淺析中小民營企業(yè)掛牌新三板的內(nèi)控規(guī)范研究

姚向榮

摘 要 近年來，越來越多的中小民營企業(yè)將新三板資本市場作為目標，一方面可利用其優(yōu)質(zhì)的融資渠道，解決融資難、融資貴的問題，另一方面可以借助新三板平臺提升企業(yè)的知名度和核心競爭力，有效地推動掛牌企業(yè)股份的流通。但是，隨著掛牌企業(yè)不斷增加，股轉(zhuǎn)系統(tǒng)對擬掛牌企業(yè)的審核和監(jiān)管逐漸加強，尤其是對財務(wù)的規(guī)范性和內(nèi)控提出了更高的要求。目前，中小民營企業(yè)普遍存在規(guī)模較小、盈利能力較差、內(nèi)部管理和制度流程不規(guī)范等問題，因此在掛牌新三板的過程中，財務(wù)管理水平的提升、流程的梳理整改和內(nèi)控的規(guī)范是其必須經(jīng)歷的環(huán)節(jié)。本文從擬掛牌中小民營企業(yè)做好財務(wù)內(nèi)部控制的意義出發(fā)，對新三板掛牌前中小民營企業(yè)普遍存在的存貨問題、應(yīng)收賬款問題、資金預算與執(zhí)行問題、內(nèi)控流程不完善等財務(wù)風險控制問題進行分析，并從健全存貨管理制度、加強應(yīng)收賬款管理和統(tǒng)籌規(guī)劃、提高預算編制的準確率和執(zhí)行力、完善內(nèi)控流程制度等方面，逐一提出改進方案和對策建議，希望能夠為有意掛牌新三板的中小民營企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞 新三板 中小民營企業(yè) 內(nèi)部控制

一、擬掛牌中小民營企業(yè)做好財務(wù)內(nèi)部控制的意義

財務(wù)內(nèi)部控制是指企業(yè)為了實現(xiàn)既定的財務(wù)目標，提高會計信息的真實性和完整性、資產(chǎn)的安全性和準確性、資金使用效率并保證企業(yè)的管理行為合乎法律法規(guī)要求，協(xié)調(diào)和控制企業(yè)的財務(wù)活動，并利用內(nèi)部分工形成相互制約、相互監(jiān)督的機制，從而提高企業(yè)運營效率和經(jīng)營效果的一系列控制活動。

財務(wù)內(nèi)部控制的有效實施不僅可以促進中小民營企業(yè)財務(wù)管理行為合法合規(guī)，保障資產(chǎn)安全，減少運營風險，更有助于提高企業(yè)財務(wù)信息的真實性和完整性，提升經(jīng)營效率和優(yōu)化經(jīng)營效果，對提高中小民營企業(yè)整體價值具有積極意義。

新三板市場雖然對企業(yè)盈利未作要求，但是對財務(wù)規(guī)范性提出了明確的規(guī)定，且隨著新三板掛牌企業(yè)不斷增加，對財務(wù)規(guī)范性的要求和監(jiān)管力度都在不斷增加。只有不斷構(gòu)建完善的財務(wù)內(nèi)控體系，才能有效減少經(jīng)營風險，使企業(yè)經(jīng)營活動更合法合規(guī)，促進中小民營企業(yè)健康發(fā)展和提高市場競爭力。

二、擬掛牌新三板中小民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題

（一）存貨問題

1.存貨管理存在庫位安排不當、擺放凌亂、分類不清、賬實不符等問題

中小民營企業(yè)多受到廠房規(guī)模和資金的限制，庫房面積有限，導致倉庫管理人員對庫位的安排不合理，存貨擺放凌亂隨意，缺少規(guī)范的存貨管理規(guī)則和要求，也無相應(yīng)的存貨盤點制度。同一型號的貨物往往分放在好幾個地方，有的還將原材料、日常耗材、半成品和成品等混淆擺放在一起，存取難度大，嚴重影響了收發(fā)存貨的效率，造成了存貨的積壓、資金的占用，賬實不符現(xiàn)象惡性循環(huán)，存貨管理難度越來越大。

2.存在出入庫不及時、記錄不準確、數(shù)據(jù)盤點不準、退庫不處理等問題

很多中小民營企業(yè)認為倉庫管理就是體力活，不需要過多的技術(shù)含量，因此聘用的存貨管理人員往往未經(jīng)過嚴格的選拔，多數(shù)是其他員工兼職，一人負責完成采購銷售、付款收款和辦理存貨出入庫手續(xù)。由于一人身兼數(shù)職，所以辦理出入庫手續(xù)不及時，數(shù)據(jù)記錄也不準確，還有舞弊的風險。存貨盤點沒有形成月度必備程序，缺少監(jiān)管，往往造成賬實不符。尤其是遇到退貨的情況，手續(xù)處理不及時，導致存貨數(shù)據(jù)也不準確。

（二）應(yīng)收賬款問題

1.產(chǎn)品競爭力低，盲目賒銷，壞賬風險大

中小民營企業(yè)在技術(shù)、規(guī)模、成本等各方面都沒有競爭優(yōu)勢，市場占有率低，因此為了提高銷售業(yè)績，往往采用寬松的貨款回收政策或者免費試用后再收款的政策，盲目賒銷，應(yīng)收賬款金額較大，而且賬期長，降低了資金的周轉(zhuǎn)速度，壞賬的風險很大。

2.缺乏對客戶的信用管理，沒有及時的賬齡分析和追款責任機制

一般中小企業(yè)只重視銷售，賒銷批準的隨意性很強，沒有建立完善的客戶評價制度和賒銷管理制度，沒有對客戶的資信情況建立詳細的檔案，也未對客戶的現(xiàn)金流量、資產(chǎn)抵押等情況進行評估，沒有考慮逾期應(yīng)收賬款能否收回、收回多少，賬齡分析不及時，追款責任不明確，壞賬風險很大。

（三）資金預算與執(zhí)行問題

1.對資金預算的重視程度不夠，缺乏全局考慮

很多中小企業(yè)的管理者認為預算就是財務(wù)部門做資金收支計劃，和業(yè)務(wù)、資金、人力資源各方面都沒有關(guān)聯(lián)，因此預算缺乏全局考慮，得不到有效實施。有些企業(yè)根本不做資金預算，或者雖然做了資金預算，但在實際執(zhí)行中頻頻出現(xiàn)問題，預算形同虛設(shè)、流于形式。

2.資金預算編制部門與各部門溝通不暢，預算與企業(yè)戰(zhàn)略目標的銜接性差

全面預算編制中，財務(wù)部僅僅是牽頭部門，還需要業(yè)務(wù)和其他職能部門的配合。而有些部門并沒有認識到預算的重要性，認為預算只是財務(wù)部每年流于形式的一項工作，本著“完成任務(wù)”的態(tài)度，提供一些大概的數(shù)據(jù)敷衍了事。這樣匯總起來的預算數(shù)據(jù)，往往與企業(yè)戰(zhàn)略目標的銜接性差，無法起到預算的方向引導作用。

3.預算與執(zhí)行差異大，缺乏深入的分析和有效的管控約束

很多企業(yè)在實施預算管理時，僅將預算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)簡單對比，沒有對其差異進行深入分析，多數(shù)情況都是財務(wù)部門簡單分析，缺乏業(yè)務(wù)部門深層次的根源分析。因此當預算執(zhí)行出現(xiàn)差異時，企業(yè)不能及時對預算數(shù)據(jù)進行有效的分析和調(diào)整，進而影響企業(yè)總體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。這是很多中小民營企業(yè)在資金預算與執(zhí)行過程中普遍存在的問題。

（四）內(nèi)部控制流程不完善，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督機制

1.崗位分工不明確，一人多崗問題嚴重

很多企業(yè)存在權(quán)責模糊、崗位分工不明確、崗位職責設(shè)置不規(guī)范、一人多崗等情況，尤其是不兼容崗位，如出納、會計由一人兼職，更有甚者采購、銷售一人經(jīng)手，很容易出現(xiàn)舞弊風險。

2.內(nèi)部控制流程不完善，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督機制

內(nèi)部控制流程不完善或者比較混亂，造成同一業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)間數(shù)據(jù)傳遞和共享不及時，重復工作導致工作效率比較低。尤其是有的企業(yè)為了降低人工成本，關(guān)鍵崗位員工離職后不招人，其工作任務(wù)由其他在崗員工分擔完成，造成剩下員工的工作量越來越大，工作無法細致及時，更不夠?qū)I(yè)，每日都忙于處理緊急的事或者出現(xiàn)問題后事后彌補，公司實際風險和隱患越來越多，不能事前控制和提前規(guī)劃防范風險，整體管理較為混亂，工作效率低下。

三、完善中小民營企業(yè)內(nèi)控規(guī)范的對策研究與建議

本文針對上述問題，結(jié)合我國中小企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀，提出針對性措施，供企業(yè)管理者借鑒。具體如下：

（一）健全存貨管理制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程和實物管理

1.企業(yè)領(lǐng)導層需要高度重視存貨管理問題

存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，企業(yè)領(lǐng)導的重視是解決存貨管理問題的首要條件，必須有專人負責存貨管理各事宜，由上至下創(chuàng)造良好的存貨管理環(huán)境，包括庫房的建設(shè)、庫位的架構(gòu)搭建、存貨管理工具的配置、存貨管理人員的合理配備與崗位明確分工、出入庫流程的制定等方面，從而為存貨管理奠定好基礎(chǔ)。

2.規(guī)范存貨管理，建立健全出入庫流程管理制度

規(guī)范存貨出入庫流程管理，保證存貨在采購、入庫、出庫以及返廠各個環(huán)節(jié)都有授權(quán)審批和一式幾聯(lián)的簽字確認單據(jù)，財務(wù)要日清月結(jié)，保證存貨數(shù)據(jù)的及時性和準確性。必須嚴格執(zhí)行不相容崗位分離制度，尤其是辦理入庫和出庫手續(xù)的操作員必須是兩人，一方面可以有效防止未辦理入庫就直接出庫導致的存貨數(shù)據(jù)不準等問題，另一方面也可以有效規(guī)避一人經(jīng)手的舞弊風險。有條件的中小企業(yè)最好建立信息化的存貨管理系統(tǒng)，如使用用友進銷存模塊和存貨掃碼功能或者ERP等系統(tǒng)，通過信息化的管理，可以有效避免人工疏忽導致的錯誤，提高數(shù)據(jù)處理的效率和準確率;還能通過實時監(jiān)控存貨的進銷存情況，使企業(yè)內(nèi)部共享庫存信息，從而提高企業(yè)的存貨管理水平。

3.建立存貨崗位責任制和月度實物盤點制度

各企業(yè)要對存貨管理人員實行崗位責任制，編制崗位工作說明，包括崗位內(nèi)容、操作步驟以及獎懲措施等，使各崗位的員工都清楚工作內(nèi)容和流程。還要制定存貨月度盤點制度，每月月底必須對庫房的存貨進行盤點和核查統(tǒng)計，由庫管員、負責人和會計監(jiān)盤，并填寫存貨盤點表存檔備查。對盤盈或者盤虧的存貨，應(yīng)及時進行分析處理，以保證賬實相符。

（二）加強應(yīng)收賬款管理和統(tǒng)籌規(guī)劃

1.制定合理的信用政策，建立完善的應(yīng)收賬款管理制度

企業(yè)要建立完善的應(yīng)收賬款管理制度，不能為了提高市場占有率而盲目賒銷，必須綜合考慮客戶的信用和財務(wù)狀況等，建立客戶評審制度，制定合理的信用制度，統(tǒng)計客戶信息檔案，以供決策需要。在經(jīng)營過程中，要隨時關(guān)注客戶的經(jīng)營狀況，做好售后服務(wù)，與客戶保持良好的合作關(guān)系。

2.建立應(yīng)收賬款備案制度并責任到人，嚴格控制壞賬風險的發(fā)生

企業(yè)的應(yīng)收賬款每一筆都要記錄備案，包括客戶名稱、賒銷時間、賒銷金額、賒銷期限以及催款時間節(jié)點等，財務(wù)部要列清明細，做好賬齡分析并計提壞賬準備。要落實收款責任，將應(yīng)收賬款回款率記入銷售人員考核內(nèi)容，強化其風險和責任意識。如果發(fā)現(xiàn)有壞賬風險，應(yīng)及時調(diào)整催款政策，采取針對性措施，盡量避免損失發(fā)生。有條件的公司最好設(shè)立專門的應(yīng)收賬款回收小組，定期清理欠款，必要時要利用相關(guān)法律維護自己的權(quán)益。

（三）提高預算編制的準確率和執(zhí)行力

1.提高全員對資金預算的重視度

全面預算是以企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標為預算對象，需要將銷售、采購、庫存、資產(chǎn)、人工、材料等各個環(huán)節(jié)都納入其中，并將任務(wù)分解給各部門具體細化和實施。因此需要上至領(lǐng)導層、下至所有員工的積極參與和重視。

2.加強各部門的溝通和配合

財務(wù)預算的編制，不止需要財務(wù)部門牽頭，更需要其他部門配合，尤其是收入成本費用各方面，需要業(yè)務(wù)部門判斷市場和分析預測歷年銷售數(shù)據(jù)，再與企業(yè)的戰(zhàn)略目標相結(jié)合，給財務(wù)部門提供相對準確的數(shù)據(jù)。一般的預算編制都包括以下幾步：首先銷售部門提供銷售預算及預計收款表;然后根據(jù)銷售預算，貿(mào)易部門編制采購預算，生產(chǎn)部門編制人工和材料成本預算;再由各職能部門編制人力成本和各變動費用預算;最后還要根據(jù)企業(yè)的年度目標，考慮吸納投資和融資借款行為。做好以上幾步，就可以對資金及業(yè)務(wù)是否匹配做到心中有數(shù)。以全員參與預算管理為基礎(chǔ)，建立跨部門的支持協(xié)作流程，不僅可以提高工作效率，還可以加強各部門的溝通和配合。

3.加強對預算執(zhí)行情況的統(tǒng)計，深入分析預算與執(zhí)行出現(xiàn)差異的原因

中小企業(yè)往往會在月末或者年末對比預算與實際執(zhí)行情況，但僅限于這種事后控制是不行的，企業(yè)應(yīng)力求做到事中控制，爭取在超出預算前及時控制調(diào)整。對預算執(zhí)行出現(xiàn)的差異要分析透徹，不能只是數(shù)據(jù)分析，更要追根溯源，從業(yè)務(wù)的根本上找原因。如針對內(nèi)部執(zhí)行不力導致的差異，要分清責任歸屬，并將負責人的改進措施納入后續(xù)績效考核;針對外部原因?qū)е碌牟町?，?yīng)及時調(diào)整相應(yīng)的預算方案。

（四）完善內(nèi)部控制流程，建立有效的內(nèi)部監(jiān)督機制

1.實行員工崗位責任制，明確責任義務(wù)

為明確員工責任義務(wù)，企業(yè)應(yīng)落實員工崗位責任制，編制崗位工作說明，使所有員工都清楚自己的工作內(nèi)容和流程。嚴格執(zhí)行不相容崗位分離制度，減少人為舞弊的風險。關(guān)鍵崗位員工離職必須有交接和后續(xù)新員工接替，做好事前控制和提前規(guī)劃以防范風險，避免員工每日都忙碌緊急事宜或者總是事后補救各種問題，提升整體管理水平和員工的工作效率。

2.建立內(nèi)外部數(shù)據(jù)共享平臺

企業(yè)要建立內(nèi)外部數(shù)據(jù)共享平臺，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時傳遞。例如，在企業(yè)內(nèi)部建立信息化交流平臺，各部門可以把自身數(shù)據(jù)傳遞到平臺中，也可以利用平臺獲取自身所需數(shù)據(jù)，這樣可以有效節(jié)省數(shù)據(jù)傳遞時間，還能保證數(shù)據(jù)的真實性和精準性。此外，要想從根本上解決內(nèi)控流程不順暢的問題，還要深挖根本原因，如“銷售合同—收款—發(fā)貨—開票”和“采購合同—付款—入庫”等關(guān)聯(lián)流程審批手續(xù)不齊等問題，銷售和財務(wù)的關(guān)注點是不一樣的。銷售最大的任務(wù)就是在賣出貨物之后，發(fā)貨并收款，并不關(guān)心合同是否齊全、出庫是否審批、何時開票;而財務(wù)就要求整個業(yè)務(wù)鏈的完整，缺一不可，不然無法證明業(yè)務(wù)的真實性和完整性。因此需要加強部門之間的溝通，使各業(yè)務(wù)部門知道手續(xù)齊全的重要性，還要通過設(shè)置流程控制各業(yè)務(wù)節(jié)點的審批完整性，環(huán)環(huán)相扣，最后才能實現(xiàn)整個內(nèi)控流程的順暢。

3.設(shè)立有效的內(nèi)部監(jiān)督機制

有條件的企業(yè)最好設(shè)立內(nèi)部審計機構(gòu)，或者由專業(yè)的人員進行內(nèi)部審計監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時披露，并將負責人的改進措施執(zhí)行效果納入績效考核，以保證內(nèi)控流程的執(zhí)行更有效，并達到規(guī)避企業(yè)財務(wù)和稅務(wù)風險的目的。

四、結(jié)語

擬掛牌新三板中小民營企業(yè)要想成功上市，必須高度重視財務(wù)內(nèi)部控制體系的規(guī)范和建設(shè)。本文從存貨、應(yīng)收賬款、資金預算和內(nèi)控流程等幾方面進行了分析和提出了建議，希望能夠為有意掛牌新三板的中小民營企業(yè)提供借鑒。新三板對企業(yè)的內(nèi)控和財務(wù)規(guī)范的要求會越來越高，只有將基礎(chǔ)做好，才能幫助和引導企業(yè)提升財務(wù)管理水平和實現(xiàn)規(guī)范化經(jīng)營，為企業(yè)今后的長遠發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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