現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策研究

張健

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，逐步的出現(xiàn)了各種現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，為檔案管理工作的實施帶來了巨大的影響和變化，檔案管理的對象也不在只是紙質(zhì)文件，還有著大量的電子文件，現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用了信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)施，大大的提高了檔案管理的效率與質(zhì)量。這些現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來的影響巨大，作為檔案管理人員應(yīng)該準(zhǔn)確的分析和把握這種影響帶來的變化，及時的作出調(diào)整，找出正確應(yīng)用的對策，才能夠充分的發(fā)揮現(xiàn)代辦公技術(shù)帶來的便利，更好的完成檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理;影響及對策

當(dāng)今的社會正處于快速發(fā)展的時期，各種事物也都在快速的進(jìn)行著變革，在這種形勢下，檔案管理也需要跟上時代的變化，作出積極的調(diào)整，合理的應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，做好現(xiàn)代檔案管理工作。所謂的現(xiàn)代辦公技術(shù)也就是利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)等進(jìn)行辦公，可以提高檔案管理的效率。

1 利用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的幾點特征

1.1 多為電子文件，容易修改且有隱蔽性

檔案管理在采用現(xiàn)代辦公技術(shù)以后，電子化文件的數(shù)量占了很大的比例，雖然管理起來更加的方便，不過，電子文件也有著容易被修改或者偽造的弊端，這也是做為檔案管理人員必須要重視的一點。并且，電子文件被修改以后也很難被發(fā)現(xiàn)，這會大大的影響到檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性。

1.2 技術(shù)快速更新的速度越來越快

現(xiàn)代辦公技術(shù)是建立在網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)軟、硬件基礎(chǔ)之上的，而這些技術(shù)的更新速度非?？?，這就要求檔案管理中使用的電子文件也要跟著這種快速的變化而改變。不管是硬件設(shè)施，還是軟件系統(tǒng)都在快速的變化著，檔案管理也就需要不斷的去適應(yīng)這種變化，可是，在這種變化的過程中，因為軟、硬件的更新就可能出現(xiàn)檔案信息丟失或者受損的情況，也會影響到檔案資料的安全性、完整性。

1.3 電子化的文件界定更加困難

文件在電子化以后很難對其進(jìn)行界定，判斷其是否為文件原件。要知道，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以很明顯的辨別出其是原件還是復(fù)印件，可以對于電子文件來說就變得非常的困難。電子文件可以很容易的進(jìn)行復(fù)制或者拷貝，影響了文件的安全性。

2 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理帶來的影響

2.1 對管理理念和方式的改變

因為辦公技術(shù)的變化，檔案管理需要面對的資料不但是種類發(fā)生了變化，其載體也有了更多的形式，不在只是管理紙質(zhì)的文件，電子文件的出現(xiàn)必然要求在管理的方式上也進(jìn)行改變，要知道電子文件不管是在存放還是在傳遞上都和紙質(zhì)文件有著很大的不同，整個過程都是在計算機(jī)系統(tǒng)上完成的，并且它的存放載體也有各種介質(zhì)，如光盤、硬盤等，而傳統(tǒng)的管理方法還需要建立檔案袋，電子文件在形成以后就可以進(jìn)行歸檔和使用，大大的提高了檔案管理和利用的效率，工作人員的負(fù)擔(dān)也得到了分擔(dān)，電子檔案的出現(xiàn)，可以讓人們在異地就完成對于檔案的調(diào)閱，不在受到時間和空間的限制，還可以提供自動檢索功能，這些都是和傳統(tǒng)的檔案管理方式有著巨大的差異。所以說，現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用，推動了檔案管理方式以及理念的改變。

2.2 對檔案管理模式的改變

一直以來，人們都將檔案管理看做是一項政治性的工作，采用的也都是政府管理的模式，而忽視了檔案管理的服務(wù)性、社會性，認(rèn)識的非常片面。而現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用，檔案的作用被更加充分的發(fā)掘出來，應(yīng)用的空間更大，也讓人們更多的認(rèn)識到了檔案管理的服務(wù)性與社會性。推動著檔案管理從政府模式向社會模式的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理社會作用的發(fā)揮提供了便利條件，我們?nèi)缃竦娜蝿?wù)就是充分的利用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)施，對檔案信息進(jìn)行更加科學(xué)的利用，建立服務(wù)性的檔案管理模式，充分的利用檔案資源，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.3 對檔案管理人員要求的改變

管理人員是檔案管理工作的主要實施者，因為以前對于檔案管理缺乏認(rèn)識，不重視檔案管理工作，所以對于檔案管理人員的要求也不高，往往都是通過招聘或者直接由其他崗位的人員兼任的，這些人大多缺少專業(yè)知識和素養(yǎng)，對于檔案管理工作并不熟悉?？墒牵缃耠S著現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用，對于管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求。需要這些人員具備足夠的專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理工作，還需要他們掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，能夠熟練的運用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，這樣才能夠滿足檔案管理工作的需要。所以，需要管理人員去學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的辦公技術(shù)、管理知識，進(jìn)行自我提升和培養(yǎng)，管理單位也要注意對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，要通過各種措施來提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。

3 利用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的對策

如今，各種技術(shù)正在快速的發(fā)展和更新著，社會形勢也發(fā)生了巨大的變化，在利用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中也有著很多需要我們注意和去適應(yīng)的地方，下面我們就提出了幾點具體的對策。

3.1 對電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行區(qū)別管理

由于電子文件和紙質(zhì)文件之間存在的巨大的差異，在進(jìn)行檔案管理的時候也要進(jìn)行差別對待，如今，紙質(zhì)文件和電子文件還是并存的，所以要對這兩種類型的文件進(jìn)行區(qū)別管理。紙質(zhì)文件可以采用傳統(tǒng)的辦法進(jìn)行管理，而對于電子文件則要采用新的方式進(jìn)行管理，由于電子文件的操作都需要通過計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)，通過專業(yè)的管理系統(tǒng)和軟件就可以完成對于電子文件的管理。

3.2 加強(qiáng)對于電子文件的安全防護(hù)

電子文件由于其自身的特點，容易被修改，在安全防護(hù)方面有著更高的要求，這也是和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理繁榮不同之處。所以，一定要采取有效的措施對電子文件進(jìn)行安全防護(hù)。首先是要保證電子文件的載體、存儲環(huán)境的安全性，不要因為存放不當(dāng)導(dǎo)致存儲載體的損壞，造成電子文件的丟失。還要對管理活動進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對于一些不當(dāng)或者違規(guī)操作進(jìn)行限制，避免電子文件被肆意篡改。還要加強(qiáng)對于網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)，防止受到來自網(wǎng)絡(luò)的侵襲，導(dǎo)致檔案信息的丟失。要及時的更換系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)施，做好系統(tǒng)資料的備份，更新防火墻以及殺毒軟件。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化的辦公技術(shù)還是需要有人員來使用和操作，這些工作人員自身的素質(zhì)水平，對于檔案管理工作的實施有著直接的影響，要想充分的發(fā)揮現(xiàn)代辦公技術(shù)的作用就需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員不但要掌握專業(yè)的檔案管理知識，具備現(xiàn)代化的檔案管理理念，還需要能夠熟練的應(yīng)用現(xiàn)代辦公的技術(shù)和設(shè)備，掌握計算機(jī)軟件和硬件方面的相關(guān)知識。所以，在選擇管理者的時候，一定要提高要求，對于現(xiàn)有的管理人員也要加強(qiáng)他們的知識培訓(xùn)和教育，鼓勵員工進(jìn)行自我提升，掌握先進(jìn)的知識和技術(shù)，能夠利用現(xiàn)代辦公技術(shù)更好的完成檔案管理工作。

4 總結(jié)

技術(shù)給當(dāng)代的檔案管理工作帶來的影響是多方面的，推動了現(xiàn)代檔案管理工作的開展，不過，在帶來了很多便利的同時，也提出了更高的要求。相關(guān)的工作人員必須要深刻的認(rèn)識到這種變化帶來的影響，要從理念和技術(shù)上作出轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代辦公技術(shù)帶來的優(yōu)勢，進(jìn)一步的挖掘檔案資源的作用，轉(zhuǎn)變檔案管理的模式，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳煒.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：173.

[2]韓云麗.企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實踐與探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：190.

[3]韓艷平.電子文件對檔案工作的影響及對策[J].治黃科技信息，2019（2）：31-32.