財務(wù)共享中心模式下的資金管控研究

沈海芳

摘 要：資金是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的命脈和血液，保證資金安全、可控是企業(yè)財務(wù)管理工作的重中之重。隨著企業(yè)跨國化、集團(tuán)化發(fā)展， 傳統(tǒng)的分散資金管理模式面臨巨大的資金管控風(fēng)險，而財務(wù)共享中心模式能夠通過共享中心規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的高質(zhì)量高效率服務(wù)，不斷提升集團(tuán)企業(yè)整體的會計核算水平和資金管控能力，有效防范資金管控風(fēng)險。因此，探討財務(wù)共享中心模式下的資金管控具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文在分析財務(wù)共享中心模式下資金管控的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了財務(wù)共享中心模式下集團(tuán)企業(yè)資金管控的特點(diǎn)和難點(diǎn)，并針對性地提出了財務(wù)共享中心模式下加強(qiáng)資金管控的對策措施。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享中心模式 ?資金管控 ?風(fēng)險防范

中圖分類號：F275.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）02（a）--02

隨著企業(yè)跨國化、集團(tuán)化發(fā)展，項(xiàng)目點(diǎn)多、面廣，財務(wù)人手嚴(yán)重不足，素質(zhì)水平差異大，資金分散管理模式下容易出現(xiàn)管控風(fēng)險。一是，部分新建項(xiàng)目地理位置偏遠(yuǎn)，交通不便利，條件比較艱苦，無法招聘到合適的會計人員，人員綜合素質(zhì)不高，財務(wù)經(jīng)驗(yàn)不足，合規(guī)意識淡薄，項(xiàng)目點(diǎn)會計基礎(chǔ)工作薄弱;二是，部分項(xiàng)目規(guī)模小，人員編制不足，無法嚴(yán)格按照不相容職務(wù)相互分離規(guī)定配備出納、會計、主管人員，無法嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部牽制制度，會計和出納實(shí)際由一人控制，缺少復(fù)核或過分信任等，容易發(fā)生財務(wù)舞弊行為;三是，企業(yè)資金管理方式單一、管理手段落后、管理鏈條長，沒有建立統(tǒng)一信息系統(tǒng)進(jìn)行資金監(jiān)控，加大了資金風(fēng)險管控難度;四是，管理制度不健全，執(zhí)行力不強(qiáng)，賬戶和票據(jù)管理混亂，會計人員違規(guī)參與票據(jù)中介交易，串通作案，謀取私利;五是，項(xiàng)目公司往往重經(jīng)營輕內(nèi)控、重效益輕管理，沒有把銀企對賬工作從防范案件的高度來認(rèn)識，出納和會計長期不對賬，資金賬實(shí)不符;六是，會計人員培訓(xùn)力度不夠，風(fēng)險意識淡化，無法為企業(yè)把好資金支付的最后一道關(guān)口。企業(yè)風(fēng)險一旦得不到及時介入和干預(yù)就有可能爆發(fā)風(fēng)險事故，會讓企業(yè)遭受重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至使企業(yè)集團(tuán)走向萬劫不復(fù)境地。

為了有效防范資金管控風(fēng)險，提高集團(tuán)企業(yè)對項(xiàng)目公司的資金監(jiān)控力度，充分發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)下資源集約效益，有效降低人工成本，目前大型集團(tuán)企業(yè)都在建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，將基層單位重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的會計核算業(yè)務(wù)納入共享中心處理，通過共享中心規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的高質(zhì)量高效率服務(wù)，不斷提升集團(tuán)企業(yè)整體的會計核算水平和資金管控能力。因此，探討財務(wù)共享中心模式下的資金管控具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 財務(wù)共享中心模式下集團(tuán)企業(yè)資金管控的特點(diǎn)和難點(diǎn)

1.1 財務(wù)共享中心模式下集團(tuán)企業(yè)資金管控的特點(diǎn)

在財務(wù)共享模式下，對各單位流程設(shè)置、單據(jù)審核和資金支付實(shí)現(xiàn)集中管理后，資金管控一般具有以下特征：一是通過審批流程標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范資金授權(quán)審批環(huán)節(jié)和關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)。財務(wù)共享上線前，從集團(tuán)層面分行業(yè)板塊進(jìn)行全流程梳理，分析評估每個流程、每個審批節(jié)點(diǎn)設(shè)置的必要性，強(qiáng)化關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)，刪減重復(fù)或冗余的審批節(jié)點(diǎn)，降低企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險和成本。二是通過審核要點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化，提高成本費(fèi)用管控水平。對于各基層單位費(fèi)用報銷和結(jié)算業(yè)務(wù)，制定統(tǒng)一規(guī)范的審核標(biāo)準(zhǔn)，確保審核附件完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料合規(guī)、手續(xù)完備，防止出現(xiàn)分散管理模式下執(zhí)行會計制度不嚴(yán)格、財務(wù)審核把關(guān)原則性不強(qiáng)、以領(lǐng)導(dǎo)審批代替審核等問題。三是通過資金支付集中化，嚴(yán)控資金支付風(fēng)險。共享中心具有相對獨(dú)立性，業(yè)績考核不受基層單位影響，資金支付嚴(yán)格執(zhí)行“見單付款”，即按照授權(quán)審批的付款單據(jù)辦理付款。可有效規(guī)避分散管理模式下，基層單位財務(wù)做“老好人”，按照單位領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行付款的風(fēng)險。

1.2 財務(wù)共享中心模式下集團(tuán)企業(yè)資金管控的難點(diǎn)

財務(wù)共享模式下，各單位單據(jù)審核和付款業(yè)務(wù)高度集中管理后，提高了付款合規(guī)性和獨(dú)立性，降低財務(wù)舞弊行為的發(fā)生率，提高了資金安全性，但也存在一些難點(diǎn)和痛點(diǎn)問題。

1.2.1 共享系統(tǒng)設(shè)計嚴(yán)密性不夠，運(yùn)行不穩(wěn)定

共享系統(tǒng)上線初期，設(shè)計邏輯性和程序開發(fā)嚴(yán)密性不夠，往往存在漏洞，容易產(chǎn)生系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險，例如，出現(xiàn)重復(fù)推送生成付款單等情況，致使重復(fù)付款。另外，共享系統(tǒng)功能在持續(xù)優(yōu)化過程中，需要不斷地打補(bǔ)丁增量更新以滿足各種業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)配置不完善，導(dǎo)致系統(tǒng)反復(fù)出現(xiàn)各種問題，影響各報賬單據(jù)的資金結(jié)算，例如，已經(jīng)完善優(yōu)化的功能點(diǎn)，因新功能增量而恢復(fù)到原有狀態(tài)。

1.2.2 付款復(fù)雜程序提高，網(wǎng)銀付款差錯率上升

各單位付款業(yè)務(wù)集中到共享中心后，為了充分發(fā)揮人力資源整合優(yōu)勢和規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益，共享中心往往配置少量的付款人員處理各單位大量的付款業(yè)務(wù)，付款復(fù)雜程度和差錯率上升：一是不同單位不同銀行的網(wǎng)銀付款需要不停切換網(wǎng)銀U盾，容易發(fā)生A單位應(yīng)付供應(yīng)商款項(xiàng)從B單位支付的情況;二是付款人員需要核對付款單據(jù)、合同、發(fā)票中供應(yīng)商賬戶信息的一致性，核對工作量大，同時網(wǎng)銀錄入數(shù)據(jù)量大，容易產(chǎn)生視覺疲勞，導(dǎo)致厭倦情緒，容易出現(xiàn)核對差錯和手工錄入差錯;三是集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)板塊高度集中，各單位付款工作量在時點(diǎn)上具有共性，致使共享中心在某些時點(diǎn)上付款工作量成倍增加，付款人員心理壓力加大，付款準(zhǔn)確性反而無法得到有效保障，例如，電力集團(tuán)內(nèi)發(fā)電企業(yè)均在月末最后一個工作日下午收到電網(wǎng)公司電費(fèi)后還需要立即支付煤款，各單位大批量大額度付款集中在電費(fèi)到賬后銀行系統(tǒng)關(guān)閉前的時間段內(nèi)進(jìn)行支付，付款時效性提高會降低付款準(zhǔn)確率。

1.2.3 職責(zé)分工不清，容易造成重復(fù)付款

共享財務(wù)與基層財務(wù)付款職責(zé)劃分不清，共享中心地理位置與集團(tuán)內(nèi)各單位距離較遠(yuǎn)，所以無法將各單位全部付款業(yè)務(wù)統(tǒng)一集中到共享中心處理，共享中心一般負(fù)責(zé)各單位網(wǎng)銀付款業(yè)務(wù)，基層財務(wù)仍保留財務(wù)印鑒章，負(fù)責(zé)特殊情況下支票或電匯付款業(yè)務(wù)，例如，銀行貸款受托付款業(yè)務(wù)，基層單位開具電匯單據(jù)提前送交銀行，待銀行發(fā)放貸款后直接將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。因基層單位仍保留付款權(quán)限，在緊急情況下，基層單位會先付款再通過共享系統(tǒng)補(bǔ)發(fā)付款申請單，由于基層財務(wù)與共享財務(wù)溝通不及時等問題，容易導(dǎo)致付款單據(jù)流轉(zhuǎn)進(jìn)入共享中心時重復(fù)進(jìn)行付款。

1.2.4 銀企對賬工作滯后，無法及時發(fā)現(xiàn)資金問題

銀企對賬工作隨著付款業(yè)務(wù)一并納入共享中心管理，但是共享中心管理著各單位幾百個賬戶，對賬工作成了痛點(diǎn)問題，若對賬工作滯后，無法及時發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng)，也就無法及時防范資金風(fēng)險。

2 財務(wù)共享中心模式下加強(qiáng)資金管控的對策措施

要妥善解決好上述資金管控過程中難點(diǎn)和痛點(diǎn)問題，需要借助共享管理模式，從系統(tǒng)安全管理、人員培訓(xùn)、職責(zé)劃分、功能優(yōu)化等方面入手，不斷提升資金防控能力，提升服務(wù)企業(yè)能力。

2.1 嚴(yán)密設(shè)置系統(tǒng)邏輯校驗(yàn)規(guī)則，提高系統(tǒng)安全穩(wěn)定性

⑴共享系統(tǒng)上線運(yùn)行一段時間后，要針對運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行全面梳理、總結(jié)提升，增加單據(jù)、合同和付款記錄之間的校驗(yàn)規(guī)則。例如，為了控制超合同付款，通過共享系統(tǒng)將每筆付款業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)到合同，以判斷累計付款金額是否超出合同總額，并給予超合同付款預(yù)警提示;又如，為了防范重復(fù)付款風(fēng)險，通過共享系統(tǒng)對同一付款主體與同一供應(yīng)商相同金額付款，給予疑似重復(fù)付款預(yù)警提示。通過系統(tǒng)邏輯校驗(yàn)，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性和付款安全性。

⑵制定新增功能需求的評估機(jī)制，規(guī)范系統(tǒng)新增功能增量部署程序。對于各單位提出的系統(tǒng)優(yōu)化需求，應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行綜合評估，評估新增功能需求的必要性以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的影響程度，盡量減少打補(bǔ)丁增量的頻率和影響面，提高系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性。對于新增功能在打補(bǔ)丁增量前，需要安排專業(yè)人員在測試環(huán)境中進(jìn)行全面測試，出具書面測試報告，提高新功能在正式環(huán)境運(yùn)行的可靠性。

2.2 加強(qiáng)付款人員培訓(xùn)，利用自動化手段提高付款效率和準(zhǔn)確率

⑴制定集中付款職責(zé)規(guī)范，加強(qiáng)人員職業(yè)道德教育和培訓(xùn)。

制定詳細(xì)的崗位職責(zé)和操作規(guī)范，例如，要求“見單付款”，即付款單據(jù)流轉(zhuǎn)到共享中心付款人員處，付款人員才能按單據(jù)金額和供應(yīng)商信息進(jìn)行付款，確保單據(jù)流和資金流保持一致性;規(guī)范付款失敗和退回業(yè)務(wù)處理方式，要求對于付款退回業(yè)務(wù)，要查明原因并與基層單位確認(rèn)無誤后，才能予以付款。加強(qiáng)職業(yè)道德教育，利用網(wǎng)絡(luò)資金詐騙、挪用公款等反面典型案例，給會計和出納人員敲響警鐘，提高防范資金風(fēng)險意識，增強(qiáng)資金制度執(zhí)行力，做到定期更換密碼、臨時離開即時退出界面、收好U盾，從細(xì)微之處堵塞資金管理漏洞，不給“有心之人”可乘之機(jī)。

⑵通過銀企直聯(lián)功能，實(shí)現(xiàn)批量集中付款。集中付款模式下，打通共享平臺與商業(yè)銀行系統(tǒng)接口，在共享平臺界面直接進(jìn)行銀行付款操作。通過銀企直聯(lián)，實(shí)現(xiàn)不同單位主體不同銀行付款業(yè)務(wù)批量勾選和一鍵式付款，大幅提升支付結(jié)算效率，避免網(wǎng)銀手工錄入出錯風(fēng)險。同時將供應(yīng)商賬戶信息核對工作從付款環(huán)節(jié)前移到前端單據(jù)審核環(huán)節(jié)，避免共享中心單據(jù)審核和付款審核環(huán)節(jié)重復(fù)退單情況發(fā)生。

2.3 加強(qiáng)制度修訂力度，規(guī)范崗位職責(zé)，規(guī)避重復(fù)付款風(fēng)險

⑴修訂集團(tuán)資金管理制度，提高制度執(zhí)行力。財務(wù)共享中心的成立，打破了原有各單位財務(wù)組織結(jié)構(gòu)，帶來了人事變動和權(quán)責(zé)的重新劃分，為了規(guī)范共享財務(wù)和基層財務(wù)資金管理行為，集團(tuán)本部應(yīng)從集團(tuán)層面制定統(tǒng)一的資金管理制度，也為崗位職責(zé)劃分奠定制度基礎(chǔ)。同時要保障制度的權(quán)威性和執(zhí)行力，防止制度制定和執(zhí)行變成兩張皮，要對執(zhí)行制度情況進(jìn)行定期或不定期抽查，一旦發(fā)現(xiàn)有不執(zhí)行制度的情況，列入共享中心考核機(jī)制，提高制度的執(zhí)行力和約束力。

⑵規(guī)范財務(wù)崗位職責(zé)，明確崗位分工。共享中心成立后，共享財務(wù)會計核算職能與基層財務(wù)財務(wù)管理職能應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分開來，職責(zé)劃分必須明確清晰，不能交叉重疊，又要相互有效銜接。同時職責(zé)劃分要與流程節(jié)點(diǎn)設(shè)計高度融合，例如：基層財務(wù)支票付款業(yè)務(wù)，付款流程需流轉(zhuǎn)至基層財務(wù)進(jìn)行處理;共享財務(wù)網(wǎng)銀付款業(yè)務(wù)，付款流程需流轉(zhuǎn)至共享財務(wù)進(jìn)行處理。

2.4 通過銀企自動對賬功能，提高對賬準(zhǔn)確性和及時性

共享模式下，基于銀企直聯(lián)功能，共享系統(tǒng)可以實(shí)時獲取銀行交易流水信息，將銀行流水記錄與企業(yè)銀行日記賬核對規(guī)則設(shè)置到共享系統(tǒng)，通過一鍵執(zhí)行自動對賬操作，實(shí)現(xiàn)銀企自動對賬。

3 結(jié)語

本文重點(diǎn)分析了財務(wù)分散模式下資金管控風(fēng)險，以及財務(wù)共享模式下資金管控特點(diǎn)、問題和解決措施。 隨著財務(wù)共享時代的到來，共享業(yè)務(wù)觸角將不斷往前端衍生，向縱深發(fā)展，在每個新業(yè)務(wù)模塊和新功能詳細(xì)設(shè)計階段，我們都要結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行資金風(fēng)險方面的評估，防患于未然，因此資金風(fēng)險的防范和管控工作永遠(yuǎn)在路上。

參考文獻(xiàn)

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