基于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的遠(yuǎn)程協(xié)作效能提升舉措研究

李昱昕 劉超 劉安游 顏翠彥 成姝潔

基于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的遠(yuǎn)程協(xié)作效能提升，是隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)廣泛普及與應(yīng)用的一項(xiàng)廣大社會(huì)組織不斷研究與實(shí)踐，事關(guān)企業(yè)生存與發(fā)展的管理課題。目前，遠(yuǎn)程協(xié)作效能提升已形成部分成熟的管理模式，如基于項(xiàng)目和網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程協(xié)作模式、基于即時(shí)通等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的遠(yuǎn)程協(xié)作模式、高效的辦公管理模式等多種成熟的管理模式。本文重點(diǎn)圍繞遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)建設(shè)，分別從科學(xué)的團(tuán)隊(duì)工作模式、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱F(tuán)隊(duì)溝通法則以及高效的團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程會(huì)議原則三個(gè)方面，予以詳細(xì)闡述，給出多項(xiàng)提升舉措。

前言

近年來(lái)，中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在所有制結(jié)構(gòu)、分配制度以及宏觀調(diào)控上，向切合人民對(duì)美好生活的向往方面不斷完善、優(yōu)化，呈現(xiàn)出躍升態(tài)勢(shì)。在這種態(tài)勢(shì)下，互聯(lián)網(wǎng)、多媒體、信息通訊等行業(yè)迅速發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了各行業(yè)經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)變，遠(yuǎn)程辦公就是其一，成為互聯(lián)網(wǎng)、教育等行業(yè)探索的辦公新模式。但是，目前關(guān)于遠(yuǎn)程辦公的學(xué)術(shù)研究以及論斷支撐還不算全面，遠(yuǎn)程辦公研究成果多集中于如何利用成熟的技術(shù)，開(kāi)發(fā)新的交流模式，例如，即時(shí)通訊、騰訊QQ、微信、釘釘?shù)染W(wǎng)絡(luò)社交工具，它們擁有及時(shí)性、平臺(tái)化、性價(jià)比高等優(yōu)勢(shì)，已漸漸成為大眾工作和生活的“必需品”;遠(yuǎn)程辦公雖在潛在風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)章制度以及員工積極性提升等方面取得了一定的研究成果，但其實(shí)用性還有待探究、適用面還需拓展;同時(shí)遠(yuǎn)程協(xié)作研究多集中在教育行業(yè)，對(duì)其他行業(yè)的參考度不高。

本文在總結(jié)與吸取遠(yuǎn)程協(xié)作理論成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步圍繞遠(yuǎn)程協(xié)作效能的提升，抓住“一條主線，三個(gè)方向”（即團(tuán)隊(duì)建設(shè)促進(jìn)協(xié)作效能提升主線、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程工作模式方向、深化團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程溝通模式方向以及優(yōu)化團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程會(huì)議模式方向），從辦公環(huán)境中遇到的實(shí)際問(wèn)題和出現(xiàn)的具體矛盾出發(fā)，以分條列項(xiàng)的方式進(jìn)行開(kāi)放性探究，為遠(yuǎn)程協(xié)作效能提升再添新舉措。

優(yōu)化團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程工作模式

“智”作多樣的工具模型

一是確立自選必選結(jié)合的工具選擇原則。主觀意識(shí)里，工具選擇均由公司或部門領(lǐng)導(dǎo)確定，但遠(yuǎn)程辦公環(huán)境不再局限于“辦公室”，工具的選擇在很大程度上影響員工效率，因此，除了特定要求的工具外，其他工具選取不必局限于民主研討或投票確定，也可以形成“百花齊放”的狀態(tài)。

二是精準(zhǔn)選取工具模型。在個(gè)人方面，員工都是相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體，個(gè)體形成具有功能的組織，精準(zhǔn)工具選擇，在一定程度上能夠激發(fā)員工創(chuàng)意，也令不善言辭員工的思維得到釋放，使組織的功能得到最大化發(fā)揮;在集體方面，綜合企業(yè)微信、OA以及郵箱等溝通工具，通過(guò)民主協(xié)商、匿名互投等方式探索符合部門工作實(shí)際的工具，從個(gè)人到部門，再?gòu)男〗M到組織，選定“利己互促、互融互通”的工具模型。

三是創(chuàng)新性融合企業(yè)文化。企業(yè)文化建設(shè)是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素，在潛移默化中促進(jìn)員工形成共同意識(shí)、價(jià)值觀念以及職業(yè)操守，它是員工遠(yuǎn)程協(xié)作效能提升的根基。在遠(yuǎn)程辦公中將企業(yè)文化建設(shè)融入其中，通過(guò)開(kāi)展文化塑建提案、文化有“聲”宣講以及文化價(jià)值觀先鋒評(píng)選等活動(dòng)，將團(tuán)隊(duì)建設(shè)與企業(yè)發(fā)展視為一體，引領(lǐng)思想、明確目標(biāo)、統(tǒng)一步調(diào)。

優(yōu)化團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程溝通模式

定“智”詳盡的溝通法則

一是明確溝通方式。建立明確的、信息清晰連貫的溝通方式，制定科學(xué)的交流模式，在提升工作效率、促進(jìn)協(xié)作效能提升方面至關(guān)重要。工作分為日常工作、重點(diǎn)工作以及痛點(diǎn)工作，依據(jù)不同工作類別確定相應(yīng)溝通方式。日常工作可通過(guò)日常溝通軟件建立“一對(duì)一聯(lián)系”“分別聯(lián)系”的溝通方式;重點(diǎn)工作可采取重點(diǎn)工作人員會(huì)議、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)會(huì)議以及負(fù)責(zé)人重點(diǎn)匯報(bào)等方式;痛點(diǎn)工作要明確對(duì)接人和處理人，可建立單線聯(lián)系與雙向?qū)拥墓ぷ髂Ｊ健６谴_定發(fā)言模式。鑒于工作重要、緊急程度不同，需要講述的內(nèi)容和研討的方式也不同，作為發(fā)言人，講話要至詳至盡，不能“感覺(jué)”其他人能夠讀懂你所有的意思，敘述的內(nèi)容再詳細(xì)再具體也不為過(guò);作為參與人，講話要字正腔圓，說(shuō)明白講具體，拋開(kāi)與討論主題無(wú)關(guān)內(nèi)容，給出觀點(diǎn)，列出依據(jù)。三是嚴(yán)謹(jǐn)溝通法則。無(wú)論是電話視頻溝通，亦或是短信郵件聯(lián)系，確定溝通事項(xiàng)以后，還要確定具體細(xì)節(jié)，例如時(shí)間、地點(diǎn)以及參與人員等，切不可一項(xiàng)工作多次聯(lián)系“連番轟炸”，需“三思而定”，否則就成了對(duì)同事的叨擾，對(duì)自己能力的“考驗(yàn)”。多向他人學(xué)、常在書(shū)本尋，在實(shí)踐中摸索、在交流中提升，不以習(xí)慣定調(diào)性，應(yīng)圍繞溝通方所思、所想、所憂、所究充分思索。

優(yōu)化團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程會(huì)議

模式，“智”定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)議規(guī)則

一是確保會(huì)議主持的技巧性。主持要始終圍繞會(huì)議議程、會(huì)議主題、成員參與度、會(huì)議效果四個(gè)維度展開(kāi)。始終遵循議程，提前編制、下發(fā)會(huì)議材料，通過(guò)專屬平臺(tái)有序組織虛擬會(huì)議，主題切入井然有序，嚴(yán)禁高開(kāi)低就;把握會(huì)議方向，不可脫離主題或“跨界”性脫離主題，作為會(huì)議主持，要引導(dǎo)共識(shí)、做出總結(jié);注重氛圍調(diào)度，嚴(yán)禁發(fā)言壟斷，可創(chuàng)新性挑選言辭“激憤”員工發(fā)言，進(jìn)一步調(diào)度研討熱情。

二是確保會(huì)議參加的積極性。精神傳達(dá)、內(nèi)容傳遞，不光要靠言語(yǔ)，肢體也是重要的表達(dá)方式，充分將肢體語(yǔ)言與口頭表述相結(jié)合，激發(fā)部分“沉默員工”參與的積極性;確保攝像頭能夠看到所有參會(huì)人員，調(diào)動(dòng)“潛水”員工;科學(xué)利用與主題“唱反調(diào)”員工的參與度，以其為抓手，挖掘更多研討內(nèi)容。

三是確保會(huì)議溝通的實(shí)效性。參與人員整個(gè)議程要始終圍繞主題、重點(diǎn)項(xiàng)目開(kāi)展，并通過(guò)循例總結(jié)和回顧進(jìn)程，對(duì)每個(gè)主題、項(xiàng)目做階段總結(jié)，并引出下階段主題研討要點(diǎn);會(huì)議上，言盡其意、物盡其用，主題研討詳細(xì)、項(xiàng)目思考明確，會(huì)議后，力保時(shí)效，遵循“三個(gè)零”原則，即：零郵件、零微信、零信息。

總結(jié)

綜上所述，隨著遠(yuǎn)程辦公管理新模式在各個(gè)行業(yè)的“席卷”，普遍適用性、實(shí)用性有助于遠(yuǎn)程協(xié)作效能提升的措施起到舉足輕重的作用。在遠(yuǎn)程協(xié)作中，團(tuán)隊(duì)建設(shè)面對(duì)遠(yuǎn)程“虛擬辦公室”帶來(lái)的新挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，成為提升協(xié)作效能、挖掘舉措辦法的“沃土”。之后，要繼續(xù)探索基于互聯(lián)新技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)以及民主管理方式的激發(fā)員工潛能和協(xié)作效能的深入性措施，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性推進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量經(jīng)營(yíng)發(fā)展工作的目標(biāo)。

（李昱昕，安徽財(cái)經(jīng)大學(xué);劉超，北京汽車股份有限公司;劉安游，中國(guó)計(jì)量大學(xué);顏翠彥，四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué);成姝潔，西北農(nóng)林科技大學(xué)）