油田企業(yè)檔案資料有效管理措施

張燁

【摘要】油田企業(yè)為了可持續(xù)健康發(fā)展，需注重檔案資料的管理，并根據(jù)檔案資料現(xiàn)狀合理地規(guī)劃企業(yè)將來發(fā)展的進程，確保油田企業(yè)能夠更高、更快地發(fā)展。鑒于此，作者結合自身多年工作經(jīng)驗，對于如何有效管理檔案資料提出了自己的幾點拙見，僅供參考。

【關鍵詞】油田企業(yè);檔案資料;重要性;有效管理

油田檔案資料，是油田企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)實踐等相關活動中所產(chǎn)生的具有保存意義的影像資料、圖標文字等，其記載了企業(yè)發(fā)展歷程，也蘊含了企業(yè)獨特的文化。油田企業(yè)檔案資料管理是企業(yè)管理工作的重點，直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效果，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定了扎實的基礎。所以，為了能夠充分發(fā)揮檔案資料在企業(yè)建設發(fā)展中的作用，應積極創(chuàng)新管理方式，提高管理的有效性。

一、油田企業(yè)檔案資料有效管理的重要性

油田企業(yè)檔案資料的作用不僅記錄了企業(yè)行政管理各項活動，而且還記錄了企業(yè)產(chǎn)品信息及科研成果。因企業(yè)檔案管理涉及多個領域，所以管理工作比較復雜。為了能夠有效管理企業(yè)檔案，彰顯出檔案資料的實用性，在檔案管理時企業(yè)應積極創(chuàng)新檔案資料管理模式，注重檔案管理人才隊伍建設，以此來提高檔案資料管理工作的效果，并確保檔案資料的精確性。同時，油田企業(yè)檔案管理時，還應完整存放檔案。所以，為了能夠有效強化油田企業(yè)檔案資料的實效性，在管理過程中應及時更新與修正檔案資料，并加強管理，從而為企業(yè)提供可靠、準確的數(shù)據(jù)支撐。

二、油田企業(yè)檔案資料有效管理措施

（一）創(chuàng)新管理理念。首先，油田企業(yè)管理人員應強化對檔案資料的重視度。在各項生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中，管理人員對工作的重視程度直接決定了廣大員工的工作熱情。所以，油田企業(yè)管理人員應注重自身檔案管理意識的強化，組織開展廣泛、有效的檔案資料管理活動，投入穩(wěn)定的資金，解決管理人員后顧之憂，以此來保證檔案資料管理工作的順利、有序進行。其次，檔案管理人員應創(chuàng)新管理理念。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展進程中，只有不斷地創(chuàng)新理念，才能夠持續(xù)提高管理能力，更好地迎合社會發(fā)展的需求。所以，油田企業(yè)檔案資料管理過程中，檔案管理人員應積極創(chuàng)新管理理念，對管理結構進行優(yōu)化，采取先進的管理方法進行管理，進一步優(yōu)化管理質量，確保檔案資料為石油開發(fā)與生產(chǎn)提供準確、可靠的數(shù)據(jù)。

（二）建立健全檔案資料管理制度。對于任何工作而言，制度是基礎。為了科學規(guī)范管理檔案資料，需以針對性強的制度為支撐，借助制度來對檔案工作人員的行為予以規(guī)范，相關責任真正落實到人。具體來講，我們應立足于油田企業(yè)實際情況，參照《中華人民共和國檔案法》《國家行政機關公文處理辦法》，制定科學合理的檔案資料管理制度，對檔案資料收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、鑒定、借閱、銷毀、保密等環(huán)節(jié)工作進行全面規(guī)范，保證各項工作能夠有法可依、有章可循，制定合理、統(tǒng)一的標準，形成統(tǒng)一要求，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。同時，將檔案資料管理工作納入工作人員年度考核、績效考核評價指標中，增強其責任意識，規(guī)范行為，從而保證檔案資料管理工作能夠順利開展。另外，還應在管理過程中把責任制度嚴格落到實處，就管理中出現(xiàn)的問題第一時間追究管理人員的責任，采用獎懲制度，使管理人員管理工作的透明性和公平性得到保證。

（三）創(chuàng)新檔案資料管理模式。目前，計算機技術已經(jīng)逐漸運用于檔案資料管理中，然而一般只是運用于檔案目錄錄入、輸出與檢索，我們還應深層次推廣與運用計算機技術。在檔案資料管理領域，計算機技術發(fā)展空間十分廣闊，例如可采用條形碼替代檔號，可有效保障檔案資料的安全性，查閱與管理也比較便捷，有利于加快借閱歸、還檔案的速度。同時，我們還可以將紙質檔案資料制作成電子版，也可采用工具將其分門類地排列好。另外，可利用網(wǎng)絡構建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，將檔案資料上傳到平臺，如此企業(yè)間便能夠共享檔案信息，進一步拓展了檔案資料的運用途徑，且有效宣傳了檔案資料管理工作，增加了檔案資料管理利用率。

（四）優(yōu)化隊伍結構。為有效提高檔案資料管理水平，應進一步優(yōu)化檔案管理工作隊伍結構，積極引進具有一定文化水平、知識基礎的人員來強化隊伍綜合素質，強化其對檔案資料管理工作的認知，立足于實際，基于不同崗位要求，分層次、多途徑、有重點、有計劃地開展系統(tǒng)培訓教育工作，使得檔案資料管理人員業(yè)務儲存能夠得以技術更新。首先，選取規(guī)格一致、質量好、尺寸相當?shù)馁Y料用紙，科學排版，橫排左側裝訂。其次，對資料簽發(fā)手續(xù)進行嚴格審查，保證其滿足審批權限，且嚴格審查資料的主送單位以及抄送單位落款等事項，要求字跡清晰。值得注意的是，不管是草擬資料還是定稿，均應詳細記錄與簽字，不得使用已經(jīng)褪色的紙張、筆與墨水，確保字跡清楚，可長久儲存。最后，使用合理的文種，規(guī)范格式，不得使用不規(guī)范字詞和簡稱，有利于采用標準化、現(xiàn)代化的檢索方法。

（五）推進檔案資料管理的信息化進程。油田企業(yè)檔案資料信息化管理的重要內容是借助信息網(wǎng)絡技術和計算機存儲、檢索、加工、傳輸油田企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中產(chǎn)生的各種信息，第一時間高效服務工作。將油田企業(yè)檔案資料管理信息系統(tǒng)構建起來，借助計算機檢索、比較、查詢、排序、選優(yōu)、統(tǒng)計、分析、輸出輸入的檔案信息，有效展開經(jīng)濟預測，確保相關政策的制定有據(jù)可循?？梢允箼n案材料失真的問題得到有效克服，同時也將收集、整理和歸檔檔案材料等諸多手工環(huán)節(jié)顯著減少，避免錯誤的發(fā)生，確保檔案資料信息更加完整和準確。

（六）加強檔案資料的保存。為加快建設油田企業(yè)檔案資料基礎設施，企業(yè)應將各項管理工作交由專人負責。并根據(jù)相關規(guī)定內容，對檔案資料庫房的管理工作人員與基礎設施做進一步完善，每個人的檔案均要安排專門的人員負責。與此同時，庫房還需具備多項功能，包括防火、防盜，以及防潮等，且專門配備鐵制存儲柜用以儲存檔案，并為庫房配備滅火與控溫的設備與管理工具，包括空調、滅火器等。

三、結語

綜上所述，加強油田企業(yè)檔案資料管理有效性能夠為油田企業(yè)的日常管理、生產(chǎn)經(jīng)營打下堅實的基礎，確保油田企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。因此，油田企業(yè)檔案資料管理過程中應細致觀察，及時發(fā)現(xiàn)不足之處，加強服務水平，進一步提高油田企業(yè)檔案資料管理的規(guī)范性。與此同時，油田企業(yè)檔案資料管理人員應不斷地提升自我，提高各項專業(yè)技能，養(yǎng)成優(yōu)良的綜合素質，強化服務意識及服務能力，不斷地增強油田的核心競爭力，確保油田企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中得以生存與發(fā)展，助推我國經(jīng)濟社會高速發(fā)展。

【參考文獻】

[1]韓聰敏.淺議油田企業(yè)檔案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技，2017（27）：25-26.

[2]褚宸利.淺議油田企業(yè)檔案資料有效管理措施[J].現(xiàn)代國企研究，2018，136（10）：7.

[3]張佳琦.加強油田企業(yè)檔案管理的有效路徑研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（5）：95.

[4]宗婷，劉錄垚.加強油田企業(yè)檔案管理的有效措施[J].中國石油石化，2016（z1）：457.

[5]孫鶴.油田企業(yè)檔案信息化管理工作的幾點體會[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（5）：92.