檔案數(shù)字化工作中存在問題及對策思考

江麗華

為推動檔案工作的轉(zhuǎn)型升級，加快與信息社會融合，1999年，深圳市檔案局在全國率先提出并啟動數(shù)字檔案館建設工程。21世紀初，各級國家綜合檔案館圍繞檔案數(shù)據(jù)和資源利用，加強檔案資源“全數(shù)據(jù)”建設，館藏檔案的數(shù)字化工作逐步鋪開，并作為檔案工作的一項全新事業(yè)、全新工程在全國各地快速推進。作為檔案信息化的基礎支撐性工作，這項工作取得了很大的成績，但在實際工作中，也存在一些困擾檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的根本性問題。

一、檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

1.檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化的重要內(nèi)容

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關聯(lián)關系。隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術以及通信技術的發(fā)展和應用，我國檔案事業(yè)從傳統(tǒng)管理逐步邁向檔案信息化階段。作為信息化轉(zhuǎn)型的關鍵支撐，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館和智慧檔案館的核心內(nèi)容之一，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作的必然選擇，館藏資源數(shù)字化也是實現(xiàn)檔案信息組織與服務網(wǎng)絡化、檔案實體虛擬化、信息資源共享化、檔案利用知識化的基礎，是信息化社會給予檔案事業(yè)的新挑戰(zhàn)和新契機。

2.檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理、利用模式轉(zhuǎn)變的重要手段

檔案數(shù)字化工作以檔案存儲數(shù)字化、利用網(wǎng)絡化、服務大眾化為目標，改變過去檔案工作單一、局限的管理模式，建立網(wǎng)絡化的檔案利用服務體系，不斷增強檔案信息社會共享和遠程服務功能，統(tǒng)籌安排檔案利用服務、政府公開信息服務和其他公共服務，開展檔案信息在線檢索、調(diào)取、瀏覽、傳輸?shù)热袒献?，提供查檔一站式服務和遠程服務，由傳統(tǒng)利用方式向現(xiàn)代利用方式轉(zhuǎn)變，形成面向公眾、便捷高效的檔案信息服務利用體系。

3.檔案數(shù)字化是充分體現(xiàn)檔案價值的重要支撐

檔案信息化水平的提升，有利于進一步提高檔案工作制度化、規(guī)范化、科學化水平，突破檔案屬地利用限制，打破檔案“信息孤島”，實現(xiàn)館際檔案資源的共建共享。隨著國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的深入推進，檔案工作發(fā)揮作用的空間越來越大，與老百姓的關系也越來越密切，依法樹立以開放為原則的服務理念，推動數(shù)字檔案資源的共建共享，可以全方位、多層次、多角度地為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)狀

檔案部門考慮到自身人力和物力的局限性，根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，通過招標、競價等方式將檔案數(shù)字化工作委托給外包服務公司，可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作效益的最大化。但是從現(xiàn)有的檔案數(shù)字化成果來看，數(shù)字化工作中也存在一些問題。

1.數(shù)字化工作中存在的問題

（1）目錄錯誤率高

根據(jù)《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則》和《江蘇省文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與數(shù)據(jù)交換格式》規(guī)定的相關要求，目錄著錄的錯誤包括題名中錯字較多、題名不完整、擬題不清、其他著錄項錯誤等。目前在全文檢索存在很大難度的前提下，目錄數(shù)據(jù)庫的建立是方便檔案檢索和利用的唯一途徑。由于在檔案數(shù)字化之前，已建立一定程度的目錄數(shù)據(jù)庫，數(shù)字化過程中核對目錄、完善目錄數(shù)據(jù)庫工作環(huán)節(jié)往往被忽視，相關工作人員素質(zhì)良莠不齊，對文件的理解和把握能力不夠，錄入文字的準確性不高等，致使雖然數(shù)字化已完成，但檔案還是查不到或查不全。

（2）數(shù)字化前整理工作缺失

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前的整理工作，是在充分尊重前人勞動成果的基礎上，以適應紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求為目標而開展的兼具回顧性和開創(chuàng)性雙重特征的重要基礎業(yè)務工作，包括確定掃描頁、編制頁號、目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂、技術修復等環(huán)節(jié)。例如，許多檔案中存在頁碼編制錯誤，跳頁、漏頁等現(xiàn)象，有數(shù)字化外包公司省略整理編頁環(huán)節(jié)，也有數(shù)字化外包公司在編制頁碼時采用了“-1”“-2”等副頁辦法。筆者認為，頁碼編制不規(guī)范會造成兩方面后果：一是著錄項中載體數(shù)量與實體檔案頁數(shù)不符；二是在查檔利用時如果只需要一件檔案中的部分材料，而掃描頁碼與檔案中實際標注的頁碼不一致，就會發(fā)生選擇頁碼錯誤，影響查檔效率，還有可能在沒有認真審查的情況下，打印不需要的頁面而浪費紙張。

（3）掛接錯誤或掛接不上

檔案數(shù)字化完成后，會發(fā)現(xiàn)有檔案無法掛接或是打開錯誤的情況，一般來說有三個原因：一是數(shù)字化公司掃描后的文件一般以JPEG格式儲存，這時的命名是按掃描的順序自行命名，為了利用需要，轉(zhuǎn)換為PDF時應該按檔號命名，許多公司用自行研發(fā)的軟件在批量命名時發(fā)生錯誤，這會導致因檔號錯誤而無法掛接，文件打不開。二是檔案在歸檔整理時發(fā)生錯誤，目錄著錄張冠李戴，如建房證存根，目錄擬對應的與實體中反映的不是同一人，在數(shù)字化掃描時也未能發(fā)現(xiàn)錯誤，就會發(fā)生利用時用正確的目錄打開了錯誤的頁面。三是分件錯誤，數(shù)字化公司在圖像處理環(huán)節(jié)進行圖像的分件處理時發(fā)生錯誤，而導致一份實體檔案的掃描件被分割在多個目錄中。

（4）掃描過程中產(chǎn)生的錯誤

掃描過程中，因為漏頁、重復掃描，掃描時紙張掃不全，兩頁合并掃描等原因，導致了文件缺頁、重頁、上下重疊掃描不完整等錯誤。

（5）未能準確區(qū)分涉密檔案

涉密檔案一般不進行數(shù)字化加工或由檔案館自行數(shù)字化加工后加密存放，工作人員在區(qū)分時對涉密文件認識不清或操作不仔細，致使部分涉密文件未能挑出。

（6）利用時文件打開速度過慢

在查檔利用時，打開一個文件需要5—10分鐘，這一問題產(chǎn)生的原因：一是檔案管理軟件本身的局限性，全文打開的方式有待優(yōu)化；二是檔案整理時將多份文件裝訂成一件，如一套創(chuàng)建材料、一套會議材料、一整本工資名冊等，因圖片過大而導致文件在查閱時打開很慢，影響查檔效率。

（7）其他

在掃描中，因掃描儀分辨率不高、紙張放置歪斜、裝訂順序錯誤、過度修圖裁邊等產(chǎn)生的問題。

2.數(shù)字化工作發(fā)生問題的原因

（1）數(shù)字化前處理工作流程疏于監(jiān)管

數(shù)字化公司為節(jié)省人力和財力，相應的規(guī)則形同虛設，工作人員為追求利益最大化，視流程為空文。

（2）目錄著錄方式不規(guī)范

許多檔案館要求數(shù)字化外包公司在目錄著錄時采取雙機著錄的方式，但實際操作中數(shù)字化公司為省工沒有實施。

（3）數(shù)字化公司與檔案部門溝通不及時

數(shù)字化過程中出現(xiàn)的許多業(yè)務問題，數(shù)字化公司不與檔案館及時溝通，自行走捷徑處理，導致有的問題加工完畢才發(fā)現(xiàn)。

（4）數(shù)字化公司質(zhì)檢環(huán)節(jié)走過場

一般的數(shù)字化公司會設置質(zhì)檢環(huán)節(jié)，但在實際操作中并沒能按要求嚴格進行，有流于形式走過場的情況。

（5）抽檢機制不合理效率不夠高

一部分檔案館會對數(shù)字化成果進行抽檢，但數(shù)字化工作安排中沒有為質(zhì)檢與加工留出足夠的緩沖時間，質(zhì)檢往往滯后于加工環(huán)節(jié)幾個批次，質(zhì)檢結果出現(xiàn)之前新的加工已經(jīng)開始，無法及時發(fā)現(xiàn)加工方存在的問題，許多問題是在日常使用中才發(fā)現(xiàn)的，導致同樣錯誤越積越多，最后難以徹底修改。

三、有效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的對策

1.加強頂層設計，完善檔案管理一體化系統(tǒng)

形成需求導向的檔案信息化管理新模式，檔案行政管理部門主動適應互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等前沿技術的發(fā)展趨勢，圍繞戰(zhàn)略性、前瞻性、實用性問題開展檔案科技研究，關注國家實施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略和推進電子政務、電子商務、云計算的發(fā)展成果，研究其對檔案工作的影響，切實加強檔案信息化頂層設計和長遠規(guī)劃，探索電子文件歸檔和電子檔案管理的可行模式，推行自上而下相對統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件，改變目前由于各地區(qū)發(fā)展程度不同，檔案管理的軟件設計、硬件功能、管理流程和管理模式不同而自成一體的割據(jù)現(xiàn)狀。

2.注重提升效能，確保數(shù)字化工作的制度化和規(guī)范化

2005年國家檔案局出臺了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，從技術標準方面對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作作出了相關要求。但由于信息技術的不斷發(fā)展、數(shù)字化設備等硬件的更新?lián)Q代以及檔案內(nèi)容形式、管理方法、利用方式等的變化，國家檔案局于2017年頒布了DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），提出了更符合新時期信息技術發(fā)展的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范要求。檔案館和數(shù)字化外包單位應以《規(guī)范》為統(tǒng)領，研究論證，出臺符合自己館藏特點的細則、要求，并嚴格組織實施，做到相關流程不走過場，相關制度不流于形式。

3.堅持問題導向，做好檔案的基礎業(yè)務建設和標準化質(zhì)檢工作

隨著信息化工作的推進，計算機的輔助管理對檔案整理工作提出了更高的要求，檔案整理的基礎決定了數(shù)字化工作的質(zhì)量，規(guī)范檔案基礎工作，嚴把檔案進館關，對列為檔案數(shù)字化對象的館藏檔案，嚴格按要求進行數(shù)字化前處理工作，即在進行數(shù)字化之前，對檔案逐卷、逐件檢查，查看檔案分類是否正確、組卷是否合理、編號是否規(guī)范、保管期限劃分是否準確、頁號編寫是否正確、盒內(nèi)文件是否有破損、歸檔目錄填寫是否完整、案卷題名擬寫是否準確等。對于相關要點，數(shù)字化外包公司應熟記并準確掌握，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時登記或按規(guī)范進行處理。建立規(guī)范的質(zhì)檢體系，數(shù)據(jù)從采集到成品應經(jīng)過生產(chǎn)單位自檢、數(shù)字化加工小組抽檢以及檔案管理人員成品驗收，質(zhì)檢合格后方可歸檔入庫。

4.開展業(yè)務培訓，提升隊伍的整體水平

加快推進以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，必須有一支高素質(zhì)專業(yè)化的檔案干部隊伍。許多基層檔案干部知識結構已不符合檔案事業(yè)發(fā)展的需要，檔案行政管理部門應建立完善科學的引才育才機制，多措并舉，進行電子檔案基礎知識、計算機管理技術、數(shù)字通信技術等強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，建設一支政治過硬、本領高強、作風嚴謹、有專業(yè)水準的高素質(zhì)檔案干部隊伍，推動檔案公共服務邁向現(xiàn)代化，以適應新時代黨和國家對檔案工作的新要求、人民群眾對檔案工作的新期待。