信息化建設(shè)下做好機(jī)關(guān)事業(yè)人員社保檔案管理的策略研究

錢(qián)興

【摘? 要】社會(huì)保障工作直接關(guān)系社會(huì)與群眾福利。本文從機(jī)關(guān)事業(yè)人員社保檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)等方面，對(duì)相關(guān)檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了信息化條件下做好機(jī)關(guān)事業(yè)人員社保檔案管理的可行性辦法。

【關(guān)鍵詞】信息化;機(jī)關(guān)事業(yè)社保;檔案管理;策略

引言

機(jī)關(guān)事業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在人們的日常生活中主要承擔(dān)的是民生問(wèn)題，為了能夠深入開(kāi)展民生檔案工作，構(gòu)建功能更加強(qiáng)大更加豐富的人民群眾檔案資源體系，運(yùn)用信息化的手段，構(gòu)建機(jī)關(guān)事業(yè)人員社保檔案的數(shù)字化平臺(tái)，利用數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，創(chuàng)新檔案管理與業(yè)務(wù)經(jīng)辦模式，將各有關(guān)部門(mén)的原始紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化成電子影像檔案，方便后期的調(diào)閱與管理，對(duì)信息進(jìn)行多維和多級(jí)重組，充分提升社會(huì)保障等公共服務(wù)能力。

1.機(jī)關(guān)事業(yè)社保檔案管理的現(xiàn)實(shí)矛盾及衍生問(wèn)題

一是資源共享率還不適應(yīng)社保整體發(fā)展形勢(shì)。除社會(huì)保障部門(mén)外，財(cái)政、稅務(wù)、銀行、社區(qū)等部門(mén)都各自形成并保存著一批社會(huì)保障檔案材料。未能形成集中統(tǒng)一管理的模式。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦、政出多門(mén)，無(wú)法有效履行社保職能。特別是2014年10月實(shí)施機(jī)關(guān)事業(yè)社保保險(xiǎn)改革以來(lái)，部分“中人”因單位性質(zhì)和人員類(lèi)別定位不滿(mǎn)意、檔案管理有斷層等方面的問(wèn)題，參保意愿相對(duì)較差。其中很重要的原因是工齡認(rèn)定、視同繳費(fèi)等問(wèn)題。造問(wèn)題的直接原因大多是檔案支撐不夠。至今，這些不利因素尚未完全解決，不利于社會(huì)保障工作全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

二是檔案管理手段還不適應(yīng)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)需求。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)社保業(yè)務(wù)而言，經(jīng)辦業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)逐步增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，業(yè)務(wù)、人事方面的檔案越來(lái)越多。社保業(yè)務(wù)的覆蓋范圍也在逐步擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率越來(lái)越受到人們的關(guān)注，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足廣大參保者的需求，使服務(wù)訴求變得更加便捷。迫切需要建設(shè)一套快速采集與審核的電子檔案?jìng)鬏?，緩存海量的電子?shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速調(diào)閱，全面應(yīng)用關(guān)于服務(wù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)。

2..圍繞數(shù)字化檔案平臺(tái)，建設(shè)現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)社保信息系統(tǒng)

目前，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化已廣泛?jiǎn)?dòng)，機(jī)關(guān)事業(yè)社保檔案管理信息化也是必然趨勢(shì)，這對(duì)檔案的提供利用工作具有重要的意義。機(jī)關(guān)事業(yè)社保檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變，將是一場(chǎng)歷史性的變革，我們只有從現(xiàn)在起就抓緊工作，創(chuàng)造條件，才能盡快完成這個(gè)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)這個(gè)變革。

2.1建設(shè)統(tǒng)攬全局的檔案管理模式

按照化零為整的思路，建設(shè)整體性、全面性具備綜合覆蓋面的檔案信息系統(tǒng)。實(shí)施統(tǒng)一管理，并對(duì)整體性檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理服務(wù)中心，對(duì)檔案的資源設(shè)備以及檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。給人力資源、社會(huì)保障等社會(huì)服務(wù)提供整體性技術(shù)支撐，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)充分加強(qiáng)運(yùn)用。通過(guò)統(tǒng)一的形式和共享的手段滿(mǎn)足社會(huì)保障服務(wù)以及人力資源領(lǐng)域多方面的實(shí)際需求，為其提供豐富多樣的檔案信息查詢(xún)服務(wù)。

2.2構(gòu)建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)

大力推廣“互聯(lián)網(wǎng)+”工作模式，積極推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)。在電子檔案與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案業(yè)務(wù)處理模式進(jìn)行優(yōu)化，并對(duì)其實(shí)施處理，對(duì)檔案實(shí)施規(guī)范化的管理。做好檔案的保管工作，將重心放在系統(tǒng)管理上，以手工管理為基礎(chǔ)，逐漸向電子化管理邁進(jìn)。項(xiàng)目業(yè)務(wù)的需求架構(gòu)主要有檔案收集、檔案管理、檔案利用三大部分。

（1）關(guān)于檔案收集。以現(xiàn)有檔案特別是紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，加大多方面檔案的收集力度。要持續(xù)把好入口關(guān)，讓符合政策的材料納入檔案管理，與條件不符的材料堅(jiān)決杜絕進(jìn)入檔案系統(tǒng)。收集數(shù)據(jù)的過(guò)程中，需要讓各個(gè)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)接口中進(jìn)入到檔案管理平臺(tái)后，然后進(jìn)行收集。各有關(guān)部門(mén)應(yīng)采取會(huì)議強(qiáng)調(diào)、發(fā)布文告通知、檔案工作人員主動(dòng)收集等形式，對(duì)社保檔案工作活動(dòng)中形成的紙質(zhì)、電子、實(shí)物等檔案資料展開(kāi)收集。收集齊全完整后，劃分保管期限，并做好分類(lèi)，保證案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，裝訂結(jié)實(shí)美觀，裝具規(guī)范，編目合理，檢索方便。

（2）關(guān)于檔案管理。管理檔案業(yè)務(wù)需從基礎(chǔ)入手抓好業(yè)務(wù)工作。管理理念要?jiǎng)?chuàng)新。改變過(guò)去盲目追求小而全、大而全，以藏為主、重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，本著以人為本、服務(wù)至上的理念，把滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展和群眾需求作為機(jī)關(guān)事業(yè)社保檔案管理的價(jià)值走向，把科技化、信息化作為檔案工作的目標(biāo)。管理內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地管好用好檔案，對(duì)檔案資源要不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。管理方式要?jiǎng)?chuàng)新。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理，滿(mǎn)足檔案信息化管理方面的需求，提供檔案庫(kù)房各項(xiàng)管理的實(shí)際操作，使庫(kù)房在信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)下實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（3）關(guān)于檔案利用。轉(zhuǎn)變利用者對(duì)檔案利用工作的看法。由于過(guò)去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對(duì)檔案廣泛的社會(huì)性和豐富的內(nèi)容不甚了解，甚至認(rèn)為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施和人們對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)的提高，查閱檔案的人員越來(lái)越多，檔案工作已越來(lái)越成為整個(gè)社會(huì)事業(yè)中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識(shí)。推進(jìn)B/S架構(gòu)建設(shè)，集中統(tǒng)一對(duì)平臺(tái)的應(yīng)用業(yè)務(wù)進(jìn)行部署，對(duì)社保分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行部署和服務(wù)，實(shí)施好緩存服務(wù)，登陸使用IE瀏覽器，使用商業(yè)化來(lái)開(kāi)源中間件，滿(mǎn)足各個(gè)規(guī)模的客戶(hù)應(yīng)用，伸縮功能極強(qiáng)，可以從垂直、水平兩個(gè)方位擴(kuò)展，部署適合集群式、分布式，性能擴(kuò)展能力良好，具有較高的可靠性。

2.3完善檔案信息化管理體系

檔案管理在信息化的建設(shè)中，管理體系的完善和取得成效的重要因素。建設(shè)信息化的過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)人員社保檔案管理需要從下面幾點(diǎn)來(lái)做：第一，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)事業(yè)社保經(jīng)辦部門(mén)中，檔案管理是重要的組成部分，實(shí)施信息化建設(shè)期間，需要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，這是最為基礎(chǔ)的工作。同時(shí)，明確認(rèn)識(shí)傳統(tǒng)檔案管理和信息化建設(shè)檔案管理間存在的差距，健全與之相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)社保經(jīng)辦部門(mén)要擴(kuò)大檔案管理信息化的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，在云計(jì)算和數(shù)據(jù)的視角下，為檔案管理信息化建設(shè)提供捷徑。但是，現(xiàn)代化設(shè)備也出現(xiàn)供不應(yīng)求的局面，擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入主要是采購(gòu)現(xiàn)代化設(shè)備，給信息化建設(shè)提供必要的支撐，還需要為后期預(yù)留需要的成本。

2.4提高信息化管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

信息化管理人員屬于機(jī)關(guān)事業(yè)社保檔案信息化管理工作得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵性因素，可以對(duì)人們的實(shí)踐提供可能。從檔案管理工作的本質(zhì)來(lái)講，主要特點(diǎn)就是具備系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)性、知識(shí)性。正是因?yàn)榫邆溥@些特點(diǎn)，才需要借助高質(zhì)量的檔案管理人員實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的處理與分析。因此，迫切需要將檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不斷提升。在科技與經(jīng)濟(jì)的雙重發(fā)展下，檔案的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。這就需要鼓勵(lì)檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)，將自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不斷提升，學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理方法，讓檔案工作人員樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，積極學(xué)習(xí)新思想、新知識(shí)，學(xué)會(huì)使用先進(jìn)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理的效率。

3.結(jié)語(yǔ)

信息化建設(shè)的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)社保檔案管理系統(tǒng)可以將人們的工作效率不斷提高，不需要再投入大量的人力以及物力來(lái)管理復(fù)雜的檔案，勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低，管理方面的成本也適度壓縮，管理效能充分提高。檔案的各個(gè)生命周期都是由平臺(tái)支撐并采集上傳的。強(qiáng)大的索引功能可以使各個(gè)業(yè)務(wù)準(zhǔn)確得到需要的信息，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

參考文獻(xiàn)：

[1]李志鳳.基于新形勢(shì)下的檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（7）：40-41.