提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張娜

摘 要：為了提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的水平，本文結(jié)合實(shí)際對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，同時(shí)給出提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的措施，以期給相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

信息化背景下，人們獲取檔案資料的方式更多，操作也更加便捷，而多種檔案資源的管理需求是現(xiàn)代社會(huì)的需要，所以事業(yè)單位的檔案管理工作要向信息化轉(zhuǎn)變，以有效提升工作的質(zhì)量和效率。檔案管理工作屬于一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)有著直接的推動(dòng)作用，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

事業(yè)單位在日常運(yùn)作中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，其在開展日常工作時(shí)，往往將檔案管理作為不可或缺的重要內(nèi)容。隨著信息化技術(shù)在各行各業(yè)的滲透和深入，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，成了管理者的全新開拓方向。這不僅有利于促進(jìn)檔案管理工作順利、高效地進(jìn)行，同時(shí)也為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的穩(wěn)定建設(shè)提供了有力保障?？傊?，就目前階段而言，采取有效措施促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，無疑是當(dāng)前發(fā)展的新趨勢(shì)。通過對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的具體落實(shí)，檔案管理工作中的大部分問題都將迎刃而解。本文將針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的阻礙進(jìn)行分析，并給出切實(shí)可行的建議和改進(jìn)措施，希望能為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供新思路。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）有利于檔案整理。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。原始檔案資料都是紙質(zhì)文本形式，大量的檔案資料所占空間非常巨大，保存工作也無法有序進(jìn)行，很多的珍貴的原始資料被積壓而無法使用，沒有有效地利用起來。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子形式，可以有效減少儲(chǔ)存空間，有序地進(jìn)行資料的查閱和應(yīng)用，可以提高檔案資料的利用率。

2）提升檔案管理人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作手段相對(duì)比較落后，管理質(zhì)量也無法保證。因?yàn)槭聵I(yè)單位在長期的發(fā)展中有很多的檔案資料，并且查詢起來也不是非常方便，所以導(dǎo)致這些資料未能充分利用。采用信息化的檔案管理方式可以有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，充分利用檔案資料，有效減少中間環(huán)節(jié)，從而滿足日常工作的需要。

3）增強(qiáng)檔案資料的安全性。信息化建設(shè)完成之后，檔案文件全部轉(zhuǎn)化為電子形式，其安全性、穩(wěn)定性都比較高，應(yīng)用起來也非常方便。同時(shí)，檔案資料的傳輸、儲(chǔ)存等工作環(huán)節(jié)可以保證其更加安全和穩(wěn)定。相較于傳統(tǒng)的檔案資料管理方式有著非常大的優(yōu)勢(shì)，可以延長使用年限，滿足日常工作的需要。

4）加強(qiáng)檔案資料的利用。傳統(tǒng)檔案管理方式需要較大的空間，多數(shù)檔案也是分散保存的，如果不能合理有效地規(guī)劃和設(shè)計(jì)，就會(huì)導(dǎo)致資料的利用率很低。應(yīng)用信息化技術(shù)之后，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)大部分檔案資料的共享，全面提升資料的使用效率，處理速度也非常快。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

1）確定合理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。傳統(tǒng)檔案管理工作主要是通過實(shí)體管理方式進(jìn)行，而在先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用下，可以全面進(jìn)行檔案資料的信息化管理，能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資料和信息的共享。新時(shí)代下，各項(xiàng)工作都有著非常高的要求，檔案資料要實(shí)現(xiàn)共享化應(yīng)用就要建立完善的信息化管理體系，使得檔案資料管理更加科學(xué)與規(guī)范。要將國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制度作為工作基礎(chǔ)，根據(jù)單位的具體情況建立完善的檔案管理體系，有序開展檔案資料的錄入，保證標(biāo)識(shí)、格式、文字等信息都能夠達(dá)到要求，保證各項(xiàng)工作符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。要統(tǒng)一實(shí)施軟硬件，保證各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到要求，為檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供有利的支持。

2）增強(qiáng)檔案管理信息化的安全性。事業(yè)單位要想使得檔案工作安全、穩(wěn)定地進(jìn)行，就要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有效提升檔案管理工作的質(zhì)量。因?yàn)閼?yīng)用共享網(wǎng)絡(luò)就可能導(dǎo)致檔案資料管理工作受到網(wǎng)絡(luò)因素的影響而出現(xiàn)安全問題，要想杜絕泄密情況，就要加強(qiáng)安全設(shè)施的建設(shè)，進(jìn)行必要的身份識(shí)別、訪問權(quán)限設(shè)置等安全措施。在具體的管理過程中，應(yīng)以安全為出發(fā)點(diǎn)，有效控制資料上網(wǎng)情況。加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)，根據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行需要安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，保證所有數(shù)據(jù)更加安全。此外，對(duì)于硬件安裝區(qū)域要配置合理的除濕、除塵等基礎(chǔ)設(shè)施，避免設(shè)備出現(xiàn)任何的運(yùn)營問題，確保檔案資料的安全性。

3）積極推廣檔案管理信息化技術(shù)。事業(yè)單位在日常管理中要想有效提高檔案管理工作效率，就要在日常工作中不斷推廣檔案管理信息化技術(shù)，應(yīng)用先進(jìn)的檔案信息化管理模式，使得檔案管理工作更加順利。因此，檔案管理人員需要放棄傳統(tǒng)理念，提高服務(wù)意識(shí)。第一，要積極應(yīng)用和宣傳信息化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的共享，提高效率和質(zhì)量。第二，建立完善的信息化推廣模式，要以使用者為出發(fā)點(diǎn)，以期在最短時(shí)間內(nèi)獲取檔案資料，保證各項(xiàng)工作可以有效進(jìn)行。

4）建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。檔案信息網(wǎng)站的作用就是利用網(wǎng)頁提供必要的服務(wù)，可以利于檔案管理人員進(jìn)行檔案資料的查閱、歸檔、下載等操作。這種服務(wù)方式是檔案資料管理的主要方式，也是信息化管理的重要標(biāo)志。事業(yè)單位檔案信息化管理需要納入事業(yè)單位管理系統(tǒng)內(nèi)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資料的全面?zhèn)鬏敚焖偻瓿删W(wǎng)絡(luò)信息資源共享。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要建立檔案信息網(wǎng)站，首先選擇合適的信息技術(shù)操作系統(tǒng)，能夠滿足日常工作之需，同時(shí)也能夠進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)與再開發(fā)，在后續(xù)發(fā)展中可以進(jìn)行完善和改進(jìn)。其次，設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施選擇要滿足國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求，盡量選擇市場口碑、技術(shù)都比較好的產(chǎn)品。如果條件允許，還要積極與國外的相關(guān)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，然后按照單位需要建立個(gè)性化的信息檔案管理系統(tǒng)，以更好地提升信息化建設(shè)速度和效率，在發(fā)展之后能夠立即進(jìn)行升級(jí)改造，從根本上降低檔案資料管理成本。最后，要不斷進(jìn)行設(shè)備的創(chuàng)新。在未來發(fā)展中，需要不斷滿足信息化發(fā)展的需要，與相關(guān)部門配合提供硬件技術(shù)支持，尤其是一些關(guān)鍵性設(shè)備，要確保其可以滿足信息化檔案管理的需要。此外，還要引進(jìn)安全管理機(jī)制，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，切實(shí)保證檔案的安全。

5）整合檔案信息資源。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首要工作就是建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，建立功能性更強(qiáng)的數(shù)字化檔案館。在檔案館建設(shè)過程中，要配置人員充足的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，并豐富檔案資料，通過各種技術(shù)提升檔案利用率，有效提升信息化管理質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)充分考慮到工作的實(shí)際情況，建立完善的電子檔案，投入更多的資金完善硬件和軟件，形成更好的信息化平臺(tái)，滿足檔案管理工作的需要。對(duì)于當(dāng)前數(shù)量巨大的紙質(zhì)檔案文件，要及時(shí)進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變，不斷整合檔案資源，為事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接的影響，也是當(dāng)下非常關(guān)鍵的工作。因此，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)信息化建設(shè)，更好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展。

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