高校財務(wù)電子檔案管理探析

王立新

摘?要： 近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)應用領(lǐng)域的拓寬，互聯(lián)網(wǎng)給我們的生活和工作帶來了很多便利。而我國高等學校的財務(wù)管理也成功地將網(wǎng)絡(luò)應用于工作之中，高等學校財務(wù)電子檔案的管理已經(jīng)被普遍的使用，并有完全取代傳達財務(wù)檔案管理的趨勢，具有很多優(yōu)勢和特點得以廣泛應用，并將在未來的高校財務(wù)管理中發(fā)揮越來越大的作用。

關(guān)鍵詞： 高等學校;財務(wù)電子檔案;管理

【中圖分類號】G270.7?????【文獻標識碼】A?????【文章編號】1674-3733（2020）01-0297-01

在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高校的會計電算化已廣泛應用。而由會計電算化產(chǎn)生的，蘊含著高科技的檔案存儲介質(zhì)，就是財務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，而且易于查閱和傳遞，而備受青睞，做好這些財務(wù)電子檔案的管理工作，進行有效的保管、維護和利用，充分發(fā)揮其便捷、高效的作用，在高等職業(yè)院校的財務(wù)管理應用中將越來越廣泛，作用不可忽視、不容替代。

1?財務(wù)電子檔案與紙質(zhì)檔案比較優(yōu)勢所在

傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理工作就是將學校的所有財務(wù)記錄交由財務(wù)人員進行分類處理，按照時間順序?qū)⑺杏涊d用文字記錄下來，并以紙質(zhì)文檔檔案形式加以保留。這種傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理形式不僅耗費巨大的人力物力，也可能由于工作疏忽造成在財務(wù)檔案歸檔過程中文件丟失或材料不完整，具有一定的缺陷，而現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，有了許多新的特點。

（1）與傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理相比，財務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式?？纱尜A于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。

（2）財務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。

（3）財務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，不易丟失和損壞。

（4）財務(wù)電子檔案易于計算、分析，方便、快捷。

（5）財務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報表等傳統(tǒng)會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應用程序等等。

2?財務(wù)電子檔案管理的主要形式

高校財務(wù)電子檔案管理的主要形式主要有以下幾種。

（1）財務(wù)電子檔案能夠提供財務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式。數(shù)字化的財務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)遠程利用，提供方便快捷的財務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。

（2）財務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)。根據(jù)財務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實內(nèi)容，既加強管理又方便應用。

（3）財務(wù)電子檔案為財務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)。在當今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是財務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財務(wù)信息的推廣，為財務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準備。

（4）財務(wù)電子檔案為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件，隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應用，財務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務(wù)檔案信息庫，為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。

3?高校財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理

財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運用現(xiàn)代技術(shù)手段對財務(wù)電子檔案實施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。

3.1?財務(wù)電子檔案的收集

（1）設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來設(shè)定;也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。

（2）制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì);同時應在磁性介質(zhì)上，附加其運行的語言程序版本及操作環(huán)境標識，作為以后復現(xiàn)時的參照。

（3）制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運行程序，以備舊資料的往復查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹慎轉(zhuǎn)換。

（4）制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預防意外。

3.2?財務(wù)電子檔案的整理與保存

財務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實施不同的整理與保存措施。

（1）貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應遠離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。

（2）貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜;光盤的保護膜應完好無損，防止的盤面磨損、刮擦;每張光盤應附有硬質(zhì)護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。

（3）貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。

3.3?財務(wù)電子檔案的利用

財務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。

（1）財務(wù)電子檔案的查閱。查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開相應程序和運行環(huán)境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設(shè)查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。

（2）財務(wù)電子檔案的計算與分析。財務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過微機計算，集成產(chǎn)生多項分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機器上調(diào)閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運行環(huán)境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。

結(jié)束：隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，財務(wù)電子檔案會有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，使財務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮，更好的為高校的財務(wù)管理服務(wù)。

參考文獻

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