高等職業(yè)本科院校行政秘書心理需求及調(diào)試途徑

舒茂

【摘要】目前，強(qiáng)調(diào)高等職業(yè)本科院校行政秘書“要做好什么”“職責(zé)是什么”“要有什么樣的執(zhí)行力”的聲音此起彼伏，卻忽視了行政秘書的心理需求。這些心理需求并不是一蹴而就的，而是經(jīng)過長期的積累產(chǎn)生的，包括職業(yè)和價(jià)值認(rèn)同需求、晉升空間需求、職業(yè)素養(yǎng)提升需求、創(chuàng)新能力提升需求以及科研需求等。本文根據(jù)這些心理需求，提出了相應(yīng)的調(diào)試途徑。

【關(guān)鍵詞】高等職業(yè)本科院校;行政秘書;心理需求;調(diào)試途徑

一、心理需求

（一）職業(yè)和價(jià)值認(rèn)同需求。作為高等職業(yè)本科院校辦公室的行政秘書，既要完成上級安排的各項(xiàng)工作任務(wù)， 又必須對院校的發(fā)展定位、辦學(xué)目標(biāo)、黨務(wù)管理、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生工作管理以及后勤管理等工作有整體性了解，同時(shí)在辦文、辦會、辦事方面承擔(dān)著高強(qiáng)度、高難度、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)的工作任務(wù)，對辦公室中樞作用的發(fā)揮和院校的發(fā)展建設(shè)有著積極作用。然而，由于重復(fù)性、瑣碎性和事務(wù)性的工作性質(zhì)，很多院校和領(lǐng)導(dǎo)并不認(rèn)可行政秘書的工作和地位，認(rèn)為行政秘書不過是“傳聲筒”“專職打字員”，工作質(zhì)量不高，工作內(nèi)容含金量低，對專業(yè)知識要求也不高。同時(shí)，在服務(wù)任課教師落實(shí)具體工作時(shí)，并沒有得到任課教師的尊重，經(jīng)常遭到搪塞、推諉，在開展工作的時(shí)候受到重重阻力和挫折。長此以往，許多行政秘書會認(rèn)為自身的工作缺乏職業(yè)和價(jià)值認(rèn)同。

（二）對晉升空間的需求。大多數(shù)高校在任課教師的職稱評定、薪資職級等方面都有較為完善的晉升體系，但是，部分院校在給予行政管理人員的晉升空間方面顯得比較“小家子氣”。在專業(yè)技術(shù)職務(wù)的評聘上科研成果要求高，行政秘書在繁雜的行政工作中難以抽身去搞科研，再加上高等職業(yè)本科院校建校（院）或轉(zhuǎn)型時(shí)間不長，對行政秘書隊(duì)伍的成長不夠重視，勢必在管理體制等方面還有待根據(jù)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r調(diào)整和完善。因此，行政秘書的晉升和成長總是“踏步不前”，晉升空間狹小，上升的希望渺茫。行政秘書強(qiáng)烈的晉升空間需求同高等職業(yè)本科院校不完善的職級職務(wù)晉升制度和管理體制之間存在著不可忽視的矛盾。

（三）職業(yè)素養(yǎng)提升需求。從事行政秘書這一崗位的人員所學(xué)專業(yè)五花八門，多數(shù)行政秘書在職業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)方面的能力比較薄弱。在高強(qiáng)度、高要求、高工作量的工作環(huán)境中，難免會“暈頭轉(zhuǎn)向”“忙得像熱鍋上的螞蟻”。同時(shí)工作瑣事不斷，難以靜下心獲得系統(tǒng)、正規(guī)、全面的學(xué)習(xí)，只能慢慢積累工作經(jīng)驗(yàn)，在摸索中前進(jìn)。但在實(shí)際工作中不斷遇到棘手且難以處理的問題，這就使得行政秘書對提高自身綜合能力，提升職業(yè)素養(yǎng)的需求越來越強(qiáng)烈。

（四）創(chuàng)新能力提升需求。本文認(rèn)為，在高等職業(yè)本科院校內(nèi)，大多數(shù)行政秘書缺乏一定創(chuàng)新的意識和“膽識”。首先，無論是在辦文、辦會或辦事方面，秘書工作的“板和眼”已經(jīng)既定，舊傳統(tǒng)難以打破。遵循領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事，在管理思想和教學(xué)理念上創(chuàng)新不足，難以形成個(gè)人的主觀認(rèn)識，這就使得行政秘書的創(chuàng)新意識較為薄弱，難以找到創(chuàng)新的切入點(diǎn)。其次，高校行政秘書都是“領(lǐng)導(dǎo)身邊的人”，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)班子的人。每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有自己獨(dú)特的工作風(fēng)格，這就使得行政秘書難以發(fā)揮自己的創(chuàng)造力和想象力，進(jìn)而創(chuàng)新能力不容易得到提升。

（五）科研需求。隨著社會的發(fā)展，為了提升辦學(xué)層次和人員結(jié)構(gòu)，絕大多數(shù)高等職業(yè)本科院校的行政秘書都是以碩士研究生為起點(diǎn)，絕大多數(shù)行政秘書是具備學(xué)習(xí)能力、科研能力的，為了能夠提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和知識水平，借助高等職業(yè)本科院校蓬勃發(fā)展的力量，利用高校這一優(yōu)勢平臺，結(jié)合自己的崗位優(yōu)勢和工作體會，行政秘書同樣渴望通過努力鉆研獲得科研成果。

二、調(diào)試途徑

（一）學(xué)校方面。1.提高思想認(rèn)識，增強(qiáng)心理歸屬感。高等職業(yè)本科院校應(yīng)以人為本，重視行政秘書隊(duì)伍的心理需求，實(shí)行人文關(guān)懷，充分尊重行政秘書的人格、自尊，減輕行政秘書的工作負(fù)荷，幫助行政秘書提高工作效率，關(guān)注行政秘書的心理健康，在行政秘書出現(xiàn)工作失誤時(shí)，則表示理解，并適當(dāng)幫助行政秘書改正錯(cuò)誤和缺點(diǎn)，幫助行政秘書提高對院校的歸屬感和認(rèn)同感。2.加強(qiáng)制度建設(shè)，解決后顧之憂。高等職業(yè)本科院校一要建立健全科學(xué)、合理的管理和辦事工作流程，保障工作順利開展。二要積極向上級部門爭取職級職務(wù)晉升、薪酬待遇等方面的政策支持，建立健全高等職業(yè)本科院校行政秘書的招聘制度、職級職務(wù)晉升制度、薪酬保障制度、績效考核體系、科研考核體系等，實(shí)行民主管理、科學(xué)管理、人性管理，解決行政秘書的后顧之憂。3.強(qiáng)化理論指導(dǎo)，提高業(yè)務(wù)水平。一是要對行政秘書開展管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、語言表達(dá)、工作流程規(guī)范等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展秘書工作的溝通和交流活動(dòng)，將秘書工作的內(nèi)容和行政秘書的職業(yè)發(fā)展同高等職業(yè)本科院校的隊(duì)伍建設(shè)、師資建設(shè)、學(xué)科發(fā)展、教學(xué)管理等結(jié)合起來，提高行政秘書的政治意識、業(yè)務(wù)水平。二是要為行政秘書提供參觀學(xué)習(xí)、培訓(xùn)提升的機(jī)會，汲取先進(jìn)的工作方法和優(yōu)秀的管理模式，提高行政秘書的整體綜合能力，以高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的工作能力和工作態(tài)度為師生服務(wù)。

（二）自身方面。1.不斷學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平?！扒凇笔切姓貢罨镜囊笾?。行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，承擔(dān)著“上情下達(dá)、下情上達(dá)、溝通服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)”等任務(wù)，要做好秘書工作，發(fā)揮好各項(xiàng)工作職能，需要“活到老，學(xué)到老”。作為高等職業(yè)本科院校的行政秘書，需要不斷學(xué)習(xí)，不斷汲取新知識，更新觀念，提高工作的敏感度，提升事物判斷的敏銳性，立足院校發(fā)展全局，提升工（下轉(zhuǎn)第107頁）

（上接第105頁）作協(xié)同效能和執(zhí)行力，真正提高工作效率，在競爭激烈的高校中一馬當(dāng)先。2.增強(qiáng)自信心，提高自我認(rèn)同感。高等職業(yè)本科院校在發(fā)展過程中會遇到各種各樣的困難，行政秘書必須擺正心態(tài)，端正態(tài)度，要做到“三自”“三不”“三要”?！叭浴保鹤宰?、自信、自強(qiáng);“三不”：不自輕自賤，不自慚形穢，不唯唯諾諾;“三要”：要堅(jiān)定信念，要擺正心態(tài)，要不卑不亢。3.開拓創(chuàng)新，增強(qiáng)執(zhí)行效率。開拓創(chuàng)新是與時(shí)俱進(jìn)的重要保證，也與高等職業(yè)本科院校誕生的初衷不謀而合。面對社會的迅速發(fā)展、高等職業(yè)本科院校辦學(xué)思路的更新和調(diào)整，行政秘書作為綜合服務(wù)性崗位，一要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理理念，善于發(fā)現(xiàn)工作中的新問題，探索解決問題的新思路。二要堅(jiān)持不懈，創(chuàng)新工作方式，以大局為重。三要充分利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新形勢，以更加現(xiàn)代化、科學(xué)化、合理化、效率化的方式完成繁重的工作任務(wù)。

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