探析新形勢下建設項目工程檔案管理

王曉紅 李志強

【摘要】現(xiàn)階段，社會經(jīng)濟得到了迅猛發(fā)展，科學技術水平顯著提高，同時建設項目工程不斷拓寬規(guī)模，為了提高自身的綜合競爭能力，需要積極革新內(nèi)部管理工作和管理模式。同時，還需要積極調(diào)整企業(yè)內(nèi)部工程檔案管理，提高工程檔案管理水平，為建設項目工程企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎。本文基于建設項目工程檔案的特點，對新形勢下建設項目工程檔案管理進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】新形勢;建設項目工程;檔案管理

在工程項目中，工程檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。在一個工程項目中，規(guī)范的檔案管理，可以充分了解到工程項目的各項工作，保障各項工作的順利開展。除此之外，項目工程檔案管理也充分反映了項目工程的各個方面，建筑工程工作人員可以通過工程檔案所記錄的內(nèi)容將工程項目存在的優(yōu)勢和問題充分了解，從而給予工作人員幫助，讓其取長補短，推動項目工程正常開展。所以，企業(yè)應加大建設項目工程檔案管理的力度，第一時間發(fā)現(xiàn)建設項目工程檔案管理中存在的不足，并找到有效解決措施，進而使建設項目工程中的各項工作得到優(yōu)化，為健康開展項目工程奠定堅實的基礎。

一、建設項目工程檔案的特點

首先，綜合性特征。工程檔案具有綜合性特征主要是由建設工程的技術性特點所決定的。在建設中，需要詳細記錄建設工程，并對其展開分類和整編。所以，工程檔案是各種建設成果和技術的綜合，收集和整理建設項目工程文件這項綜合性工作也具有很強的技術性。其次，形成領域的廣泛性。建設項目工程檔案囊括的專業(yè)十分廣泛，如施工階段的勘察、打地基工作和建設技術等需要的專業(yè)知識都很強，這些環(huán)節(jié)需要有專門的文件記載，在工程檔案中這些文件占據(jù)著極為重要的位置。同時，建設項目需要諸多部門同時展開建設、監(jiān)督和施工工作，且需要相關的管理單位監(jiān)理建設工程，有很多部門參與其中，均需要有工程文件作記錄。此外，還有人防部門、環(huán)保部門、土地管理、財政管理部門、計劃管理部門等行使政府職能的相關部門對建設項目的立項、資金籌集、建設方案等展開審批、決策、提出建議和意見。最后，專業(yè)性較強。因為建設工程需要諸多部門相互合作，共同施工，導致建筑工程檔案類型多樣，同時專業(yè)各不相同，這造成工程檔案具有很強的專業(yè)性，和普通的企業(yè)檔案不同。

二、新形勢下建設項目工程檔案管理措施

（一）健全信息管理制度。為了使工程檔案資料更加準確、有效，要第一時間記錄、整理各種工程文件資料。把各種管理措施構(gòu)建起來，有效完善文件的采集、接受和保管，確保電子檔案在移交時可以得到有效保護，以充分利用資料。還要將操作技術管理制度構(gòu)建起來，保證操作技術更加規(guī)范，檔案信息化處理要在統(tǒng)一、規(guī)范的標準基礎上建立。制定統(tǒng)一的檔案管理制度，以便于更好地管理和規(guī)范工程項目以及信息的輸出和輸入。加大檔案安全管理力度，對檔案安全管理體系予以完善。加大監(jiān)督電子文件歸檔工作的力度，保證文件資料真實有效。

（二）以合同為管理手段，加大管理檔案的力度。通常而言，建設項目工程檔案是從實施合同過程中形成的。所以，要想將檔案管理工作質(zhì)量有效提高就要從根源著手，用合同的手段管理檔案。施工企業(yè)在制定合同的時候要對供貨單位、監(jiān)理單位和施工單位提出嚴格的檔案管理要求，如此才可以讓各方高度重視檔案管理工作。特別是施工方的檔案管理工作，在施工中人員具有較大的流動性，若不第一時間整理檔案，很容易對檔案的完整性造成影響，因此，在簽署合同的過程中，企業(yè)要和施工方對相關合同進行簽訂，要求其在施工時，確保檔案質(zhì)量。除此之外，還要大力監(jiān)督檔案管理工作，要把相應的考核機制構(gòu)建起來，督促各方，讓其高度重視檔案管理質(zhì)量。

（三）完善檔案管理制度，加強跟蹤指導的政策。為了加大建設項目工程檔案管理工作的力度，施工企業(yè)應對管理網(wǎng)絡予以完善，建立健全檔案管理制度，加強責任考核。對檔案管理制度予以完善，即在各項工作的標準程序中細化檔案管理制度，為各項工作提供相關依據(jù)，從而確保檔案管理更加規(guī)范。從檔案的收集、組卷、整理、保管、歸檔、借閱、銷毀和保密等環(huán)節(jié)入手，制定完善的檔案管理制度，將檔案管理工作貫穿到各個環(huán)節(jié)之中，把檔案管理制度落到實處。最好在崗位責任制度中納入檔案管理制度，以使檔案管理工作更加趨向于法制化管理。此外，施工企業(yè)應加大跟蹤指導檔案管理的力度，加強責任考核。也就是檔案部門應立足于年度工程計劃內(nèi)容，把一套跟蹤指導計劃制定出來，只要項目施工開始，便派專業(yè)技術人員有效控制工程竣工檔案，并就其中違反規(guī)定遞交檔案的單位提出書面整改意見，嚴重者對其追究責任并從經(jīng)濟上給予懲罰。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理中，檔案管理人員扮演著參與者和執(zhí)行者的重要角色，其業(yè)務能力和檔案管理工作的質(zhì)量息息相關。最近幾年，我國建筑工程的發(fā)展速度越來越快，在管理中工程資料方面有了諸多新特點和變化，這就對管理人員提出了更為嚴格的要求和挑戰(zhàn)，檔案管理人員的職業(yè)責任感和專業(yè)水平高不高，直接決定了檔案管理工作能不能順利開展。所以，積極培養(yǎng)檔案管理人員，促進其專業(yè)水平和管理觀念不斷提高，使其檔案工作思想、文化、政治等素質(zhì)增強;將相關法律、法規(guī)的規(guī)定切實領悟和掌握到，讓其更加有責任心，確保工程檔案質(zhì)量;把檔案工作的責任感、自豪感以及自我管理意識增強，學習計算機和網(wǎng)絡知識，培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理復合型人才，為單位的發(fā)展奠定堅實的基礎。

（五）技術創(chuàng)新，規(guī)范檔案數(shù)字化建設。檔案管理人員在傳統(tǒng)建設項目工程檔案管理工作中，工作量較大，其主要負責收集和整理資料，同時在實際工作中還有諸多問題存在，對檔案的有效性和準確性造成了極大的影響?，F(xiàn)階段，計算機網(wǎng)絡技術越來越先進，已有諸多項目的工程檔案運用了計算機技術展開數(shù)據(jù)化管理，但因為現(xiàn)階段的數(shù)字化建設沒有有效的管理體制和有效的統(tǒng)一標準，導致數(shù)字化管理始終采用的是紙質(zhì)檔案管理的方式，管理水平不理想。建議可在工程合同中寫入工程檔案信息化，并在資金上給予支持，確保整個項目檔案從工作開始便把一個龐大的信息化數(shù)據(jù)網(wǎng)絡構(gòu)建起來，各環(huán)節(jié)借助信息技術手段自動化歸檔和管理利用檔案，逐漸建設項目工程大數(shù)據(jù)庫，促進工作效率顯著提高。此外，建設項目工程檔案數(shù)據(jù)庫的建立，既可以使傳統(tǒng)檔案儲存容易丟失或損壞的不足得到有效彌補，還可以確保建設項目工程檔案管理更加規(guī)范和科學，以便于更好地利用和查找檔案。并借助國家制定的信息化標準，順利實現(xiàn)工程檔案無紙化，從當前的“雙套制”逐漸向“一套制”過渡，使紙張的使用顯著減少，保護環(huán)境。

三、結(jié)語

就建設工程而言，十分有必要加大管理工程檔案的力度。若不能有效管理工程檔案，就不能將工程的建設質(zhì)量提高，進而在競爭中處于被動地位。而要想有效管理工程檔案，就應將它的廣泛性、專業(yè)性特點充分認識到，對相應措施進行制定，唯有如此，才能有效開展工程檔案管理工作。

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