財務(wù)共享中心智能化升級措施探析

肖旺祥

摘要：目前我國大部分企業(yè)的財務(wù)共享中心由于管理模式落后，面臨較多的問題，遠未達到企業(yè)管理者設(shè)置時的初始目的。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動，利用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，以及系統(tǒng)集成等方式，可實現(xiàn)財務(wù)共享的智能化升級，提高財務(wù)共享中心的價值，達到企業(yè)風(fēng)險可控、效率提升、成本降低的預(yù)期目標。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享;智能化;信息系統(tǒng)

一、目前財務(wù)共享中心實施中存在的問題

（一）財務(wù)人員工作機械化，人員管理難導(dǎo)致財務(wù)管理風(fēng)險

大多數(shù)企業(yè)建立財務(wù)共享中心的初衷，都是為了通過集中財務(wù)處理，提高財務(wù)人員的工時利用率，從而達到減少人力，降低成本的目的。而目前雖然大部分企業(yè)都有財務(wù)共享信息系統(tǒng)，但大部分工作仍然主要依賴人工操作完成。這使得財務(wù)人員的工作過于重復(fù)單一。同時由于流水化作業(yè)，每個財務(wù)人員往往只聚焦于某一部分業(yè)務(wù)操作，很難全面了解學(xué)習(xí)財務(wù)知識，提升業(yè)務(wù)理解和判斷能力。

在這種工作環(huán)境下，很難培養(yǎng)出具有較高專業(yè)水準的財務(wù)人員。也很難留住專業(yè)素養(yǎng)較高的財務(wù)人員。這導(dǎo)致一方面財務(wù)人員流動性較高，財務(wù)工作交接處理較多;另一方面由于逆向選擇，留下來的都是專業(yè)水平較一般的人員。同時由于大量財務(wù)工作集中處理，使得企業(yè)財務(wù)管理風(fēng)險極高。

（二）財務(wù)共享信息系統(tǒng)太過獨立，難以協(xié)同利用

很多企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享中心時，往往簡單定位于一個賬務(wù)和單據(jù)處理中心，而作為一個獨立的作業(yè)中心管理。因此在建設(shè)財務(wù)共享信息系統(tǒng)時，也僅把它作為一個獨立的信息系統(tǒng)予以規(guī)劃[1]。并未考慮到與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)進行對接。這一方面導(dǎo)致財務(wù)共享信息系統(tǒng)很難利用其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，來簡化共享中心的手工作業(yè)，造成很多重復(fù)性的工作;另一方面，業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)也很難抓取財務(wù)共享信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，生成各類管理報表，為生成管理和決策提供參考和依據(jù)。這實際上造成了一種數(shù)據(jù)資源的浪費。

（三）缺乏跨區(qū)域作業(yè)有效方式，管理效率與內(nèi)控風(fēng)險難以平衡

由于財務(wù)集中化作業(yè)，往往涉及跨區(qū)域管理。比如很多光伏集團，涉及企業(yè)往往覆蓋全國幾十個省市。由于每個地區(qū)財稅政策都有一定差異，導(dǎo)致集中化稅務(wù)處理流程復(fù)雜。目前很多企業(yè)的共享信息系統(tǒng)，很難遠程高效的處理當?shù)囟悇?wù)事項。集中化處理的效率往往還不如屬地化處理。而且由于信息溝通不暢又往往導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險。另外由于距離遠，原始單據(jù)傳遞也往往費時費力。如按照大多數(shù)國有企業(yè)的固有制度要求，很容易導(dǎo)致開支報銷周期長，效率低下，業(yè)務(wù)人員怨聲載道。而如果為提高效率，簡化審核程序，又往往難以滿足國企的內(nèi)控要求。

二、財務(wù)共享中心智能化升級措施

（一）構(gòu)建數(shù)據(jù)驅(qū)動系統(tǒng)自動化作業(yè)的智能化系統(tǒng)，減少人工工作

財務(wù)共享中心涉及最多的人工工作主要包括：財務(wù)單據(jù)審核和財務(wù)憑證制單、出具報表等。這些工作的一個共同特點就是，按照既定規(guī)則進行相關(guān)作業(yè)。財務(wù)單據(jù)審核是參考企業(yè)的相關(guān)制度，而憑證制度和報表出具則按照會計準則和相關(guān)法規(guī)處理。這是建立通過數(shù)據(jù)驅(qū)動系統(tǒng)自動化作業(yè)系統(tǒng)的有利前提[2]。

1.財務(wù)單據(jù)的智能化審核。目前利用成熟OCR技術(shù)，報銷人可以非常方便快捷的將各類原始單據(jù)數(shù)據(jù)化，并體現(xiàn)到共享報銷系統(tǒng)中。通過共享報銷系統(tǒng)與掃描程序封閉化操作，保證單據(jù)金額與報銷金額完全一致。同時通過與稅務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，對發(fā)票進行真?zhèn)伪鎰e和防止重復(fù)使用。另外根據(jù)企業(yè)制度，針對不同審核流程設(shè)定相應(yīng)的審核規(guī)則。這樣當流程達到財務(wù)審核節(jié)點時，系統(tǒng)就可以自動進行審核。財務(wù)人員只需要最終核對原始憑證與報銷金額是否一致即可。大大降低了人工審核的工作量，在保證風(fēng)險可控的同時，極大的提高了單據(jù)審核效率。

2.財務(wù)單據(jù)的智能化處理。通過打通共享報銷系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)兩者之間數(shù)據(jù)流通。這樣針對不同類型的單據(jù)，只要根據(jù)會計準則要求，設(shè)定相應(yīng)的財務(wù)處理程序。當相關(guān)單據(jù)完成各項審批節(jié)點后，系統(tǒng)就會根據(jù)既定程序，在財務(wù)賬套中自動生成憑證。財務(wù)人員則只需定期復(fù)核程序生成憑證的正確性即可。這基本免去了會計制單的工作，大大減少了財務(wù)人員的工作量。

（二）充分利用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，整合平臺資源，控制風(fēng)險，提高效率

企業(yè)財務(wù)管理中不可避免的要對外聯(lián)系，主要包括稅務(wù)、銀行以及外部商業(yè)組織等。隨著互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)財務(wù)共享系統(tǒng)與這些外部機構(gòu)之間，通過數(shù)據(jù)交換，互聯(lián)互通，在風(fēng)險可控的前提下，實現(xiàn)效率的提升和人工成本的降低。

1.稅務(wù)業(yè)務(wù)的智能化處理。稅務(wù)業(yè)務(wù)由于時間方面的要求，集中處理往往給財務(wù)人員帶來了極大的壓力。隨著金稅三期的上線，電子發(fā)票的應(yīng)用，以及航天信息、百旺等公司對稅務(wù)申報系統(tǒng)的整合，為智能化稅務(wù)業(yè)務(wù)處理提供了可能。目前通過OCR掃描、電子發(fā)票等方式，發(fā)票認證抵扣等業(yè)務(wù)，基本可以實現(xiàn)很少人工干預(yù)下的半自動化操作[3]。但在發(fā)票開具、月度納稅申報、年度的匯算清繳等工作上，還占據(jù)著財務(wù)人員大量的時間。目前主要的障礙還在于各地稅務(wù)系統(tǒng)的差異和稅務(wù)管理政策的不同。但通過航天信息或百旺公司的系統(tǒng)，就國內(nèi)而言，基本可以實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)與納稅申報系統(tǒng)，以及財務(wù)共享系統(tǒng)與開票系統(tǒng)的對接。從而免去了財務(wù)人員大量的數(shù)據(jù)填寫的工作量，提高了數(shù)據(jù)的準確性和稅務(wù)業(yè)務(wù)處理效率。

2.銀行業(yè)務(wù)的智能化處理。一般中等規(guī)模企業(yè)的財務(wù)共享中心，面對幾百個銀行賬戶是很正常的。這使得財務(wù)人員在收付款管理、銀行流水查詢、銀行對賬等工作方面壓力十分巨大。目前大部分銀行都開通了銀企直聯(lián)功能，可以一定程度上減輕財務(wù)人員銀行業(yè)務(wù)處理的工作量。如有建設(shè)銀行推廣的禹道通達產(chǎn)品等，可以將不同銀行的賬戶信息集中化處理。但要真正發(fā)揮這些產(chǎn)品的功能，還需大幅加強財務(wù)共享系統(tǒng)各個模塊之間的關(guān)聯(lián)。比如，費用報銷單據(jù)在共享報銷系統(tǒng)中審核完成后，信息需通過銀企直聯(lián)自動導(dǎo)入銀行系統(tǒng)中，財務(wù)主管審核付款后，數(shù)據(jù)需自動導(dǎo)入財務(wù)管理系統(tǒng)中制單等。這樣不僅可以大幅降低出納、會計的工作量，還可以有效防止差錯，提高效率。

3.外部商業(yè)平臺的智能化整合。目前企業(yè)一般的外部采購業(yè)務(wù)均可通過互聯(lián)網(wǎng)平臺獲取。一般物資采購有京東、天貓;差旅出行有攜程、去哪兒;打車有滴滴、嘀嗒等。將財務(wù)共享系統(tǒng)和這些平臺進行對接，一方面可以提高業(yè)務(wù)的透明度，防止舞弊作假。可以滿足大部分國企內(nèi)控要求;另一方面可以通過企業(yè)集中結(jié)算等方式，減少員工墊款，提高報銷效率，減少財務(wù)人員單據(jù)處理量。

（三）加強系統(tǒng)集成，打通與業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)的對接

財務(wù)共享中心要實現(xiàn)業(yè)務(wù)的智能化處理，還需要集成內(nèi)部多方面的信息。比如報銷審核當中的合同付款，財務(wù)審核時需對付款節(jié)點與合同條款進行匹對。如果與企業(yè)的合同管理系統(tǒng)打通了，就可以直接調(diào)用其數(shù)據(jù)來實現(xiàn)自動審核。其他的如生成管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)等，都涉及到信息共享和數(shù)據(jù)調(diào)用的需要。因此要實現(xiàn)智能化的財務(wù)共享，還必須加強財務(wù)共享系統(tǒng)與內(nèi)部其他管理系統(tǒng)之間的集成。

另外財務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)是大部分管理報表數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。在內(nèi)部系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，可以及時準確的自動生成大部分管理報表，很多報表甚至可以按天更新，實時反饋。大大的提高了其作用效力，更貼近管理需要，提高了決策效率。

三、結(jié)束語

財務(wù)共享中心主要職能在于集中處理企業(yè)相關(guān)財稅事項。在傳統(tǒng)的運作方式下，存在較多的問題。這些問題導(dǎo)致財務(wù)共享中心遠未達到企業(yè)管理者設(shè)置時的最初預(yù)期目標。財務(wù)共享中心要真正發(fā)揮其應(yīng)有的效力，必須對其作業(yè)模式進行智能化升級優(yōu)化。當前信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，為其提供了可行途徑。通過構(gòu)建數(shù)據(jù)驅(qū)動的智能化系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，整合平臺資源，集成內(nèi)部信息系統(tǒng)，可以滿足在嚴格的內(nèi)控管理體系下，大幅提高企業(yè)財務(wù)管理效率，降低人工成本，真正實現(xiàn)財務(wù)共享的目的。

參考文獻：

[1]李金蓮，馬俊.集團企業(yè)財務(wù)共享中心的優(yōu)化提升[J].當代會計，2019 （03B）.

[2]韓金亮.大數(shù)據(jù)下集團企業(yè)財務(wù)共享的構(gòu)建研究[J].財經(jīng)界，2019 （04）.

[3]張婧.論企業(yè)集團財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化[J].現(xiàn)代商業(yè)，2018 （17）.