信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

賴力強(qiáng)

【摘要】本文以信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新為主題展開論述，首先對信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性進(jìn)行了分析，然后重點從多個層面對信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的策略進(jìn)行了分析探討。

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境下;檔案管理與服務(wù);創(chuàng)新

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，通常情況下，企業(yè)檔案會以文字、音像、實物等形式進(jìn)行儲存，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，檔案信息的科學(xué)整理，能夠為企業(yè)進(jìn)行管理決策提供可靠的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其與企業(yè)檔案管理工作的融合程度在不斷加深，因此，在信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新十分必要，這對于推動企業(yè)檔案管理工作的完善并發(fā)揮檔案管理的作用有著重要的意義。

一、企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性

（一）能夠為企業(yè)的發(fā)展提供保障。在我國經(jīng)濟(jì)體系不斷完善的過程中，國內(nèi)企業(yè)數(shù)量及規(guī)模在不斷增加，在企業(yè)的運營發(fā)展過程中，所存有的檔案數(shù)量也在不斷增加，因此企業(yè)檔案管理工作的壓力也在持續(xù)增長。而企業(yè)的基礎(chǔ)管理、信息資源以及無形資產(chǎn)等無不體現(xiàn)在檔案之中，在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作直接作用于企業(yè)的運營管理效果，因此，信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新能夠為企業(yè)的運營發(fā)展提供良好的保障。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作的開展。企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力，也是企業(yè)核心競爭力的重要體現(xiàn)。而檔案則是企業(yè)文化保存和延續(xù)的重要載體，在信息技術(shù)的融合下，企業(yè)檔案管理工作成效得到了明顯提升，而且信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，能夠使企業(yè)優(yōu)秀文化得到保存，并不斷作用于企業(yè)的長期發(fā)展，所以，信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新有著重要的意義。

二、企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新策略探討

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。在信息化環(huán)境下，為了實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新，企業(yè)必須利用嚴(yán)格的管理制度來促進(jìn)企業(yè)檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作嚴(yán)格執(zhí)行。為此，針對檔案管理工作的開展，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實際情況制定專門的檔案管理制度，在制度中針對檔案管理工作的流程以及各個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行明確，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應(yīng)該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保檔案管理工作的規(guī)范化。而且，在所建立的檔案管理制度中，應(yīng)該融入監(jiān)督制度以及懲處制度，通過科學(xué)的監(jiān)督，確保每一環(huán)節(jié)的工作都能夠按照規(guī)定有序開展，尤其針對重要檔案信息的使用，必須進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督，而針對在檔案管理中出現(xiàn)失誤的人員，則要進(jìn)行必要的責(zé)任追究，通過這種方式，對相關(guān)人員的行為進(jìn)行有效約束，進(jìn)而有效推動檔案管理工作的開展。

（二）建立起檔案管理信息系統(tǒng)。信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會中的應(yīng)用范圍及深度不斷增加，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會的變化，有必要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，通過這種方式，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，以提升檔案管理工作效果。為此，針對檔案管理工作的開展，企業(yè)必須建立相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，針對傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)化資料，以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存。當(dāng)然，在保存過程中，需要管理人員和技術(shù)人員做好相應(yīng)的信息分類，然后再存入數(shù)據(jù)庫。所建立的信息化管理系統(tǒng)，必須嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因為并不是所有人員都能夠隨便訪問檔案信息系統(tǒng)，受企業(yè)實際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時，需要特定的賬號和密碼，而且系統(tǒng)針對任何人的任何一次訪問都應(yīng)該全面記錄，而且在未經(jīng)允許的情況下，不得使用私人硬盤對檔案信息進(jìn)行拷貝。另外，企業(yè)要安排技術(shù)人員對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行，而且需要根據(jù)機(jī)構(gòu)的實際需求對系統(tǒng)進(jìn)行必要的升級，從而為檔案管理工作的開展提供強(qiáng)有力的支持。

（三）對檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新。在現(xiàn)代企業(yè)的運營管理實踐中，檔案信息中往往會記錄企業(yè)內(nèi)不同部門的運作情況，入特定部門的業(yè)務(wù)變換、新型人才的引進(jìn)及變動，在所記錄的檔案信息中，很多都具有非常重要的參考價值。根據(jù)傳統(tǒng)的企業(yè)管理習(xí)慣，檔案管理工作往往由特殊設(shè)定的檔案管理部門參與，而企業(yè)內(nèi)的其它部門很少參與，而在信息化環(huán)境下，可以建立起相應(yīng)的檔案信息資源共享機(jī)制，引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部各個部門都參與到檔案管理工作中，增加檔案工作與各個部門的聯(lián)系程度，以此來實現(xiàn)企業(yè)檔案管理及服務(wù)工作的創(chuàng)新。在這一模式下，能夠使企業(yè)內(nèi)部處于相對割裂狀態(tài)的部門增強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)與指導(dǎo)作用。在企業(yè)檔案管理與服務(wù)中，為了更好地實現(xiàn)檔案信息的貢獻(xiàn)，企業(yè)管理者還應(yīng)該認(rèn)識到，檔案信息對于自身企業(yè)而言，屬于重要的資源信息，在信息技術(shù)的作用下，企業(yè)的各項管理工作都朝著智能化發(fā)展，為了幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中占有一席之地，有必要通過檔案資源信息的共享和利用，進(jìn)而為企業(yè)的運營管理提供更加智能化的服務(wù)。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊伍的建設(shè)。檔案管理人員是企業(yè)檔案管理與服務(wù)工作的主體，因此，必須加強(qiáng)專業(yè)化檔案管理隊伍的建設(shè)。為此，首先要做好專業(yè)化檔案管理工作人員的招聘，針對招聘工作的開展，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立完善的招聘流程，總體來看，整個招聘工作可以分兩個階段：第一階段主要包括四個環(huán)節(jié)，具體而言，一要根據(jù)檔案管理部門業(yè)務(wù)量進(jìn)行人員需求分析，明確所需人員數(shù)量及專業(yè)水平。二要從網(wǎng)絡(luò)平臺、報紙以及其它渠道散布招聘信息，明確企業(yè)所需檔案管理人員要求。三要做好篩選，針對所收到的簡歷信息進(jìn)行人員篩選。四要進(jìn)行現(xiàn)場面試，通過與面試者溝通以及現(xiàn)場測試，進(jìn)一步篩選出企業(yè)所需檔案管理人員，在篩選過程中，針對那些具有特殊技能的人員要進(jìn)行格外關(guān)注。第二個階段則是對所聘的檔案管理人員進(jìn)行試用，并觀察其在檔案工作實踐中能夠適應(yīng)信息化環(huán)境的發(fā)展要求，通過對所聘檔案工作人員的崗位工作完成情況進(jìn)行全面的評估，針對那些評估合格的人員進(jìn)行正式錄用。為了引導(dǎo)所聘人員更好地參與到檔案管理與服務(wù)中，企業(yè)要進(jìn)一步完善對檔案工作者的管理，在為所招聘的新進(jìn)人員安排崗位工作后，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)員工檔案管理工作量的增加，進(jìn)一步增加績效獎金或增設(shè)福利項目，通過這種方式，促使企業(yè)所聘員工能夠達(dá)到一種心理平衡，并高效參與到檔案管理與服務(wù)工作中。而且要合理實施正負(fù)激勵。對于企業(yè)而言，不可以一味地強(qiáng)化負(fù)面激勵，而是通過工作制度的逐步完善，減少員工在檔案管理與服務(wù)工作中出現(xiàn)失誤的幾率，提升新進(jìn)員工自信心，但是針對那些在檔案管理與服務(wù)工作中存在明顯懈怠、工作質(zhì)量比較低且無法進(jìn)入工作狀態(tài)的人員，企業(yè)管理者有必要進(jìn)行嚴(yán)厲批評，甚至安排其及時離崗。而針對那些剛進(jìn)入企業(yè)能夠很快進(jìn)入工作狀態(tài)并在檔案管理與服務(wù)工作中嶄露頭角的人員，企業(yè)可以進(jìn)行獎勵，以激勵其高效參與到崗位工作中，并更好地為企業(yè)服務(wù)，通過這種方式，為企業(yè)留住更多的人才。

三、總結(jié)

綜上所述，信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，對于企業(yè)的運營發(fā)展有著重要的影響，為此，現(xiàn)代企業(yè)要在認(rèn)識信息化環(huán)境下檔案管理與創(chuàng)新重要性的基礎(chǔ)上，從多個層面入手對檔案管理與服務(wù)工作予以創(chuàng)新，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理與服務(wù)工作的實際作用。

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