淺析水利工程檔案歸檔與移交過程中存在的問題與對(duì)策

韓曉華

摘 要：做好水利工程檔案歸檔及移交工作是做好水利工程檔案管理的重要內(nèi)容。由于水利工程檔案歸檔及移交所涉及的因素比較多，同時(shí)基于新時(shí)代發(fā)展暴露出水利工程檔案歸檔及移交過程中還存在不少的問題，需要針對(duì)存在的問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以此提升水利工程檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;歸檔;移交

水利工程檔案是水利工程建設(shè)全周期所形成的不同形式的記錄材料。水利工程檔案歸檔移交是水利工程建設(shè)的末端環(huán)節(jié)，也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。在水利工程竣工后，城建單位需要按照各自建設(shè)職能將相關(guān)資料整理后移交給相關(guān)的水利管理部門。實(shí)踐證明水利工程檔案歸檔及移交資料的完整與否直接關(guān)系到水利工程檔案管理質(zhì)量，所以筆者結(jié)合多年實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)前水利工程檔案歸檔及移交中所存在的問題進(jìn)行深入的剖析，以此提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

1 水利工程檔案歸檔及移交過程中存在的問題

水利工程檔案歸檔及移交是水利工程檔案形成的末端環(huán)節(jié)，也是加強(qiáng)水利工程檔案管理效率、保證水利工程檔案資料完整性的關(guān)鍵。通過對(duì)當(dāng)前我國(guó)水利工程檔案歸檔及移交工作的分析，其主要存在以下問題：

1.1 參建單位對(duì)檔案歸檔及移交工作重視程度不夠，原始材料丟失現(xiàn)象突出

由于水利工程建設(shè)周期長(zhǎng)、投資金額大，結(jié)果導(dǎo)致在水利工程施工過程中存在分包現(xiàn)象，而分包的結(jié)果就是導(dǎo)致參建單位出現(xiàn)“重工期、趕進(jìn)度、忽視檔案資料收集”現(xiàn)象：一是由于參建單位比較多，導(dǎo)致在水利工程檔案信息資料收集的過程中存在與建設(shè)施工不同步的現(xiàn)象。例如部分參建單位并沒有及時(shí)根據(jù)建設(shè)情況對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集，結(jié)果導(dǎo)致部分原始資料丟失，最終造成復(fù)印件多、原件少的現(xiàn)象;二是檔案信息保存不善，導(dǎo)致部分資料出現(xiàn)破損、發(fā)霉等現(xiàn)象，導(dǎo)致后期檔案移交難度比較大。由于施工現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境比較復(fù)雜，部分參建單位在相關(guān)資料保存上存在責(zé)任心不強(qiáng)的問題，進(jìn)而出現(xiàn)一系列的質(zhì)量問題，增加了相關(guān)資料移交的難度。

1.2 檔案資料整理歸檔不規(guī)范，資料檔案缺失嚴(yán)重

水利工程檔案歸檔與移交的資料比較多，例如水利工程招投標(biāo)文件、技術(shù)設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目建議書、設(shè)計(jì)報(bào)告書、開工報(bào)告、重大事件聲像材料、合同變更文件、施工計(jì)劃等等。上述文件資料隸屬于不同的參建單位負(fù)責(zé)，但是在實(shí)踐中由于相關(guān)責(zé)任人履責(zé)不到位，導(dǎo)致參建單位所形成的檔案資料存在歸檔不規(guī)范、移交資料缺失的問題：一是參建單位的歸檔文件范圍不符合相關(guān)規(guī)范要求，導(dǎo)致收集的檔案文件存不僅存在組卷不合理、分類不科學(xué)，而且在案卷提名和檔案移交手續(xù)上不規(guī)范;二是移交目錄編制不規(guī)范。編制移交目錄是保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，然而在目錄編制上卻存在不規(guī)范的問題。

1.3 水利工程檔案移交缺乏監(jiān)管，檔案資料鑒定有待加強(qiáng)

水利工程檔案移交歸檔是水利工程竣工驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)法規(guī)制度規(guī)定如果檔案歸檔移交不合格水利工程就不能通過竣工驗(yàn)收，結(jié)果導(dǎo)致水利工程檔案歸檔移交因缺乏有效地監(jiān)督導(dǎo)致水利工程資料存在失真：一是由于水利工程檔案管理人員審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致在檔案移交時(shí)存在錯(cuò)卷、漏卷和整卷不規(guī)范的問題。例如基于繁瑣的檔案資料，檔案管理人員在檔案資料移交時(shí)容易出現(xiàn)漏卷的現(xiàn)象;二是對(duì)歸檔資料的真實(shí)性鑒定有待完善。鑒定工作貫穿于整個(gè)檔案資料歸檔過程，但是在實(shí)踐中檔案管理人員對(duì)于檔案資金的鑒定局限在對(duì)資料真實(shí)性的鑒定中，而忽視了對(duì)資料完整性的鑒定。

2 解決水利工程檔案歸檔及移交問題的對(duì)策

基于水利工程檔案歸檔及移交過程中所存在的問題，水利部門作為水利工程竣工驗(yàn)收管理部門必須要加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔及移交過程的監(jiān)管，通過構(gòu)建完善的管理體系提升水利工程檔案歸檔移交工作水平：

2.1 加強(qiáng)宣傳，提高參建單位對(duì)檔案歸檔及移交工作的重視程度

基于水利工程檔案歸檔及移交工作的重要性，水利事業(yè)單位必須要立足于加強(qiáng)水利工程檔案質(zhì)量視角加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)水利工程檔案歸檔移交知識(shí)的宣傳，讓參建單位認(rèn)識(shí)到檔案歸檔移交的重要性：一是水利事業(yè)單位要深入到水利工程施工一線開展檔案歸檔及移交的宣傳活動(dòng)，讓參建方及時(shí)了解相關(guān)的制度要求及操作要求。例如水利事業(yè)單位要利用“憲法宣傳日”深入到施工現(xiàn)場(chǎng)組織檔案管理人員集中學(xué)習(xí)《歸檔文件整理規(guī)則》，按照水利部門的要求做好相關(guān)資料的歸檔工作;二是要深入開展“不忘初牢記使命”主題活動(dòng)，發(fā)揮黨員先鋒示范作用，提高服務(wù)意識(shí)。檔案管理屬于服務(wù)工程，因此水利事業(yè)單位檔案管理人員要以做好檔案歸檔工作為契機(jī)，深入研究檔案歸檔中相關(guān)人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題，構(gòu)建完善的績(jī)效考核制度，以此激發(fā)檔案管理人員的積極性。

2.2 認(rèn)真做好檔案資料收集歸檔工作，加強(qiáng)資料保管

檔案資料的收集是加強(qiáng)水利工程檔案管理的第一步，所以作為檔案管理人員：一是要認(rèn)真做好水利工程檔案的收集工作。由于水利工程檔案資料種類比較多，因此檔案管理人員必須要嚴(yán)格按照歸檔文件范圍對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行分類歸檔，當(dāng)然在歸檔的過程中如果發(fā)現(xiàn)文件資料不全或者缺失的現(xiàn)象要及時(shí)告知參建方進(jìn)行補(bǔ)充;二是要規(guī)范歸檔文件整理的基本原則與步驟。水利工程建設(shè)周期比較長(zhǎng)，建設(shè)的內(nèi)容比較廣泛，同時(shí)受限于工期進(jìn)度的影響，使得水利工程檔案收集存在滯后性，因此水利部門在歸檔時(shí)要建立明確的歸檔步驟，例如對(duì)于樞紐工程項(xiàng)目的文件整理可以按照大壩、輸水洞、電站、船閘等工程進(jìn)行分類整理;三是要做好移交目錄的編制工作。目錄編制必須要注意文件材料的邏輯聯(lián)系。

2.3 完善水利工程移交監(jiān)督，提升移交檔案的鑒定水平

水利工程檔案歸檔與移交過程中必須要強(qiáng)化監(jiān)督的作用，通過完善的監(jiān)督體系提升檔案歸檔與移交的質(zhì)量：一是水利部門必須要加強(qiáng)對(duì)移交檔案資料的監(jiān)督審核，尤其是對(duì)移交檔案內(nèi)容真實(shí)性與完整性進(jìn)行審核。例如參建單位在移交水利工程檔案資料時(shí)，水利主管部門要組織檔案管理人員對(duì)移交的資料進(jìn)行嚴(yán)格的審查，對(duì)于發(fā)現(xiàn)問題的要求限期完成整改;二是提升檔案管理人員的鑒定水平。隨著計(jì)算機(jī)在水利工程檔案管理中的應(yīng)用，電子文件成為當(dāng)前檔案管理的重要內(nèi)容。對(duì)應(yīng)水利事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的全程監(jiān)督，例如水利部門要對(duì)電子文件的歸檔范圍、保管期限等進(jìn)行嚴(yán)格的審查，經(jīng)過審查合格的電子文件要存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上;三是在做好時(shí)間節(jié)點(diǎn)把握，避免復(fù)印件過多，原始材料缺失的問題。水利部門必須要建立動(dòng)態(tài)化的檔案歸檔監(jiān)管體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)水利工程檔案信息的全程管理。例如水利管理部門要利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)水利工程資料的監(jiān)管，提升檔案歸檔的質(zhì)量。

3 結(jié)束語

總之，基于水利工程檔案的重要性，做好水利工程檔案歸檔與移交工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。由于水利工程檔案歸檔與移交所涉及的面比較廣，不僅需要水利檔案管理部門發(fā)揮好指導(dǎo)、督促作用，也需要建設(shè)和施工各方落實(shí)好收集、移交工作，更需要每位檔案工作人員立足崗位，真抓實(shí)干，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)改進(jìn)創(chuàng)新，形成水利工程檔案管理工作齊抓共管的良好氛圍，推動(dòng)我國(guó)水利工程的可持續(xù)發(fā)展。

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