有線電視綜合檔案信息化管理問題分析

閻瑞潔 劉娟

【摘要】本文從檔案的基礎(chǔ)工作、著錄工作以及管理工作入手，積極探索其發(fā)展現(xiàn)狀和具體的改進(jìn)措施，以求強(qiáng)化有限電視綜合檔案信息化管理的工作效果。

【關(guān)鍵詞】有限電視行業(yè);綜合檔案信息管理;改進(jìn)措施

在實(shí)際的有限電視行業(yè)內(nèi)部，檔案管理者想要強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化信息管理效果，首先需要有效強(qiáng)化檔案的基礎(chǔ)工作，做好檔案信息的采集、整合和著錄工作，從而為檔案管理的信息化提供更加便利的基礎(chǔ)條件，逐步強(qiáng)化有限電視綜合檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

一、檔案基礎(chǔ)工作的發(fā)展現(xiàn)狀及改進(jìn)策略

在具體的檔案基礎(chǔ)工作中，我們可以發(fā)現(xiàn)其中出現(xiàn)了諸多問題需要檔案管理者去探索并處理。第一是檔案中的編碼不正規(guī)，或者是目錄號缺失，其中一卷多冊的情況較為嚴(yán)峻。第二是檔案卷缺少標(biāo)題或者是標(biāo)題編寫不正規(guī)，更有甚者，一些標(biāo)題與實(shí)際的檔案不符，無法正確的讀取檔案。第三是沒有立足于具體的有限電視工作，著錄信息不嚴(yán)格。第四是檔案的分類編碼搜索查全率不正規(guī)。第五是正規(guī)化的檔案名稱檢索查準(zhǔn)率較低。通常情況下，有線電視綜合檔案管理工作的規(guī)模越大歷史進(jìn)程越長，其中的基礎(chǔ)問題就越多。到目前為止，一些有線電視綜合檔案管理工作仍然不具備信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案管理者務(wù)必要深入新市場，積極探索各種解決手段和技能，以此來強(qiáng)化有線電視綜合檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

（一）高效普查檔案卷，去其槽粕。對于雜亂無章的檔案卷來說，檔案管理者首先要做的就是去除其中糟粕的地方，促使檔案卷編寫的正規(guī)化。在有線電視企業(yè)中有較多長期沒有使用到的檔案，其已經(jīng)失去了使用的價值，所以檔案管理者要去除這些無用的檔案，以此來優(yōu)化檔案基礎(chǔ)工作。

（二）高效整合檔案卷，促使案卷使用正規(guī)化。在實(shí)際檔案基礎(chǔ)工作中，檔案管理者需要盡可能整合現(xiàn)有的檔案資源，特別是對于一些使用價值較高的、無明顯編碼和標(biāo)題的檔案來說，需要檔案管理者高效整理，以便于后期的運(yùn)用，以此來保障檔案存放的正規(guī)性。高效整合檔案卷不僅可以強(qiáng)化案卷的存儲工作，還可以為后期的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）立足于有線電視臺的實(shí)際強(qiáng)化著錄工作。檔案信息的著錄工作是檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)，能夠直接作用于檔案信息化的管理工作，確保檔案信息的精準(zhǔn)性。并且在實(shí)際檔案著錄的過程中，務(wù)必要嚴(yán)格遵守《檔案著錄規(guī)則》，立足于有線電視的檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀，逐步強(qiáng)化其信息著錄工作效果，為后期檔案管理者的科學(xué)化、信息化發(fā)展進(jìn)程提供便利的條件。

（四）對分類號實(shí)施統(tǒng)一的管理，確保檢索查全率。智能計(jì)算機(jī)的檢索可以在較大程度上滿足有線電視的發(fā)展需要，而且檔案管理者為了保證檢索的精準(zhǔn)性和完整的分類，需要嚴(yán)格依照《中國檔案分類法》實(shí)施統(tǒng)一的分類和管理。除此之外，在一些檔案工作中，管理者還需要強(qiáng)化對檔案信息的校審強(qiáng)度，及時糾正人為的編寫失誤，對檔案分類編碼實(shí)施統(tǒng)一高效的管理，借用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來衡量檔案工作人員的實(shí)際工作效果，以此來強(qiáng)化有線電視行業(yè)的健康發(fā)展進(jìn)程。

（五）確保每個檔案應(yīng)對的檔案名，保障檢索查準(zhǔn)率。每個檔案卷的檔案號是為了優(yōu)化檢索率而編寫的，也是為了方便后期的查找工作。但是光靠查全率是不夠的，還需要保證對檔案卷查詢的準(zhǔn)確性。所以說，檔案管理者務(wù)必要規(guī)范每個檔案卷的檔案名，確保檔案名查找的準(zhǔn)確性，盡量減少不確定檔案名的出現(xiàn)，以此來強(qiáng)化有線電視檔案管理的現(xiàn)代化特征。

二、檔案著錄工作中需要注重的問題

在實(shí)際有線電視檔案工作中的著錄工作中，著錄人員務(wù)必要重點(diǎn)突顯著錄工作的“多”“快”“優(yōu)質(zhì)”等特征，以此來強(qiáng)化檔案管理工作的信息化效果。

（一）理清檔案著錄工作的輕重緩急，科學(xué)工作。檔案管理工作為有線電視提供的最有價值的工作就是對案卷的高效運(yùn)用，而檔案管理者想要增強(qiáng)檔案管理的信息化使用效果，就需要對檔案實(shí)施科學(xué)高效的管理，增強(qiáng)案卷的運(yùn)用效果。有線電視綜合檔案在實(shí)際的管理工作中需要按照案卷的重要程度、完整程度以及使用效果來實(shí)施高效的整合和著錄，對于價值相對較大的案卷要優(yōu)先著錄，以此來推動綜合檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程，強(qiáng)化對案卷的運(yùn)用效果。

（二）對案卷實(shí)施分層次的著錄，減輕工作人員的管理重?fù)?dān)。對于綜合性的案卷來說，檔案管理者可以實(shí)施分層次的著錄，把一些運(yùn)用效果較低、使用價值相對不高的案卷放在一類，把參考價值相對較大、內(nèi)容豐富的案卷放在一個層級，或者是把同一類的案卷放在一排，以此來優(yōu)化檔案著錄工作，減少工作人員的著錄任務(wù)。這樣的著錄形式不光可以突顯案卷的分類特征，并且更加便利了后期的案卷查詢工作，為有線電視行業(yè)節(jié)省了諸多人力資源。

（三）對案卷實(shí)施分類，合理使用檔案原基礎(chǔ)。對于一些案卷題目清晰并且內(nèi)容完整的案卷來說，有關(guān)著錄人員可以對其實(shí)施分類標(biāo)記，而對于特殊的檔案信息來說，像一些事件或者是個人信息等案卷，著錄者可以給其清晰標(biāo)記上分類和編碼，以便于后期的查詢和使用，而且這種著錄方式不光能夠清減著錄流程，還能夠增加工作人員的著錄速度。

（四）借用“片區(qū)編號”，增強(qiáng)檔案查詢的準(zhǔn)確率。對檔案卷實(shí)施的統(tǒng)一管理，會導(dǎo)致案卷查詢流程較為繁瑣，對案卷的使用效果也偏低。所以著錄人員需要把原有的著錄形式改成用“片區(qū)編號”著錄的形式，以此高效處理案卷信息，增強(qiáng)案卷的著錄效果。

三、有線電視綜合檔案管理工作需要重視的問題

對于綜合檔案管理工作來說，特別是在現(xiàn)代化的信息技術(shù)沖擊下，出現(xiàn)了諸多問題，其中最為明顯的有兩個層面：其一是需要強(qiáng)化用戶檔案的管理效果，讓各個工作人員認(rèn)識到用戶檔案管理工作的重要性。其二是用戶檔案管理中需要引用科學(xué)先進(jìn)的手段，緊密融合各個有線電視臺部門，推動有線電視綜合檔案管理工作的健康發(fā)展進(jìn)程。

（一）重視用戶檔案的管理工作。在實(shí)際的檔案管理工作中，用戶檔案管理占較大的比重，也是各種檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)。所以說，檔案管理者務(wù)必要熟知用戶的檔案信息以及后期的使用價值，并且立足于當(dāng)下的信息化發(fā)展市場，積極探索社會大眾的精神文化需求，用新穎的、高質(zhì)量的節(jié)目來吸引群眾的眼球，增強(qiáng)對用戶檔案的使用效率。

（二）引用先進(jìn)科學(xué)的管理手段。一些有線電視綜合檔案管理工作中的工作流程和環(huán)節(jié)還需要人工的記錄，缺少現(xiàn)代化的信息技術(shù)引導(dǎo)，而且這樣手工的檔案管理工作效果較低，信息記錄融入出現(xiàn)失誤，所以說，檔案管理者務(wù)必要引用各種先進(jìn)科學(xué)的管理手段，確保檔案信息記錄的精準(zhǔn)性，為后期的檔案卷使用提供更為便捷的查詢條件，強(qiáng)化有線電視綜合檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。

四、結(jié)束語

總而言之，我國大部分有線電視行業(yè)內(nèi)部，剛剛開始重視對綜合檔案的管理工作。一方面是現(xiàn)代化信息技術(shù)的高效沖擊，綜合檔案管理工作需要作出巨大的變革;另一方面是檔案管理者認(rèn)識到了檔案管理工作對有線電視行業(yè)發(fā)展的重要性，所以需要借助市場上各種先進(jìn)的信息技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作，從檔案基礎(chǔ)工作、著錄工作以及用戶檔案工作入手，逐步強(qiáng)化工作人員的工作技能，逐步突顯綜合檔案管理工作的信息化發(fā)展特征。

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