項(xiàng)目監(jiān)控過程組中關(guān)于溝通精簡可視化的思考

(中車株洲電力機(jī)車有限公司，湖南 株洲 412001)

1 概述

根據(jù)PMBOK(項(xiàng)目管理知識體系指南)的要求，項(xiàng)目管理共計(jì)5大過程組，10大知識領(lǐng)域，47個(gè)項(xiàng)目管理過程。PMBOK教會每個(gè)項(xiàng)目人員如何執(zhí)行項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理面臨的工作多而雜。監(jiān)控過程組中共計(jì)包含11個(gè)項(xiàng)目過程，但卻是在項(xiàng)目過程中最耗費(fèi)時(shí)間與精力的過程，特別是對于項(xiàng)目周期長且風(fēng)險(xiǎn)異常多的情況。

在此過程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要時(shí)時(shí)關(guān)注項(xiàng)目任務(wù)、項(xiàng)目動態(tài)、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、溝通、采購、干系人的情況，并在發(fā)生成本或計(jì)劃偏離時(shí)及時(shí)提交變更申請。每個(gè)項(xiàng)目都包含有5個(gè)基本的組成部分，分別是任務(wù)(怎么做)、目標(biāo)(項(xiàng)目范圍)、時(shí)間線(計(jì)劃和績效)、成本(成本及績效)、負(fù)責(zé)人。

溝通是人與人之間傳遞信息的重要過程，要想取得項(xiàng)目的成功，溝通是必不可少的，好的溝通是完成項(xiàng)目管理工作和實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的前提。如何在復(fù)雜繁重的項(xiàng)目工作中通過相對簡單的方式，綜合項(xiàng)目的基本組成部分，正向且正確地傳導(dǎo)項(xiàng)目的各項(xiàng)信息顯得尤為重要。

2 溝通精簡可視化的思考及運(yùn)用

一個(gè)合格的項(xiàng)目匯報(bào)應(yīng)該囊括5項(xiàng)內(nèi)容和5項(xiàng)原則，5項(xiàng)內(nèi)容為任務(wù)、目標(biāo)、時(shí)間、成本、負(fù)責(zé)人，5項(xiàng)原則分別是對照比較、因果關(guān)系、多元數(shù)據(jù)、資源所需、文件資料。對于一些項(xiàng)目人員，溝通項(xiàng)目工作，特別是向上匯報(bào)時(shí)常常漏項(xiàng)或匯報(bào)不完整。在材料不足的情況下，如干系人提出相關(guān)例外問題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能因?yàn)榛卮鸩煌暾麑?dǎo)致信息傳導(dǎo)失真。為此，通過合適的輔佐材料，再配合項(xiàng)目經(jīng)理的溝通才能，會有利于溝通的流暢和真實(shí)性。

作為項(xiàng)目溝通的輔助方案，材料必須簡潔，且可以通過直觀的方式傳達(dá)關(guān)于項(xiàng)目主要內(nèi)容的信息，以及各內(nèi)容間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。方案必須簡單且具有直觀性，干系人可以在短時(shí)間內(nèi)獲取項(xiàng)目的健康程度，并對后期工作作出有效決策。經(jīng)過對傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式和現(xiàn)在軟件開發(fā)常采用的敏捷項(xiàng)目管理進(jìn)行詳細(xì)比對，發(fā)現(xiàn)敏捷項(xiàng)目中對任務(wù)工作的追蹤方式可利用于常規(guī)的項(xiàng)目管理模式中。敏捷項(xiàng)目管理(以SCRUM為例)的目標(biāo)是能夠使開發(fā)過程能夠及時(shí)審視，更加透明，并達(dá)到持續(xù)開發(fā)。而常規(guī)項(xiàng)目管理的每個(gè)階段和過程領(lǐng)域都會有一定的概念介紹、輸入輸出內(nèi)容、工具，提供給項(xiàng)目人員進(jìn)行合理運(yùn)用。那么是否可以將敏捷項(xiàng)目管理的透明、迭代的優(yōu)點(diǎn)帶入常規(guī)項(xiàng)目管理中，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目間的溝通及項(xiàng)目目標(biāo)的一致性。無論常規(guī)項(xiàng)目管理方式還是SCRUM(敏捷項(xiàng)目管理中迭代增量開發(fā)過程)，其共同點(diǎn)都是有任務(wù)、目標(biāo)、時(shí)間、成本、負(fù)責(zé)人這5個(gè)基本原則，可以將這5個(gè)基本原則中所涉及的內(nèi)容，通過簡潔的描述方法，在書面文件的輔助下將項(xiàng)目信息傳導(dǎo)給項(xiàng)目干系人。經(jīng)過思考，該輔助材料可按照如下方案(見圖1)進(jìn)行展示。

圖1 項(xiàng)目可視化方案

通過該方案，可以順利的將項(xiàng)目5個(gè)基本原則展示，并通過可視化的方式展示項(xiàng)目任務(wù)完成情況、項(xiàng)目績效、干系人工作情況、項(xiàng)目異常風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容。

2.1 任務(wù)及目標(biāo)

目標(biāo)主要指項(xiàng)目確定的范圍，任務(wù)主要是為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所分解的工作包。此部分可按照常規(guī)項(xiàng)目管理中的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))創(chuàng)建方式，因?yàn)樵摲绞降墓ぷ鞣纸飧釉敿?xì)，利于項(xiàng)目任務(wù)的跟蹤等。將項(xiàng)目的可交付成果作為WBS結(jié)構(gòu)的第二層(第一層為總項(xiàng)目)，然后在可交付成果下將項(xiàng)目里程碑工作進(jìn)行描述，第四層為項(xiàng)目每個(gè)周期內(nèi)(每日、每周或每月)的具體項(xiàng)目工作(本次說明最底層按月分配項(xiàng)目工作的方式)。

項(xiàng)目工作的日常進(jìn)程不可能一帆風(fēng)順，為更好地展示項(xiàng)目工作，在此部分增加項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)及異常內(nèi)容。

2.2 時(shí)間

為保證項(xiàng)目具有簡潔性和可視化的特點(diǎn)，方案中(詳見圖1)填寫的時(shí)間范圍為“1月以前”“上個(gè)月”“本月第一周”“本月第二周”“本月第三周”“本月第四周”“下個(gè)月”“1月以后”，為了保證干系人間熟悉了解近期內(nèi)的工作具體如下：

該部分主要填寫項(xiàng)目工作的跨度和項(xiàng)目工作的實(shí)際完成情況。為了項(xiàng)目的整體進(jìn)度的視覺感官性更強(qiáng)，采用圖形的方式進(jìn)行填寫。

首先編排項(xiàng)目的整體計(jì)劃，如某一時(shí)間內(nèi)有該項(xiàng)目的工作部署，則在日期欄的同列填上“○”，如時(shí)間跨度在“更久后”，則在后面的空白處填寫具體月份。表現(xiàn)情況如下：

異常和風(fēng)險(xiǎn)采用“關(guān)閉”“預(yù)警”“嚴(yán)重”的方式進(jìn)行顯示，并同樣按期更新。

通過圖形的差異性，相關(guān)方可通過該材料一眼識別項(xiàng)目過程中的問題和需要重點(diǎn)關(guān)注的部分。該文件按月更新，月度任務(wù)中的重點(diǎn)工作按時(shí)更新完成情況，既符合傳統(tǒng)相關(guān)過程對項(xiàng)目計(jì)劃的要求，也符合敏捷項(xiàng)目管理中的迭代特點(diǎn)。

2.3 成本績效或進(jìn)度績效

因我司組織結(jié)構(gòu)問題，主要干系人更加關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)度情況，此部分采用了進(jìn)度績效的表現(xiàn)方式。為了更加直觀地展示，選用了燃盡圖的工具(見圖2)。

圖2 項(xiàng)目燃盡圖

縱軸代表剩余工期，橫軸代表日期，豎的實(shí)線代表當(dāng)前日期，豎的虛線代表里程碑節(jié)點(diǎn)。橫軸的表格中，只要填寫截止目前項(xiàng)目整體的進(jìn)度情況(滯后為正值，超前為負(fù)值)，就可自行生產(chǎn)滾動更新的燃盡圖。例圖中，實(shí)際進(jìn)度高于計(jì)劃，則代表項(xiàng)目滯后，需要追趕進(jìn)度；反之則為進(jìn)度超前。此圖標(biāo)有利于干系人一眼識別項(xiàng)目的進(jìn)度掙值偏差，以便后續(xù)決策的制定。

2.4 干系人或負(fù)責(zé)人

此部分主要展示該干系人或負(fù)責(zé)人的職務(wù)，以及其影響的任務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)、異常等。明確各項(xiàng)工作的干系人，利于“尋醫(yī)問診”，在最短時(shí)間內(nèi)找到事件異常的根源，并“對癥下藥”。如因某一負(fù)責(zé)人的原因，導(dǎo)致該工作出現(xiàn)嚴(yán)重滯后的情況，在表格中以“●”標(biāo)識(見圖3)。

2.5 方案總結(jié)

該方案中結(jié)合了傳統(tǒng)項(xiàng)目對項(xiàng)目范圍、計(jì)劃、進(jìn)度、干系人、進(jìn)度/成本績效的內(nèi)容，也將敏捷項(xiàng)目管理中的關(guān)于透明的特點(diǎn)帶進(jìn)項(xiàng)目溝通管理中。文件大小適中，關(guān)鍵信息傳遞清晰準(zhǔn)確，項(xiàng)目經(jīng)理可以借助該方案，有效的在項(xiàng)目間或向上傳遞項(xiàng)目績效。減少了項(xiàng)目經(jīng)理在溝通時(shí)的困難，也預(yù)防了因?yàn)轫?xiàng)目目標(biāo)不統(tǒng)一所造成的項(xiàng)目成效失真。該方案需要項(xiàng)目經(jīng)理按月更新項(xiàng)目月度任務(wù)，按周更新項(xiàng)目進(jìn)展，耗時(shí)少，建立一種合適的信息溝通系統(tǒng)，便于傳遞項(xiàng)目工作需求和項(xiàng)目決策。

圖3 項(xiàng)目干系人與項(xiàng)目任務(wù)對應(yīng)關(guān)系

3 精簡可視化溝通的可行性

精簡可視化的溝通方案中包含了項(xiàng)目信息傳遞的5項(xiàng)原則。其中，異常與各工作的對照關(guān)系、負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目任務(wù)的因果關(guān)系一目了然，能簡單明了地了解項(xiàng)目任務(wù)受到何種影響所造成的滯后及超前關(guān)系；對照項(xiàng)目里程碑計(jì)劃，所編制的項(xiàng)目月度具體任務(wù)，此滿足項(xiàng)目進(jìn)度的WBS編制要求；同時(shí)，為了展示項(xiàng)目更加貼切，符合干系人的關(guān)注點(diǎn)要求，文件中的數(shù)據(jù)面精簡且準(zhǔn)確，多元性的數(shù)據(jù)通過統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)，將項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目任務(wù)、項(xiàng)目計(jì)劃、干系人、異常、風(fēng)險(xiǎn)、掙值進(jìn)行合理的編排展示，使得溝通的可視化程度更加完善。

該方式借鑒了PMBOK中監(jiān)控過程組中4.4監(jiān)控項(xiàng)目工作、5.5確定范圍、5.6控制范圍、6.7控制進(jìn)度、7.4控制成本、8.3控制質(zhì)量、10.3控制溝通、11.6控制風(fēng)險(xiǎn)、12.3控制采購、13.4控制干系人參與這10個(gè)項(xiàng)目過程組的要求；從傳統(tǒng)的PM管理要求出發(fā)，借鑒了敏捷項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，可以更好地傳達(dá)項(xiàng)目的健康程度。

4 精簡可視化溝通的運(yùn)用

項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目溝通時(shí)，特別是在向上匯報(bào)時(shí)特別耗費(fèi)時(shí)間與精力。作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，與你的成功成正比的是，你與項(xiàng)目績效(范圍、時(shí)間、計(jì)劃、成本、資源)、當(dāng)前完成情況、未來期望的能力。而干系人所需了解的也正是以上內(nèi)容。在向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)往往時(shí)間少且對該項(xiàng)目精力和介入程度有限，不太喜歡項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)時(shí)的累贅，項(xiàng)目經(jīng)理需要做的是通過可視化的方式精簡的通報(bào)各項(xiàng)內(nèi)容。詳細(xì)的任務(wù)描述和簡單的數(shù)據(jù)展示通過良性的融合，向上匯報(bào)、項(xiàng)目間任務(wù)傳遞都具有很好的作用。通過建立合適的信息管理系統(tǒng)，為項(xiàng)目經(jīng)理獲取、儲存和向干系人發(fā)布有關(guān)項(xiàng)目成本、計(jì)劃、進(jìn)度和績效等方面的信息提供了標(biāo)準(zhǔn)工具，將項(xiàng)目績效情況可視化。

5 結(jié)語

在安迪·克羅發(fā)表的《阿爾法項(xiàng)目管理：只有2%的頂尖人士才知道》一書中有4個(gè)關(guān)于溝通的重要觀點(diǎn)：①早點(diǎn)合作。②建立節(jié)奏。③傳遞完整、清晰、簡潔的信息。④為持續(xù)改進(jìn)創(chuàng)造通道。該文詳細(xì)說明了項(xiàng)目經(jīng)理需要的兩個(gè)關(guān)鍵能力，分別是了解干系人的溝通需求和他們所能接受的溝通是什么。此次對于項(xiàng)目監(jiān)控過程組中關(guān)于項(xiàng)目溝通精簡可視化的思考中，符合克羅提出的要求，并很好地將所有的內(nèi)容展示給管理層或相關(guān)方，借助于此，對項(xiàng)目經(jīng)理獲取資源需求和干系人支持百利而無一害。