遠(yuǎn)程辦公：形散神聚的藝術(shù)

孟慶嬌

因?yàn)橐咔榈木壒剩还苁莻鹘y(tǒng)行業(yè)，還是新興行業(yè)，春節(jié)后紛紛開啟了遠(yuǎn)程辦公模式。遠(yuǎn)程辦公，簡言之就是管理層線上分配任務(wù)，員工在家辦公，線上匯報工作進(jìn)度，通過視頻會議討論工作中的問題，按照計(jì)劃交付成果。說起來很簡單，但由于管理者不能與員工面對面，員工不能與同事近距離互動，原本當(dāng)面三言兩語就能說清的一件事卻要大費(fèi)周折，對此，很多人都有不適感。但是，遠(yuǎn)程辦公也是上班，怎樣才能提升遠(yuǎn)程辦公的效率，做好團(tuán)隊(duì)成員間的協(xié)同，一時間成為企業(yè)管理者們關(guān)心的話題之一。

遠(yuǎn)程辦公最重要的是協(xié)同。當(dāng)一個整體化整為零分散開來，團(tuán)隊(duì)成員間有序的自組織化，以及管理者對團(tuán)隊(duì)的關(guān)懷就顯得格外重要。

目標(biāo)管理和過程管理相結(jié)合

筆者所在的公司是一家互聯(lián)網(wǎng)教育公司，員工對遠(yuǎn)程辦公的接受度和適應(yīng)性相對頗高，在實(shí)施的過程中，我們也逐漸摸索出一些經(jīng)驗(yàn)，比如把大的任務(wù)目標(biāo)拆解細(xì)分成具體明確的小任務(wù)；及時處理工作評價，統(tǒng)籌規(guī)劃，及時復(fù)盤等等。

每個部門的工作內(nèi)容和工作模式不同，因此對遠(yuǎn)程辦公會有不同的要求。比如研發(fā)部門，在部門內(nèi)部明確了工作目標(biāo)和完成的時間節(jié)點(diǎn)之后，員工就各自領(lǐng)了任務(wù)努力去完成。在工作過程中如果出現(xiàn)問題，大家會通過微信一起討論，找到方向后繼續(xù)去攻克。對于研發(fā)人員的管理不能過嚴(yán)，他們不需要時時刻刻盯著微信工作群里的信息，更不必在微信上處于時刻保持聯(lián)系的狀態(tài)。對他們來說，按時高質(zhì)量地完成工作才是最重要的。至于主管發(fā)給某位員工的信息他半天沒看、沒回復(fù)，其實(shí)并不是什么大不了的事情。畢竟不是什么緊急事項(xiàng)，因?yàn)槿粽娴某霈F(xiàn)緊急事項(xiàng)時，打電話的效率豈不是更高？

遠(yuǎn)程辦公的弊端之一就是溝通信息分散，收集和處理信息效率低，但是對于市場部的運(yùn)營人員來說，情況又有所不同。在抗疫期間，運(yùn)營人員沒辦法上門拜訪客戶，也不能登門到客戶那里做運(yùn)營服務(wù)工作，接到任務(wù)后只能以微信或者打電話的方式跟客戶聯(lián)系，于是憑空多出了很多空余時間，起碼原先那些花在趕往客戶所在地路上的時間都省了出來。在這種情況下，管理者就要在工作群里引導(dǎo)他們進(jìn)行一些需要高頻互動的討論。比如說，大家約定跟客戶溝通的時間段，空余的半個小時就集中進(jìn)行問題討論。討論可以是探討式的，也可以是腦洞大開創(chuàng)新式的，只要能激起大家對業(yè)務(wù)進(jìn)一步探究的熱情即可。在集中討論時段，那些不積極回復(fù)信息、不踴躍參與討論的員工是值得留意的。

筆者所負(fù)責(zé)的人力資源部，之前都是每月設(shè)定好月度計(jì)劃和工作目標(biāo)，每周階段性地匯報一下工作進(jìn)度和具體實(shí)施情況，到月底時再全面盤點(diǎn)目標(biāo)完成情況，根據(jù)工作完成情況來進(jìn)行績效考核。為了適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公，我們除了要設(shè)定好月度工作目標(biāo)和計(jì)劃，還將工作分解到周目標(biāo)，每周五部門所有人員盤點(diǎn)本周的工作完成情況，在更小的時間周期內(nèi)跟進(jìn)事項(xiàng)的進(jìn)度。目標(biāo)細(xì)化、短時跟蹤的好處就在于更容易發(fā)現(xiàn)問題，及時修正，也避免了員工之間因無法面面溝通而造成的信息傳遞不暢、不及時等弊端。

遠(yuǎn)程會議更需提升效率

網(wǎng)絡(luò)綜合數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，大部分遠(yuǎn)程辦公所依托的考勤、視頻會議等工具已經(jīng)十分成熟，尤其是視頻會議功能，形式豐富，基本可以解決初步的遠(yuǎn)程溝通協(xié)作問題。但是，遠(yuǎn)程辦公不止是建立溝通渠道、管理工作進(jìn)度、按時交付工作成果那么簡單，遠(yuǎn)程辦公的基礎(chǔ)是遠(yuǎn)程協(xié)作，最難保證的，也是團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。

以人力資源部為例，以往每周都要召開部門全體人員例會，大家在會上暢所欲言，交流一下自己一周內(nèi)所做的工作，員工之間相互都很了解部門同事最近在忙些什么，進(jìn)度如何，這對于加強(qiáng)部門內(nèi)的協(xié)作很有好處。但是在實(shí)施遠(yuǎn)程辦公后，原先的團(tuán)隊(duì)化整為零分散到各處。召開線上會議時，別人發(fā)言的時候只要你將麥克靜音，那么你在做什么、看什么、聽什么，別人完全不知道。如何提升線上與會者的參與感？如何最大限度地保證會議效果？

我們的做法是，在召開遠(yuǎn)程會議時，把原來的部門全體人員例會拆分成不同組別的小會，比如招聘小組會議、HRBP會議、培訓(xùn)小組會議、員工關(guān)系小組會議等等。在開會之前，每個參會者都要提前盤點(diǎn)自己本周工作的完成情況，用數(shù)據(jù)簡明扼要地體現(xiàn)出來。同一個專業(yè)線的人員一起開會，而且事先有所準(zhǔn)備，同類問題集中討論，能有效地提高參與感，互動性更好，會議的效率和效果都能得到保證。

另外，計(jì)劃會和總結(jié)會最好分開進(jìn)行。計(jì)劃會重在討論目標(biāo)與實(shí)施步驟，總結(jié)會重在盤點(diǎn)結(jié)果，進(jìn)行復(fù)盤，一場線上會議最好解決一個明確的問題，控制好時長，效果也會更好。

值得一提的是，遠(yuǎn)程會議要盡量采用視頻會議的方式。與線下會議相比，遠(yuǎn)程會議容易造成人與人之間的疏離感。試想，我們在召開線下會議時，員工可以在正式開會之前簡單地聊上幾句，比如：“怎么感冒還沒好？”“這個新發(fā)型很適合你！”“你的手怎么了，被你家貓抓了嗎？”這并不是簡單的嘮家常，其中包含了感情的交流和維系，以及團(tuán)隊(duì)成員之間建立的共同認(rèn)知，有助于建立團(tuán)隊(duì)的信任和歸屬感。

但在遠(yuǎn)程辦公時，人們習(xí)慣于采用微信語音聊天。沃頓商學(xué)院管理學(xué)教授西格爾·巴薩德的一項(xiàng)研究就證明，半數(shù)以上的情感交流是透過面部表情傳達(dá)的，大約三分之一來自語調(diào)，10%以下來自實(shí)際的對話內(nèi)容。這就意味著，如果人們主要通過電話和電子郵件來溝通的話，久而久之一定會導(dǎo)致情感上的疏遠(yuǎn)，因?yàn)樗麄兾茨軓膶Ψ侥抢铽@得完整的信息。而“情感也是信息，如果你無法獲得人們情感的全部信息，最終它將會影響到你的績效，他們的績效和整個組織的績效” 。因此，千萬不要忽視視頻會議的重要性，要每隔一段時間召集一次視頻會議，讓員工之間相互能看到表情，感受到對方的情感變化。筆者發(fā)現(xiàn)，每次公司提前預(yù)告要召開視頻會議的時候，總能引發(fā)小伙伴的小激動，這也算是對長期滯留家中產(chǎn)生的郁悶的一種排遣和釋放吧。

遠(yuǎn)程辦公要有儀式感

遠(yuǎn)程辦公可以幫助企業(yè)節(jié)約成本，但員工不在可視范圍內(nèi)，無疑為管理增加了管控難度。由于管理層無法對遠(yuǎn)程辦公的員工進(jìn)行監(jiān)督，因而總是擔(dān)心員工不夠自律或工作不飽和。因此，企業(yè)施行遠(yuǎn)程辦公需要相應(yīng)的管理制度和文化。

遠(yuǎn)程辦公要怎么做更好？每家企業(yè)的情況不同，企業(yè)內(nèi)各部門的情況也不同，因此采取的策略和方法也不同。比如某在線教育公司就采用這樣的方式：樹立工作目標(biāo)，設(shè)定相應(yīng)工作方式、流程及管理措施，具體到員工每天工作量以及布置、反饋、溝通、檢查和監(jiān)督等細(xì)節(jié)；通過總監(jiān)級、總監(jiān)-經(jīng)理、總監(jiān)-經(jīng)理-員工三次會議，統(tǒng)一公司內(nèi)部管理措施；通過嚴(yán)格考核幫助員工進(jìn)入工作狀態(tài)；每天通過兩次會議做到工作日清日畢，等等。

筆者則認(rèn)為，應(yīng)該為遠(yuǎn)程辦公的員工營造出上班的儀式感?！坝袃x式感的人生，才使我們切切實(shí)實(shí)有了存在感?！边@種儀式感可以為我們劃分出上下班的界限。不然，居家辦公對很多人來說就會變成無時無刻不在辦公，時間一長難免疲憊不堪，心生厭倦。

那么，如何幫助在家辦公的員工營造這種儀式感？我們公司主要是通過外勤打卡的方式來實(shí)現(xiàn)的。

工作是需要被管理的。過去上班的時候員工都是到公司打卡，現(xiàn)在大家都在家里，最初提出外勤人員打卡的時候，不少人覺得沒有實(shí)際意義。于是在最開始實(shí)行打卡制的時候，一度出現(xiàn)了早上6點(diǎn)就有人上班打卡，凌晨1點(diǎn)多仍有人下班打卡的情況。根據(jù)這種狀況，公司將打卡時間設(shè)置在上班時間的前30分鐘和下班時間的后30分鐘區(qū)間內(nèi)。通過打卡這個流程，一方面讓員工自己給自己一個心理暗示：現(xiàn)在是在上班時間，我要保持良好的工作狀態(tài)，積極回復(fù)信息和解決臨時分配的工作，快速給予響應(yīng)。另一方面，也讓員工的家人了解到他們何時處于工作時間，在工作時段內(nèi)盡可能不去打擾他們。

在遠(yuǎn)程辦公期間，人力資源部的面試工作都轉(zhuǎn)為線上視頻面試，盡管如此，負(fù)責(zé)招聘的小姐姐每天仍像平時上班一樣，整理好自己的妝容，穿上職業(yè)裝，端端正正地坐在攝像頭前，甚至整理好手機(jī)攝像頭能拍到的一切物品，營造出一種在公司進(jìn)行正式面試的氛圍，只不過不是面對面而已。在這種氛圍下，家人一定會主動避免出現(xiàn)在鏡頭里。

總而言之，不管是遠(yuǎn)程辦公，還是現(xiàn)場辦公，對于管理者而言，清楚地了解團(tuán)隊(duì)里每個人的能力、每個人的工作量、每個人的工作狀態(tài)，都是始終不變的核心。與其被動地等待正常復(fù)工，不如積極擁抱變化，對管理進(jìn)行變革以適應(yīng)新的形勢。