社會(huì)化用工趨勢(shì)下的醫(yī)院人事檔案管理研究

葛凌燕 馬新星

【摘要】隨著社會(huì)化用工的普及，醫(yī)院的編外人員不斷增多，成為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要力量。編外人員的人事檔案反映其原始記錄和歷史情況，對(duì)其自身的考評(píng)晉升和醫(yī)院的人事管理有著重要的意義。本文從醫(yī)院編外人員人事檔案的重要性著手，探討編外人員人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，并提出相應(yīng)對(duì)策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;社會(huì)化用工;人事檔案;編外人員

近年來，公立醫(yī)院的編制呈緊縮態(tài)勢(shì)，規(guī)模卻不斷擴(kuò)大，這就導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部采用市場(chǎng)招聘的方式向社會(huì)招聘員工，即為社會(huì)化用工。隨著社會(huì)化用工的普及，編外人員的比例逐年增加，這對(duì)醫(yī)院的管理形式提出更高的要求，給人事檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。面對(duì)社會(huì)化用工趨勢(shì)下，人事檔案管理產(chǎn)生的一系列問題，醫(yī)院應(yīng)提升管理質(zhì)量，提高服務(wù)能力，切實(shí)保障編外人員的利益，使編外人員的人事檔案管理更科學(xué)化、規(guī)范化。同時(shí)，運(yùn)用信息化手段深化人事檔案制度改革，利用大數(shù)據(jù)分析、信息共享等應(yīng)用方法，讓編外人員人事檔案管理迎來新的機(jī)遇。

一、社會(huì)化用工趨勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理的重要性

為解決醫(yī)務(wù)人員的相對(duì)緊缺問題，醫(yī)院需要持續(xù)補(bǔ)充編外人員。編外人員在臨床一線、后勤保障等方面發(fā)揮重要作用，逐漸成為醫(yī)院不可或缺的一部分。如何讓編外人員對(duì)醫(yī)院產(chǎn)生歸屬感，調(diào)動(dòng)其工作積極性，是醫(yī)院需要考慮的重要課題。其中，編外人員人事檔案管理是基礎(chǔ)又至關(guān)重要的一環(huán)。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)編外人員人事檔案的管理，既要保證檔案材料真實(shí)、全面、有效，做到原始數(shù)據(jù)的充分收集與準(zhǔn)確核對(duì)，又要善于使用，發(fā)揮人事檔案的作用，為醫(yī)院編外人才隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展提供參考依據(jù)。

二、社會(huì)化用工趨勢(shì)下的醫(yī)院人事檔案管理問題

（一）對(duì)人事檔案管理的不重視。1.大多數(shù)醫(yī)院認(rèn)為，人事檔案只是依附于人事管理的存在，與醫(yī)療事業(yè)聯(lián)系不夠緊密，所以對(duì)人事檔案有所忽視。在安排工作時(shí)，管理人員往往將人事檔案工作的優(yōu)先級(jí)靠后，這就導(dǎo)致人事檔案的工作容易造成堆積，產(chǎn)生檔案材料收集不及時(shí)、信息不完整等情況，個(gè)別醫(yī)院甚至沒有專門的檔案室存放人事檔案。2.社會(huì)化用工趨勢(shì)下，醫(yī)院人員呈幾何式增長(zhǎng)，編外人員劇增。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)編外人員重視程度不足，管理人員工作量增大，對(duì)其人事檔案工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，查閱人事檔案流程隨意。另外，大部分編外人員沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，在學(xué)習(xí)、進(jìn)修、晉升過程中等形成的檔案材料未及時(shí)歸檔，甚至存在人事檔案留在本人手中的情況。

（二）人事檔案調(diào)動(dòng)頻繁，管理難度增加。1.當(dāng)前，醫(yī)院招聘模式趨于市場(chǎng)化，編外人員流動(dòng)性增大。人事檔案頻繁地入庫和調(diào)出，不僅增加了檔案管理的工作量，更無形中增大了檔案出錯(cuò)的概率。隨著醫(yī)院人員的擴(kuò)編和流動(dòng)率增加，人事檔案中原先規(guī)定的填寫手續(xù)也隨之簡(jiǎn)化。例如：按照人事檔案的要求，員工入職后應(yīng)填寫干部履歷表，但有些醫(yī)院用員工登記表代替。2.醫(yī)院大量招聘編外人員，政審難以嚴(yán)格執(zhí)行，查閱人事檔案就成了關(guān)鍵一環(huán)。但編外人員人數(shù)較多，審核、鑒定人事檔案難度增大，存在人事檔案入庫周期長(zhǎng)、轉(zhuǎn)遞檔案不積極等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致其人事檔案出現(xiàn)材料不齊全、斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重等問題，無法為政審提供強(qiáng)有力的佐證。

（三）人檔分離嚴(yán)重，利用方式單一。1.編外人員數(shù)量多且流動(dòng)性大，管理制度又不健全，醫(yī)院更傾向于將其人事檔案放置在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。這同時(shí)帶來兩個(gè)問題：一方面，醫(yī)院會(huì)產(chǎn)生新的人事檔案材料，不能及時(shí)有效地完成材料交接、補(bǔ)充和變更工作，致使材料分屬兩地甚至多地，不利于人事檔案的保存、更新和完善;另一方面，醫(yī)院要查閱和使用編外人員的人事檔案，需經(jīng)過人才服務(wù)機(jī)構(gòu)審批同意，這不但給工作帶來不便，更降低了人事檔案的利用效率。2.人事檔案大多數(shù)仍采用紙質(zhì)狀態(tài)存檔，多采用現(xiàn)場(chǎng)翻閱材料的方式獲取信息，耗費(fèi)人力物力，利用方式單一。編外人員又存在“人檔分離”現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案不完善、不齊全，一定程度上削弱了利用價(jià)值。由于人事檔案未形成數(shù)字化檢索模式，未形成資源共享，難以進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，不易為人事決策提供信息支撐。

（四）管理模式落后，信息化程度不高。目前，醫(yī)院多沿用以往的人事檔案管理方法，采用紙質(zhì)化辦公，手工處理人事檔案。隨著編外人員的增加，人事檔案數(shù)據(jù)日益龐雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，這就需要運(yùn)用信息化、科學(xué)化的管理手段。但由于資金、資源等問題，大多數(shù)醫(yī)院信息化水平并不高，普遍缺乏專門的信息管理系統(tǒng)。即便有些醫(yī)院引進(jìn)了人事檔案管理系統(tǒng)，也停留在基本的存儲(chǔ)、查詢方面，沒有進(jìn)一步挖掘和利用信息化潛力。

三、社會(huì)化用工趨勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)人事檔案的重視程度。一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視。給予相關(guān)的政策支持、資源輔助，為檔案室配置所需的硬件軟件設(shè)備。支持檔案工作，引入先進(jìn)的檔案管理理念，為檔案管理員創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件和培訓(xùn)機(jī)會(huì)。二是人事檔案管理員重視。提高管理員自身素質(zhì)，增強(qiáng)工作責(zé)任心，積極學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)與兄弟單位的檔案情況交流，不斷研究和總結(jié)新方法、新理念。三是編外人員重視。大部分檔案材料的形成離不開員工自身。但編外人員忙于醫(yī)務(wù)工作，對(duì)人事檔案材料的形成敷衍，致使材料失真或缺失。因此，編外人員應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，配合人事檔案管理工作，對(duì)檔案材料進(jìn)行審核，保證材料的完整與真實(shí)，將材料及時(shí)交予管理員歸檔。

（二）完善醫(yī)院人事檔案管理制度。編外人員的人事檔案管理缺乏完善的制度，易導(dǎo)致借閱、轉(zhuǎn)遞等流程混亂，不易追根溯源，甚至?xí)霈F(xiàn)人事檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，必須讓編外人員人事檔案管理有章可循，使人事檔案工作規(guī)范化，對(duì)檔案的進(jìn)出、借轉(zhuǎn)都有具體的記錄。加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系和合作，引入人事檔案動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及時(shí)將新的檔案材料進(jìn)行歸檔，避免產(chǎn)生人檔分離、檔案不全以及材料失真等現(xiàn)象。醫(yī)院要建立一套完整詳盡和適合編外人員實(shí)際的人事檔案管理制度，讓編外人員的人事檔案得到高效有序的管理和利用。

（三）強(qiáng)化人事檔案監(jiān)督，保證人事檔案的權(quán)威性。2018年印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》強(qiáng)調(diào)了檔案審核內(nèi)容，堅(jiān)持人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，進(jìn)一步對(duì)人事檔案的監(jiān)督審核提出要求。編外人員人事檔案因其流動(dòng)性和特殊性，更易造成檔案材料不全和信息錯(cuò)誤等問題。醫(yī)院應(yīng)更加注重編外人員人事檔案的審核工作，深入挖掘其人事檔案，重點(diǎn)核查其“三齡兩歷一身份”等信息，監(jiān)督其檔案的真實(shí)性。對(duì)人事檔案中存在的錯(cuò)誤進(jìn)行糾正，并查漏補(bǔ)缺，及時(shí)補(bǔ)充缺失的材料。只有加強(qiáng)監(jiān)管，細(xì)化審核程序，才能有效防止人事檔案失真和遺失的情況，才能有力維護(hù)人事檔案的權(quán)威性與公信力，構(gòu)建“不敢造假、不能造假、不想造假”的長(zhǎng)效工作機(jī)制。

（四）建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高信息化水平。傳統(tǒng)的人事檔案多采用紙質(zhì)化管理，不利于保存，在查詢及使用的過程中耗費(fèi)大量的人力物力。尤其是編外人員人事檔案，數(shù)量大材料雜，更易造成資源浪費(fèi)。因此，醫(yī)院建立并推進(jìn)人事檔案信息化，是大勢(shì)所趨。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建適合本院的人事檔案信息庫，形成準(zhǔn)確、全面的電子檔案。及時(shí)更新檔案庫信息，對(duì)在職、離職、退休等情況及時(shí)維護(hù)，并定期更新考核等記錄，對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，并將更新后的信息形成電子報(bào)表上傳以供傳閱。將人事檔案信息庫與醫(yī)院人力資源系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)行信息共享利用，進(jìn)行云計(jì)算和大數(shù)據(jù)分析，為醫(yī)院決策提供數(shù)據(jù)支持。在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，要注意設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，對(duì)電子檔案庫進(jìn)行安全保護(hù)。

四、結(jié)語

根據(jù)醫(yī)院社會(huì)化用工不斷發(fā)展的需要，編外人員人事檔案管理必須建立健全規(guī)范的管理制度，引入先進(jìn)、成熟的管理理念，利用科學(xué)化、信息化的管理手段進(jìn)行妥善管理。如此，才能讓編外人員人事檔案最大程度地發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供更有效的支持作用。

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