拯救“會議瘋狂征”

Margaret·Greenberg

“我?guī)缀跎钤跁h中。從早上到辦公室那一刻開始，一直到離開，往返于一個又一個會議，連思考的時間都沒有。”一家《財富》“世界二百強”公司應(yīng)用程序開發(fā)部門的副總裁洛麗如是說。洛麗負責(zé)按時在預(yù)算內(nèi)完成高質(zhì)量的IT項目。她和團隊必須與業(yè)務(wù)分析師、程序員和架構(gòu)師一起緊密合作，為客戶提供解決方案。因此，她主持并參與了許多會議。

“會議瘋狂征”的三大弊端

在許多企業(yè)中，會議往往存在三個問題：會議太多，沒有成效，與會人員不發(fā)言。

●會議太多

統(tǒng)計報告稱，人們用在會議上的時間占到其工作時間的37%。在大型公司任職的經(jīng)理，用來準(zhǔn)備會議、參加會議以及跟蹤會議后續(xù)問題的時間占其全部工作時間的75%；而在小型公司任職的經(jīng)理，花在會議上的時間約占其全部工作時間的10%。你可能會想，開一小時會有什么可怕？可是事實是，假如讓10個人參加一個時長為1小時的會議，那一共就是10小時，而這些時間本可以用來處理積壓的工作，服務(wù)客戶，推動項目進度，或者開發(fā)下一個新產(chǎn)品。

●沒有成效

許多會議是沒有成效的，相反由于耗時過長，這些會議的成本相當(dāng)高昂。研究人員測量了會議的效率，發(fā)現(xiàn)會議中有50%的時間都被浪費了。60分鐘的會議時間已經(jīng)成為約定俗成，但事實上，沒有任何證據(jù)可以證明，持續(xù)一個小時的會議會比那些為時15分鐘、30分鐘的會議更為有效。

另一個問題是，在會議中很少能做出決定。人們一直說呀說呀，還要再進行一些討論和補充，然后當(dāng)時間湊滿一個小時后，會議突然結(jié)束，幾乎沒有做出任何決定、下一步工作安排，或是達成推動項目前進的承諾。正如《伊索寓言》中描述的那樣：一切準(zhǔn)備就緒之后，還有更多需要去做的。

●與會人員不參與討論

要讓每個人都參與討論是件困難的事，很多會議甚至變成了大型抱怨現(xiàn)場。

如果召開會議是出于獲得交流信息的目的，那么發(fā)送電子郵件可能比召開一次緊急會議更好。當(dāng)會議召集者將人們召集到一起時，參與討論的往往就是幾個性格外向的人，而且并不是每個出席會議的人都會認真聆聽。他們要么走神了，要么忙著在筆記本電腦上處理業(yè)務(wù)。召開電話會議時，人們的參與程度甚至可能更低。

那么，除了編制一份會議清單，縮短、去掉一些會議，還有更好的辦法嗎？要消滅那些不僅浪費時間而且耗費精力的“會議瘋狂征”，必須使用一些更為有效的方法。

以積極的氛圍啟動會議

會議桌前或參加電話會議的每個人情緒都很好，很專注，并且能夠說出他們對會議議程的最佳構(gòu)想，這種假設(shè)是不現(xiàn)實的。實際上，91%的參會人員在會議期間會走神。此外，他們可能剛剛從一位憤怒的客戶電話中解脫出來，或是剛剛熬過兩場更加無聊的會議，抑或正被一個緊急問題所糾纏。

啟動會議的方式非常關(guān)鍵。我們都知道破冰游戲：活動主持人有時會讓現(xiàn)場的人們做一些游戲，彼此熟悉一下。心理學(xué)家發(fā)現(xiàn)，積極的情緒有兩項功能：拓展思維和建構(gòu)心理資本。事實上，在一個積極的氛圍中啟動一場會議真的能夠幫助團隊成員說出他們最好的想法。

●依靠心理資本

心理資本是弗雷德里克森關(guān)于積極情緒研究的一部分，是指人們用來應(yīng)對各種困難境遇的情緒儲備。心理學(xué)家已經(jīng)針對諸如憤怒、悲傷和恐懼等負面情緒進行了幾十年的研究，但只在最近十幾年才開始研究積極情緒。弗雷德里克森研究發(fā)現(xiàn)，人們通常能夠通過積極情緒體驗，比如因工作完成得很好而得到認可，或是談?wù)撍麄兊某删?，來建?gòu)自己的心理資本。當(dāng)我們處于良好的情緒中時，會更加開放地對待各種可能性，更具有創(chuàng)造力，并且在遇到困境時內(nèi)心充滿正能量。

研究人員還發(fā)現(xiàn)，高效團隊與低效團隊的區(qū)別在于：積極評價和消極評價的比值不同。最高效的團隊，積極評價和消極評價之間的比值是3∶1，即每3次積極情緒表達對應(yīng)1次消極情緒表達。如果你是企業(yè)管理者，不妨想一想，最近的一次團隊會議上，你做出的積極評價與消極評價之間的比例是多少？

如果你直覺很好，也許能夠感受到一場會議的氛圍是消極的還是積極的；如果你更擅長分析，那么在會議中不妨拿出一張紙，在中間畫一條線，在一邊標(biāo)上“積極”，在另一邊標(biāo)上“消極”。當(dāng)每個人說出自己想法的時候，在對應(yīng)的標(biāo)記欄中打鉤。如果討論偏向消極，你就要及時地在討論過程中進行干預(yù)。

●確保積極評價和消極評價的比例

有許多方法可以為會議創(chuàng)造一個氛圍熱烈的開始。比如，可以問一個積極的問題，講一個有趣的小故事，或?qū)δ澄怀蓡T或團隊的努力表示認可。也許你會覺得這樣太浪費時間了。其實不然。一位世界百強公司的金融經(jīng)理，他是這樣開始每周的員工例會的：“告訴我自上周開完會后，發(fā)生在你身上的最好的一件事?！边@個提議在小組中產(chǎn)生的效果極具感染力。當(dāng)有2-3個人分享了他們的答案時，那些剛一走進會議室還覺得不耐煩的人，頓時捕捉到了其中的積極氛圍。

但是，會議并不總是按照我們希望的方式進行。有時候可能一開始就很糟糕。比如你讓團隊成員考慮最近一個月中取得的成績，第一位團隊成員說：“我想我們做得還不錯?！苯又乱粋€成員略感失望地說：“肯定需要一些改進，提高效率?！比缓笃渌蓡T繼續(xù)談到了項目中一些進度滯后的問題。于是，積極的能量像被戳破的氣球一樣消失。此時此刻，作為會議主持者的你千萬不要和其他成員一起唱衰，而要及時打?。骸氨M管這個項目面臨的挑戰(zhàn)很多，但我們還是完成了大量的工作……”接著你可以列舉團隊已取得的成績，強調(diào)那些做得正確的事情。

●小禮物和會議最配

在一項研究中，研究人員請三組醫(yī)生來做一個復(fù)雜的診斷。在做出診斷之前，第一組醫(yī)生被要求閱讀醫(yī)學(xué)專業(yè)的倫理規(guī)范；第二組醫(yī)生收到了一盒表達感激之情的巧克力，可以稍后享用；第三組醫(yī)生沒有被要求做任何事情，也未收到任何禮物。結(jié)果如何呢？收到小禮物的那組醫(yī)生，對這個復(fù)雜的診斷的準(zhǔn)確率比其他兩組醫(yī)生高出了兩倍。

一個小禮物就可以使人們心情愉悅，從而提高解決問題的能力。在會議開始的時候，給大家發(fā)一個健康的小零食，或者一兩元錢的便利貼、卡通筆，都會對會議起到積極的效果。

此外，音樂也會改善心情，減少疲憊感。對于那些需要花上一些時間讓人員就座的大型團體會議，音樂尤其有效。在人們進入會場時，播放一些愉快的音樂。音樂停止，就暗示著會議馬上要開始了。在會議的間歇和結(jié)束也要播放音樂。

使整個團隊通力合作

90%的參會人員相信，會議可以成為一個貢獻想法的絕佳場合。那為什么會議通常都達不到這個目的呢？也許你沒有鼓勵或者期待團隊中的每位成員都參與進來。

讓人們開口說話或是閉嘴，對任何一位會議主持人來說都是一個挑戰(zhàn)。想想你所參加的那些會議吧，要么只是一些人發(fā)言時提各種問題，其他人默不作聲；要么由主持人規(guī)定與會者按順序發(fā)言。更糟糕的情況是，會議只是主持人或者某個特別的參會人員喋喋不休。而一項研究發(fā)現(xiàn)，在一個高效團隊中，員工提出的問題與分享的信息之間的比例是1∶1。你要努力爭取的是使提出問題和表達看法之間的比例達到1∶1，并且記錄每個人的參與程度。如果是視頻或電話會議，要實現(xiàn)這個比例就更加困難。你能做什么呢？在會議開始之前，拿出一張紙，在紙上畫一個圓圈代表會議桌。在圓桌的周圍畫小圓圈代表參會人員，包括在電話那頭的人們。用參會人員的名字來標(biāo)記每一個小圓圈。每個人在發(fā)言的時候，在他的名字旁做一個標(biāo)記。假如某人總是打斷他人的發(fā)言，先對他的觀點表示認可，然后繼續(xù)征求其他人的意見和看法。

如果開了20分鐘會，但你只是一遍又一遍地聽兩個人在講話，其他人幾乎沒有發(fā)言，這時候電話那頭的參會人員要么是將電話調(diào)成了靜音，要么很可能在忙著處理其他事務(wù)。能做些什么讓每個人都參與進來呢？沒有別的辦法，就是簡單地將均衡全面的參與作為明確的會議規(guī)則告訴給每一個人。讓他們知道，一場會議需要的并不是一個超級巨星，而是需要整個團隊的通力合作。然后在一個記分板上記錄每個人的參與情況，直到習(xí)慣成自然。

如果你是會議的主持人，那么你有必要為自己做一個記分牌，記錄與其他人相比你貢獻想法的頻率是多少。此外，主持人還要注意，可以在會議上發(fā)表自己的觀點，但不要操控整場對話。