如何用信息化實現(xiàn)合同的結(jié)構(gòu)化管理

黃玲玲

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的逐漸優(yōu)化和完善，對合同管理工作的重視程度不斷提高，人們漸漸認識到合同審核以及合同管理的重要作用，并加強對合同結(jié)構(gòu)化管理的優(yōu)化。論文主要針對合同結(jié)構(gòu)化管理的信息化管理策略進行探究，指出信息化管理對于合同結(jié)構(gòu)化管理的作用和價值，希望能夠更好地發(fā)揮合同管理的優(yōu)勢，為企業(yè)的發(fā)展提供有效指導(dǎo)。

【Abstract】With the continuous development of social economy and the gradual optimization and improvement of modern enterprise system， we pay more and more attention to contract management， and gradually realize the main role of contract review and contract management， and strengthen the optimization of contract structured management. This paper mainly probes into the informatization management strategy of contract structured management， and points out the role and value of informatization management to contract structured management， and hopes to give full play to the advantages of contract management and provide effective guidance for the development of enterprises.

【關(guān)鍵詞】信息化;合同;結(jié)構(gòu)化管理

【Keywords】informatization; contract; structured management

【中圖分類號】F273? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069 （2020） 01-0029-02

1 引言

合同作為企業(yè)開展經(jīng)營活動的重要載體，合同的管理效率和管理質(zhì)量直接關(guān)系著現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)穩(wěn)定性和生產(chǎn)前景，所以，企業(yè)必須要加強對合同管理工作的重視，明確合同信息化管理和結(jié)構(gòu)化管理需要注意的事項和問題，采取系統(tǒng)的方法保證合同管理的有效性和科學(xué)性，實現(xiàn)合同管理的信息化和規(guī)范化，促進企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2 合同結(jié)構(gòu)化管理概述

首先，自改革開放以來我國社會經(jīng)濟獲得了迅猛的發(fā)展，人們的生活水平得到了極大的提升，各種各樣的企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn)出來。在市場化的經(jīng)濟大潮當中，企業(yè)越來越重視自身的管理和內(nèi)部機制的優(yōu)化，尤其對于一些大型企業(yè)來說，越來越重視內(nèi)部的合同管理工作，相關(guān)合同內(nèi)容和合同文本也比較復(fù)雜，有的合同多的甚至能夠達到數(shù)百頁。這些合同的條款及文本內(nèi)容絕大多數(shù)是圍繞著交易對象、交易內(nèi)容、交易問題以及交易方式四大基本功能來開展的，根據(jù)我國《合同法》的相關(guān)規(guī)定，要求合同的基本條款包括當事人的名稱、住所、合同目的、質(zhì)量、數(shù)量、報酬和價格、履行地點、履行期限以及履行方式、違約責任和解決爭議的方法等相關(guān)內(nèi)容。合同文本的內(nèi)容從法律的角度來看具有一定的結(jié)構(gòu)性特征，加強對合同的結(jié)構(gòu)化理解，對于合同質(zhì)量的評估以及合同風險問題的解決有著十分重要的價值。所以，需要加強對合同結(jié)構(gòu)化管理的重視，明確合同結(jié)構(gòu)化管理需要采取的策略和流程，保證合同管理質(zhì)量和合同管理效率[1]。

其次，在進行合同結(jié)構(gòu)化管理的過程中，可以利用計算機技術(shù)進行信息化的管理工作，為了能夠更好地進行合同的審核，保證合同的合法性、合理性和科學(xué)性。相關(guān)法務(wù)人員可以從合同條款、合同模板以及條款變量三個層次對復(fù)雜的合同文本進行逐級的拆分，實現(xiàn)對這三個層次內(nèi)容的分類管理，保證合同管理信息系統(tǒng)的運行效率和運行質(zhì)量。同時，工作人員還需要結(jié)合條款變量的特點進行合同條款的搭建，并通過合同條款和條款變量，共同組成合同模板，構(gòu)建統(tǒng)一又分離的條款和合同模板。工作人員需要建立標準的合同條款庫以及條款變量，結(jié)合不同類型合同的要求，對條款并列進行有效規(guī)范，例如文本變量、數(shù)量、變量以及時間變量，合理定義變量的屬性，明確條款的最小單元。工作人員需要將總部和各分公司的合同范本條款進行有效梳理，經(jīng)過法律部門和業(yè)務(wù)部門的審閱認可之后，再應(yīng)用法律合同模板加強法務(wù)人員與公司業(yè)務(wù)人員之間的交流和溝通，在滿足合同交易目標的同時，也要能夠滿足合同的法律要求[2]。

3 合同結(jié)構(gòu)化管理的信息化發(fā)展趨勢

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息時代的全面到來，信息化技術(shù)在企業(yè)管理過程中的應(yīng)用逐漸深化，極大地提升了企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)效益的提升創(chuàng)造了良好的環(huán)境。在企業(yè)合同結(jié)構(gòu)化管理中，信息化技術(shù)主要依托于合同管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)這兩個系統(tǒng)，這兩種系統(tǒng)業(yè)務(wù)類型繁多，用戶范圍廣，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)利用，極大地節(jié)省了人力、物力和財力。應(yīng)用信息化實現(xiàn)合同結(jié)構(gòu)化管理的過程中，需要結(jié)合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的實際情況以及業(yè)務(wù)開展的問題，形成統(tǒng)一的、可行的、全面的集成方案，并加強該方案的推廣和應(yīng)用，建立行之有效的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺和結(jié)構(gòu)化管理的集成系統(tǒng)。用戶可以通過單點登錄和統(tǒng)一代辦的方式，加強對合同的審核，減少系統(tǒng)操作的時間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳輸，將系統(tǒng)集成之后，可以避免不按照制度以及不按照流程操作現(xiàn)象的發(fā)生，保證運行系統(tǒng)的可靠性和安全性[3]。

4 合同管理信息化的優(yōu)勢與作用

促進企業(yè)合同管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，它改變了僅由業(yè)務(wù)部門分管合同的現(xiàn)狀，能夠優(yōu)化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個整體。合同管理部門能夠全面處理合同事物，解決了信息分散、進度控制難、管理不規(guī)范等難題，合同業(yè)務(wù)流程相對固化，保障了管理制度的全面落實與執(zhí)行。

為企業(yè)節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟效益。第一，消除了空間距離，大幅減少業(yè)務(wù)人員的異地往來，降低了差旅費等相關(guān)支出。據(jù)資料表明，中石油長慶油田在實施合同管理系統(tǒng)以后，每年差旅費節(jié)約額就在百萬元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動中解放出來，節(jié)約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過信息數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免了不必要的重復(fù)勞動與投入。

5 用信息化實現(xiàn)合同結(jié)構(gòu)化管理的相關(guān)對策

5.1 規(guī)范合同起草功能和會簽功能

首先，為了能夠更好地進行合同的管理與控制，需要加強合同范本管理機制的形成，建立起統(tǒng)一完善的合同范本模板庫。企業(yè)業(yè)務(wù)人員在進行合同擬定以及合同簽署的過程中，可以利用合同范本的關(guān)聯(lián)功能，及時導(dǎo)入和導(dǎo)出相關(guān)的合同信息，從而可以方便經(jīng)辦人更好地進行合同的鑒定。同時，還需要不斷提高合同的起草效率和起草質(zhì)量，將合同初稿上傳到系統(tǒng)當中，實現(xiàn)基礎(chǔ)信息的自動提取，合同的信息化管理可以自主進行內(nèi)容的編輯，將一些不合規(guī)的內(nèi)容進行自動的屏蔽和優(yōu)化。其次，還需要整合原有的、手工的、分散的合同審核蓋章流程，應(yīng)用信息化的管理手段將各個人員的審查職責和各部門的審查功能固化在流程系統(tǒng)當中，結(jié)合不同業(yè)務(wù)的內(nèi)容對相關(guān)的審批流程進行固定，并設(shè)置相關(guān)不相容的崗位職責以及審批權(quán)限。另外，還需要對審批方式進行進一步的優(yōu)化，保證合同的履行效率和審批效率，設(shè)置合同的提醒功能。

5.2 加大培訓(xùn)和宣傳的力度

在建立完成合同結(jié)構(gòu)化管理信息化系統(tǒng)之后，需要加強針對合同管理系統(tǒng)的培訓(xùn)工作和學(xué)習活動，針對公司總部以及各分公司的高級管理人員、合同管理部門的領(lǐng)導(dǎo)、IT技術(shù)人員、合同管理人員以及應(yīng)對用戶，從系統(tǒng)應(yīng)用和合同管理兩個角度進行全面的培訓(xùn)，明確培訓(xùn)的重點。高級管理人員和合同管理部門的領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括系統(tǒng)的功能目標、審批權(quán)限、合同管理流程和制度操作方法以及風險防控意識;針對合同管理人員的管理培訓(xùn)內(nèi)容，包括系統(tǒng)功能目標、配置方法、權(quán)限界面的操作方法、操作意識、風險防控意識、問題反饋機制等;針對技術(shù)人員的培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)功能、目標與信息、公司IT人員的權(quán)限問題、反饋機制、操作方法以及風險防護;針對一般用戶的培訓(xùn)內(nèi)容包括操作方法規(guī)范、系統(tǒng)功能、考核標準以及問題和反饋機制等。

5.3 建立合同評價機制

合同管理信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用為合同的管理和審核提供了更好的途徑，極大地優(yōu)化了合同的管理流程和管理方案，保證合同的管理效率和管理質(zhì)量。同時，合同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用業(yè)務(wù)為企業(yè)提供了更多的內(nèi)部監(jiān)督方式和良好的發(fā)展條件，打破了原有合同管理時間空間的限制，使得合同的管理方法具有更大的可操作性和可行性。在合同管理信息系統(tǒng)中設(shè)置后評價小組，用戶小組對合同的內(nèi)容進行有效的審核，及時標記狀態(tài)異常的合同以及重點項目的合同。后評價工作小組也可以針對系統(tǒng)中合同是否能夠達到預(yù)期目標進行系統(tǒng)的評價，明確合同執(zhí)行過程中存在的問題以及相關(guān)的解決措施，并形成對應(yīng)的系統(tǒng)分析報告，針對合同的執(zhí)行結(jié)果進行反饋，形成長效的工作機制，保證企業(yè)內(nèi)部合同管理的科學(xué)性。

6 結(jié)語

綜上所述，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得計算機技術(shù)在合同管理過程中的應(yīng)用越來越深化，極大地提升了合同管理的效率和合同管理的質(zhì)量，能夠?qū)崿F(xiàn)對風險的有效控制，提高企業(yè)的運行安全性。所以，需要加強對合同管理信息化結(jié)構(gòu)化建設(shè)的重視，完善信息化管理系統(tǒng)的內(nèi)容，提高合同整體管理質(zhì)量，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

【參考文獻】

【1】夏洪勝，張世賢.企業(yè)信息管理[M].北京：經(jīng)濟管理出版社，2018.

【2】李冠.現(xiàn)代企業(yè)信息化與管理 [M].北京：清華大學(xué)出版社，2018.

【3】陳麗潔.企業(yè)合同管理操作實務(wù)——來自中國百家大型企業(yè)合同管理實踐的啟示[M].北京：法律出版社，2016.