舒茂
【摘要】目前,強(qiáng)調(diào)高等職業(yè)本科院校行政秘書“要做好什么”“職責(zé)是什么”“要有什么樣的執(zhí)行力”的聲音此起彼伏,卻忽視了行政秘書的心理需求。這些心理需求并不是一蹴而就的,而是經(jīng)過長期的積累產(chǎn)生的,包括職業(yè)和價(jià)值認(rèn)同需求、晉升空間需求、職業(yè)素養(yǎng)提升需求、創(chuàng)新能力提升需求以及科研需求等。本文根據(jù)這些心理需求,提出了相應(yīng)的調(diào)試途徑。
【關(guān)鍵詞】高等職業(yè)本科院校;行政秘書;心理需求;調(diào)試途徑
一、心理需求
(一)職業(yè)和價(jià)值認(rèn)同需求。作為高等職業(yè)本科院校辦公室的行政秘書,既要完成上級(jí)安排的各項(xiàng)工作任務(wù), 又必須對(duì)院校的發(fā)展定位、辦學(xué)目標(biāo)、黨務(wù)管理、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生工作管理以及后勤管理等工作有整體性了解,同時(shí)在辦文、辦會(huì)、辦事方面承擔(dān)著高強(qiáng)度、高難度、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)的工作任務(wù),對(duì)辦公室中樞作用的發(fā)揮和院校的發(fā)展建設(shè)有著積極作用。然而,由于重復(fù)性、瑣碎性和事務(wù)性的工作性質(zhì),很多院校和領(lǐng)導(dǎo)并不認(rèn)可行政秘書的工作和地位,認(rèn)為行政秘書不過是“傳聲筒”“專職打字員”,工作質(zhì)量不高,工作內(nèi)容含金量低,對(duì)專業(yè)知識(shí)要求也不高。同時(shí),在服務(wù)任課教師落實(shí)具體工作時(shí),并沒有得到任課教師的尊重,經(jīng)常遭到搪塞、推諉,在開展工作的時(shí)候受到重重阻力和挫折。長此以往,許多行政秘書會(huì)認(rèn)為自身的工作缺乏職業(yè)和價(jià)值認(rèn)同。
(二)對(duì)晉升空間的需求。大多數(shù)高校在任課教師的職稱評(píng)定、薪資職級(jí)等方面都有較為完善的晉升體系,但是,部分院校在給予行政管理人員的晉升空間方面顯得比較“小家子氣”。在專業(yè)技術(shù)職務(wù)的評(píng)聘上科研成果要求高,行政秘書在繁雜的行政工作中難以抽身去搞科研,再加上高等職業(yè)本科院校建校(院)或轉(zhuǎn)型時(shí)間不長,對(duì)行政秘書隊(duì)伍的成長不夠重視,勢(shì)必在管理體制等方面還有待根據(jù)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r調(diào)整和完善。因此,行政秘書的晉升和成長總是“踏步不前”,晉升空間狹小,上升的希望渺茫。行政秘書強(qiáng)烈的晉升空間需求同高等職業(yè)本科院校不完善的職級(jí)職務(wù)晉升制度和管理體制之間存在著不可忽視的矛盾。
(三)職業(yè)素養(yǎng)提升需求。從事行政秘書這一崗位的人員所學(xué)專業(yè)五花八門,多數(shù)行政秘書在職業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)方面的能力比較薄弱。在高強(qiáng)度、高要求、高工作量的工作環(huán)境中,難免會(huì)“暈頭轉(zhuǎn)向”“忙得像熱鍋上的螞蟻”。同時(shí)工作瑣事不斷,難以靜下心獲得系統(tǒng)、正規(guī)、全面的學(xué)習(xí),只能慢慢積累工作經(jīng)驗(yàn),在摸索中前進(jìn)。但在實(shí)際工作中不斷遇到棘手且難以處理的問題,這就使得行政秘書對(duì)提高自身綜合能力,提升職業(yè)素養(yǎng)的需求越來越強(qiáng)烈。
(四)創(chuàng)新能力提升需求。本文認(rèn)為,在高等職業(yè)本科院校內(nèi),大多數(shù)行政秘書缺乏一定創(chuàng)新的意識(shí)和“膽識(shí)”。首先,無論是在辦文、辦會(huì)或辦事方面,秘書工作的“板和眼”已經(jīng)既定,舊傳統(tǒng)難以打破。遵循領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事,在管理思想和教學(xué)理念上創(chuàng)新不足,難以形成個(gè)人的主觀認(rèn)識(shí),這就使得行政秘書的創(chuàng)新意識(shí)較為薄弱,難以找到創(chuàng)新的切入點(diǎn)。其次,高校行政秘書都是“領(lǐng)導(dǎo)身邊的人”,是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)班子的人。每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有自己獨(dú)特的工作風(fēng)格,這就使得行政秘書難以發(fā)揮自己的創(chuàng)造力和想象力,進(jìn)而創(chuàng)新能力不容易得到提升。
(五)科研需求。隨著社會(huì)的發(fā)展,為了提升辦學(xué)層次和人員結(jié)構(gòu),絕大多數(shù)高等職業(yè)本科院校的行政秘書都是以碩士研究生為起點(diǎn),絕大多數(shù)行政秘書是具備學(xué)習(xí)能力、科研能力的,為了能夠提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)水平,借助高等職業(yè)本科院校蓬勃發(fā)展的力量,利用高校這一優(yōu)勢(shì)平臺(tái),結(jié)合自己的崗位優(yōu)勢(shì)和工作體會(huì),行政秘書同樣渴望通過努力鉆研獲得科研成果。
二、調(diào)試途徑
(一)學(xué)校方面。1.提高思想認(rèn)識(shí),增強(qiáng)心理歸屬感。高等職業(yè)本科院校應(yīng)以人為本,重視行政秘書隊(duì)伍的心理需求,實(shí)行人文關(guān)懷,充分尊重行政秘書的人格、自尊,減輕行政秘書的工作負(fù)荷,幫助行政秘書提高工作效率,關(guān)注行政秘書的心理健康,在行政秘書出現(xiàn)工作失誤時(shí),則表示理解,并適當(dāng)幫助行政秘書改正錯(cuò)誤和缺點(diǎn),幫助行政秘書提高對(duì)院校的歸屬感和認(rèn)同感。2.加強(qiáng)制度建設(shè),解決后顧之憂。高等職業(yè)本科院校一要建立健全科學(xué)、合理的管理和辦事工作流程,保障工作順利開展。二要積極向上級(jí)部門爭取職級(jí)職務(wù)晉升、薪酬待遇等方面的政策支持,建立健全高等職業(yè)本科院校行政秘書的招聘制度、職級(jí)職務(wù)晉升制度、薪酬保障制度、績效考核體系、科研考核體系等,實(shí)行民主管理、科學(xué)管理、人性管理,解決行政秘書的后顧之憂。3.強(qiáng)化理論指導(dǎo),提高業(yè)務(wù)水平。一是要對(duì)行政秘書開展管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、語言表達(dá)、工作流程規(guī)范等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn),開展秘書工作的溝通和交流活動(dòng),將秘書工作的內(nèi)容和行政秘書的職業(yè)發(fā)展同高等職業(yè)本科院校的隊(duì)伍建設(shè)、師資建設(shè)、學(xué)科發(fā)展、教學(xué)管理等結(jié)合起來,提高行政秘書的政治意識(shí)、業(yè)務(wù)水平。二是要為行政秘書提供參觀學(xué)習(xí)、培訓(xùn)提升的機(jī)會(huì),汲取先進(jìn)的工作方法和優(yōu)秀的管理模式,提高行政秘書的整體綜合能力,以高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的工作能力和工作態(tài)度為師生服務(wù)。
(二)自身方面。1.不斷學(xué)習(xí),提升業(yè)務(wù)水平?!扒凇笔切姓貢罨镜囊笾?。行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,承擔(dān)著“上情下達(dá)、下情上達(dá)、溝通服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)”等任務(wù),要做好秘書工作,發(fā)揮好各項(xiàng)工作職能,需要“活到老,學(xué)到老”。作為高等職業(yè)本科院校的行政秘書,需要不斷學(xué)習(xí),不斷汲取新知識(shí),更新觀念,提高工作的敏感度,提升事物判斷的敏銳性,立足院校發(fā)展全局,提升工(下轉(zhuǎn)第107頁)
(上接第105頁)作協(xié)同效能和執(zhí)行力,真正提高工作效率,在競爭激烈的高校中一馬當(dāng)先。2.增強(qiáng)自信心,提高自我認(rèn)同感。高等職業(yè)本科院校在發(fā)展過程中會(huì)遇到各種各樣的困難,行政秘書必須擺正心態(tài),端正態(tài)度,要做到“三自”“三不”“三要”?!叭浴保鹤宰稹⒆孕?、自強(qiáng);“三不”:不自輕自賤,不自慚形穢,不唯唯諾諾;“三要”:要堅(jiān)定信念,要擺正心態(tài),要不卑不亢。3.開拓創(chuàng)新,增強(qiáng)執(zhí)行效率。開拓創(chuàng)新是與時(shí)俱進(jìn)的重要保證,也與高等職業(yè)本科院校誕生的初衷不謀而合。面對(duì)社會(huì)的迅速發(fā)展、高等職業(yè)本科院校辦學(xué)思路的更新和調(diào)整,行政秘書作為綜合服務(wù)性崗位,一要與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)新管理理念,善于發(fā)現(xiàn)工作中的新問題,探索解決問題的新思路。二要堅(jiān)持不懈,創(chuàng)新工作方式,以大局為重。三要充分利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新形勢(shì),以更加現(xiàn)代化、科學(xué)化、合理化、效率化的方式完成繁重的工作任務(wù)。
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