紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容及標準探析

牛建軍

摘 要：信息時代下，檔案管理將朝著數(shù)字化方向發(fā)展。作為檔案信息化整體水平提升的具體表現(xiàn)，檔案數(shù)字化管理憑借大容量、靈活性等優(yōu)勢成為檔案管理的關鍵。但是在轉(zhuǎn)變過程中，針對紙質(zhì)檔案的整理成為該項工作的難點，因此加強對該項工作前期整理內(nèi)容及標準的研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。章對紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容及標準進行分析和研究，為我國檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考和借鑒。

關鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化;前期整理內(nèi)容;標準

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的概念及步驟

1.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義

紙質(zhì)檔案數(shù)字化（digitization of paper-based records）是采用掃描儀等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工處理，使其轉(zhuǎn)化為可以存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并且按照紙質(zhì)檔案所存在的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程。

1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要步驟

紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要包括：紙質(zhì)檔案的出庫、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的預處理、建立目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、驗收與移交入庫。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作的意義和主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化前處理工作是對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換前開展的一種專業(yè)化技術準備工作，是在充分尊重檔案真實的基礎上，從便于保管利用的角度出發(fā)，為適應檔案數(shù)字化的技術要求開展的一項基礎性工作。檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎，開展前處理工作具有十分重要的意義。第一步要確定掃描頁。原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。第二步要編制頁號。應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。重新編制頁號時，一般用鉛筆。應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。第三步是拆除裝訂。應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術修復。褶皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應先進行壓平等相應技術處理。

2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作的意義

開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作，對于提高檔案數(shù)字化質(zhì)量和提升數(shù)字化檔案信息運行效益具有重要意義。

1）開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作決定了檔案全文數(shù)字化資源的質(zhì)量。由于各種因素影響，館藏紙質(zhì)檔案存在著不少問題，在開展數(shù)字化之前需要系統(tǒng)解決。首先，館藏紙質(zhì)檔案中，可能存在大量的效用低、重復甚至是無用的文件;其次，檔案整理可能存在不規(guī)范的現(xiàn)象;第三，由于時間久遠或保存不當，可能存在檔案破損、霉變等問題;第四，由于檔案著錄不規(guī)范，目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量不高，導致與檔案數(shù)字化后形成的全文數(shù)據(jù)庫不能有效掛接。數(shù)字化前處理工作，能夠系統(tǒng)解決前述問題，進而提高檔案全文數(shù)字化資源質(zhì)量。

2）開展檔案數(shù)字化前處理工作有利于提高數(shù)字化檔案信息運行的效益。通過數(shù)字化前處理工作，剔除了無價值的檔案，去除了大量冗余信息，一方面可以節(jié)省數(shù)字化加工費用，另一方面有助于提高數(shù)字檔案信息的查準率，提升數(shù)字檔案館建設效果，發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的運行效益。

2.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容

檔案數(shù)字化工作的實質(zhì)就是如實轉(zhuǎn)換，無論是掃描、翻拍還是模擬轉(zhuǎn)數(shù)字，其核心就是將原始檔案“克隆”至另一種載體形態(tài)之上，并保證內(nèi)容、信息結(jié)構不變，完整和安全，同時便于查找和利用。檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實施應以此為出發(fā)點。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個部分：一是建庫，二是實體整理，三是過程記錄及整理。建庫是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎，實體整理是保證質(zhì)量的前提，過程管理是維護檔案安全與完整，明確責任的重要環(huán)節(jié)，三者缺一不可。

2.2.1 目錄信息整理

此處的整理工作包括整體建庫及補充著錄兩方面。在進行檔案數(shù)字化時仍沒有完整著錄信息的單位需要對目錄集中著錄和建庫，在完成編目工作后，才有可能銜接數(shù)字化對象審批、檔案出庫、整理、檢查核對等工作;對于已建庫但條目信息仍不完整的，應該對缺失、錯誤等信息進行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數(shù)字化成果的服務利用工作。如進一步設置及補充人名、地名、附件等著錄項目。

2.2.2 核對性整理

檔案具有政治性、權威性及保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態(tài)度，認真核對各項內(nèi)容，如拆除裝訂、實體檢查及數(shù)量清查等。其中針對拆除裝訂，是為了提高數(shù)字化效率的關鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內(nèi)容是否完整，是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進行，確保數(shù)據(jù)庫中的各個條目對應要素與實體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯誤，應立即糾正。

2.2.3 實體修整性整理

當案卷或文件有規(guī)格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動實體修整工作，以確保檔案實體平整清潔，適于數(shù)字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質(zhì)檔案實體高質(zhì)量進入掃描設備。加固性整理，一般指對非標準規(guī)格檔案、破損檔案、過脆檔案進行襯頁、托裱等，進一步保護和延長實體壽命。

2.2.4 管理過程記錄整理

受到程序復雜、工程量較大等因素的影響，紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期準備工作，常常會出現(xiàn)過程不明、銜接不暢等問題。因此應重視對檔案的檢查及驗收，兼顧檔案版權、安全等方面。條件允許的情況下，應對整個整理過程進行記錄，為檔案數(shù)字化審批、出入庫等工作提供一定支持，促使表單能夠隨著數(shù)字化工作深入而充實。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理標準分析

3.1 實體標準

檔案實體是數(shù)字性復制和保護的客體，是數(shù)字化設備的直接作用對象，是直接影響檔案數(shù)字化品質(zhì)的關鍵因素之一。在實施數(shù)字化之前，其檔案實體的客觀整理標準就是客觀判斷檔案實體狀態(tài)，最小干預、真實還原，最大限度保留原始檔案的原汁原味。它的整理標準包括：頁碼標記完整準確，不缺頁跳頁;檔案案卷或文件整潔整齊，無卷邊，無折頁;如遇紙張發(fā)脆或載體破杯（如蟲蛀、磨損等）要以宣紙托裱、修補或加固;頁碼規(guī)范，無跳頁缺頁漏頁;脊背裝訂且紙張狀況良好的可視情況進行裁剪，非標準規(guī)格的檔案應通過接邊、襯紙等方式進行加工，利于快速掃描。

3.2 著錄標準

人類社會進入到新時期，檔案載體不斷發(fā)展，傳統(tǒng)著錄標注已經(jīng)無法滿足檔案發(fā)展需求。因此針對檔案內(nèi)容的選擇、分析，不僅要尊重檔案真實性，且需要關注數(shù)字化手段、背景記錄等，以此來滿足檔案使用要求。針對著錄標準來說，應確保各要素完整性、項目全面，嚴格按照相關規(guī)則，以此來豐富檔案著錄項目，增強檔案著錄檢索價值。針對與技術相關的檔案，應對其背景、時間及色彩空間等進行完善，促使檔案轉(zhuǎn)型有序進行。

3.3 檢查標準

檔案數(shù)字化的手段是轉(zhuǎn)化，目標是長期保存及利用。為避免數(shù)字化過程中諸多不確定因素，確保工作品質(zhì)，應加強對數(shù)字化前檔案實體、邏輯、著錄狀態(tài)等方面的全面核查。概括來說，數(shù)字化前期檢查標準主要落實在以下方面：數(shù)字化審批單是否手續(xù)完整，數(shù)字化清單是否準確符實;實體方面頁面整潔，頁碼標識清晰，頁碼頁數(shù)一致，數(shù)量正確，附件完整;邏輯方面頁號連續(xù)，不缺不漏，語義完整，檔號與實體內(nèi)容相符;著錄方面條目著錄要素完整、標識準確，無漏無缺。

3.4 管理標準

檔案數(shù)字化作為一項系統(tǒng)性工作，需要對版權涉及的文字、圖像進行數(shù)字化處理。而這一環(huán)節(jié)涉及一定的法定事項、所有權等。因此加強對檔案數(shù)字化管理顯得尤為必要，不僅能夠確保檔案信息安全性，且能夠提高數(shù)字化轉(zhuǎn)化水平。針對管理標準來看，應注意以下幾項內(nèi)容：如是否擁有法人簽字認可的審批表、數(shù)字化行為是否授權、是否具備加工流程單等。在實踐中，積極落實責任制，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平，從而促進紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作順利開展。隨著紙質(zhì)檔案工作不斷發(fā)展，還需要加強對內(nèi)容及標準的研究，逐步完善檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，提升檔案數(shù)字化工作品質(zhì)，為我國經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)。

4 有效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化前整理工作的對策

4.1 建立完善安全保密制度，確保檔案信息安全

在開展檔案數(shù)字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并嚴格執(zhí)行，同時加強保密宣傳，增強本單位全員的保密意識。其次，要對數(shù)字化加工人員的保密素養(yǎng)進行審查，保證其嚴格執(zhí)行工作流程，防止在工作環(huán)節(jié)中失泄密。第三，要加強檔案數(shù)字化硬件設施管理，確保數(shù)字化過程中的檔案信息安全。第四，要加強檔案計算機管理系統(tǒng)的安全管理，保證涉密網(wǎng)絡與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，防止數(shù)字化成果泄密。涉密檔案的安全保密問題貫穿數(shù)字化加工的全過程，在檔案數(shù)字化工作中我們要始終把檔案安全保密工作放到工作的首位，杜絕失泄密，保證檔案信息的安全。

4.2 統(tǒng)一建設標準，把好檔案質(zhì)量

檔案數(shù)字化建設與信息技術息息相關，而信息技術涉及面很廣，要想實現(xiàn)檔案的便捷管理和信息共享，需要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化建設標準，以使檔案資源在各軟硬件平臺皆能具有較強的兼容性，也便于檔案資料的保存與傳遞。這一方面需規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的格式，另一方面也應處理好音視頻檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化、一體化利用、各數(shù)據(jù)庫之間無縫銜接的問題，通過統(tǒng)一建設標準，規(guī)范檔案數(shù)字化管理，以實現(xiàn)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)時代的高效傳輸，加快檔案的信息化、網(wǎng)絡化發(fā)展。檔案館數(shù)字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網(wǎng)絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準;面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標準;面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規(guī)范體系。

4.3 建立電子檔案著錄規(guī)則，明確數(shù)字化成果著錄項

于《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）在電子檔案著錄工作上存在很多局限性，隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，國家應盡快制定電子檔案著錄規(guī)則，明確電子檔案著錄項。明確電子檔案著錄項可以對數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進行規(guī)范，準確地對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行著錄，不僅可以有效提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。

4.4 嚴格紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理

在檔案數(shù)字化過程中，前整理工作直接決定了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。此次實施的新規(guī)范增強了數(shù)字化前處理部分的內(nèi)容，包括對實體檔案保護和檔案規(guī)范化管理方面的要求。在實際工作中，我們還可能遇到各種各樣的情況，比如檔案內(nèi)容殘缺，檔案內(nèi)容信息敏感不宜公開，檔案內(nèi)夾有訂書釘、曲別針等金屬物。這些都需要我們在數(shù)字化進行前做出相應處理。對內(nèi)容殘缺的應及時進行記錄，對不宜公開的敏感信息暫不進行掃描，對訂書釘、曲別針等金屬物應予以拆除等等?？傊?，紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作作為館藏檔案數(shù)字化的第一步，是最基礎也是最重要的環(huán)節(jié)，嚴格做好這一環(huán)節(jié)的工作，對提高檔案數(shù)字化質(zhì)量和提升數(shù)字化檔案信息利用效果都具有非常重要的意義。

4.5 科學界定紙質(zhì)檔案數(shù)字化范圍

科學界定紙質(zhì)檔案數(shù)字化范圍，是做好館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化對象范圍界定的科學、合理，將對我們的數(shù)字化工作起到事半功倍的效果。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的起步階段，我們通常是以館藏檔案的年度為計劃向前推進。但隨著紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的深入開展，大家越來越認識到，方便、快捷地提供利用是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要用途。也就是說，在現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的根本價值取向是方便和利用。以年度為計劃的數(shù)字化工作，雖然工作量完整且便于統(tǒng)計，但對于其中一些利用率低的檔案，是既花費了時間、人力、物力，又占用了存儲空間，可以說毫無意義。因此，在數(shù)字化前，我們必須進行充分的調(diào)研，對利用頻率高的檔案首先列入數(shù)字化范圍。

4.6 加快專業(yè)數(shù)字化人才培養(yǎng)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理的實施主體是具有主觀能動性的人，無論是組織實施、技術保障，還是監(jiān)督檢查、成果驗收，都離不開人這個主體因素。那么，什么樣的人才能勝任這些工作，更好地履行各環(huán)節(jié)的職責呢？這就需要專業(yè)的數(shù)字化人才。專業(yè)數(shù)字化人才在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中發(fā)揮重要作用，是保證數(shù)字化工作快速高效進行的關鍵。因此必須加快對這類人才的培養(yǎng)力度，引導和鼓勵檔案工作者更新知識、提升能力，盡快造就一批檔案信息化建設需要的專業(yè)數(shù)字化人才。同時，我們還應完善人才引進體系，引進計算機人才加入到檔案事業(yè)中來，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的順利、高質(zhì)、高效的開展做好人員保障。

5 結(jié)束語

根據(jù)上文所述，面對海量紙質(zhì)檔案，要想開展數(shù)字化工作難度非常大。加之檔案工作具有特殊性。因此出于確保紙質(zhì)檔案合法性、合理性，應充分做好前期準備工作，從全局出發(fā)，分析整理工作內(nèi)容，并制定嚴格的整理標準，為檔案數(shù)字化前期整理工作做好充分的準確，不斷提高檔案數(shù)字化工作的有效性，從而促使檔案積極作用的充分發(fā)揮。

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