黃陵縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理

樊川

摘 要：城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作的重中之重，通過(guò)高質(zhì)量的檔案管理工作，能夠?yàn)槌青l(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)提供針對(duì)性的檔案服務(wù)，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值作用。本文主要結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析了黃陵縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，然后提出了相應(yīng)的規(guī)范化管理對(duì)策，希望能對(duì)廣大同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：黃陵縣;城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;工作對(duì)策

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)是國(guó)家解決城鄉(xiāng)個(gè)人養(yǎng)老問(wèn)題的重要制度，每一個(gè)人在養(yǎng)老保險(xiǎn)交納過(guò)程中會(huì)建立一份養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，在檔案中詳細(xì)記錄了個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)的繳納情況和繳納時(shí)間等信息。在個(gè)體進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納過(guò)程中，相應(yīng)的工作人員就需要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行全面的審核和更新，并將相關(guān)內(nèi)容登記造冊(cè)，只有這樣才能夠更好的做好養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)工作。因此在城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案建立和管理過(guò)程中，應(yīng)該構(gòu)建完善的規(guī)范制度，保障檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性、合理性，提高檔案信息的安全系數(shù)，確保用戶信息安全不泄露，維護(hù)公民的基本權(quán)利。

一、黃陵縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

自從城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)在黃陵縣試點(diǎn)實(shí)施以來(lái)，截止到2018年12月31日，該縣的城鄉(xiāng)居民參保率高達(dá)95%以上，已經(jīng)歸檔超過(guò)了3000卷，超額完成相關(guān)工作任務(wù)。該縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中心高度重視養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，構(gòu)建了比較完善的規(guī)章制度。在整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部配置了相應(yīng)的檔案保存設(shè)施，構(gòu)建了一個(gè)20多平米的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理室，增加了相應(yīng)的檔案保存設(shè)施和計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備，做好了檔案資料的有效防護(hù)，達(dá)到了防火、防塵、防潮、防濕的要求。通過(guò)進(jìn)行檔案的規(guī)范化管理，取得了實(shí)實(shí)在在的成效，提高了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理質(zhì)量。通過(guò)引進(jìn)一系列的信息設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化操作，大大提高了檔案資源的利用效率。但在具體檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，依然面臨不少突出問(wèn)題，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)檔案管理的重視程度不高

在城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作開(kāi)展過(guò)程中，有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不高，普遍存在著重視保險(xiǎn)費(fèi)用收繳，輕視檔案材料管理的問(wèn)題。一方面由于檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性專(zhuān)業(yè)性要求很高的工作，在開(kāi)展過(guò)程中需要投入相應(yīng)的儀器設(shè)備，提供相應(yīng)的保存空間。但由于對(duì)其重視程度不高，在很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案室普遍存在著經(jīng)費(fèi)投入不足，各種軟件和硬件建設(shè)不足的問(wèn)題。另一方面檔案管理人員主要為兼職，專(zhuān)業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。在養(yǎng)老保險(xiǎn)收繳過(guò)程中所形成的各種原始憑證，各種材料，各種信息收集不合理，收集不及時(shí)，造成大量資料丟失，很多有價(jià)值的檔案材料流失。另外，檔案存放地點(diǎn)防火、防潮、防盜的措施不到位，不利于保證檔案的完整性。

2.檔案管理制度有待進(jìn)一步完善

縣級(jí)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中心的檔案管理部門(mén)雖然構(gòu)建了比較完善的檔案管理制度，但是整體的檔案管理工作還處于初始階段。目前，縣級(jí)部門(mén)構(gòu)建了業(yè)務(wù)檔案管理辦法，但是由于業(yè)務(wù)檔案管理工作的政策性強(qiáng)，工作范圍廣，變動(dòng)大，工作標(biāo)準(zhǔn)要求較高，現(xiàn)有的檔案管理制度和管理方法不適用，業(yè)務(wù)檔案管理要求、檔案管理制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。不同部門(mén)所采用的檔案收集整理歸檔處理方法不同，這就直接影響了檔案的高效共享，不利于提高檔案工作。

3.檔案管理技術(shù)方法有待進(jìn)一步提升

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，在工作開(kāi)展過(guò)程中涉及到諸多環(huán)節(jié)和諸多程序，每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)程序執(zhí)行過(guò)程中會(huì)形成大量的原始材料和原始數(shù)據(jù)。這也決定了城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理材料的復(fù)雜性，資料來(lái)源種類(lèi)多樣。由于數(shù)量過(guò)于龐大，很多檔案管理部門(mén)不能夠進(jìn)行信息化或者電子化的數(shù)據(jù)采集，仍然采用人工處理模式。在縣級(jí)的城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中心的檔案管理部門(mén)雖然配置了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)，不斷加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，但是整體的電子化和信息化水平普遍較低，使得檔案管理工作效率較低，工作時(shí)間較長(zhǎng)，壓力較大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案原始材料丟失，檔案材料收集不全，整理不到位的現(xiàn)象。

4.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍較差

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作量大，檔案資料復(fù)雜，涉及到的工作環(huán)節(jié)較多，具有很強(qiáng)的政策性，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)要求較高。要想切實(shí)做好該方面的工作，不僅要求檔案管理人員熟知城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)方面的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并要保證將檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)工作內(nèi)容有效融合。但目前在廣大基層地區(qū)，很多檔案管理人員都是兼職，他們的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)普遍較差，專(zhuān)業(yè)化的檔案管理技能、素質(zhì)較低，面對(duì)來(lái)源復(fù)雜的檔案資料和信息數(shù)據(jù)，不能夠做到科學(xué)的分類(lèi)和有效的整理，往往只是將所有的材料累積起來(lái)進(jìn)行保存，檔案管理效率普遍較差，難以在短時(shí)間內(nèi)提升檔案管理工作質(zhì)量。

二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變工作理念，提高重視程度

思想決定了行為，要想切實(shí)做好城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理工作，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)知，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理并不只是簡(jiǎn)單的檔案材料的收集保管。在各種原始數(shù)據(jù)當(dāng)中涵蓋了保險(xiǎn)繳納人的身份信息、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇，是記錄保險(xiǎn)繳納人各種信息的原始憑證，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到保險(xiǎn)繳納人的切身利益和社會(huì)大眾參與該項(xiàng)工作的積極性，更關(guān)乎到城鄉(xiāng)居民以后的保險(xiǎn)費(fèi)用。為此就應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作認(rèn)知，提高重視程度，不斷加強(qiáng)宣傳教育。在利用廣播、電視、手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等各種途徑宣傳城鄉(xiāng)居民社會(huì)保險(xiǎn)養(yǎng)老制度的同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的重要性，逐步轉(zhuǎn)變基層領(lǐng)導(dǎo)人員重視養(yǎng)老保險(xiǎn)收繳，輕視檔案資料管理的現(xiàn)狀，增強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)性和責(zé)任感。

2.構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，提高管理的規(guī)范化

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作是一個(gè)持續(xù)周期長(zhǎng)、范圍廣、流程復(fù)雜、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，要想提高該方面檔案管理的工作質(zhì)量，就需要在短時(shí)間內(nèi)構(gòu)建一套科學(xué)化、合理性、可操作化的規(guī)章制度，只有這樣才能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。一方面要結(jié)合現(xiàn)階段城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的具體情況，構(gòu)建縣、鄉(xiāng)級(jí)統(tǒng)一化的檔案管理、資料整理、收集的規(guī)章制度，并將各項(xiàng)目標(biāo)層層落實(shí)，下達(dá)工作任務(wù)，制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，加大對(duì)各個(gè)部門(mén)的有效考核，同時(shí)還應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求，制定出城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的分類(lèi)大綱和各種檔案資料的具體保存期限，要針對(duì)不同的檔案資料制定不同的管理制度，然后依靠各個(gè)子制度構(gòu)成一個(gè)完善的檔案管理制度體系，確保檔案管理工作能夠做到有章可循，規(guī)范操作，保障檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

3.加快信息化建設(shè)步伐

在城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，能夠進(jìn)一步提高檔案信息資源的處理效率和服務(wù)質(zhì)量。作為檔案管理人員，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，要綜合應(yīng)用新技術(shù)、新手段加快檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程，這是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。因此，在檔案部門(mén)應(yīng)該配置完善的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，借助檔案信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)保險(xiǎn)人各種信息資料的自動(dòng)化識(shí)別、自動(dòng)化儲(chǔ)存、自動(dòng)化分類(lèi)整理，并借助相應(yīng)的檢索工具，對(duì)系統(tǒng)當(dāng)中的各種信息進(jìn)行有效的檢索，以此來(lái)提高檔案服務(wù)效率，提升工作質(zhì)量。

4.加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)

做好城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作關(guān)鍵在人，該項(xiàng)工作的開(kāi)展離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員。為此就需要結(jié)合城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的各項(xiàng)發(fā)展要求，注重做好現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)際檔案工作需求開(kāi)展定期或不定期的培訓(xùn)，有效提升整個(gè)工作隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)該持續(xù)加強(qiáng)檔案管理、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)政策法規(guī)等方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)教育，注重將檔案管理工作和城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作有效融合，只有這樣才能夠切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量和管理效率。

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（作者單位：黃陵縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦中心）