基于ACCESS的口腔庫(kù)房管理系統(tǒng)

王婭瓊, 夏熙彥

(陸軍軍醫(yī)大學(xué)西南醫(yī)院口腔科,重慶 400038)

本院既往采用傳統(tǒng)的口腔耗材管理模式，即由口腔科向醫(yī)院提出耗材使用申請(qǐng)，到貨后科室派庫(kù)房管理人員到設(shè)備科或供應(yīng)室領(lǐng)取相應(yīng)耗材，這部分屬于醫(yī)院設(shè)備器材管理范疇，有完整的入出庫(kù)記錄，管理規(guī)范。但在科室領(lǐng)取耗材的后續(xù)管理上，仍采用手工記賬的方式，各使用人隨領(lǐng)隨用，庫(kù)管人員手工記錄。不僅無法及時(shí)、準(zhǔn)確反映領(lǐng)用和庫(kù)存信息，而且統(tǒng)計(jì)困難，庫(kù)管人員在月底常?；ㄙM(fèi)大量時(shí)間和精力來統(tǒng)計(jì)耗材的領(lǐng)用情況。而這種不及時(shí)和不準(zhǔn)確也客觀上造成耗材領(lǐng)用把關(guān)不嚴(yán)，存在多領(lǐng)、濫用等現(xiàn)象。本院早提出“數(shù)字化醫(yī)院”的建設(shè)目標(biāo)[1]，為更好地推動(dòng)信息化建設(shè)，提升管理理念，改進(jìn)管理模式，基于ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)口腔庫(kù)房管理系統(tǒng)。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能

1.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)口腔庫(kù)房管理系統(tǒng)由用戶登錄、入庫(kù)系統(tǒng)、出庫(kù)系統(tǒng)、庫(kù)存查詢、后臺(tái)管理等模塊組成(圖1)。

1.2 系統(tǒng)功能

1.2.1 用戶登錄驗(yàn)證系統(tǒng) 具備授權(quán)密碼的庫(kù)房管理員可登錄并使用該系統(tǒng)，避免其他無關(guān)人員使用，以保證該管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和保密性。

圖1 口腔庫(kù)房管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

1.2.2 入庫(kù)系統(tǒng) 可錄入需要入庫(kù)的口腔器材的名稱、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等內(nèi)容，并自動(dòng)錄入入庫(kù)時(shí)間，其中名稱、規(guī)格、單價(jià)等內(nèi)容可通過后臺(tái)管理，在材料名稱表中錄入或修改。可按日期、年、月等進(jìn)行入庫(kù)報(bào)表打印。

1.2.3 出庫(kù)系統(tǒng) 可錄入領(lǐng)用材料的部門、經(jīng)領(lǐng)人、經(jīng)辦人、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，并自動(dòng)錄入出庫(kù)時(shí)間。同時(shí)具有自動(dòng)比對(duì)庫(kù)存功能，庫(kù)存不足時(shí)不能完成出庫(kù)?？蓪?duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行增、減、刪除、保存等操作，并可按日期、年、月等進(jìn)行出庫(kù)報(bào)表打印，報(bào)表可自動(dòng)按部門、經(jīng)領(lǐng)人分別進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)，方便科室管理。

1.2.4 庫(kù)存查詢系統(tǒng) 可對(duì)當(dāng)前材料的庫(kù)存情況進(jìn)行查詢。

1.2.5 后臺(tái)管理 后臺(tái)管理主要包括管理員的用戶名和密碼管理，管理各種表格如員工名單表、材料清單表等，均使用ACCESS自帶的表功能進(jìn)行管理，簡(jiǎn)單而方便。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 設(shè)計(jì)需求可用于庫(kù)房管理系統(tǒng)開發(fā)的軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)很多，選擇何種開發(fā)工具應(yīng)依據(jù)實(shí)際需求而定。本院擬建立的口腔庫(kù)房管理系統(tǒng)將運(yùn)行于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，并局限于一個(gè)科室使用，無需使用Web管理功能。且預(yù)期的數(shù)據(jù)量不大，無需使用大型的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，故使用MS Office中的ACCESS進(jìn)行二次開發(fā)是一種高效、低成本的選擇[2-3]。ACCESS包括表、查詢、窗體、報(bào)表、頁(yè)、宏和模塊等七大要素，根據(jù)需要，使用其中的表、查詢、窗體、報(bào)表、宏共五個(gè)要素。

2.2 表的設(shè)計(jì)ACCESS的表是儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，所需要的所有數(shù)據(jù)都應(yīng)該存放在相應(yīng)的表中，以方便使用查詢、窗體或報(bào)表等讀取數(shù)據(jù)。表的創(chuàng)建不應(yīng)隨心所欲，而是應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)表格及字段名稱，否則容易造成數(shù)據(jù)的混亂或者重復(fù)記錄。根據(jù)口腔科庫(kù)房管理的特點(diǎn)和需求，一共創(chuàng)建包括部門、材料、員工、入庫(kù)、入庫(kù)明細(xì)、出庫(kù)、出庫(kù)明細(xì)、庫(kù)存、管理員在內(nèi)的9個(gè)表格。部門表包括部門ID、部門名稱2個(gè)字段。材料表包括材料ID、材料名稱、規(guī)格、單位、單價(jià)、代碼6個(gè)字段。員工表包括員工ID、員工姓名、部門ID 3個(gè)字段。入庫(kù)表包括入庫(kù)ID、入庫(kù)日期、管理員ID 3個(gè)字段。入庫(kù)明細(xì)表包括入庫(kù)ID、材料ID、入庫(kù)量、單價(jià)、單位5個(gè)字段。出庫(kù)表包括出庫(kù)ID、部門ID、員工ID、管理員ID、出庫(kù)日期5個(gè)字段。出庫(kù)明細(xì)表包括出庫(kù)ID、材料ID、出庫(kù)量、單價(jià)、單位5個(gè)字段。庫(kù)存表包括材料ID、入庫(kù)合計(jì)、出庫(kù)合計(jì)、庫(kù)存量4個(gè)字段。管理員表包括管理員ID、管理員姓名、登錄密碼3個(gè)字段。表格創(chuàng)建成功僅僅是表格設(shè)計(jì)的第一步，接下來要仔細(xì)考量各表間關(guān)系，并實(shí)施參照完整性，從而實(shí)現(xiàn)表格的相互關(guān)聯(lián)、相互引用、動(dòng)態(tài)更新，為后續(xù)的開發(fā)建立良好的基礎(chǔ)[4](圖2)。需要強(qiáng)調(diào)的是，將入/出庫(kù)分別拆分為入/出庫(kù)和入/出庫(kù)明細(xì)兩張表，并在入/出庫(kù)明細(xì)中分別設(shè)置兩個(gè)主鍵，以應(yīng)對(duì)日常入出庫(kù)耗材時(shí)通常一次性入或出庫(kù)多種材料的需求，以簡(jiǎn)化入出庫(kù)程序、提高工作效率。

圖2 表格的相互關(guān)系

2.3 窗體和查詢?cè)O(shè)計(jì)窗體是ACCESS程序人機(jī)交互的界面，相當(dāng)于Client/Server架構(gòu)程序的客戶端，可以使操作和錄入數(shù)據(jù)變得簡(jiǎn)單而方便[5]。首先通過向?qū)?chuàng)建一個(gè)名為“菜單”的主窗體，放置入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存、工作量和管理5個(gè)功能按鈕，以實(shí)現(xiàn)其他窗體之間的切換。

2.3.1 入庫(kù)窗體 利用向?qū)?chuàng)建入庫(kù)主窗體，設(shè)置入庫(kù)ID、入庫(kù)日期及經(jīng)辦人，入庫(kù)日期默認(rèn)設(shè)置為當(dāng)前系統(tǒng)日期，經(jīng)辦人采用組合框進(jìn)行下拉菜單選擇，數(shù)據(jù)來源為管理員表。接著利用向?qū)?chuàng)建入庫(kù)子窗體，選擇表格布局方式。同時(shí)創(chuàng)建一個(gè)名為“入庫(kù)明細(xì)查詢”的查詢，用以查詢?nèi)霂?kù)和入庫(kù)明細(xì)表中的信息，并將其作為入庫(kù)子窗體的數(shù)據(jù)來源。在入庫(kù)子窗體下方放置返回、新增、保存、取消、打印、退出6個(gè)功能按鈕，分別實(shí)現(xiàn)返回菜單窗體、新增一條入庫(kù)記錄、保存當(dāng)前入庫(kù)記錄、刪除當(dāng)前未保存的入庫(kù)記錄、打印報(bào)表、退出庫(kù)房管理程序等功能。新增、保存、取消功能通過寫入VB程序?qū)崿F(xiàn)，返回、打印、退出通過新建3個(gè)宏來實(shí)現(xiàn)(圖3)。

圖3 入庫(kù)窗體

2.3.2 出庫(kù)窗體 出庫(kù)窗體創(chuàng)建方法與入庫(kù)窗體相似，功能按鈕的設(shè)置完全與入庫(kù)窗體相同。不同的是增加經(jīng)領(lǐng)部門和經(jīng)領(lǐng)人標(biāo)簽，同樣采用組合框的結(jié)構(gòu)，通過下拉菜單進(jìn)行選擇，數(shù)據(jù)分別來源于部門和員工表。新建“出庫(kù)明細(xì)查詢”，用以查詢出庫(kù)和出庫(kù)明細(xì)表中的信息，并將其作為出庫(kù)子窗體的數(shù)據(jù)來源(圖4)。

圖4 出庫(kù)窗體

2.3.3 庫(kù)存查詢窗體 創(chuàng)建庫(kù)存窗體，增加材料名、規(guī)格兩個(gè)文本框，用于輸入查詢條件。新建庫(kù)存子窗體，以表格布局方式顯示。此處新建多個(gè)查詢以實(shí)現(xiàn)查詢庫(kù)存的功能。首先分別創(chuàng)建入庫(kù)量和出庫(kù)量查詢，利用ACCESS自帶的查詢總計(jì)功能，統(tǒng)計(jì)每項(xiàng)材料的入出庫(kù)總量。其次新建“庫(kù)存查詢”，調(diào)用入庫(kù)和出庫(kù)量總計(jì)并計(jì)算出兩者的差值即剩余庫(kù)存。最后再建立一個(gè)名為“庫(kù)存窗體查詢”的查詢，在材料名稱的條件下輸入“Like IIf(IsNull([Forms]![庫(kù)存]![材料名]),'*','*' & [Forms]![庫(kù)存]![材料名] & '*')”，在規(guī)格的條件下輸入“Like IIf(IsNull([Forms]![庫(kù)存]![規(guī)格]),'*','*' & [Forms]![庫(kù)存]![規(guī)格] & '*')”，以實(shí)現(xiàn)根據(jù)輸入的查詢條件查詢相應(yīng)材料庫(kù)存情況的可能。庫(kù)存子窗體下方放置返回、查詢、取消、打印、退出5個(gè)功能按鈕，其中返回、打印、退出與入出庫(kù)窗體功能相同，查詢、取消按鈕通過寫入VB程序?qū)崿F(xiàn)執(zhí)行查詢及清除查詢條件并顯示所有庫(kù)存的功能(圖5)。

圖5 庫(kù)存查詢窗體

2.4 報(bào)表設(shè)計(jì)使用ACCESS內(nèi)置的報(bào)表工具實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、分類、統(tǒng)計(jì)和打印等功能[6]。本系統(tǒng)共設(shè)計(jì)兩個(gè)報(bào)表，分別為入庫(kù)和出庫(kù)報(bào)表。在入/出庫(kù)主窗體界面單擊打印，即可跳轉(zhuǎn)至報(bào)表打印選項(xiàng)。入庫(kù)報(bào)表可手動(dòng)輸入需要打印報(bào)表的起止日期，默認(rèn)為當(dāng)前系統(tǒng)日期，以方便庫(kù)管員完成入庫(kù)數(shù)據(jù)錄入后直接打印當(dāng)日入庫(kù)報(bào)表。入庫(kù)報(bào)表顯示材料名稱、入庫(kù)日期、入庫(kù)量、單位、單價(jià)、總價(jià)及經(jīng)辦人，分別統(tǒng)計(jì)入庫(kù)量和總價(jià)。出庫(kù)報(bào)表根據(jù)科室需要，一般按月統(tǒng)計(jì)。故出庫(kù)報(bào)表可直接選擇需要打印報(bào)表的年和月，系統(tǒng)自動(dòng)填入起止日期，當(dāng)然也可手動(dòng)輸入。出庫(kù)報(bào)表可分別打印全科或個(gè)人出庫(kù)情況，報(bào)表顯示經(jīng)領(lǐng)部門、材料名稱、出庫(kù)日期、出庫(kù)量、單位、單價(jià)、總價(jià)及經(jīng)領(lǐng)人，分部門統(tǒng)計(jì)耗材出庫(kù)量和總價(jià)。

2.5 系統(tǒng)登錄和安全管理本系統(tǒng)僅限庫(kù)房管理人員使用，故設(shè)置管理員賬號(hào)和密碼，僅授權(quán)管理員有新建、修改、刪除、查詢、導(dǎo)出和導(dǎo)入記錄的權(quán)限。建立系統(tǒng)登錄窗體，在VB代碼中加入驗(yàn)證當(dāng)前用戶名及密碼以決定是否切換到主菜單窗體，以達(dá)到保護(hù)系統(tǒng)安全性的目的。

3 應(yīng)用總結(jié)

與其他臨床科室相比，口腔科所使用的各種耗材的種類和數(shù)量均要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出。且隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，這些耗材的種類還在日益豐富。另外口腔高值耗材多，但因?yàn)楣芾矸椒浜?，使用監(jiān)管較為困難[7-8]。本科既往雖已建立手工記賬式管理模式和制度，但難以滿足口腔耗材種類及數(shù)量日益增多的需求，極大地增加管理的難度和庫(kù)管人員的工作量。在本院數(shù)字化建設(shè)取得矚目成就的趨勢(shì)下，建立一套科學(xué)、合理、高效的口腔庫(kù)房管理系統(tǒng)，對(duì)各類耗材的庫(kù)存、成本、走向等進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)和有效的追蹤，成為亟需解決的問題[9-10]。本系統(tǒng)建立至今已在臨床應(yīng)用兩年多時(shí)間，整體運(yùn)行狀態(tài)良好。該系統(tǒng)顯著簡(jiǎn)化耗材入出庫(kù)流程,節(jié)省庫(kù)管人員的工作量,記錄完善、查閱方便，統(tǒng)計(jì)科學(xué)、高效，已成為科室?guī)旆抗芾聿豢苫蛉钡囊画h(huán)。并且通過對(duì)各部門、人員領(lǐng)用耗材數(shù)量、成本的統(tǒng)計(jì)和追蹤，為控制高值耗材、防止浪費(fèi)提供切實(shí)的依據(jù)，對(duì)提高科室整體的管理水平作出重大貢獻(xiàn)。