淺談干部人事檔案管理中存在的問題及改進措施

摘 要：干部人事檔案是干部管理中的一項重要任務(wù)。每一個公司都會非常重視本單位的職工人事檔案管理，當(dāng)有新入職的人員進入到本公司以后，先要完善檔案。公司里一個干部的道德品質(zhì)和工作經(jīng)歷到底是怎樣的，只要一查其檔案就知道了。作為一所企業(yè)一定要加強本公司的人事檔案管理，認(rèn)真做好分類工作，加強檔案的管理方法學(xué)習(xí)，增強檔案的保護工作。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理;問題;改進措施

作為一所公司一定要對于本公司的檔案加強管理，檔案是一個人的工作經(jīng)歷記錄保管的機構(gòu)。到底一個干部在每一年的工作業(yè)績怎樣呢，只要調(diào)出這個人的檔案就能夠一目了然，每年干部都要填寫自己的年終工作總結(jié)，工作總結(jié)要放在本人的檔案之中，如果職工在工作中表現(xiàn)突出，還會頒發(fā)相關(guān)的榮譽證書，這些都會成為完善檔案的內(nèi)容。

一、 干部人事檔案管理中存在的問題

（一）工作人員方面

許多單位的檔案管理人員沒有專業(yè)的管理經(jīng)驗，在平時的檔案儲存中，不知道哪些檔案是非常重要的，哪些檔案的內(nèi)容是需要特殊管理的，由于檔案管理人員的經(jīng)驗不足，會讓許多重要檔案流失，而一些無足輕重的檔案卻保留了下來。一所企業(yè)里的檔案管理人員一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)本專業(yè)的經(jīng)驗，知道怎樣去進行管理和分類，這是作為管理人員最基本的職責(zé)。許多的檔案管理人員只是將檔案看成是一個企業(yè)必須具有的科室，卻忽略了其存在的價值，甚至只是將檔案管理視為一種表面文章的形式而已。而且在檔案的管理中，由于缺乏明確的單位管理制度的制約，便會出現(xiàn)了如加工裝訂方面、檔案的書寫等方面的現(xiàn)象，甚至部分人會將檔案簽名遺忘。一名合格的檔案管理人員不會去遺忘重要的第一手材料，更不會刻意把檔案中的信息去進行涂改，甚至對于檔案中各項內(nèi)容都會做到按照一定順序擺放。

（二）缺乏強烈的檔案保護意識

由于現(xiàn)在許多的個人檔案都是以紙質(zhì)形式保存，要想保護好這些紙質(zhì)的檔案是需要一定技巧的，除了要防止潮濕，經(jīng)常通風(fēng)以外，還要防止蛀蟲，要做好防止火災(zāi)等安全隱患工作，要有必要的溫度計和濕度計進行測量，做到干燥。但是許多的檔案管理人員缺少必要的管理經(jīng)驗，在工作中聽從安排。作為檔案管理人員要有主動去保護檔案的強烈意識，不能一切都聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，其實領(lǐng)導(dǎo)不一定是內(nèi)行。作為檔案管理人員要做到多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，為檔案室配備必要的消毒工具，并且許多的硬件設(shè)備要備齊、備全。許多檔案管理人員由于缺少經(jīng)驗，在工作中容易出現(xiàn)一些錯誤，給一些檔案帶來不必要的損失，許多的檔案不能夠進行重新填寫，如果一旦缺損會無從彌補，即使能夠彌補，手續(xù)也會很煩瑣，因此，檔案管理人員一定要細(xì)心，做好服務(wù)工作，為本單位的干部做好檔案的管理。

（三）缺乏嚴(yán)密的檔案鑒定過程

對于一個企業(yè)來說，人事檔案的管理工作是一項繁雜并且重要的工作，對于個人填寫的檔案不但要進行必要的保存，當(dāng)一個企業(yè)的人事檔案上交以后，還要進行審核，只有審核通過以后，才能夠進入檔案室里保存。作為檔案管理人員有為企業(yè)人事檔案進行審核的必要，對于那些填寫不合格的表格要讓其補齊、補全。同時，由于個人的檔案中都涉及了許多的個人隱私，檔案管理人員一定要做到守口如瓶，不能夠和社會上的“快嘴婦”一樣，隨口就說，要做到為當(dāng)事人保密。我們在實際的干部考核的過程中，對其審核的重點常常會被我們放在了政治歷史情況上，而對于評聘專業(yè)技術(shù)與學(xué)歷等材料卻常常被忽略掉，這樣的背景下使我們的干部人事檔案審核出現(xiàn)了疏漏。有的單位還存在著只重視在編干部的情況審核，其他的編外干部卻不重視的問題。

二、 提升干部人事檔案管理水平的措施

（一）強化檔案管理水平

如果一個部門沒有嚴(yán)格的制度就不能夠嚴(yán)格地進行管理。檔案的管理同樣這樣，要想做到檔案管理工作到位，就要有嚴(yán)格的制度，要求檔案完整，同時還要根據(jù)科室或者是人員的姓氏等進行一定的排序，方便于查找。同時還要在管理水平上提高，注意把檔案室的人員進行定期的培訓(xùn)，讓其多去學(xué)習(xí)外面的先進管理方法。作為檔案管理的工作部門，要制定完善的管理制度和考核辦法，將責(zé)任落實到崗位、落實到個人，讓每個管理的工作內(nèi)容都要有章可循。日常的工作中要加強對工作人員的管理，強化其自身的管理意識，并且積極提升公職人員的工作能力，進而促進檔案工作的開展。

（二）加強檔案保護，逐漸實施電子檔案

紙質(zhì)檔案是現(xiàn)在的一個主要形式，但是隨著科技的不斷進步，企業(yè)的檔案管理也要發(fā)展?，F(xiàn)在檔案的紙質(zhì)管理中要為其準(zhǔn)備足夠?qū)掗煹姆块g，還要有專門的人員進行檔案整理，當(dāng)要調(diào)取某位干部的檔案時，管理人員要在眾多的檔案中抽取，需要一定的時間。隨著時代的發(fā)展，檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)電子檔案的處理方式。一方面這樣的檔案管理可以讓我們更好地找到檔案的所在之處;另一方面，信息化的應(yīng)用可以讓我們更好地進行聯(lián)網(wǎng)的查詢，對干部的檔案真實性有著一定的甄別作用，對其升遷和調(diào)動有著良好的促進作用。另外，信息技術(shù)下處理的檔案信息可以更好地保證檔案的安全性，通過加密處理來保證信息的安全。電子檔案在管理上省去了許多細(xì)枝末節(jié)，需要的管理人員更加精而少，符合現(xiàn)在的用人原則。

（三）做好檔案甄別審核工作

檔案的管理工作是一個長期的過程，需要工作人員在平時多進行分類，對于那些已經(jīng)沒有任何價值的干部人事檔案要及時地進行銷毀，比如已經(jīng)退休的人員或者是已經(jīng)調(diào)離本單位的人員檔案要及時進行交接。對于那些寶貴的檔案資料一定要做好特殊的標(biāo)記，做到保密。檔案是一個企業(yè)的核心科室，科室中的人員一定要做好嚴(yán)格的保密制度，在工作中要嚴(yán)格按照檔案管理制度中要求的去執(zhí)行。檔案管理人員要在材料的歸檔范圍、真實性與完整性等問題加以注意，堅決做到未經(jīng)甄別的材料不歸檔。在檔案的銷毀工作中，我們要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和認(rèn)真的工作態(tài)度，避免草率處理后帶來的不可逆結(jié)果。在檔案管理的工作中，要將收集的工作轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的方式，以某一特定時間為節(jié)點，不斷地更新干部的重大業(yè)績，讓自己不斷適應(yīng)新時期干部人事的工作。

一個企業(yè)的人事檔案是企業(yè)中干部的履歷和工作業(yè)績的證明，作為檔案管理人員一定要做好本職工作，爭取把企業(yè)中的干部人事檔案做到歸類明確，便于查找，能夠合理進行安排，依據(jù)檔案管理條例，進行嚴(yán)格的消毒和通風(fēng)處理，讓本企業(yè)干部的人事檔案無污漬，無霉菌，保存完好。通過緊跟時代的步伐，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙向管理，無一遺漏，這是一個檔案工作人員的職責(zé)。

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作者簡介：

鄭瑜，重慶市，重慶渝長燃?xì)庾詠硭邢挢?zé)任公司。