淺談瀘州市檔案信息化管理創(chuàng)新

王靜

[摘 要]隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，行政事業(yè)單位為了提高檔案管理效率，也引入了信息化管理模式，檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)越來(lái)越凸顯出來(lái)?；诖?，本文以瀘州市的檔案信息化管理現(xiàn)狀為背景，提出了一些管理創(chuàng)新策略，旨在為相關(guān)研究提高借鑒。

[關(guān)鍵詞]檔案;信息化管理;創(chuàng)新;管理對(duì)策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.081

[中圖分類號(hào)]G275.9[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）06-0-02

0? ? ?引 言

檔案是對(duì)各行政事業(yè)單位部門的信息類型數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的記錄，也是每個(gè)行政事業(yè)單位發(fā)展歷程的見(jiàn)證。而目前行政事業(yè)單位的管理方式，必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，保證不落后于時(shí)代。在進(jìn)行行政事業(yè)單位檔案的信息化管理中，如何適應(yīng)信息化管理的大趨勢(shì)，以及怎樣開展新時(shí)代科學(xué)管理的方式，已經(jīng)成為當(dāng)下行政事業(yè)單位必須探討的課題?；诖?，本文對(duì)瀘州市如何合理運(yùn)用檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)性分析。

1? ? ?行政事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展形式

1.1? ?信息化發(fā)展

近年來(lái)，隨著我國(guó)科技水平不斷提高，信息化管理應(yīng)用也逐漸得到普及。目前，在各種行業(yè)中，進(jìn)行行政事業(yè)單位檔案的信息化管理是大勢(shì)所趨，而信息化則主要包括大數(shù)據(jù)服務(wù)模式與云計(jì)算模式等。根據(jù)云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)的類型，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新等都是其特點(diǎn)之一。在對(duì)行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)方面進(jìn)行管理時(shí)，主要是以各系統(tǒng)為支撐;在行政事業(yè)單位行業(yè)的管理類型中，因?yàn)閿?shù)據(jù)類型眾多，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，可以使用檔案信息化技術(shù)代替舊有的管理模式，不僅可以增加管理方式的效率化，還可以給行政事業(yè)單位的檔案保存帶來(lái)很大的安全性。

1.2? ?標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

在行政事業(yè)單位進(jìn)行管理時(shí)，需要具有協(xié)調(diào)性、簡(jiǎn)化性以及統(tǒng)一性，只有這樣才能符合行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)闊o(wú)論是何種管理活動(dòng)，都要以制度為基礎(chǔ)。在全球化發(fā)展的大背景下，創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案的管理方式，使其符合社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)。

1.3? ?實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)化發(fā)展趨勢(shì)

影響瀘州市行政事業(yè)單位檔案資產(chǎn)化管理方式的原因有很多，而在目前的管理模式創(chuàng)新中，行政事業(yè)單位要充分利用檔案這一資產(chǎn)，提高行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益，將行政事業(yè)單位的社會(huì)效益最大化。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是每個(gè)行業(yè)發(fā)展的基石，而在產(chǎn)業(yè)類型的創(chuàng)新中，一定要善加利用科學(xué)技術(shù)，只有使經(jīng)濟(jì)效益得到充分實(shí)現(xiàn)，才能投入大量的人力、物力、財(cái)力對(duì)檔案進(jìn)行更加有序高效的管理，從而促進(jìn)行政事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力提升。

1.4? ?集成化發(fā)展

關(guān)于將瀘州市行政事業(yè)單位集成化的管控問(wèn)題，主要指加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)聯(lián)系，而不是傳統(tǒng)管理模式下的孤立個(gè)體。而實(shí)行集成化的前提條件，則是將行政事業(yè)單位導(dǎo)入信息化技術(shù)管理模式。如果實(shí)行集成化的管理模式，將會(huì)明確行政事業(yè)單位的各種檔案數(shù)據(jù)，而在實(shí)際的管理實(shí)踐中，行政事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)是隨著行政事業(yè)單位的發(fā)展不斷更新的。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理時(shí)，一定要保證行政事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的集成化模式。行政事業(yè)單位在內(nèi)部組建信息平臺(tái)時(shí)，為了對(duì)內(nèi)部檔案以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫銜接，一定要將行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)行自動(dòng)化轉(zhuǎn)存，這樣不僅會(huì)保證數(shù)據(jù)的安全性，也將給管理帶來(lái)高效率。

2? ? ?瀘州市行政事業(yè)單位檔案管理概況

2.1? ?對(duì)檔案工作認(rèn)知度差

在舊有的檔案管理模式下，主要是對(duì)行政事業(yè)單位的文件及人事檔案進(jìn)行管理和保存，而在新型的檔案信息管理中，不僅是文書檔案，還可以對(duì)圖片以及聲像進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，使其在存儲(chǔ)資料時(shí)，變成檔案管理的新型模式。根據(jù)當(dāng)前行政事業(yè)單位對(duì)檔案的工作要求，在實(shí)際的檔案創(chuàng)新管理模式中，如果不及時(shí)對(duì)模式做出合理調(diào)整和規(guī)劃，就會(huì)導(dǎo)致管理過(guò)程出現(xiàn)延遲，另外，如果管理與存儲(chǔ)檔案不科學(xué)、不規(guī)范，也會(huì)產(chǎn)生一系列問(wèn)題，甚至?xí)o行政事業(yè)單位造成損失。

2.2? ?檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

因?yàn)闉o州市行政事業(yè)單位的檔案信息類型多樣化，所以在實(shí)際的管理過(guò)程中，就要求管理人員嚴(yán)格按照行政事業(yè)單位制度的信息化管理規(guī)章制度執(zhí)行。行政事業(yè)單位的檔案管理人員人員幾乎是固定的，很少出現(xiàn)人流大量更新與流動(dòng)的情況，如果實(shí)行信息化管理模式，則要在整理資料及收集資料方面多加注意。如果行政事業(yè)單位在思維模式上缺乏創(chuàng)新性，就會(huì)使行政事業(yè)單位的發(fā)展跟不上新背景下的行政事業(yè)單位管理模式，進(jìn)而不符合時(shí)代發(fā)展潮流，甚至被社會(huì)淘汰。

2.3? ?缺少完善的管理制度

在當(dāng)前瀘州市的檔案管理中，沒(méi)有特別完善的管理模式，還存在一些制度方面的缺陷，檔案管理人員沒(méi)有按照行政事業(yè)單位的規(guī)章制度對(duì)內(nèi)部資料以及檔案進(jìn)行嚴(yán)格整理與歸檔，而存儲(chǔ)檔案與分類處理檔案對(duì)行政事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要，所以，目前瀘州市人認(rèn)識(shí)到了自身在檔案管理中的缺陷，進(jìn)而引入了國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)。但因?yàn)榕c傳統(tǒng)的管理方式存在本質(zhì)不同，從而導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理中職責(zé)不明確等問(wèn)題產(chǎn)生。

2.4? ?檔案監(jiān)督管理不到位

瀘州市目前對(duì)檔案的管理以及監(jiān)督方面還存在很多弊端，例如準(zhǔn)確性、及時(shí)性等問(wèn)題。因此將行政事業(yè)單位內(nèi)部資料進(jìn)行科學(xué)合理管理是行政事業(yè)單位面臨的一大問(wèn)題，因此，在管理資料的同時(shí)，增加監(jiān)督部門，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的管理更加理想化。而如果檔案在管理中出現(xiàn)了混亂，又沒(méi)有有效的監(jiān)督手段，會(huì)造成行政事業(yè)單位運(yùn)行混亂。

3? ? ?行政事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的策略

3.1? ?提高檔案管理的認(rèn)知度

要想保證瀘州市行政事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中不落后于整個(gè)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，則一定要推陳出新，永遠(yuǎn)保持創(chuàng)新性思維，而檔案作為行政事業(yè)單位的重要數(shù)據(jù)，為了保證安全性，也要不斷創(chuàng)新存儲(chǔ)模式，以此順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，在管理文本文檔時(shí)，合理分析其實(shí)際價(jià)值，在檔案創(chuàng)新管理模式下，取其精華，去其糟粕，借鑒傳統(tǒng)檔案管理中的優(yōu)良經(jīng)驗(yàn)，繼而靈活應(yīng)對(duì)信息化管理模式。要想使行政事業(yè)單位進(jìn)步，首先要從檔案數(shù)據(jù)管理上加以改良。而在實(shí)際進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化指導(dǎo)和培訓(xùn)，先從檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)方面入手，提高管理能力，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新起到良好的推動(dòng)作用。

3.2? ?完善現(xiàn)有的管理制度

在行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，首先要制定科學(xué)規(guī)范的制度，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)工作復(fù)雜，涉及知識(shí)面較廣，只有嚴(yán)格遵守管理制度，才能確保在檔案管理工作不出現(xiàn)大的問(wèn)題。而行政事業(yè)單位在完善管理制度的同時(shí)，一定要合理掌握關(guān)鍵點(diǎn)，確保檔案工作在整理資料、收集資料、存儲(chǔ)資料的完整性，以確保在后續(xù)運(yùn)用時(shí)期的完整性，充分保證行政事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)資料的有效性。

3.3? ?不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

要想實(shí)現(xiàn)管理的創(chuàng)新性，一定要以互聯(lián)網(wǎng)為前提條件。在行政事業(yè)單位實(shí)行自身的個(gè)性化管理時(shí)，合理使用互聯(lián)網(wǎng)查詢相關(guān)信息技術(shù)。在對(duì)檔案系統(tǒng)導(dǎo)入信息化技術(shù)管理時(shí)，確保檔案管理人員充分運(yùn)用信息化技術(shù)，合理運(yùn)行檔案信息化相關(guān)軟件系統(tǒng)，并保證行政事業(yè)單位順應(yīng)檔案管理信息化的時(shí)代要求，及時(shí)優(yōu)化管理系統(tǒng)。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位怎樣合理運(yùn)用新型技術(shù)以及檢索所需要的文案，是發(fā)展的重點(diǎn)之一。但行政事業(yè)單位信息的安全防護(hù)工作也是在數(shù)字化時(shí)代最重要的課題。綜上所述，在信息化社會(huì)，要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理高效運(yùn)用，對(duì)檔案的創(chuàng)新性起到合理的推動(dòng)作用。

3.4? ?提升檔案管理人員的綜合能力

人才是一個(gè)行政事業(yè)單位發(fā)展與創(chuàng)新的有力保障，也是行政事業(yè)單位發(fā)展的源頭。因此，瀘州市要想推動(dòng)行政事業(yè)單位不斷進(jìn)步與創(chuàng)新，不僅要使用高新技術(shù)，還要對(duì)行政事業(yè)單位員工進(jìn)行及時(shí)管理培訓(xùn)，例如，可以以學(xué)習(xí)或交流的形式進(jìn)行合理培訓(xùn)，確保自身行政事業(yè)單位隨時(shí)掌握發(fā)展大勢(shì)，及時(shí)有效掌握時(shí)代前沿的有效信息，并為行政事業(yè)單位引進(jìn)優(yōu)秀的綜合型人才，不斷完善管理隊(duì)伍。根據(jù)行政事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)制度，明確行政事業(yè)單位員工制度，要求員工不斷保持創(chuàng)新化的思維模式，進(jìn)一步對(duì)行政事業(yè)單位在檔案的信息化技術(shù)管理方面做出保證。在具體的管理實(shí)踐中，為了保證行政事業(yè)單位自身管理技術(shù)的時(shí)效性，可以隨時(shí)邀請(qǐng)信息管理技術(shù)的專業(yè)人士來(lái)行政事業(yè)單位進(jìn)行定期講座或管理，也可以邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)，并可以定期邀請(qǐng)信息管理技術(shù)水平高、技術(shù)強(qiáng)的外部人員來(lái)交流經(jīng)驗(yàn)，從而提高自身企業(yè)員工的綜合素質(zhì)。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，因此，在科學(xué)技術(shù)日新月異以及行政事業(yè)單位在管理上有更多訴求的現(xiàn)代社會(huì)，保證不落后于時(shí)代，對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)如何進(jìn)行科學(xué)高效管理是行政事業(yè)單位發(fā)展的重點(diǎn)問(wèn)題之一。在后續(xù)創(chuàng)新管理中必須明確注意事項(xiàng)，做好創(chuàng)新管理工作。本次研究從瀘州市強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)知度、完善現(xiàn)有的管理制度、實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)創(chuàng)新、提升工作人員的綜合能力等入手，做好管理和創(chuàng)新工作，提升可行性，工作人員不斷提升自身的檔案管理水平、創(chuàng)新檔案管理方式，努力做好檔案開發(fā)與利用工作。

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