電視臺資產(chǎn)出入庫管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)

劉海蘭 李海彬

1.2.廣西廣播電視臺 廣西 南寧市 530022

1 引 言

隨著數(shù)字化廣電的推進(jìn)和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)水平的提高，電視臺資產(chǎn)出入庫的管理也需要利用現(xiàn)代化的管理手段，使資產(chǎn)管理工作變得更高效、更規(guī)范。本文介紹了我們自主研發(fā)的資產(chǎn)出入庫管理系統(tǒng)，它通過SQL Server網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的存儲與共享，采用打印機(jī)輸出報表，改變了之前使用Excel 表格記賬，手工填寫出入庫單據(jù)的陳舊工作方法，提高了資產(chǎn)管理效率，方便其它部門共享資產(chǎn)相關(guān)信息。

2 立項(xiàng)背景與需要分析

原有的資產(chǎn)出入庫管理方法，首先將資產(chǎn)出入庫信息記錄在Excel 文件中，以表格方式存儲，如設(shè)備名稱、入庫和領(lǐng)出日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等等，在做好表格數(shù)據(jù)后，再手工填寫紙質(zhì)三聯(lián)的特定表單，由領(lǐng)用人、業(yè)務(wù)辦理人、財務(wù)等進(jìn)行會簽。

通過Excel 文件和紙質(zhì)文檔管理的方式，無法實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的共享，另外資產(chǎn)信息可能分散在不同管理人員的電腦中，資產(chǎn)信息的一致性和完整性無法得到保證，而手工填寫出入庫單，很容易因人為填寫錯誤造成工作的失誤?；诖耍覀冋J(rèn)為應(yīng)該針對電視臺資產(chǎn)設(shè)備出入庫的管理工作開發(fā)一套應(yīng)用軟件，其至少應(yīng)滿足以下需求：

（1）數(shù)據(jù)集中存儲，支持信息資源共享

客戶端僅進(jìn)行功能操作，不存儲任何數(shù)據(jù)，資產(chǎn)信息集中在一臺服務(wù)器上進(jìn)行存儲，除科室人員可以使用外，還需支持信息資源共享，允許臺內(nèi)相關(guān)部門以只讀方式獲取限定的信息。

（2）支持多用戶并發(fā)管理，按權(quán)限分配功能

支持多用戶同時登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作，根據(jù)分配給賬號的不同權(quán)限，完成不同的功能，保證用戶不能越權(quán)修改他人錄入的資料。

（3）固定資產(chǎn)入庫和出庫管理

建立一個固定資產(chǎn)的入庫和出庫流程，系統(tǒng)需根據(jù)這個流程進(jìn)行操作。

（4）耗材的入庫和出庫管理

建立一個耗材的入庫和出庫流程，系統(tǒng)需根據(jù)這個流程進(jìn)行操作。

（5）各類出入庫報表打印

將建立的出入庫報單進(jìn)行分類打印，打印時可以設(shè)置紙張大小，可以調(diào)整打印行數(shù)，以增強(qiáng)打印效果。

（6）提供便捷性選項(xiàng)

提供“供貨單位”“領(lǐng)用部門”“商品單位名稱”等一些可選參數(shù)，為信息錄入提供便捷性選項(xiàng)，減少錄入強(qiáng)度、提高正確率。此類參數(shù)需要支持動態(tài)設(shè)置。

3 系統(tǒng)架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程

系統(tǒng)采用二層C/S 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，以Windows 2008作為操作系統(tǒng)平臺，SQL Server 2008 作為數(shù)據(jù)庫平臺，采用Delphi 軟件作為編程開發(fā)工具。

在系統(tǒng)應(yīng)用中，打印出入庫單是重點(diǎn)，因此使用平推針式打印機(jī)，而為了使每個客戶端都可以進(jìn)行報表打印，需要一臺電腦共享打印機(jī)。圖1是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖。

數(shù)據(jù)庫服務(wù)器使用雙網(wǎng)卡，分別連接不同的網(wǎng)段，當(dāng)軟件運(yùn)行在內(nèi)網(wǎng)IP段時，可以執(zhí)行全部功能（仍需根據(jù)賬號權(quán)限）；當(dāng)軟件運(yùn)行在外網(wǎng)IP段時，軟件只能執(zhí)行查詢功能，而不能進(jìn)行任何的數(shù)據(jù)修改。

固定資產(chǎn)和耗材的出入庫流程基本相同，主要按以下步驟工作：

（1）創(chuàng)建入庫單，根據(jù)固定資產(chǎn)或耗材的表單要求進(jìn)行填寫；

（2）提交入庫單，提交完成后系統(tǒng)自動創(chuàng)建固定資產(chǎn)或耗材庫存表；

（3）打印三聯(lián)入庫單，請財務(wù)部核對簽名作實(shí)；

圖1 系統(tǒng)框架圖

（4）創(chuàng)建出庫單，填寫領(lǐng)用部門的各類信息；

（5）提交出庫單，根據(jù)實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量，從固定資產(chǎn)或耗材庫存表中減去；

（6）打印三聯(lián)出庫單，請領(lǐng)物人及其部門負(fù)責(zé)人簽名作實(shí)后發(fā)出物品。

4 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)采用Delphi 7.0 開發(fā)，采用左右框架結(jié)構(gòu)，左邊是菜單按鈕區(qū)，右邊是工作頁面區(qū)，點(diǎn)擊左邊的菜單按鈕，可以切換右邊的不同工作頁面，如圖2 是固定資產(chǎn)入庫單界面。

圖2 固定資產(chǎn)入庫單截圖

圖3 固定資產(chǎn)入庫單編輯界面

4.1 系統(tǒng)參數(shù)配置

包括工作賬號管理、領(lǐng)用部門管理、供貨單位管理、商品單位名稱管理4項(xiàng)參數(shù)配置。

工作賬號管理：為工作人員創(chuàng)建賬號、密碼和權(quán)限，在登錄系統(tǒng)后，只有分配了相應(yīng)的權(quán)限，才能點(diǎn)亮圖2左邊對應(yīng)的菜單按鈕，否則就是灰色的無法使用。

領(lǐng)用部門管理：創(chuàng)建領(lǐng)用固定資產(chǎn)和耗材的部門名單，編輯出庫單時便于通過下拉列表選擇。

供貨單位管理：創(chuàng)建常用的供貨單位名單，編輯入庫單時便于通過下拉列表選擇。

商品單位名稱管理：創(chuàng)建常用商品的單位名稱，如臺、個、米、顆、桶等。

4.2 固定資產(chǎn)管理

包括固定資產(chǎn)入庫單、固定資產(chǎn)出庫單、固定資產(chǎn)設(shè)備查詢3項(xiàng)。

固定資產(chǎn)入庫單的內(nèi)容包括入庫日期、入庫單名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、供貨單位、采購員、合同號、發(fā)票號、總價、備注9 項(xiàng)基本信息，以及一個資產(chǎn)明細(xì)表（內(nèi)含多條物品記錄），其錄入界面如圖3所示。

在錄入資產(chǎn)明細(xì)表的物品時，系統(tǒng)實(shí)時計(jì)算每個物品的總價，以及全部資產(chǎn)的總價，由于增值稅發(fā)票中的物品金額使用小數(shù)點(diǎn)后4 位，因此可能會產(chǎn)生資產(chǎn)明細(xì)表計(jì)算總價與合同總價不符的情況，軟件可以按合同實(shí)際金額修改總價。

在完成固定資產(chǎn)入庫單的編輯后，需要進(jìn)行一次“提交”操作，此時系統(tǒng)會創(chuàng)建固定資產(chǎn)設(shè)備表，即將明細(xì)表中的物品單獨(dú)作為設(shè)備進(jìn)行記錄，在完成此步后才能創(chuàng)建出庫單。

固定資產(chǎn)出庫單需填寫出庫日期、出庫單名稱、使用部門、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)用科室、領(lǐng)物人、總價7 項(xiàng)內(nèi)容，但不需要手工錄入資產(chǎn)明細(xì)，系統(tǒng)自動從入庫單的庫存記錄里導(dǎo)出生成，可以有效減輕工作量。

在圖3 中固定資產(chǎn)明細(xì)表的物品是將兩個部門的采購清單匯總后，再通過一個合同進(jìn)行采購的，在創(chuàng)建出庫單時，需要分拆為2個出庫單，如圖4所示。

在創(chuàng)建第1 個出庫單時，會將此入庫單中庫存的所有設(shè)備導(dǎo)出 （2 臺打印機(jī)、5 臺電腦、1 臺復(fù)印機(jī)），之后根據(jù)各部門申購清單修改物品種類和數(shù)量，如新聞頻道的清單中包括1 臺打印機(jī)、5 臺電腦；在完成第1 個出庫單后，第2 個出庫單只能導(dǎo)出庫存設(shè)備（1臺打印機(jī)、1臺復(fù)印機(jī)），當(dāng)有多個出庫單時依此流程進(jìn)行。

在完成出入庫操作后，通過“固定資產(chǎn)設(shè)備查詢”頁面，可以查看各個固定資產(chǎn)設(shè)備的領(lǐng)用情況，在這個查詢表中，每個物品作為一個單項(xiàng)列出，如圖5所示。

圖4 分拆為2個固定資產(chǎn)出庫單

圖5 固定資產(chǎn)設(shè)備查詢

4.3 耗材管理

耗材管理包括耗材入庫單、耗材出庫單、耗材庫存查詢。耗材入庫單填寫的內(nèi)容及流程與固定資產(chǎn)入庫基本相同，而耗材出庫與固定資產(chǎn)出庫有一些不同。創(chuàng)建耗材出庫單時，雖然物品清單可以從入庫單導(dǎo)入，但還可以加入其它入庫單的庫存物品，其與固定資產(chǎn)出庫的主要區(qū)別在于：固定資產(chǎn)出庫單的物品只能從1 個入庫單的庫存中取得，是一一對應(yīng)關(guān)系；耗材出庫單可以從全部入庫單的庫存物品中取得，是一對多關(guān)系。例如入庫單A庫存有100顆5號電池，入庫單B 庫存有 50 個鼠標(biāo)，入庫單 C 庫存有20個排插，而某部門恰好要申領(lǐng)這幾樣?xùn)|西，此時只要創(chuàng)建1個出庫單即可包括。

4.4 動態(tài)打印控制

針對當(dāng)前針式打印機(jī)常用的多聯(lián)A4 打印紙的不同等分，分別按3 等分、2 等分、整張?zhí)峁┻x擇，并支持插入空行，使打印效果更加理想，如圖6 是打印選擇界面。

4.5 人性化設(shè)計(jì)

在軟件應(yīng)用過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些意外情況，如人為錄入數(shù)據(jù)錯誤、不按業(yè)務(wù)流程進(jìn)行等等，因此需要通過一些人性化的功能進(jìn)行糾正，下面列舉幾個比較重要的功能：

（1）回撤修改：當(dāng)出入庫單提交后，原則上像正式簽署的公文，不應(yīng)該進(jìn)行修改，但實(shí)際操作時，如果某次錄入的數(shù)據(jù)量很大，可能存在錄入數(shù)據(jù)錯誤的情況，必須提供數(shù)據(jù)回溯功能，而“回撤修改”可以使數(shù)據(jù)回到草稿狀態(tài)而重新進(jìn)行修改。

（2）領(lǐng)用信息補(bǔ)登：在領(lǐng)出物品時，原則上要求領(lǐng)用部門完成全部簽字才能領(lǐng)出，但有時領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人出差，而這批物品又急需使用，此時可以先出單，待領(lǐng)導(dǎo)回來后補(bǔ)簽，再在系統(tǒng)中體現(xiàn)。

圖6 打印控制

5 系統(tǒng)應(yīng)用效果和展望

系統(tǒng)在啟用后，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)信息的集中存儲和管理，通過業(yè)務(wù)流程調(diào)度，動態(tài)打印控制技術(shù)，解決了工作難題。例如在某次涉及數(shù)百萬元的廣電設(shè)備招標(biāo)合同中，在錄入資產(chǎn)數(shù)據(jù)時填錯了某個設(shè)備的型號，如果按以前手工填寫出庫單的做法，需要廢單后重新手工填寫，且不能保證重寫時是否在其它地方出現(xiàn)錯誤，而使用本系統(tǒng)只需在廢單后修改出錯部分，再重新打印即可。

這個系統(tǒng)的開發(fā)只是一個開始，隨著使用的深入將來可以加入新的功能，例如通過系統(tǒng)給申購部門填寫設(shè)備申購單、支持耗材庫存查詢和直接申領(lǐng)等。通過建立資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫和出入庫流程，打破臺內(nèi)原有的數(shù)據(jù)孤島和部門間的壁壘，提高了工作效率，讓數(shù)據(jù)多跑路，辦事人員少跑腿，使我臺媒體資產(chǎn)庫管理事半功倍。