浙江廣電干部人事檔案管理信息化的研究設計

樓望江

摘? 要： 浙江廣播電視集團干部人事檔案管理信息化的研究和設計，包含對干部人事檔案管理現(xiàn)狀和問題挑戰(zhàn)的研究分析，對干部人事檔案管理信息系統(tǒng)總體思路和系統(tǒng)架構的規(guī)劃設計，以及對項目各個子系統(tǒng)和功能模塊的設計實現(xiàn)。涵蓋了干部人事檔案數(shù)字化采集、業(yè)務流程、檔案閱覽等功能模塊，實現(xiàn)干部人事檔案的信息化、智能化應用。

關鍵詞： 干部人事檔案; 檔案管理; 數(shù)字化; 信息化

中圖分類號：TP311? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1006-8228（2020）02-112-05

Research and design of the informatization of cadre personnel archives management

of Zhejiang Radio and Television Group

Lou Wangjiang

（Department of Personnel Management of Zhejiang Radio and Television Group， Hangzhou， Zhejiang 310005， China）

Abstract： The research and design of cadre personnel archives management informationization of Zhejiang Radio and Television Group includes the research and analysis of the current situation and challenges of cadre personnel archives management， the planning and design of the general idea and system architecture of cadre personnel archives management information system， and the design and implementation of various subsystems and functional modules of the project， covering functions modules of digital collection， business process and file reading of cadre personnel archives， realizing the informatization and intelligent utilization of cadre personnel archives.

Key words： cadre personnel archives; archives management; digitization; informationization

0 引言

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理已難以適應現(xiàn)實需求，為了順應干部人事檔案發(fā)展的新趨勢。需思考如何按照中央和省委的要求，創(chuàng)新干部檔案管理的方法手段、規(guī)范完善干部人事檔案工作，這是每一個組織人事部門的責任和義務。對省級廣播電視管理部門而言，干部人事檔案數(shù)量大、材料多、業(yè)務重，因此，我們開展了集團干部人事檔案信息化項目實施工作，旨在通過此項目提高干部人事檔案工作的真實性、安全性和時效性 [1]?；诖?，本文結合新的政策、形勢和要求，分析干部人事檔案管理的發(fā)展需要以及面臨的挑戰(zhàn)。同時，提出干部人事檔案信息化的架構設計建議，深入剖析各模塊功能設計的規(guī)劃和思路，探索干部人事檔案信息化建設的方式方法。

1 管理現(xiàn)狀和問題挑戰(zhàn)

從20世紀80年代開始至今，干部人事檔案信息化經(jīng)歷了單機檢索、單機與局域網(wǎng)相結合，到目前的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)三個階段。這個過程是國家關于檔案管理政策的發(fā)展過程，也是網(wǎng)絡、計算機、硬件、軟件更新?lián)Q代的發(fā)展過程，國家政策和信息化發(fā)展水平直接決定了干部檔案信息化的設計理念和應用水平[2]。人事檔案信息化管理意識缺乏、檔案資料信息更新滯后、標準化建設滯后、安全性要求高、信息化管理人才缺乏等問題給檔案管理信息化帶來了巨大挑戰(zhàn)，成為了新時期事業(yè)單位干部人事檔案管理部門無法回避、亟待解決的重大問題[3]。

2 架構和總體思路

按照總體規(guī)劃思路，本項目整體設計開發(fā)干部檔案綜合信息管理平臺，分步完善各個功能模塊和子系統(tǒng)。另外，隨著當前應用軟件和計算機的迅速發(fā)展，在具體實施開發(fā)過程中，還需要考慮一定的前瞻性，防止因為兼容性等問題減少了平臺的生命周期[4]。

2.1 總體架構

干部人事檔案管理信息化項目的總體設計如圖1所示。

干部人事檔案信息化建設分為五大子系統(tǒng)：檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)。各個子系統(tǒng)分層次構建，多個子系統(tǒng)相互關聯(lián)設計方案，有機結合，為集團干部員工搭建一個功能強大的干部人事檔案信息管理應用平臺，以實現(xiàn)干部檔案信息化管理，大幅提高干部人事檔案工作水平及效率。

2.2 基礎設施建設方案

本項目是干部人事檔案信息化工程項目，除了干部人事檔案信息化管理應用平臺的建設，還有工作環(huán)境部署、數(shù)字資源建設等基礎設施建設內容。本項目網(wǎng)絡鏈路圖如圖2所示。

干部人事檔案信息化項目基礎設施建設分為五個部分，分別為數(shù)字檔案信息機房、檔案庫房管理部門、數(shù)字檔案采集工作組、檔案管理部門、檔案查借閱用戶。其中硬件部分包括了服務器、磁盤陣列、磁帶存儲備份庫、電腦終端、路由器、交換機、防火墻、打印機、掃描儀以及監(jiān)控設備等。應用支撐軟件部分包括了Windows Server操作系統(tǒng)、Windows 7操作系統(tǒng)、SQL Server數(shù)據(jù)庫等。

2.3 安全防范策略

項目安全防范策略是組合式的，既要考慮技術手段，也要考慮管理方法的運用，通過網(wǎng)絡規(guī)化、監(jiān)控布置、信息技術、管理策略等一起組成全面的安全防范措施[5]。詳細說明如下。

⑴ 物理隔離。人事檔案是需要絕對保證安全的，而當前信息化最大的安全隱患來自于網(wǎng)絡。因此，本項目采用物理隔離方式來解決網(wǎng)絡安全問題，通過內外網(wǎng)物理隔離，阻斷具有潛在威脅的連接。

⑵ 監(jiān)控系統(tǒng)。項目在數(shù)字檔案信息機房、數(shù)字檔案閱覽室都布置了完整的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對突發(fā)性異常事件的過程進行及時的監(jiān)視和記憶，對管理員和用戶進行實時操作監(jiān)控，用以高效、及時地發(fā)現(xiàn)和處理安全事故。

⑶ 備份與還原。在軟件實施開發(fā)中，本項目設計了數(shù)據(jù)備份和還原功能，還建立了磁帶存儲備份庫，通過對檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)定期自動備份和人工不定期備份來保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全。

⑷ 傳輸加密和存儲加密。加密傳輸指的是對傳輸過程中的數(shù)據(jù)采用加密技術，有效防止非法用戶通過截取數(shù)據(jù)流等手段獲取數(shù)據(jù)信息;加密存儲指的是對存儲圖像數(shù)據(jù)采用加密技術，有效防止檔案材料數(shù)據(jù)泄露和傳播。

⑸ 授權管理。一是通過多種授權方式對人事檔案數(shù)據(jù)進行分級控制，根據(jù)管理權限控制檔案閱檔范圍，更好地規(guī)范查閱檔案制度。二是通過設置用戶組權限的方式對人事檔案信息化應用模塊進行分級控制，根據(jù)用戶權限控制軟件功能的使用，更好地規(guī)范檔案利用制度。

2.4 技術路線

本項目采用Browser/Server系統(tǒng)設計和開發(fā)技術，使用JAVA開發(fā)語言，數(shù)據(jù)庫采用了SQL Server 2012。此種技術路線方案可以實現(xiàn)人事檔案管理信息化應用平臺的強大功能，開發(fā)成本也相對較低，對硬件配置要求也不高。

該項目中的干部人事檔案信息化應用平臺所需要存儲數(shù)據(jù)就是檔案的信息和內容，在SQL Server 2012中建立數(shù)據(jù)庫，就是要逐卷逐頁管理好每一本數(shù)字檔案。因此需要依次設計組織信息表、人員信息表、檔案目錄信息表、圖片文件說明表等，完整保存每一張圖片信息，準確地對應每一頁檔案材料的目錄信息和圖像數(shù)據(jù)。根據(jù)集團人事檔案規(guī)模，本項目需要的布置原始磁盤空間配置容量在20T以上的磁盤陳列一套。項目采用了支持RAID5，雙控制器磁盤陣列[6]。

3 項目子系統(tǒng)和功能模塊設計

根據(jù)中央和省委的工作要求，本項目組織人事部門研究分析，梳理了技術標準和功能需求。干部人事檔案信息化管理主要圍繞數(shù)字化采集、日常業(yè)務處理、檔案閱覽這三個主要需求來設計，具體由檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)這五個子系統(tǒng)組成。

3.1 檔案采集系統(tǒng)

檔案采集系統(tǒng)貫穿于干部人事檔案數(shù)字化的全過程，數(shù)字化檔案工作人員拿到紙質檔案后，先進行紙質檔案整理，按照《干部人事檔案工作條例》的要求進行分類確認、材料查缺補漏，然后在系統(tǒng)平臺中新建干部信息，建立檔案目錄，再通過系統(tǒng)連接掃描儀逐頁掃描檔案材料。掃描完成后檔案工作人員對數(shù)字檔案進行審核確認，防止缺頁漏項。確認無誤后，工作人員再對每一頁圖像文件進行糾正偏離、去除污漬、去除黑邊等處理，同時通過系統(tǒng)進行高清化轉換。處理完畢后經(jīng)最終審核完成數(shù)字檔案的確認入庫。

該子系統(tǒng)包括了干部檔案的基本信息錄入功能、目錄建立調整功能、檔案材料掃描功能、數(shù)字圖像處理和高清化轉換功能、干部檔案審核管理、數(shù)字檔案光盤制作功能、審核移交反饋功能等。

3.2 業(yè)務管理系統(tǒng)

干部人事檔案日常業(yè)務既要強調紀律也要優(yōu)化服務。業(yè)務管理系統(tǒng)實現(xiàn)了業(yè)務流程電子化，涵蓋了檔案工作人員接收采集檔案材料、審查審核、查借閱、梳理編目、轉遞調動、統(tǒng)計查詢等日常業(yè)務。主要包括日常管理、報表打印、系統(tǒng)維護三個部分。

⑴ 日常管理：日常管理部分實現(xiàn)了對組織人事部門日常的檔案管理業(yè)務的管理，是干部人事檔案工作人員最經(jīng)常性使用的模塊，具體實現(xiàn)了檔案閱覽、整卷接收、入庫登記、轉遞調出、材料接收、材料轉出、人員調動等。

⑵ 報表打?。簣蟊泶蛴〔糠帜軌蚩焖偃娅@取日常報表數(shù)據(jù)，統(tǒng)計結果可以另存為Excel電子表格。打印的內容支持了人事檔案目錄、干部人事檔案背脊、數(shù)字檔案評分表、數(shù)字檔案報送單、花名冊等。

⑶ 系統(tǒng)維護：系統(tǒng)維護部分是支撐業(yè)務管理系統(tǒng)正常運轉的重要組成部分，具體內容包括組織機構維護、用戶管理、數(shù)據(jù)備份恢復和日志管理、代碼維護等。其中用戶管理包括用戶的新增刪除和功能權限的設置，日志管理是操作人員操作過程的記錄，系統(tǒng)備份和還原是保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全的重要保障。

3.3 檔案閱覽系統(tǒng)

檔案閱覽系統(tǒng)實現(xiàn)用戶在客戶端中查閱檔案、借閱實體檔案以及管理查詢日志等功能。該子系統(tǒng)實現(xiàn)了集團數(shù)字檔案閱覽業(yè)務電子化，通過線上流程審批，高效化審批檔案查閱申請和閱覽干部人事數(shù)字檔案，并保留了所有閱覽的記錄，便于日后的研判分析。網(wǎng)上閱覽可以按組織機構或人員拼音查詢，可以實現(xiàn)檔案目錄及原件瀏覽、原件打印等功能，同時提供了數(shù)字檔案利用意見反饋表、檔案查借閱日志及審計功能。此外還包括干部檔案指標采集統(tǒng)計查詢模塊、數(shù)字檔案統(tǒng)計及編研功能。

此系統(tǒng)中用戶角色分成了五種，分別是系統(tǒng)用戶、集團領導、審批人員、干部調配工作人員和人事專員。其中審批人員也是干部檔案管理人員，可完成對檔案所有管理工作，在本系統(tǒng)中也是向集團部門領導上報閱檔申請、建立用戶、分配閱覽范圍權限的角色。具體的閱檔流程如圖3所示，干部調配工作人員和人事專員需要填寫申請單通過科室負責人審批后，再由管檔管理人員和組織人事部門審批，全部通過后，可進行查閱數(shù)字化檔案。

3.4 配置管理系統(tǒng)

配置管理系統(tǒng)實現(xiàn)了系統(tǒng)用戶管理、權限分配、角色管理及其他配置項的統(tǒng)一集中管理，主要由用戶權限管理、數(shù)據(jù)交換、系統(tǒng)配置三個模塊組成，主要是結合系統(tǒng)運行維護、效率優(yōu)化、數(shù)據(jù)存儲及備份、系統(tǒng)遷移、與其他系統(tǒng)對接等主要業(yè)務。配置管理是系統(tǒng)正常運維、信息加固的必要措施。

用戶權限管理模塊可以設置用戶基本信息、用戶類型、登陸模式，可以對所有用戶進行用戶組的管理，然后按照實際情況對各個用戶組分配角色，有效控制用戶的功能使用范圍、操作范圍。數(shù)據(jù)交換模塊由數(shù)據(jù)遷移、水印管理、數(shù)據(jù)接口三個功能組成，可以將已完成的數(shù)字化人事檔案按照機構和人員數(shù)據(jù)制作成數(shù)據(jù)包，在另一臺設備上無縫還原;可以對數(shù)字化的人事檔案設置水印防止檔案被篡改;預留的數(shù)據(jù)接口則是為了未來與其它業(yè)務系統(tǒng)互相訪問調用提供了便捷。系統(tǒng)配置模塊包括了回收站管理、密碼修改、參數(shù)設置等功能，為系統(tǒng)提供了配置、設置、維護等功能，方便應用。

3.5 安全控制系統(tǒng)

安全控制系統(tǒng)是圍繞整個項目信息安全數(shù)據(jù)安全、用戶訪問安全兩個方面建設的功能系統(tǒng)，主要由授權加密、數(shù)據(jù)安全兩部分組成，可實現(xiàn)加密傳輸、區(qū)域授權、數(shù)字水印、日志管理、審計管理、備份與恢復等功能，是整個項目安全運行的基礎。

授權加密有三員管理、加密傳輸、加密存儲、分區(qū)域授權四個功能組成。三員管理功能參照保密法規(guī)設置系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全升級人員這三員進行獨立管理;加密傳輸指的是本系統(tǒng)中數(shù)據(jù)在傳輸過程中采用了AES加密技術，有效防止非法用戶通過截取數(shù)據(jù)流等手段獲取數(shù)據(jù)信息;加密存儲指的是本系統(tǒng)中采用專用加密技術，高壓縮比、高保密度，只能通過本系統(tǒng)方可進行相關數(shù)據(jù)的閱覽、處理等操作;分區(qū)域授權指的系統(tǒng)提供多種授權方式，更好地控制檔案閱檔范圍，更好地規(guī)范查閱檔案制度。

數(shù)據(jù)安全由密級標識、數(shù)據(jù)檢驗、備份恢復三個功能組成。密級標識是為了增強用戶的數(shù)據(jù)安全保密意識;數(shù)據(jù)檢驗能夠對互相轉遞的數(shù)據(jù)包進行檢驗，備份恢復為項目其它功能模塊提供了數(shù)據(jù)的備份和恢復的功能。

4 結束語

干部人事檔案管理系統(tǒng)的整個項目建設是個系統(tǒng)工程。推動干部檔案管理信息化建設，既要保證數(shù)字檔案的一致性，也要促進人事檔案管理的高效性，更要確保系統(tǒng)建設的安全性。

本文通過介紹浙江廣電集團干部人事檔案信息化管理項目的規(guī)劃設計，旨在建立健全干部人事數(shù)字檔案科學利用機制，為全面歷史辯證地評價干部提供真實有據(jù)可查的檔案信息，逐步實現(xiàn)干部檔案比對分析、業(yè)務支撐、數(shù)字呈現(xiàn)展示等功能，進而實現(xiàn)干部人事檔案的科學化、智能化利用。在數(shù)字檔案室建設的同時，關于如何推進信息資源開發(fā)，并運用大數(shù)據(jù)、BI等信息技術，實現(xiàn)檔案專網(wǎng)查詢、檔案活化等，這些還有待進一步研究和解決。希望本文能為正在或即將建設數(shù)字檔案室、人事檔案管理系統(tǒng)的電視媒體同仁提供一定的參考。

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