行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設的意義及對策探討

冷旭梅

摘 要：在行政事業(yè)單位的檔案管理中，人事檔案是一個重要內容。文章從人事檔案的特點和管理意義出發(fā)，指出人事檔案管理存在的問題，闡述了現(xiàn)代化人事檔案管理建設的對策，以供參考。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;人事檔案;現(xiàn)代化管理;建設對策

在人事檔案中，記錄了個人身份、學歷和資歷，不僅具有法律效用，而且和組織關系、工資待遇、社會保障等密切相關[1]。在行政事業(yè)單位中，人事檔案是崗位考核、職務任免、人事調動、獎懲培訓的依據，要想推動單位管理工作的開展，必須加強人事檔案管理。以下結合實踐，探討了現(xiàn)代化人事檔案管理措施。

1 人事檔案的特點和管理意義

1.1 特點

人事檔案的特點是：1）全面性，記錄了職工個人的全面資料，是職工信息的儲存庫，可以反映出職工全貌。2）現(xiàn)實性，人事檔案是人才使用、工資調整的依據，能直接為現(xiàn)實管理工作服務。3）真實性，要求檔案內容真實、客觀、完整，能為人事部門的管理打下基礎。4）動態(tài)性，隨著職工的發(fā)展，人事檔案也會動態(tài)變化，必須及時收集補充材料，減小和職工實際情況的時間差。5）流動性，人事檔案的管理，要和人力資源管理步伐統(tǒng)一，避免人檔脫節(jié)，遵循“檔隨人走”的原則。6）機密性，檔案資料中含有職工的隱私信息，屬于黨和國家的機密，因此要做好保管工作，不得出現(xiàn)泄漏問題。

1.2 管理意義

第一，優(yōu)化人力結構。行政事業(yè)單位在日常業(yè)務中，人力組織結構是否合理，直接影響業(yè)務成果。新形勢下，單位的用人和工作模式改變，促使人力組織結構變化，人事檔案記錄了這一過程，有利于優(yōu)化人力結構，提高單位對人力資源的利用效率，為業(yè)務開展打下基礎。第二，指導人事調動。行政事業(yè)單位在不同發(fā)展階段，面對不同內外部環(huán)境，需要進行人事調動。為了保證人員和崗位相匹配，單位會分析人事檔案內容，尤其是學習過程、工作經歷、性格、才能等要素，確保人員滿足崗位工作需求，提高人事調動的科學性[2]。第三，提供考評依據。通過人事檔案，可以對職工進行全面評價，提供針對性的培訓方案，提升職工的綜合素質。在績效考核上，不僅關系到職工的切身利益，也是單位優(yōu)化管理的路徑。利用人事檔案，能輔助管理者對職工進行考核評價，并且將結果記錄在檔案中。

2 行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 管理意識薄弱

一直以來，行政事業(yè)單位將管理重點放在業(yè)務領域，忽視了檔案工作，導致檔案管理意識薄弱。一方面，單位領導三令五申，雖然屢次強調檔案管理工作，但職工面對繁忙的業(yè)務，沒有認識到人事檔案的重要意義，認為不會對單位發(fā)展帶來實質幫助，因此管理工作比較隨意，工作態(tài)度不端正。另一方面，國家針對檔案管理有明確的法律規(guī)定，單位內部也制定了相應的規(guī)范措施。但在實際工作中，人事檔案的管理具有滯后性，例如職工的崗位和職務已經變化，但檔案內容沒有隨之更新，繼而影響薪酬、考核工作，成為一個突出管理問題。

2.2 管理不夠規(guī)范

人事檔案的管理，主要涉及收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等內容，各個環(huán)節(jié)均有明確的規(guī)范制度。管理不夠規(guī)范，體現(xiàn)在兩個方面：一是存在檔案造假、涂改等情況，影響檔案的真實性、權威性，無法為人力資源管理提供有價值的依據。二是從事檔案管理的人員，自身專業(yè)水平差，缺少理論知識和操作技能。調查發(fā)現(xiàn)[3]，在一些單位內，人事檔案管理人員是臨時借調而來，并不是專業(yè)管理出身，檔案資料的收集、整理效率低，很容易出現(xiàn)人為誤差。

2.3 利用效率低下

人事檔案的管理工作，最終目的是合理利用，為單位運行管理提供服務，而不是保管和存放。行政事業(yè)單位內，人事檔案的利用效率低下，一是依然采用人工手動管理模式，先進設備設施缺失;或者引入計算機、掃描儀等設備，但運行維護不到位，難以發(fā)揮出應有的作用。二是人事檔案本身具有機密性，檔案的查詢和利用有明確要求，由于審核條件嚴格，也會限制檔案的利用。如此一來，人事檔案對人力資源管理的反饋作用有限，不利于單位及時發(fā)現(xiàn)管理問題。

3 現(xiàn)代化人事檔案管理建設的對策

3.1 增強管理理念

建設現(xiàn)代化人事檔案管理體系，首先要增強管理理念，從深入學習相關法律制度入手。第一，以《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》為例，明確了人事檔案各個管理環(huán)節(jié)的要求[4]。單位應組織全體職工學習制度內容，認識到人事檔案對個人發(fā)展、對單位發(fā)展的重要性，營造出良好的管理氛圍。第二，日常管理中，嚴格落實制度措施，結合單位發(fā)展情況，采取合適的監(jiān)督檢查方法，既能激發(fā)工作人員的積極性，又能減少工作道路上的阻礙，為人事檔案管理提供充足的保障。

3.2 創(chuàng)新管理模式

第一，創(chuàng)新管理體制。在規(guī)章制度的基礎上，結合人事檔案管理的實際特點，設置合理的管理目標，在宏觀指引下開展管理工作，既滿足制度的要求，又具有較高的實操性。第二，創(chuàng)新管理形式。對于行政事業(yè)單位而言，人事檔案管理首先從干部入手，遵循凡進必審的原則，重點審查工作時間、教育經歷、社會關系等，評價檔案資料的真實性，看各項材料是否齊全。第三，創(chuàng)新工作方法。人事檔案的管理，要解決實際問題，提高檔案工作的規(guī)范化，例如：從檔案資料的收集入手，明確檔案內容，保證歸檔材料真實有效;在檔案管理的各個環(huán)節(jié)，應細化工作要求，采用統(tǒng)一的工作標準;建立權限管理制、責任追究制，對于違法違紀行為，加大懲處力度。

3.3 提高利用力度

要想發(fā)揮出人事檔案的實用性，就要提高利用力度，這就要借助于現(xiàn)代信息技術手段。第一，加大資金投入，用于設施建設和設備購進，發(fā)揮出計算機、掃描儀的技術優(yōu)勢，提高檔案管理效率。結合單位實際情況，構建檔案管理平臺，以電子檔案為核心，收集、整理、保管、查詢實現(xiàn)自動化、數據化，方便檔案的查找和利用[5]。第二，在職工績效考核、職務調動時，既要結合業(yè)務表現(xiàn)，又要參考人事檔案，全面評估職工的個人能力、工作態(tài)度、職業(yè)道德，發(fā)揮出人事檔案的反饋作用，真正發(fā)現(xiàn)人才、留住人才。

3.4 加強隊伍建設

管理者是人事檔案工作的經手人，提升管理者的綜合素質，才能加快現(xiàn)代化人事檔案管理體系的建設。其一，改進人才聘用形式，講究專業(yè)對口，要求管理者具有扎實的理論知識，以及嫻熟的操作技能，能應對復雜的檔案管理工作，提高檔案管理水平。其二，通過崗位培訓的形式，學習國內外先進的管理方法，既提高人事檔案管理效率，又能降低人力物力成本。其三，注重思政教育工作，改變管理者的思想認識，樹立高度責任心，能自覺遵守法律法規(guī)、嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。

4 結語

綜上所述，人事檔案是檔案管理的重要組成部分，做好人事檔案管理工作，能優(yōu)化人力結構、指導人事調動、提供考評依據。分析可知，目前行政事業(yè)單位在人事檔案的管理中存在一些問題，只有增強管理理念，創(chuàng)新管理模式，提高利用力度，加強隊伍建設，才能建成現(xiàn)代化管理體系，推動單位健康發(fā)展。

參考文獻

[1]李靜.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化探究[J].卷宗，2019，9（1）：18.

[2]孫虎.探討當前行政事業(yè)單位檔案管理科學化[J].情感讀本，2017，（11）：18.

[3]楊雪菱.基于行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策研究[J].長江叢刊，2019，（23）：94-95.

[4]王玉敏.試論行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].商情，2019，（49）：148.

[5]劉學梅.信息化時代行政事業(yè)單位檔案管理模式重構分析[J].環(huán)球市場，2019，（27）：245.