總承包項目中檔案收集對項目所造成的影響

鄧境文 肖海南

摘要 ：檔案收集工作是總承包項目管理中的重要組成部分，尤其涉及到工程開發(fā)及施工的各個環(huán)節(jié)中，如項目可研階段、設(shè)計階段、施工及驗收階段等，在這些階段中檔案收集及管理工作的重要性也得到凸顯。結(jié)合總承包項目自身特征，工程檔案收集工作呈現(xiàn)出連續(xù)性、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的特點，在總承包項目實施的全過程中都具有記載項目進展信息，便于后期查找等功能。因此，在總承包項目中，明確檔案收集工作對項目進展所造成的影響，對于規(guī)范檔案收集工作，提升檔案收集及其管理工作的效率具有重要意義。

關(guān)鍵詞：總承包項目，檔案收集，項目管理，影響

檔案收集工作具備動態(tài)性、連續(xù)性、系統(tǒng)化特征，不僅可作為項目實施階段的憑證，同時也是項目文書及檔案規(guī)整的重要前置條件。在總承包項目中檔案的收集工作主要包含了項目設(shè)備資料的收集、貨物到場時間及驗收資料，施工技術(shù)的應(yīng)用資料，會議記錄資料，報建維修資料等各個方面。

一、總承包商在工程項目檔案管理中的職責(zé)

（一）實現(xiàn)分包檔案的監(jiān)督與管理

1、將工程總承包項目檔案的收集工作納入到工程負責(zé)人責(zé)任體系中，將項目資料、文件及其管理的資料納入到各個單位或者部門的崗位責(zé)任中，開展動態(tài)性的實時檢查及處理工作，將檔案收集管理工作的內(nèi)容納入到合同管理中。另外，檔案移交是否完整、工程款項結(jié)算是否及時等，可作為檔案收集監(jiān)督與管理工作質(zhì)量的評判依據(jù)。

2、整個總承包項目管理工作中，檔案收集成為檔案管理網(wǎng)絡(luò)的重要工作內(nèi)容之一，同時也是健全檔案管理流程，發(fā)展統(tǒng)一的管理目標(biāo)及現(xiàn)代化管理策略的重要內(nèi)容。

3、監(jiān)督、指導(dǎo)各分包商，將工程的檔案管理工作與工程建設(shè)周期進行同步，統(tǒng)一規(guī)劃和執(zhí)行檔案管理的分類辦法，并實現(xiàn)檔案整編過程中的資料編制準(zhǔn)備。

（二）檔案的收集、整理及移交職責(zé)體現(xiàn)

1、在指導(dǎo)工程總承包檔案收集及管理工作中，要將前期的建設(shè)文件、建設(shè)設(shè)備、工藝及項目建成后的運行、后期驗收等進行統(tǒng)一化管理，檔案的收集及歸檔工作應(yīng)及時有序。

2、對于分包單位的有關(guān)檔案資料進行高效收集、審核和驗收等，明確檔案收集及管理工作的核心、目的，按照收集的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作。

3、依據(jù)相關(guān)規(guī)定，在建設(shè)項目竣工驗收后，3個月以內(nèi)要向建設(shè)方提供完整的建設(shè)項目竣工資料。

二、為項目實施各階段做好檔案工作保駕護航

依據(jù)總承包項目實施的全過程，針對各個階段的檔案收集及管理工作內(nèi)容，要將檔案收集及其管理工作落實到各個項目進展階段中：（1）工程前期工作中，要加大資料的收集及整理。準(zhǔn)確、科學(xué)、合理的開展施工方案的制定，對招投標(biāo)文件資料、可研究性報告資料及合同評審、談判記錄等函件等進行分類收集及整理。（2）設(shè)計階段，主要針對地質(zhì)勘察，如水文、地質(zhì)、氣象及資源等資料、初步設(shè)計報告資料、施工圖資料及各種概預(yù)算書及往來的函件等進行統(tǒng)一收集，分類整理。（3）采購階段。包含采購中的采購計劃、采購措施和對應(yīng)協(xié)調(diào)化程序等，為廠家提供對應(yīng)的資格評審，同時應(yīng)結(jié)合報價資料、開標(biāo)/評標(biāo)/定標(biāo)文件等的記錄、采購合同等的資料收集，確保報價條件的可行性。（4）施工階段。包含有施工計劃、施工技術(shù)方案、分包合同、項目進度計劃表、工程審批文件、圖紙的會審、施工組織計劃、月報資料、設(shè)計施工變更資料、工程實施照片、事故處理報告等。（5）工程驗收階段。項目竣工驗收的相關(guān)文件內(nèi)容、工程遺漏問題、竣工驗收過程中會議決算和工程決算等。

三、加強工程檔案管理工作的過程控制

（一）工程檔案收集管理與項目進展同步

工程總承包目管理過程中，由于項目周期較長，且子項目內(nèi)容較多，再加上對應(yīng)參與單位和工作內(nèi)容的交叉復(fù)雜，導(dǎo)致給檔案的收集及管理工作造成一定難度。資料收集時間較長后，難免會發(fā)生丟失或者遺漏，因此應(yīng)建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集及管理流程，加強工程建設(shè)過程中對于檔案收集及管理工作的有效開展，加強項目論證依據(jù)，為確定檔案管理工作的有效性，提供論證依據(jù)。在項目實施論證的過程中，要充分的結(jié)合檔案管理的專人職責(zé)，明確項目發(fā)展的類別，并結(jié)合項目文件資料進行統(tǒng)籌規(guī)劃，將文件種類、數(shù)量等通盤考慮。在項目立項、實施及驗收等階段中，應(yīng)以竣工驗收資料的收集工作為核心，及時收集和保證歸檔資料的完善。

（二）建立總承包文件的跟蹤式管理網(wǎng)絡(luò)

工程建設(shè)初期階段，應(yīng)科學(xué)合理的對項目總體規(guī)劃進行梳理，必須要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集作業(yè)流程，并結(jié)合總承包項目的特點，開設(shè)分包單位的專兼職資料員培訓(xùn)工作，對于竣工文件的編制按照檔案收集及歸檔的要求及時的進行培訓(xùn)，實現(xiàn)分包單位管理工作的流程標(biāo)準(zhǔn)化。同時，對于施工單位較多情況下的施工項目來說，開展和舉辦標(biāo)準(zhǔn)化的竣工檔案管理專題會議，并從移交內(nèi)容的格式、字跡、紙張的選擇等方面，合理評估資料收集是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將收集工作的每一項內(nèi)容都要將細節(jié)進行合理把控，將責(zé)任落實到各個分包單位及其管理過程中。要促進項目工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而杜絕因為項目工程文件整理的隨意性，提高項目檔案管理的歸檔質(zhì)量等。

（三）加強各組織人員的聯(lián)系

加強工程管理技術(shù)人員對于項目情況的了解，要以工程文件及其資料的合理化構(gòu)建為主，適應(yīng)檔案管理主體工作的有效開展，并結(jié)合現(xiàn)有的項目現(xiàn)場規(guī)劃，實現(xiàn)工程技術(shù)及管理工作的可行性分析。一方面要及時的督促他們對于項目開展過程中的每一個環(huán)節(jié)進行可行性分析，并對資料收集過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題進行耐心的解答等，并將編制文件與整體的檔案管理內(nèi)容進行合理化分析，提升檔案管理過程中相關(guān)管理工作開展效率。

此外，應(yīng)不斷的強化對于專兼職檔案收集工作人員的培訓(xùn)工作：（1）首先應(yīng)強化對于檔案收集管理隊伍的建設(shè)，以周期性的培訓(xùn)為主，將檔案收集后的移交、驗收等工作內(nèi)容進行細化處理，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作體系。（2）例如在市政總承包項目建設(shè)與構(gòu)建的過程中，要充分的結(jié)合檔案隊伍的建設(shè)，加強檔案收集的督導(dǎo)與指導(dǎo)工作，完善檔案人員的隊伍考核機制，并實現(xiàn)檔案建設(shè)工作中的規(guī)范化、及時化。

檔案收集是一項艱巨而富有成就感的工作，其是總承包項目檔案管理工作的核心，也是工程全過程實施的記錄方式，在項目完工以后，隨著驗收工作對于項目體系化質(zhì)量認證的重視，工程資料的重要性會越加凸顯，因此在日常的檔案管理工作中，要總結(jié)和探索出一套切實可行的總承包檔案管理辦法，并依據(jù)有關(guān)政策和制度，將承包單位所履行的工程量及工作職責(zé)進行可量化分析。

四、結(jié)語

在社會經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，建設(shè)工程正朝著分工更加明確、項目實施規(guī)范化的方向發(fā)展，而總承包項目中檔案收集工作的開展對于實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，促進自我管理意識的提升等都具有重要意義。同時，從檔案管理及建設(shè)工作的實際問題出發(fā)，要在健全檔案管理機制、促進實現(xiàn)檔案管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，設(shè)立由檔案建設(shè)管理專人進行管理，并梳理相關(guān)建設(shè)方案，營造統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，為強化建設(shè)管理機制，實現(xiàn)檔案管理工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化等進行專職人員的培訓(xùn)工作，加大專業(yè)技能的考核力度，實現(xiàn)檔案收集及管理工作與時俱進，系統(tǒng)規(guī)劃開展。

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[2]孫杰. 檔案管理在“908”專項風(fēng)險管理實施中的應(yīng)用[D].復(fù)旦大學(xué)，2011.

作者簡介：姓名：鄧境文（1993-）性別：男，籍貫：廣東省中山市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于河海大學(xué)，職稱：助理工程師