大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理信息化建設(shè)研究

陳妤

【摘要】本文先對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理進(jìn)行概述;接著具體分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，最后針對(duì)這些挑戰(zhàn)提出相應(yīng)的解決措施，比如針對(duì)傳統(tǒng)科研檔案管理工作中陳舊的理念提出一些新的管理手段;針對(duì)信息管理的安全挑戰(zhàn)提出強(qiáng)化信息管理安全性的建議。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);科研檔案管理;挑戰(zhàn)

當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各行各業(yè)，科研檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化，從手工操作開(kāi)始全部實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，這是一個(gè)巨大的機(jī)會(huì)，但是挑戰(zhàn)總是伴隨著機(jī)遇，不能忽視這些挑戰(zhàn)的存在，我們要正確分析這些挑戰(zhàn)，在理論分析的基礎(chǔ)之上，制定相關(guān)的解決措施，進(jìn)而提高檔案管理水平。

一、科研檔案特性

科研檔案具有成套性。每個(gè)環(huán)節(jié)與每個(gè)環(huán)節(jié)相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，組成一個(gè)有機(jī)的整體。如果缺失其中一部分，就會(huì)失去整體的連貫性?？蒲袡n案的專業(yè)性非常強(qiáng)，每項(xiàng)科研檔案都是針對(duì)一個(gè)領(lǐng)域或者是一個(gè)課題進(jìn)行的深入研究，因此，專業(yè)性非常強(qiáng)?？蒲袡n案階段性突出。從準(zhǔn)備到實(shí)驗(yàn)再到總結(jié)推廣，每個(gè)階段都必不可少。一項(xiàng)科研需要經(jīng)過(guò)多個(gè)階段，最后才能研發(fā)成功。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)背景下，科研檔案管理在工作方式上有很多選擇，但是也存在著許多問(wèn)題。如何在眾多的選擇中挑選出合理的、科學(xué)的管理方式以及在問(wèn)題面前想出什么樣的解決措施，使大數(shù)據(jù)時(shí)代下科研檔案管理工作發(fā)揮出更大的價(jià)值，需要我們這些研究人員去深入探討。

（一）科研檔案管理觀念缺乏創(chuàng)新?？蒲袡n案管理工作是一個(gè)機(jī)密的工作，在工作觀念和方式上就會(huì)顯得相對(duì)保守，這就給現(xiàn)代科研檔案管理工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。整個(gè)工作內(nèi)容缺少整體大局的規(guī)劃，并且實(shí)行各自管理一個(gè)領(lǐng)域不涉及其他領(lǐng)域，這造成了科研檔案信息無(wú)法有效共享和利用，在利用相關(guān)文件的時(shí)候不能及時(shí)找到，導(dǎo)致工作效率低下，造成了科研檔案管理滯后的局面。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全令人堪憂。上世紀(jì)，我國(guó)的科研檔案主要是以實(shí)物載體的形式保存信息文件，在一些重大決議上的文件主要是紙質(zhì)，并且需要領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，真?zhèn)涡缘玫搅艘欢ǖ谋Ｕ?。然而，大?shù)據(jù)時(shí)代下科研檔案管理信息化后，對(duì)于一個(gè)檔案文件，一旦某些不法分子盜取了相關(guān)權(quán)限，便可以在數(shù)據(jù)庫(kù)里隨意粘貼復(fù)制檔案信息，且?guī)缀醪涣艉圹E，這就大大影響了科研檔案本身應(yīng)當(dāng)具有的不可更改性和機(jī)密性。

（三）檔案管理手段和方式。文檔數(shù)字化后，在檔案歸檔的時(shí)間上可以說(shuō)是帶有隨意性，和傳統(tǒng)的歸檔時(shí)間機(jī)制不同，過(guò)去檔案歸檔都需要相關(guān)部門(mén)審核之后才可以，這過(guò)程需要相當(dāng)一段時(shí)間，而且時(shí)間還是定好的?，F(xiàn)在科研檔案信息化后文秘工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將相關(guān)文件送給相關(guān)部門(mén)審核，然后再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)送給檔案部門(mén)進(jìn)行歸檔，這大大縮減了時(shí)間上的消耗。因此，科研檔案歸檔的信息化給傳統(tǒng)的檔案歸檔帶來(lái)了一大挑戰(zhàn)。

（四）人才儲(chǔ)備不足?，F(xiàn)今的科研檔案管理人員需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)上面有較高的專業(yè)素養(yǎng)，還要兼顧傳統(tǒng)的管理方式，在舊的工作方式的基礎(chǔ)上結(jié)合新的管理理念，對(duì)其進(jìn)行革新。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的科研檔案管理工作勢(shì)必給相關(guān)從業(yè)人員帶來(lái)不小的挑戰(zhàn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）探尋大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理的新角度。長(zhǎng)期以來(lái)，由于傳統(tǒng)的思想和方法，在傳統(tǒng)的環(huán)境中，科研檔案工作者很難應(yīng)用現(xiàn)代管理檔案方法。唯有更新思想，改變傳統(tǒng)理念，才能滿足現(xiàn)今科研檔案管理工作的需求，把握好機(jī)遇，以宏觀的角度，努力尋求增長(zhǎng)點(diǎn)，達(dá)到檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理信息化的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移。要加大力度進(jìn)行新資源的收集，進(jìn)行歸檔。因此，建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔部門(mén)應(yīng)根據(jù)在建筑物的項(xiàng)目信息和主要內(nèi)容。過(guò)去社會(huì)歸檔檔案大多是以紙、音響、視聽(tīng)資料的形式保存，數(shù)字文件和信息所占的比重是非常小的，這必然會(huì)影響到科研檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）推進(jìn)科研檔案管理的信息化和數(shù)字化進(jìn)程。1.建立科學(xué)的開(kāi)發(fā)機(jī)制。首先，在了解自身狀況的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建一個(gè)專門(mén)的資料庫(kù)，提供對(duì)應(yīng)的服務(wù)項(xiàng)目，加強(qiáng)傳統(tǒng)的編輯和研究能力。其次，在掌握好用戶需求的基礎(chǔ)之上，對(duì)信息資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，使其朝著高層次方向發(fā)展。這個(gè)工作的主要目的就是為了最大程度地實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，處理好需求、發(fā)掘、利用這三方面的關(guān)聯(lián)問(wèn)題。2.確定科研檔案管理重點(diǎn)。當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，科研檔案管理融入網(wǎng)絡(luò)之中。檔案信息開(kāi)始與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合為一體，在這樣的環(huán)境中，科研檔案可能被泄露，企業(yè)機(jī)密會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)，需要對(duì)科研檔案安全加強(qiáng)管理。除此以外，越早對(duì)科研檔案進(jìn)行館藏整理，越有利于在較短的時(shí)間里實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)搭接，提高相關(guān)部門(mén)的工作效率，進(jìn)而加快檔案信息化的速度。3.整合科研檔案信息資源。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行有效的整理歸納，可以提供更加有用的信息，對(duì)提高企業(yè)效率也有很大幫助。由于檔案信息化建設(shè)是一個(gè)新的技術(shù)，幾乎沒(méi)有什么經(jīng)驗(yàn)可以借鑒。加上實(shí)踐總是超前于理論，這就使得科研檔案部門(mén)很多情況下在信息資源管理時(shí)容易形成各自為政，交流障礙的局面。

（三）科研檔案管理隊(duì)伍的建立。要想提高科研檔案管理質(zhì)量，就必須有專業(yè)的隊(duì)伍，專門(mén)對(duì)科研檔案進(jìn)行整理，這樣才能推動(dòng)科研檔案管理的全面發(fā)展和進(jìn)步。因而，工作人員素質(zhì)的提升勢(shì)在必然。如果沒(méi)有很高的素質(zhì)，在建檔和整理過(guò)程中，就不知道如何下手去整理檔案，就會(huì)糊里糊涂。另外，網(wǎng)絡(luò)悄無(wú)聲息地走進(jìn)社會(huì)每個(gè)角落，科研檔案管理也被網(wǎng)絡(luò)春風(fēng)所沐浴，因此，要求科研檔案工作者及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，及時(shí)更新觀念，不斷用新知識(shí)和新技術(shù)來(lái)充實(shí)自己，更好地為科研檔案事業(yè)努力。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，要處理好文件檔案管理信息化，就必須從做好科研檔案管理人員的再培訓(xùn)著手，提高科研檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（四）強(qiáng)化科研檔案信息服務(wù)環(huán)境的安全性?？蒲袡n案管理信息網(wǎng)絡(luò)安全主要表現(xiàn)在兩方面：第一方面是運(yùn)行，第二方面是信息。在運(yùn)行過(guò)程中，要在正常的范圍之內(nèi)對(duì)系統(tǒng)硬件、軟件功能進(jìn)一步挖掘，充分使之在運(yùn)行中做到有條不紊，只有運(yùn)行走上有序之路，檔案管理才會(huì)更加完善。文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的人工管理，從實(shí)體化向虛體化過(guò)渡，將文件資料信息與依附物分離。在這個(gè)層面上，科研檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，用戶得到的是一個(gè)副本，而不是原來(lái)的文件。將安全保護(hù)工作進(jìn)行進(jìn)一步分解，可以看到在技術(shù)、管理和工作人員專業(yè)素質(zhì)等一些方面的問(wèn)題，以下筆者對(duì)科研檔案的網(wǎng)絡(luò)安全保密工作進(jìn)行重點(diǎn)闡述分析。1.做好網(wǎng)絡(luò)科研檔案信息的保密工作。網(wǎng)絡(luò)最大的特點(diǎn)是公開(kāi)性，這與科研檔案管理工作的封閉性背道而馳，縱觀歷史上的那些信息盜竊案，簡(jiǎn)單的分析后我們就能知道，那些盜竊信息的人并不像我們所認(rèn)為的那么神通廣大，他們往往是在看似嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蒲袡n案管理系統(tǒng)里找到一些漏洞，并從這些漏洞下手，一步一步地找到他們想要的信息資料。這些漏洞的存在是由于從事科研檔案管理工作人員的大意。所以，對(duì)這些工作，從業(yè)人員需要格外的小心，一點(diǎn)的疏忽就能釀成大事故。2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)的權(quán)限管理。事實(shí)證明，在一些信息管理工作事故中，越權(quán)操作在眾多的原因中占多數(shù)，所以對(duì)于科研檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，設(shè)置存取信息的權(quán)限是必不可少的，是檔案管理信息化安全的保障。具體做法有：第一，做好檔案儲(chǔ)存服務(wù)器的使用記錄工作。第二，在檔案管理工作中投入人力建立監(jiān)管制度。然而，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下全面提升科研檔案管理工作的安全性還有很長(zhǎng)一段路要走，這就需要我們相關(guān)專業(yè)的后繼人才共同努力，建立起科研檔案的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在未來(lái)發(fā)展中，不但存在機(jī)遇，而且更有挑戰(zhàn)。作為科研檔案管理人員，我們要抓住所有的機(jī)遇，戰(zhàn)勝所有困難。在科研發(fā)展中，不利因素是無(wú)時(shí)不在的，我們一定要把不利因素轉(zhuǎn)變?yōu)橛欣囊蛩?，并且利用好我?guó)獨(dú)特的社會(huì)環(huán)境優(yōu)勢(shì)，在科研檔案管理工作的過(guò)程中走自己特有的道路，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作程序化、合理化和法律化。

【參考文獻(xiàn)】

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