理工作滯后等方面的問題。并提出有針對性的對策，為我國醫(yī)院電子文件長期保存工作提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子文件長期保存;發(fā)展戰(zhàn)略

隨著信息化時代的到來，醫(yī)院的文件管理方式也越來越多樣化。促進(jìn)了電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使文件保存管理從傳統(tǒng)的手工管理模式向電子管理模式轉(zhuǎn)變，通過科學(xué)、合理的分類等方式變得不斷完善，因此，醫(yī)院電子文件的長期保存將會提高醫(yī)院綜合管理能力。目前，我國的醫(yī)院不斷加快信息化的建設(shè)，非常重視新技術(shù)的應(yīng)用。

一、醫(yī)院電子文件保存的要求與特點

電子文件是在數(shù)字化終端設(shè)備和環(huán)境中生成的文件，一般以數(shù)字形式存儲在硬盤、磁盤等載體上。一般主要依賴于計算機(jī)來讀取和處理，并且可以通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸，方便查找相關(guān)文件，大大提高了工作效率。醫(yī)院電子文件主要是指醫(yī)院行政部門根據(jù)工作需要，進(jìn)行發(fā)布的、各職能部門創(chuàng)建的電子文件。這些電子文檔主要應(yīng)用在醫(yī)務(wù)人員和患者之中，在醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集和查詢以及工作的傳輸中起著重要的意義。醫(yī)院電子文件保存的形式具有多樣化的特點，主要包括文本、圖像、視頻、音頻等。但是，為了確保在查詢和使用中的方便，需要根據(jù)不同的形式和類別進(jìn)行科學(xué)的、嚴(yán)格的保存。我國醫(yī)療相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，醫(yī)療機(jī)構(gòu)門診病歷保存期不得少于15年，住院病歷保存期不得少于30年。此外，由于醫(yī)院在日常電子文件長期保存工作中，存在科室多、種類多等特點，因此，準(zhǔn)確科學(xué)地分類對于電子文件的整理與長期保存至關(guān)重要。

二、醫(yī)院電子文件長期保存工作存在的問題

1.電子文件流失相對嚴(yán)重

醫(yī)院的電子文件保存有其自身的特殊性、復(fù)雜性。許多的相關(guān)人員沒有形成電子文件歸檔和保存的概念。有些科室或部門的對待電子文件沒有科學(xué)、合理的保存規(guī)章制度，沒有按照分類進(jìn)行科學(xué)保存，仍然處于隨機(jī)存儲狀態(tài)，導(dǎo)致電子文件一直都是“自生自滅”，甚至是被隨意刪除。此外，在進(jìn)行回查電子文件時，事后也存在沒有進(jìn)行記錄登記，如果沒有對文件進(jìn)行備份，如果計算機(jī)受到病毒的感染，將會導(dǎo)致電子文件無法找回。

2.存儲載體不安全

電子文件作為新產(chǎn)物，已經(jīng)被各大醫(yī)院接受和使用。然而，沒有明確規(guī)定電子文件保存的范圍。對于有價值且已經(jīng)過處理的電子文件，沒有得到適當(dāng)?shù)姆诸?、收集和識別，只是被轉(zhuǎn)換成電子形式。由于醫(yī)院在信息化設(shè)計方面，沒有與本醫(yī)院的實際情況相匹配，也沒有考慮電子文件本身的特殊性，電子文件只存儲在計算機(jī)的硬盤上，很可能會受到長期存儲和病毒侵害等問題的考驗。如果系統(tǒng)管理規(guī)則不能很好地建立，損失可能無法彌補(bǔ)。

此外，在電子文件管理過程中，醫(yī)院相關(guān)管理人員在選擇存儲載體時過于隨意，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，很容易造成電子文件的丟失和損壞。如果電子文件直接存儲在硬盤、u盤、磁盤等載體中，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或被病毒感染，硬盤或u盤中的電子文件將被損壞，造成無法挽回的損失。此外，由于磁盤、硬盤等屬于精密設(shè)備，一旦被刮傷、折疊等損壞，直接導(dǎo)致不能被讀取和使用。在使用過程中，它還會導(dǎo)致電子文件信息的丟失的可能性。這些問題的存在將影響電子文件保存和管理的安全性。

3.思想認(rèn)識不足

在電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)用融入檔案管理后，紙質(zhì)文件逐漸被具有獨特優(yōu)點的電子文件所取代，并在醫(yī)院中得到了廣泛應(yīng)用。然而，許多醫(yī)院工作者對此并不重視，他們的思想認(rèn)識過于傳統(tǒng)保守，對信息技術(shù)保存方式不放心，認(rèn)為紙質(zhì)文件保存起來還是比較安全。因此，他們不愿參加相關(guān)培訓(xùn)，不接受新事物，仍然是以原有的舊方式對待文件保存管理，對醫(yī)院電子文件的長期保存產(chǎn)生不良的影響。

4.管理工作落后

目前，對于電子文件的保存，國家沒有制定具體的法律法規(guī)。許多醫(yī)院在電子文件管理中，只停留在原始紙質(zhì)文件的管理水平上，沒有科學(xué)、合理、規(guī)范管理規(guī)章制度來規(guī)范電子文件的歸檔和保存管理。此外，雖然有些醫(yī)院有管理規(guī)章制度，但在實際操作中卻不能與計算機(jī)相融合，導(dǎo)致在最終操作時，出現(xiàn)許多不協(xié)調(diào)、不融合的局面。醫(yī)院電子文件保存管理工作并沒有跟上計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的步伐，這也成為醫(yī)院電子文件歸檔和保存進(jìn)展緩慢的重要因素。

三、醫(yī)院電子文件長期保存工作對策

1.嚴(yán)格鑒定電子文件的真實性

首先，在歸檔電子文件之前必須對其真實性和完整性進(jìn)行嚴(yán)格驗證。由于電子文件存在不同類型的格式，一定要科學(xué)、合理的進(jìn)行分類的保存醫(yī)院電子文件。例如，一般采用JPG格式來保存圖片類的電子文件;采用DOC格式保存文本類的電子文件;采取AVI格式來保存視頻類的電子文件。并且在同一格式之前，確定電子文件對格式的可讀性與完整性，避免歸檔保存之后，電子文件出現(xiàn)不完整和缺失的問題。此外，醫(yī)院對電子文件應(yīng)當(dāng)重視文件歸檔，檔案管理人員在進(jìn)行歸檔管理時要對電子文件進(jìn)行認(rèn)真鑒別，保證電子文件的真實性，以便日后保存的文件方便查找。

2.有效提高電子文件儲存載體

在醫(yī)院電子檔案管理中，電子文件的歸檔依賴于存儲載體，因而存儲載體的安全性會直接影響到電子文件的歸檔管理，可以通過以下兩種方式確保電子文件存儲載體的安全性：（1）加強(qiáng)對存儲載體存放環(huán)境的保護(hù)。電子文件的存儲載體有一定的使用期限和使用壽命，而且對氣溫、濕度等環(huán)境因素有一定要求，一旦存放環(huán)境不利于存儲載體的存放，存儲載體就有可能產(chǎn)生損壞，因此一定要嚴(yán)格把控存放環(huán)境，確保存儲載體得到最好的保護(hù)。（2）盡量降低意外情況對存儲載體的影響。電腦故障或者病毒感染等意外情況都會影響存儲載體，輕則部分電子文件損壞，重則遺失全部電子文件，管理人員可以通過備份電子文件、設(shè)置防火墻和防止改寫保護(hù)程序等途徑來降低意外情況對存儲載體的影響。另外，可利用云技術(shù)保護(hù)重要資料信息，將相關(guān)信息存儲到云端。即便存儲載體出現(xiàn)問題，也能從云端調(diào)入相關(guān)數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)信息的安全。通過多種途徑實現(xiàn)電子文件存儲，進(jìn)一步提升電子文件存儲安全性。

3.提升電子文件的歸檔與保存意識

針對醫(yī)院管理人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件歸檔管理意識，應(yīng)對其明確電子文件的收集范圍，規(guī)范歸檔管理工作，使其詳知電子化辦公等工作軟件，通過有力的管理措施，從而使醫(yī)院相關(guān)管理人員能夠有效提高歸檔意識，有益于提升醫(yī)院電子文件保存工作效率。（1）定義電子文檔的收集范圍。根據(jù)我國電子文件歸檔管理的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，界定電子文件歸檔管理的范圍。（2）規(guī)范電子文件的歸檔管理。加強(qiáng)管理人員工作的規(guī)范化，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和歸檔管理工作流程，使其了解自己的工作職責(zé);（3）熟悉辦公自動化等軟件，促進(jìn)管理水平的提高，使他們能夠熟練使用辦公自動化軟件。通過以上加強(qiáng)各種措施，醫(yī)院檔案管理人員可以有效提高電子文件歸檔意識，從而使電子文件保存管理更加順利。

4.加強(qiáng)電子文件保存的保密管理工作

由于各醫(yī)院都有自己特殊而重要的電子文件，為了避免這類文件被人破壞，檔案管理人員應(yīng)做好電子文件歸檔的保密處理工作，確保電子文件的管理不受影響。例如，可采用最先進(jìn)的加密技術(shù)。加密的電子文檔，其存儲載體或配件需要標(biāo)記能夠反映其檢索內(nèi)容的標(biāo)記?？紤]到部分醫(yī)院的電子文件可能涉及患者隱私，載體和配件應(yīng)特別標(biāo)明保密期限和加密級別等。醫(yī)院檔案管理人員在對如此重要的電子文件進(jìn)行加密的基礎(chǔ)上，還應(yīng)按照保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行科學(xué)合理的管理。加密的歸檔處理，確保每一份重要的、特殊的電子文件都不會遺失。

四、結(jié)語

電子文件整理和保管是一項技術(shù)性很強(qiáng)的工作。它涉及計算機(jī)技術(shù)、保管環(huán)境、耐久性、可靠性等多項技術(shù)指標(biāo)。因此科學(xué)地整理是電子文件提供利用的前提，否則，電子文件會因技術(shù)、設(shè)備等原因在保存后而無法讀取和查詢。電子文件檔案管理和保存工作，也是醫(yī)院檔案管理的重要關(guān)注點，要求檔案工作者要嚴(yán)格執(zhí)行文件保存的規(guī)定，要充分了解電子文件檔案管理工作流程，進(jìn)行科學(xué)的分類管理，關(guān)注解決電子文件保存管理實踐中可能遇到的細(xì)節(jié)問題，對檔案管理和醫(yī)院的發(fā)展起到了重要的推動作用。

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（作者單位：濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院）