大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化的價(jià)值與措施

陳曉紅

摘 要：檔案管理信息化發(fā)展是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的重要趨勢(shì)，也是有效推動(dòng)高校改革與發(fā)展的時(shí)代要求，如今云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等快速發(fā)展，為高校檔案信息化發(fā)展提供了全新且可靠的支持。為此，如何有效落實(shí)信息化管理成為高校檔案管理工作要點(diǎn)，本文基于此研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化價(jià)值與措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校;檔案管理;信息化

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作具備了新型的管理技術(shù)，檔案管理工作方式也因此而不斷發(fā)生變化，只有全面更新檔案管理工作方式、不斷完善檔案管理工作理念，才能真正有效提高高校檔案管理工作質(zhì)量，將信息化檔案管理工作的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。目前，高校檔案管理信息化建設(shè)依然存在著一些問(wèn)題，使信息化管理價(jià)值無(wú)法有效發(fā)揮，為了能夠改善這一情況，本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化價(jià)值、現(xiàn)狀以及措施進(jìn)行了分析：

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化價(jià)值

1.能夠提供海量數(shù)據(jù)信息

傳統(tǒng)高校檔案管理工作方式經(jīng)常會(huì)面臨著數(shù)據(jù)信息量較少、數(shù)據(jù)信息收集不全面等特征。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，數(shù)據(jù)信息豐富，來(lái)源多樣，信息傳輸實(shí)效性也較強(qiáng)，能夠有效滿足高校對(duì)于各種信息數(shù)據(jù)的需求。高校檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)量已經(jīng)開始從傳統(tǒng)的 GB 向 TB 級(jí)別擴(kuò)展，現(xiàn)有的檔案管理工作人員明顯無(wú)法滿足檔案數(shù)據(jù)信息收集與管理，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，海量信息支撐就能有效實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息安全性、可讀性等價(jià)值的有效挖掘，這樣就能有效解決檔案數(shù)據(jù)信息資源不足等問(wèn)題。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式的不斷變化與發(fā)展，也促使數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)效率在不斷提升，有效解決了傳統(tǒng)高校檔案管理過(guò)程中存在的存儲(chǔ)維護(hù)成本較高、存儲(chǔ)能力較弱等情況。

2.能夠有效滿足數(shù)據(jù)挖掘需求

傳統(tǒng)檔案管理工作大多是以文字檔案管理為主體，文字檔案承載信息量較小，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人物、事件等多方面動(dòng)態(tài)化描述，也無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)工作動(dòng)態(tài)化跟蹤，在一定程度上抑制了檔案管理工作效率。但是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下進(jìn)行高校檔案管理工作，就能有效實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的深入挖掘與分析，就能在各種數(shù)據(jù)模型支撐下對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取、分類，從而及時(shí)尋找到它們之間的聯(lián)系，進(jìn)一步提高了高校檔案數(shù)據(jù)信息存在的價(jià)值。

3.有效擴(kuò)展了檔案管理系統(tǒng)

只有做到按照大數(shù)據(jù)處理需求來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)擴(kuò)展，才能對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效管理，從而更好地滿足數(shù)據(jù)信息處理需求。云計(jì)算技術(shù)促使傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)得到了擴(kuò)展，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)一定要以其作為構(gòu)架來(lái)設(shè)計(jì)，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源、存儲(chǔ)資源等功效，進(jìn)一步降低了高校檔案數(shù)據(jù)信息維護(hù)成本，同時(shí)有效提升了檔案信息化管理系統(tǒng)智能化水平。

二、高校檔案管理信息化現(xiàn)狀

1.認(rèn)識(shí)不足

高校檔案管理信息化發(fā)展是一項(xiàng)較為重要的任務(wù)，可是在管理實(shí)踐過(guò)程中認(rèn)識(shí)不足也是降低工作質(zhì)量的重要問(wèn)題之一。在高校檔案管理過(guò)程中，最為常見(jiàn)的問(wèn)題就是將信息化管理理解為將檔案文獻(xiàn)數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)直接等同于檔案信息化建設(shè)。在這種管理意識(shí)之下，高校檔案管理工作質(zhì)量自然也就無(wú)法得到提升。

2.制度體系不完善

管理制度體系不夠完善也是信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題之一。檔案管理制度體系不完善，促使電子檔案收集、歸檔、整理、存儲(chǔ)與利用等一系列工作不夠規(guī)范。為此，高校檔案管理過(guò)程中，一定要積極構(gòu)建電子文件歸檔管理制度、移交制度、維護(hù)制度，電子檔案利用、鑒定、保密等制度。除此之外，在高校檔案信息化管理過(guò)程中，因?yàn)楦鞣矫嬖蜻@一項(xiàng)工作也尚未有效落實(shí)下去，檔案管理信息化工作沒(méi)有及時(shí)納入到單位規(guī)章制度以及工作流程之中。

3.管理技術(shù)不夠先進(jìn)

高校檔案信息化管理過(guò)程中，管理技術(shù)不夠先進(jìn)也是較為顯著的問(wèn)題之一。在構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系、明確相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)軟硬件環(huán)境時(shí)明顯缺少對(duì)信息技術(shù)的判斷能力，在選用相關(guān)系統(tǒng)的時(shí)候，管理工作人員也缺少前瞻性，沒(méi)有對(duì)信息技術(shù)發(fā)展軌跡展開合理的預(yù)見(jiàn)，這也就無(wú)法保障信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在今后工作中的應(yīng)用，檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展性無(wú)從談起。

4.管理方面存在漏洞

高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，管理方面存在漏洞也是較為常見(jiàn)的問(wèn)題之一。首先，學(xué)校對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作沒(méi)有制定出合理且具有前瞻性的規(guī)劃，也沒(méi)有構(gòu)建建設(shè)管理組織，在這種情況下，高校檔案管理建設(shè)項(xiàng)目自然也就缺少技術(shù)、資金、政策等多方面的支持。其次，高校在檔案信息化管理與建設(shè)過(guò)程中，還存在著盲目建設(shè)等問(wèn)題，具體而言在建設(shè)過(guò)程中不重視投入產(chǎn)出比，在籌備過(guò)程中購(gòu)置了大量的高新技術(shù)設(shè)備，這也就造成了不必要的浪費(fèi)。最后，高校檔案信息流通方面的問(wèn)題也一直是信息化管理過(guò)程中的問(wèn)題之一，例如，各類檔案信息不夠平衡、檔案信息加工不夠及時(shí)、檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用不夠合理等多方面。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化措施

上述分析中概述了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案信息化價(jià)值與現(xiàn)狀，為了發(fā)揮其有效價(jià)值，改善信息化管理與建設(shè)中存在的問(wèn)題，筆者也提出了以下幾點(diǎn)措施建議。

1.及時(shí)更新管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，高校檔案信息化管理工作質(zhì)量要想得以提升，高校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門一定要及時(shí)更新工作理念，全面認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵與需求，及時(shí)擺脫傳統(tǒng)思維束縛，充分借助于現(xiàn)代資源以及現(xiàn)代技術(shù)來(lái)展開檔案管理工作，以此來(lái)真正將大數(shù)據(jù)與檔案管理工作有效結(jié)合在一起，從而有效推動(dòng)高校檔案管理工作質(zhì)量。

2.做好檔案管理制度化建設(shè)及組織管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高效檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，還需要做好檔案管理制度化建設(shè)以及組織管理建設(shè)。首先，檔案管理部門負(fù)責(zé)人一定要明確檔案管理工作，將其納入到本單位信息化總體規(guī)劃以及年度考核之中。學(xué)?？梢越Y(jié)合實(shí)際情況來(lái)構(gòu)建綜合性數(shù)字檔案室，這樣就能有效實(shí)現(xiàn)各種門類、載體電子檔案數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一與管理，從而有效滿足數(shù)字化檔案管理工作需求。在這一過(guò)程中一定要為其配備專職檔案管理工作人員，同時(shí)積極構(gòu)建出完善的單位檔案信息化管理制度，這樣就能更好地實(shí)現(xiàn)電子檔案收集、歸檔、整理與利用，最大程度保障管理工作真實(shí)性、完整性與有效性。

3.做好軟硬件建設(shè)

要想真正做好高校檔案管理信息化建設(shè)工作，在實(shí)際工作過(guò)程中還需要加大資金支持，有效提升軟硬件辦公條件，促進(jìn)信息化管理工作效率和質(zhì)量得以提升。檔案信息化建設(shè)是無(wú)法離開軟硬件支持的，所以在管理過(guò)程中不僅要從制度上提高重視，還需要做好基礎(chǔ)資金支持。第一，做好硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體包含了必要的數(shù)字檔案室等硬件設(shè)施，比如，服務(wù)器、可供存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)光盤、磁盤、磁帶機(jī)等數(shù)據(jù)保管等設(shè)備，這樣才能更好地滿足電子檔案管理需求。第二，做好軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體包含了數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)以及氣體相關(guān)必須要具備的軟件，這樣就能更好地實(shí)現(xiàn)電子文件存儲(chǔ)、收集與管理，同時(shí)真正能夠與單位OA系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)來(lái)有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。第三，做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以連通電子政務(wù)網(wǎng)，將高校檔案管理與同級(jí)數(shù)檔案館聯(lián)系在一起，以此來(lái)有效實(shí)現(xiàn)在線數(shù)據(jù)移交與共享。最后，做好庫(kù)房現(xiàn)代化建設(shè)，例如，可以對(duì)檔案管理庫(kù)房進(jìn)行溫濕度采集與監(jiān)控。

4.加強(qiáng)檔案管理人員教育與培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，高校檔案管理信息化價(jià)值要想得以發(fā)揮，檔案管理人員素質(zhì)也是其中較為重要的一點(diǎn)，所以還需要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)與教育，這樣能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。首先，可以提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，讓其積極參與到各類信息化技能專業(yè)培訓(xùn)之中，讓其積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方式提高其管理技能;其次，加強(qiáng)安全教育，讓其能夠意識(shí)到信息安全管理的重要性。

四、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，高校檔案管理工作也面臨著全新的要求與挑戰(zhàn)，身處在這種背景之下，如何有效促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)也成為高校檔案管理工作質(zhì)量有效提升的關(guān)鍵。為此，高校在檔案管理過(guò)程中，一定要準(zhǔn)確意識(shí)到信息化管理的價(jià)值，結(jié)合教學(xué)現(xiàn)狀來(lái)展開合理管理與創(chuàng)新，從而真正有效提升高校檔案管理質(zhì)量，將檔案管理的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

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（作者單位：中北大學(xué)信息商務(wù)學(xué)院）